Per rendere operativa la previsione pluriennale è necessario raccordarla alla dimensione dell’esercizio contabile. Il budget assegnato a ciascun esercizio varia a seconda delle scelte operate nella configurazione e se è prevista “competenziazione”[1] dei costi o meno.
Nel caso di competenziazione il budget previsto pluriennalmente deve necessariamente essere ripartito nei vari esercizi nei quali il progetto è attivo. Questa operazione permette in introduzione di controllo bloccante alla contabilizzazione sulla voce di progetto il rispetto delle previsioni per esercizio dei budget assegnati a ciascuna voce a prescindere dall’assegnazione sintetica in contabilità.
Nel caso in cui si sia deciso di non competenziare, la ripartizione del budget di ciascuna voce di progetto sugli esercizi diventa opzionale pur mantenendo un valore informativo di riferimento sia nella reportistica che nella contabilizzazione.
A partire dalla previsione fatta per la singola voce progetto per il singolo esercizio è possibile, aggregando più voci, ottenere una previsione utile alla definizione del relativo budget sintetico contabile. Mentre la ripartizione per sugli esercizi per voce progetto parte da considerazioni funzionali alle attività di progetto e coinvolge i diversi attori direttamente coinvolti in esse, il raccordo con il budget annuale contabile deve necessariamente rispettare alcuni criteri e vincoli legati al processo autorizzatorio del budget d’ateneo all’interno del quale deve confluire (anche se in forma ulteriormente aggregata).
- Individuazione del budget pluriennio (aggregato e per nature) se nuovo progetto o determinazione del residuo pluriennale
- Determinazione della quota di competenza dell’esercizio
- Approvazione e contabilizzazione della variazione
- Avvio del ciclo passivo sul progetto per l’esercizio
[1] Termine tecnico che fa riferimento al funzionamento del sistema secondo logiche di stretta competenza economica sia nella fase di costruzione del budget che di conseguente applicazione del vincolo “autorizzatorio” del costo che viene verificato solo fino al limite della quota di competenza per l’esercizio corrente.