Gestire le Integrazioni

Eseguire le integrazioni

University Planner è predisposto per essere integrato e alimentato con sistemi esterni quali, ad esempio, ESSE3 ed U-GOV. Tutte le integrazioni attive/utilizzate sono visualizzabili dal supervisore nella funzionalità "Integrazioni".

La funzionalità Integrazioni mostra tutte le integrazioni presenti in UP e da la possibilità al supervisore di:

• lanciarle manualmente cliccando sul bottone "Esegui",
• sapere se l'integrazione è stata programmata per attivarsi automaticamente. Nel caso sia attiva la schedulazione viene riportato anche l'orario e la frequenza di aggiornamento.
• consultare le elaborazioni eseguite o in corso cliccando sull'integrazione stessa oppure sull'icona di dettaglio.

Per ogni integrazione è riportato il tipo di integrazione, la sua descrizione, se è prevista una schedulazione automatica e quando è stata utilizzata l'ultima volta.

In questo momento sono previste le seguenti tipologie di integrazione:

1. Importazione dell'Offerta dal gestionale della Didattica (UGOV/ESSE3/GDA/ALTRO);
2. Importazione da ESSE3 del dato relativo all'utenza prevista per gli eventi di tipo AD (i dati, se presenti, vengono ricavati dall'anno precedente).
3. Importazione da ESSE3 del dato relativo all'obbligatorietà degli insegnamenti (utile solo a chi gestisce l'offerta in UGOV e le regole di scelta in ESSE3).
4. Importazione/esportazione degli Appelli di Esame (ESSE3);
5. Importazione da CLA dell'offerta del Centro Linguistico di Ateneo (CLA);
6. Invio della pianificazione e della gestione degli spazi a Student Booking (SBK);
7. Invio dati a SDA (solo per UNIBOCCONI);
   
8. Importazione delle festività italiane;
9. Importazione degli spazi (unità organizzative, edifici, piani, aule, tipi aule) da Archibus (solo per UNIBO).

Esiti delle integrazioni

Cliccando sull'integrazione si raggiunge la pagina LISTA ELABORAZIONI che raccoglie tutte le volte che tale integrazione è stata utilizzata. Da questa pagina è possibile verificare se l'elaborazione è in corso (pallino giallo), terminata (pallino verde) oppure se è andata in errore senza arrivare a conclusione (pallino rosso). In caso di errore è riportato lo stato "Errore" cliccando sul quale viene mostrato cosa non ha funzionato correttamente.

Se l'elaborazione è già conclusa e ha apportato modifiche ai dati presenti in UP cliccando sull'icona "fumetto" viene proposto un riepilogo di quanto processato.

Cliccando invece su ogni elaborazione in corso o conclusa senza errori o interventi straordinari (es. interruzione forzata da parte di Cineca) oppure cliccando sulla corrispondente icona di dettaglio UP mostra la lista di tutti i dati processati dall'integrazione.  Anche in questo caso si utilizza un colore per ogni esito:

• il pallino verde significa che tutto è andato a buon fine (Esito OK). Cliccando sul dettaglio (icona fumetto) posso vedere esattamente quali dati sono stati creati o aggiornati o cancellati.

• il pallino giallo significa che c'è una situazione che necessita di essere verificata nel POST-IMPORT. Il messaggio presente nell'esito è cliccabile. In questo caso il flusso ha cancellato un evento che già aveva degli impegni a calendario e quindi è necessario verificare nel post-import come gestire gli impegni già pianificati (eliminarli, sospenderli, spostarli sotto un altro evento). Questo accade quando viene modificata l'offerta formativa eliminando alcune attività o convertendole in attività di tipo diverso.

• il pallino rosso significa che l'elaborazione per quel contenuto è andata in errore e cliccando sull'errore è possibile verificare cosa è accaduto. In questo caso non è riuscito ad aggiornare un utente in quanto già processato da un altra fonte esterna. Si tratta di un caso raro di errore che però vi consiglio di segnalare prontamente all'Helpdesk tramite ticket incollando esattamente quanto mostrato nello screenshot sottostante in modo da poter accertarne la causa e provvedere a sanare la situazione in maniera collaborativa (talvolta la causa è un dato non corretto inserito in U-GOV/ESSE3 quindi è necessario il vostro intervento).

In fondo alla pagina della lista degli esiti è sempre presente la funzione ESPORTA che consente di esportare in formato xls gli esiti così come sono filtrati (es. se filtro solo gli errori esporto solo gli esiti in errore).

Importazione dell'Offerta Didattica (U-GOV, ESSE3, GDA, ALTRO)

I TIPI di contenuto importati con questa integrazione sono i seguenti:

• Anno accademico.
• Calendario.
• Corsi di studio.
• Evento.
• Fattore di partizione/Partizione.
• Percorso.
• Persona (utenti e docenti).
• Sede.
• Tipo corso.
• Tipo evento.
• Unità organizzativa.

Le operazioni svolte durante l'importazione sono le seguenti:

• Inserimento.
• Aggiornamento.
• Cancellazione.

L'integrazione che importa l'offerta didattica da UGOV (Importazione da Ugov), da ESSE3 (Importazione da ESSE3) o da GDA (Importazione da GDA) gestiscono ed elaborano allo stesso modo l'offerta.

Se il sistema che gestisce l'offerta didattica è il medesimo in cui vengono impostate le regole di scelta l'integrazione può automaticamente importare anche l'informazione legata all'obbligatorietà degli insegnamenti in modo che possa essere utilizzata ai fini della pianificazione (il parametro di cui chiedere l'attivazione via ticket è "importaDatoObbligatorieta").

Se il sistema che gestisce l'offerta didattica invece non è lo stesso in cui vengono impostate e mantenute aggiornate le regole di scelta (ossia l'offerta è gestita da UGOV ma le regole vengono aggiornate solo in ESSE3) è possibile importare tale informazione da ESSE3 con una integrazione dedicata la cui attivazione è da richiedere via ticket (Importa obbligatorietà eventi da ESSE3).

A tale proposito, se si pianifica l'orario partendo dalla settimana template, UP evidenzia eventuali sovrapposizioni tra insegnamenti obbligatori in real-time. In questo caso può essere bloccata la pubblicazione e anche la ripetizione di impegni con sovrapposizioni tra insegnamenti obbligatori (in Configurazione Generale è sufficiente abilitare l'opzione "Rendi bloccanti i controlli di obbligatorietà").

Se invece la pianificazione avviene esclusivamente su settimana reale, viene di volta in volta mostrato un avviso qualora si generano sovrapposizioni tra insegnamenti obbligatori ma non vi è alcun blocco né alcuna evidenza in real-time. Per verificare la pianificazione su settimana reale/template è presente uno strumento apposito di "Verifica obbligatorietà" che può essere utilizzato secondo necessità e che produce un report delle difformità esportabile dalla funzionalità "Verifiche obbligatorietà".

E' possibile chiedere via ticket l'attivazione di alcuni parametri opzionali legati alle integrazioni:

• gestioneCopresenza: attiva/disattiva la gestione del flag COPRESENZA (influisce sul calcolo del monte ore)
• blackListResponsabili: se valorizzato esclude determinate matricole dall'essere importate (matricole per esempio utilizzate in ESSE3 per i docenti fittizi)
• listaCdsAllineamentoResponsabili: se valorizzata per i corsi di studio identificati dagli extCode elencati procede automaticamente all'allineamento dei docenti in sovrascrittura (e ripubblicazione).
• esclutiTipiAttivita: se valorizzata esclude alcuni tipi attività dall'essere importati
• importaSoloDocentiEventiEsse3: attiva/disattiva la possibilità di importare solo i docenti collegati a degli eventi dell'offerta (disponibile solo per l'integrazione con ESSE3).
• escludiEventiNoLez: attiva/disattiva la possibilità di importare gli eventi che hanno NO_LEZ_FLG = 1 in ESSE3 (disponibile solo per l'integrazione con ESSE3).

Importazione dell'utenza prevista da ESSE3

Oltre al dato relativo all'obbligatorietà è possibile importare il dato legato all'utenza prevista per singola Attività Didattica da ESSE3 (se il dato è stato censito) prendendo come valore i dati legati all'anno precedente. Tale dato viene importato con una integrazione dedicata (Importa utenza prevista da ESSE3). Lo stesso dato può essere inoltre valorizzato manualmente usando lo strumento "Importa utenza prevista da xls" presente nella funzionalità "Eventi".

Per maggiori informazioni riguardo queste cinque integrazioni potete consultare l'UP2 - Appendice: Offerta Didattica. 

Gestione degli Appelli di Esame (ESSE3)

Attualmente l'integrazione con ESSE3 per la gestione degli appelli prevede due processi distinti:

1. Importazione degli appelli di esame da ESSE3.
2. Esportazione degli appelli di esame (con aule e turni) verso ESSE3.

Questi due processi di integrazione possono essere schedulati automaticamente (se non l'avete ancora fatto chiedetelo via ticket). Se non è stata attivata la schedulazione automatica, il primo processo andrebbe eseguito ogni volta che si desidera importare nuovi appelli da Esse3 (es. a inizio/fine giornata) e il secondo ogni volta che si è terminata la loro pianificazione e pubblicazione (es. a inizio/fine giornata). Consigliamo di eseguire queste integrazioni almeno una volta al giorno in modo da non rendere la mole di dati da processare molto gravosa. 

Il funzionamento di queste due integrazioni è analogo a quello utilizzato per l'offerta didattica (tasto esegui, dettaglio, esiti).

I TIPI di contenuto importati da ESSE3 con questa integrazione sono i seguenti: 

• Calendario.
• Corso di studio.
• Evento (con eventualmente Note).
• Impegno (con eventualmente Aula). 
• Persona (docente).
• Tipo evento/attività.

Le operazioni svolte durante l'importazione/esportazione sono le seguenti:

• Inserimento.
• Aggiornamento (vengono aggiornati SEMPRE i dati dell'EVENTO, gli interventi sugli IMPEGNI sono notificati nel POST-IMPORT).
• Cancellazione (è automatica solo se l'EVENTO non ha alcun IMPEGNO pianificato, altrimenti è necessario verificare il POST-IMPORT).

Per maggiori informazioni riguardo queste cinque integrazioni potete consultare l'UP2 - Appendice: Appelli di Esame (ESSE3).

Importa festività italiane

Attivare questa integrazione consente di avere anno dopo anno già pianificate come indisponibilità totale applicate a tutti i contesti tutte le festività nazionali italiane. L'integrazione può essere attivata manualmente cliccando su ESEGUI oppure schedulata affinché aggiorni automaticamente le indisponibilità in base all'anno di riferimento.

Il funzionamento è molto semplice. La prima importazione come default importa tutte le festività italiane partendo dal mese in corso fino ai due anni successivi (es. 01/01/2020 - 01/01/2022). Le importazioni successive verificano la presenza sul calendario delle indisponibilità totali precedentemente importate. Queste vengono ri-create unicamente se sono state eliminate o modificate di giorno/orario. E' quindi possibile modificare la causale di indisponibilità o i contesti di applicabilità o aggiungere delle note e procedere alla loro pubblicazione senza che queste vengano più re-importate.

Come per tutte le altre integrazioni è possibile vedere per ogni elaborazione cosa è stato importato. Nella finestra informativa è sempre indicato il periodo di riferimento utilizzato dall'importazione.

Importazione degli spazi da Archibus

Le risorse importate/aggiornate da questa integrazione possono essere utilizzate per la pianificazione e assegnate ai contesti ma NON possono essere modificate, ad eccezione delle note legate all'anagrafica delle aule. Ogni aggiornamento riguardo aule, edifici, piani, tipi di aule e unità organizzative deve quindi essere gestito interamente da Archibus e arriverà in UP alla successiva elaborazione. In Archibus è gestita anche l'attivazione/disattivazione delle aule. 

L'avvio dell'integrazione, la possibilità di essere schedulata per funzionare ciclicamente, la consultazione degli esiti è esattamente identica alle precedenti integrazioni.

Al termine di ogni elaborazione è prodotto un riepilogo (click sull'icona a fumetto) e sarà possibile consultare la lista di tutti i dati elaborati cliccando sull'elaborazione stessa.

Integrazione con Student Booking (SBK)

Student Booking (SBK) è l'applicativo Cineca che consente di prenotazione i posti in aula, ma anche l'accesso a biblioteche, aule informatiche, aule studio o altro.

Le uniche tipologie di evento utilizzate ed esportate verso SBK sono AD (Attività Didattica), AA (Altre attività) e AS (Aula Studio). Per il momento sono stati esclusi gli eventi di tipo ES (Esami) in quanto già ESSE3 gestisce la procedura di iscrizione e "assegnazione" del turno. In aggiunta a queste vengono esportate tutte le modifiche fatte a livello di anagrafica dell'aula e dell'edificio in modo che i due programmi siano sempre allineati riguardo la capienza, la dotazione e la disposizione delle aule.

Come default vengono esportati ad SBK unicamente gli impegni in stato PUBBLICATO con almeno un aula assegnata o ANNULLATO . E' possibile però far esportare anche gli impegni in stato SOSPESO intervenendo in Configurazione Generale sull'opzione "Stati Student Booking" e attivando la spunta su "Sospeso". 

SBK riceverà quindi tutte le variazioni di stato che comportano un passaggio a PUBBLICATO/ANNULLATO ed eventualmente SOSPESO in modo da poter avvisare prontamente gli studenti iscritti alle lezioni in aula di eventuali modifiche di aula/giorno/orario.

Oltre alla pianificazione l'integrazione con Student Booking (SBK) invia all'applicativo aule ed edifici ogni qual volta questi vengono creati/modificati/eliminati/disattivati su UP. 

Nell'Anagrafica degli edifici è stato inserito anche il nuovo campo "Url Google Maps" in cui è possibile referenziare l'edificio direttamente su Google Maps. Il dato è inviato a Student Booking al pari delle altre caratteristiche dell'edificio.

Per attivare l'integrazione con SBK occorre fare richiesta via ticket. Dalla funzione integrazione è possibile monitorare lo stato (se attiva o non attiva), l'ultima data di aggiornamento, ed eventualmente i dettagli dell'elaborazione. L'integrazione è schedulata per girare ogni 10/15 minuti quindi il delay massimo tra una modifica e la sua ricezione in SBK è 15 minuti.

Al momento della prima attivazione è possibile richiedere di effettuare un invio massivo unatantum di tutti gli eventi, oppure attivare direttamente la modalità "incrementale" grazie a cui vengono inviati ad SBK solo gli eventi/impegni nuovi e/o modificati alla data/ora di esecuzione dell'integrazione. 

Come tutte le altre integrazioni, per ogni elaborazione vengono registrati gli esiti che è possibile consultare entro 3 giorni circa. Le elaborazioni concluse con successo ma prive di esiti vengono eliminate dall'interfaccia in modo da rendere più efficace la consultazione degli esiti.

Integrazione con Centro Linguistico di Ateneo (CLA)

University Planner può importare l'offerta del Centro Linguistico di Ateneo (esami e corsi) direttamente dall'applicativo CLA.

L'integrazione con CLA- Centro Linguistico di Ateneo viene attivata solo su richiesta e utilizza alcuni parametri di sistema la cui eventuale modifica va richiesta tramite ticket:

• annoAccademico = se specificato viene considerato come limite inferiore per importare alcune entità (esempio corsi con anno accademico >= di quello indicato). Se non valorizzato prende come riferimento l'anno accademico corrente - 1.
• cancellaUsername = se attivato permette di svuotare il campo username in UP se questo non è valorizzato sul CLA
• aggiornaAnniAccademici = true/false. Di default è true. Se è settata a false le date di riferimento degli anni accademici non vengono aggiornati

I TIPI di contenuto importati con questa integrazione sono i seguenti:

• Anno accademico.
• Calendario.
• Corsi di studio.
• Evento (solo di tipo CLA_ES e CLA_OF).
• Fattore di partizione/Partizione.
• Persona (utenti e docenti).
• Sede.
• Tipo corso.
• Tipo evento e tipi attività (solo CLA_ES e CLA_OF).
• Unità organizzativa.

Le operazioni svolte durante l'importazione sono le seguenti:

• Inserimento.
• Aggiornamento.
• Cancellazione.

Come tutte le altre integrazioni gestite da UP l'integrazione può essere schedulata per essere eseguita automaticamente secondo un intervallo temporaneo concordato oppure può essere attivata manualmente cliccando sul bottone "Esegui".

Per ciascuna esecuzione è riportata la lista delle operazioni effettuate con possibilità di esportazione in formato xls e classificazione per tipologia di esito: Ok, Errore, Warning.