Creazione anticipo di missione

Nel caso in cui il soggetto autorizzato ad effettuare la Missione dovesse richiedere un anticipo a fronte delle spese che dovrà sostenere, sarà necessario creare il DG Anticipo di Missione, a partire dal quale potrà essere poi generato l'ordinativo di pagamento.

Per creare un nuovo Anticipo è necessario seguire il seguente percorso: Documenti gestionali --> Accesso per Cicli (Fig. 1).

Figura 1
Entrati nella funzione, si deve aprire la cartella "Ciclo Missioni" e selezionare, nella riga relativa a "Anticipo missione", la funzione (Fig. 2).

Figura 2

Dati di testata

Entrati nel DG, i primi dati da compilare sono quelli relativi al Tab Testata (Fig. 3). Il dettaglio dei campi viene riportato nella tabella sottostante.

Figura 3

Di seguito una breve spiegazione dei campi dell'estensione Testata.

Si precisa che gli attributi UO_ORIGINE e UO_NUMERANTE consentono di riferire il documento alla struttura organizzativa. Esiste una tabella di configurazione in cui sono definite le corrispondenze tra UO_ORIGINE ed UO_NUMERANTE per ANNO e TIPO DG. Non si prevede l'obbligatorietà delle associazioni: data una UO di origine, il tipo DG e l'anno del documento, il sistema valorizza l'UO numerante interrogando la tabella di associazione. Se non esiste corrispondenza nella tabella di configurazione (per quell'anno e tipo DG), si assume che la UO numerante coincida con la UO origine.
È prevista una funzione applicativa per la gestione di queste associazioni.

Dati del percipiente

Compilato il Tab Testata, occorre compilare il Tab Percipiente (Fig. 4), contenente i campi relativi al soggetto a cui è intestato l'Anticipo.

Figura 4

Di seguito una breve spiegazione dei campi dell'estensione Percipiente.

Figura 5

Figura 6

Dati della Missione per la quale si chiede l'Anticipo

Inseriti i dati relativi al percipiente, occorre richiamare il Tab Missione (Fig. 7), contenente i campi che caratterizzano la missione per la quale si richiede l'anticipo.

Figura 7

Di seguito una breve spiegazione dei campi dell'estensione Missione.

Onde evitare la perdita dei dati inseriti,a partire da questo Tab, è possibile effettuare salvataggi intermedi in Stato "Bozza", cliccando alternativamente sul pulsante  (per restare nella modalità modifica del DG) o  (per passare alla modalità consultazione del DG) posti in alto a sinistra. Verrà così già assegnato un IDDG al Documento Gestionale.

Dati relativi all'Anticipo

Inseriti i dati della missione, occorre inserire i dati caratterizzanti l'anticipo.
Si può procedere alternativamente:

1. inserendo il dettaglio delle spese per le quali il soggetto richiede l'anticipo;
2. inserendo direttamente l'importo da anticipare.

A - Inserimento dettaglio delle spese chieste ad anticipo

Per inserire il dettaglio delle spese occorre richiamare il Tab Spese (Fig. 8).

Figura 8
Per inserire una spesa è necessario innanzitutto cliccare sul pulsante  . Il sistema creerà una nuova riga di dettaglio (Fig. 9). e l'operatore dovrà alternativamente, digitare il codice del tipo spesa; o attivare la ricerca, tramite l'utilizzo della funzione di ricerca posta sulla destra del campo "Tipo spesa".
Nel pannello di ricerca il sistema presenta l'elenco dei soli i tipi spesa per i quali il regolamento prevede si possa chiedere l'anticipo, come mostrato in Fig. 10.

Figura 9

Figura 10

Per assegnare una spesa al documento, si deve digitare su uno qualunque dei campi relativi alla spesa individuata.
Selezionato il tipo spesa occorre indicare l'importo della spesa; il sistema propone come valuta Euro, modificabile da parte dell'operatore nel caso vi fosse necessità di inserire una valuta estera, attivando la funzione di ricerca posta sulla destra dei campo "Importo in Valuta", o effettuando l'inserimento manuale.
Per inserire ulteriori spese occorrerà digitare nuovamente sul pulsante "Nuovo".
E' possibile, inoltre, cancellare una Voce erroneamente inserita o duplicarla, tramite gli appositi pulsanti e , posti in corrispondenza di ciascuna riga di dettaglio.
Una volta inserite tutte le spese sarà possibile effettuare il calcolo dell'anticipo cliccando sul pulsante  (Fig. 11).

Figura 11

Nel documento gestionale Anticipo di missione ora il sistema calcola il valore da anticipare anche per le spese a quantità come quelle legate al rimborso dell'indennità chilometrica per utilizzo auto propria. (Fig.12)

Figura 12

In base alle spese inserite il sistema calcolerà gli eventuali abbattimenti previsti dal regolamento per ogni tipo spesa ed eventualmente per il totale da rimborsare.
I calcoli effettuati verranno mostrati nel Tab Anticipo (Fig. 13).
L'importo che verrà anticipato al soggetto è riportato nel campo "Importo Anticipo".

N.B.: come indicato in precedenza, il sistema calcolerà la quota di indennità forfettaria spettante solamente nel caso in cui, nel Tab Missione, venga disattivato il flag "Rimborso metodo analitico".

Figura 13

Di seguito una breve spiegazione dei campi dell'estensione Anticipo.

B- Inserimento importo manuale anticipo:

Se vi è necessità di indicare direttamente l'importo da anticipare, inseriti i dati necessari all'interno del Tab Missione, si passerà direttamente al Tab Anticipo, senza inserire alcuna spesa all'interno del Tab Spese.

All'interno del Tab Anticipo occorre attivare il flag "Importo Manuale". Il sistema renderà editabile il campo "Importo Anticipo" (Fig. 14). L'operatore inserirà direttamente l'importo che deve essere anticipato al percipiente.

Figura 14

Completamento del DG Anticipo di Missione

Inseriti i dati obbligatori dell'estensione Coge, occorrerà completare il documento digitando sul pulsante  , come mostrato in Fig. 15.

Figura 15

Al completamento del documento, il sistema attribuisce il numero di registrazione progressivo per quella Unità Organizzativa e anno per quel tipo documento, e lo stato del documento passa da "Bozza" a "Completo" come mostrato in Fig.16.

Figura 16

Inserimento coordinate contabili

Per poter creare le scritture contabili dal'anticipo è necessario prima inserire le coordinate contabili.

Indicando i corretti dati contabili da tale documento gestionale sarà possibile generare una scrittura prima di Coge.
Le informazioni richieste in Coge riguardano il tipo di Unità economica, ossia l'unità interna all'Ateneo dotata di autonomia di bilancio (Dipartimento), e la voce dei piani dei conti Coge.
In Coan l'anticipo di missione non genera alcuna registrazione, che avviene nella fase successiva di creazione del DG Missione. L'anticipo, infatti, è una anticipazione finanziaria concessa dall'Ente al percipiente e corrisponde, quindi, al credito vantato dall'Ente nei confronti del percipiente, e che sarà regolarizzato in sede di creazione del DG Missione con contestuale decurtazione del budget, tramite una scrittura normale di Coan.

TAB COGE
Per inserire l'estensione Coge è necessario posizionarsi nel Tab COGE e cliccare sul pulsante  (Fig. 17).

Figura 17

Se il sistema non dovesse riuscire a derivare in automatico la voce di contropartita (debito) collegata al percipiente a cui è intestato l'anticipo, verrà proposto un pannello di passaggio in cui indicare la voce Coge di contropartita, come mostrato in Fig. 18.
Per indicare il conto di contropartita occorre: o digitare la chiave del conto, se la si ricorda, o attivare la ricerca . Il sistema presenterà solo le voci di contropartita collegate a quell'anagrafica. Selezionata una delle voci proposte, si dovrà cliccare sul pulsante"Applica".

Figura 18

Il sistema presenterà una finestra intermedia in cui avvisa che le estensioni Coge sono state correttamente create. Per chiudere il pannello, si dovrà cliccare sul pulsante "OK".

Con la funzione crea estensioni, il sistema creerà la riga di estensione: principale, come mostrato in Fig. 19.
Tutti i campi delle estensioni saranno derivati dal sistema: sia in base alle configurazioni definite, sia in base ai dati inseriti dall'operatore nelle sezioni precedenti.

Figura 19

Di seguito una breve spiegazione dei campi dell'estensione Coge.

Creazione scritture contabili

Inserite le coordinate contabili si possono creare le scritture Coge direttamente dal documento.
Per farlo è necessario scegliere dal menù a tendina posto in alto a destra, l'operazione "Crea scrittura: Coge Prima " e digitando sul pulsante  (Fig. 20).

Figura 20

Il sistema richiederà eventualmente l'indicazione dell'anno di registrazione e dell'UE e UA da utilizzare nelle scritture e poi apparirà un pannello in cui il sistema comunicherà il numero della scrittura salvata.
Per uscire da tali pannelli sarà necessario digitare alternativamente sui pulsanti  , o  .
Salvate la scrittura contabile è possibile creare l'ordinativo di pagamento per poter procedere al pagamento dell'anticipo da corrispondere al percipiente, in base ai calcoli effettuati dal sistema. Per la creazione dell'ordinativo sii veda l'apposita scheda del manuale.
Si presti attenzione, che la creazione dell'ordinativo relativo all'anticipo, è un'operazione propedeutica all'eventuale associazione dell'anticipo alla/alle missioni effettuate dal percipiente stesso.

Report del DG

ALL'INTERNO DEL DG
Dal DG Anticipo di Missione è possibile estrarre diverse tipologie di stampe (Fig. 21):

• Stampa Anticipo Missione: per la stampa del DG Anticipo di missione creato.

Figura 21 
Scelta la tipologia di stampa che si vuole estrarre, e selezionato il formato di visualizzazione (Adobe PDF o Rich Text Format), è necessario cliccare sul pulsante  Il sistema, quindi, mostrerà un pannello intermedio in cui l'operatore potrà decidere se visualizzare o annullare la visualizzazione della stampa selezionata.

NELLE FUNZIONI DI RICERCA DEL DG

Nelle funzioni di ricerca dell'anticipo , dopo aver indicato gli opportuni criteri di ricerca è possibile estrarre le seguenti stampe (Fig. 22):

• Associazione Dg: per la stampa di tutti i DG eventualmente associati ai DG Anticipo di Missione;
• Stampa Elenco: per la stampa dell'elenco degli Anticipi estratti secondo i criteri di ricerca impostati.

Figura 22 
Scelta la tipologia di stampa che si vuole estrarre, e selezionato il formato di visualizzazione (Adobe PDF, Microsoft Excel o Rich Text Format), è necessario cliccare sul pulsante  Il sistema, quindi, mostrerà un pannello intermedio in cui l'operatore potrà decidere se visualizzare o annullare la visualizzazione della stampa selezionata.