L'utenza prevista è un dato che può essere importato direttamente da ESSE3 con l'apposita integrazione "Importa utenza prevista da esse3" e può essere successivamente o direttamente inserito da XLS usando lo strumento "Personalizza eventi da XLS" presente all'interno della funzionalità "Eventi".
Per attivare l'integrazione "Importa utenza prevista da ESSE3" è necessario aprire un ticket nella coda "SD University Planner". L'import solitamente non viene schedulato ma viene lanciato una-tantum (o anche più volte se necessario) in un momento dell'anno in cui si confida i dati legati ai libretti siano significativi. L'import agisce in modifica solo quando il dato non è stato già valorizzato manualmente.
E' possibile richiedere contestualmente all'attivazione di poter recuperare l'utenza prevista anche dell'anno precedente in modo da valutare quale dei due valori sia più "completo" (i libretti vengono perfezionati durante l'anno per cui il dato dell'anno corrente potrebbe risultare non realistico in base al momento dell'anno in cui viene importato). Qualora si ritenesse che il dato dell'anno precedente sia migliore del corrente è possibile dopo l'importazione procedere con la copia del dato da un anno accademico all'altro usando lo strumento "copia-caratteristiche-evento" (Menu > Strumenti).
Lo strumento di "Personalizza eventi da XLS" invece richiede di esportare dalla funzionalità "Eventi" tutti gli eventi di tipo "AD" che si desidera personalizzare (se si filtra con codice esterno valorizzato si recupereranno solo quello provenienti dall'offerta didattica "ufficiale" ossia IMPORTATI e non CREATI manualmente su UP) legati all'anno accademico su cui si sta lavorando. Prima di effettuare l'esportazione è necessario accertarsi che in "Configurazione Personale" non sia presente un limite troppo restrittivo riguardo al numero di righe esportabili.
Una volta esportato l'xls è possibile eliminare da esso tutte le colonne poco significative (oppure si possono anche mantenere, come preferite) facendo attenzione a non cancellare le seguenti che ospiteranno le informazioni oggetto di importazione:
- ExtCode (fondamentale per identificare l'evento - NON VA ASSOLUTAMENTE MODIFICATO)
- Utenza prevista
- Tipo aula
- Durata (in minuti)
- Intervallo di ripetizione
- Numero di occorrenze settimanali (prossimamente)
- Etichetta
Le informazioni importabili in futuro saranno più numerose.
Compilare la colonna "Utenza prevista" indicando il numero di studenti che ci si aspetta sia in aula per quell'evento specifico.
E' possibile inoltre specificare nella colonna "Tipo aula" anche il codice del tipo aula (che deve essere già censito e correttamente assegnato alle aule in UP!) necessaria per l'attività (per esempio se è una lezione di tipo "LAB" potrebbe aver bisogno di un tipo aula "LABORATORIO").
Nel campo "Durata" è possibile indicare la durata in minuti che si desidera abbia la singola lezione dell'evento. In questo modo posso impostare nel dettaglio un default diverso per ogni evento.
Il campo "Etichetta" consente di poter raggruppare un set di eventi secondo un criterio assolutamente personalizzato che può essere usato nei filtri o nel colora per. Di fatto è un campo stringa.
Una volta compilato il file xls è sufficiente cliccare sull'icona dello strumento (in alto a destra) e importare il file appena salvato.
Se vi sono stati degli errori il sistema lo segnala nella finestra di riepilogo specificando quali sono gli eventi andati in errore e per quale motivo:
- tipoAulaNonTrovato : il tipo aula indicato nella colonna "Tipo aula" non è ancora censito in UP.
- utenzaPrevistaErrata: il numero indicato nella colonna "Utenza prevista" è di un formato sbagliato.
I dati così importati sono visibili nell'esportazione della funzionalità "Eventi" (l'utenza prevista e l'etichetta sono visibili anche nella funzionalità stessa) che nelle simulazioni o nel modulo delle preferenze del docente e potranno così essere utilizzate dal motore di ottimizzazione. Gli stessi dati possono essere modificati (ad esclusione dell'utenza prevista) e visualizzati anche direttamente dalla pagina di dettaglio dell'evento cliccando sul bottone "Personalizza evento".
