Ricerca
L'utente può ricercare all'interno del sistema un Contratto Attivo precedentemente compilata. Cliccare sul pulsante [Ricerca], come mostrato in figura 1
FIGURA 1
Per i dettagli dell’operazione di ricerca di un documento gestionale è possibile consultare l'apposito paragrafo dedicato nell’appendice.
N.B. . Ogni scheda presente all'interno dei documenti gestionali dei cicli ci sono ha delle caratteristiche comuni quali:
- i campi grigi sono compilati automaticamente dal sistema;
- i campi rosa sono editabili dall'utente e si devono distinguere tra quelli obbligatori contrassegnati dall'asterisco [*] e quelli facoltativi senza asterisco
In ogni maschera i campi che devono essere compilati dall'utente sono stati evidenziati da un rettangolo rosso.
Crea Nuovo
Per accedere alla funzione di creazione di un nuovo documento, l’utente deve cliccare sulla scritta in grassetto Ciclo Attivo. Il sistema propone l’elenco completo dei tipi DG appartenenti al Ciclo Attivo e l’utente può procedere alla creazione di un nuovo DG, selezionando l’icona Crea Nuovo posta a destra del tipo DG ( Figura 2)
FIGURA 2
Si apre la finestra "Scelta contesto": inserire i dati
- "Anno"
- "Unità Organizzativa".
Per inserire Unità Organizzativa cliccare sul pulsante con l'elenco delle Unità disponibili.
La ricerca interna può avvenire sia sfogliando una pagina alla volta sia con il pulsante [Filtra].
Il pulsante [Filtra] viene utilizzato per restringere la ricerca, che può avvenire tipicamente per codice e denominazione. Nel campo Codice e Denominazione inserire parte del nome, preceduto e seguito da asterisco [*]. Cliccare sul pulsante [Filtra].
Per eliminare il filtro cliccare su [Annulla Filtro]. Si torna alla visualizzazione dell'intero elenco delle Unità Organizzative presenti.
Dopo aver scelto l'Unità cliccare [OK] per continuare.
I campi posti nel riquadro superiore di ciascuna scheda, figura 3, sono comuni:
FIGURA 3
Descrizione dei campi della figura 3
| ID DG | Codice identificativo univoco del Dg, assegnato dal sistema dopo il salvataggio in bozza del DG |
| Nr. registrazione | Progressivo assegnato dal sistema al salvataggio del DG, quando il documento assume stato “Completo”. Presenta una numerazione alternativa del documento (specifica per ogni tipo di DG), secondo una logica selezionata in fase di configurazione, diversa dall’identificativo numerico progressivo (l’ID_DG) assegnato dal sistema a tutti i DG |
| Stato | È lo stato corrente del documento e può assumere gli stati: BOZZA, COMPLETO, ANNULLATO. È un campo obbligatorio, assegnato dal sistema. All’atto del salvataggio di un nuovo DG, il sistema assegna lo stato Bozza; dopo aver completato il DG, il campo presenterà lo stato Completo |
| Data registrazione | Campo obbligatorio. Corrisponde alla data in cui si registra il documento, ma è possibile modificarla intervenendo nella scheda testata. |
Il sistema nel documento gestionale Contratto Attivo propone le schede Testata, Commerciale, Contratto, Indirizzo, Righe Dettaglio, IVA, Associazioni, Allegati.
La prima etichetta Testata, si apre di default, come appare in figura 4
SCHEDA TESTATA
FIGURA 4
Descrizione dei campi dell'etichetta Testata
| Anno | Anno di riferimento del DG ed è derivato dal contesto. Viene compilato dal sistema. |
| UO origine | E' l'Unità Organizzativa che origina il DG, derivata dal contesto. Modificabile solo con Uo figlie. |
| UO numerante | E' l'Unità Organizzativa (solitamente una UO padre della UO_ORIGINE) che determina il numero di registrazione del documento. Campo assegnato dal sistema. |
| Data registrazione | Campo obbligatorio, inserita dal sistema, che presenta la data del giorno di compilazione. |
| Nr documento | Campo non obbligatorio. |
| Data documento | Campo non obbligatorio |
| Progetto | Progetto a cui si riferisce il documento. Campo non obbligatorio selezionato da un elenco dei progetti catalogati nell’anagrafica progetti, filtrato in base all’UO corrente del documento. Se il documento si riferisce univocamente ad un progetto, è opportuno inserire già in testata questa informazione, altrimenti il progetto può essere associato ad un singolo dettaglio del documento, in tutto o in parte. Il progetto deve essere attivo alla data di caricamento del documento altrimenti il sistema impedisce il salvataggio. |
| CUP | Codice Unico di Progetto a cui si riferisce il progetto, che caratterizza in maniera univoca ogni progetto di investimento pubblico. Tale attributo compare sia in testata che in dettaglio ed è un’informazione sempre derivata dal progetto. Non è mai modificabile dall’utente. |
| CIG | Codice identificativo gara a cui si riferisce il documento. Il Cig è un codice che viene chiesto alla società di vigilanza dei lavori pubblici e che dovrà essere riportato negli atti relativi alla procedura (lettera d’invito o qualsiasi altra forma di richiesta di offerta). Se il documento ha inserito in testata il CIG il sistema lo riporta nel dettaglio. |
| Unità di lavoro | Rappresenta un ulteriore dettaglio relativo al progetto selezionato. L’elenco delle unità di lavoro, da cui selezionare quella relativa al progetto, deve essere filtrato sul progetto già selezionato. Non si può selezionare un’unità di lavoro se non è stato prima selezionato un progetto. E’ possibile rendere questo attributo obbligatorio. |
| Descrizione | Campo obbligatorio. Descrizione del documento. Se non viene valorizzato, al momento del salvataggio, il sistema segnala errore. |
| Note | Campo non obbligatorio. Note estese associate al documento. |
Dopo aver compilato la prima scheda, l'utente deve richiamare la scheda Commerciale (figura 5), per visualizzare tutti i campi relativi alle informazioni di tipo commerciale.
SCHEDA COMMERCIALE
FIGURA 5
Descrizione dei campi della scheda commerciale
| Campo attività | Campo obbligatorio modificabile dall’utente. Sul tipo DG contratto, il sistema presenta la scelta fra ISTITUZIONALE e COMMERCIALE |
| Soggetto | Campo obbligatorio. (utilizziamo lo stesso termine del contratto passivo) È il nominativo del soggetto al quale è indirizzato il documento ed è ricercabile dall’elenco delle anagrafiche censite tramite l’utilizzo del simbolo posto sulla destra del campo stesso È ovviamente possibile impostare altri parametri di ricerca immettendo condizioni negli altri campi della Look-up, quali codice fiscale e partita iva. La pagina di filtro è comunque richiamabile in qualsiasi momento cliccando sul pulsante |
| Codice fiscale / p.iva | |
| Tipo operazione Iva | Attributo obbligatorio da valorizzare solo nel caso in cui il campo attività sia COMMERCIALE. Il campo non compare in presenza di attività ISTITUZIONALE. |
| Classe geografica | Campo non modificabile dall’utente. È valorizzato dal sistema in riferimento alla nazione del domicilio fiscale del soggetto indicato valido alla data di registrazione del DG. Il sistema recupera il dato dall’anagrafica. |
| Prezzo totale | Valorizzato dal sistema in seguito alla compilazione da parte dell’utente dei campi correlati nella righe di dettaglio (vedi quanto descritto sotto per l’estensione righe di dettaglio). |
| Sconto | Valorizzato dal sistema in seguito alla compilazione da parte dell’utente dei campi correlati nella righe di dettaglio (vedi quanto descritto sotto per l’estensione righe di dettaglio). |
| Imponibile | Valorizzato dal sistema in seguito alla compilazione da parte dell’utente dei campi correlati nella righe di dettaglio (vedi quanto descritto sotto per l’estensione righe di dettaglio). N.B. Questo campo è presente solo nel caso di attività commerciale |
| Iva | Valorizzato dal sistema in seguito alla compilazione da parte dell’utente dei campi correlati nella righe di dettaglio (vedi quanto descritto sotto per l’estensione righe di dettaglio). N.B. Questo campo è presente solo nel caso di attività commerciale |
| Totale | Valorizzato dal sistema in seguito alla compilazione da parte dell’utente dei campi correlati nella righe di dettaglio (vedi quanto descritto sotto per l’estensione righe di dettaglio). |
| Tipo decorrenza pagamenti | Attributo facoltativo |
| Stato | Identifica lo stato del documento |
Dopo aver compilato la scheda Commerciale, l'utente passa alla successiva Contratto, mostrata in figura 6
SCHEDA CONTRATTO
FIGURA 6
Questa scheda è presente nella funzione Contratto attivo, nella quale viene richiesta l'indicazione del Tipo di contratto (di consulenza amministrativa o tecnica, di assistenza, libero, di ricerca o nell’ambito della didattica etc) ed eventualmente del Responsabile scientifico e dell’Ente finanziatore.
Il contratto può essere inserito con un’unica rata o con una pluralità di rate. In presenza di una pluralità di rate, è necessario apporre l’apposito flag [Con rate].
Il sistema, in questo caso, richiede la compilazione di ulteriori campi, mostrati in figura 7.
SCHEDA CONTRATTO - con rate
FIGURA 7
Descrizione dei campi della Scheda contratto con Rate:
| Tipo contratto | Attributo obbligatorio scelto tra quelli definiti in configurazione. |
| Cadenza rate | Indice la periodicità delle rate; attributo obbligatorio |
| Tariffa | Attributo opzionale. E' possibile scegliere il tariffario cliccando sull'icona posta a destra del Attributo. |
| Prezzo totale | Attributo obbligatorio. L’utente deve inserire un valore positivo |
| Numero rate | Attributo obbligatorio. L’utente deve inserire un valore positivo |
| Data inizio | Attributo obbligatorio. Per selezionale la data, l'utente può cliccare sull'icona posta a destra del campo, che aprirà un calendario navigabile. |
| Data fine | Attributo che viene compilato dal sistema dopo che si è fatto il calcolo delle rate, cliccando sul pulsante [Calcolo rate]. Non è modificabile dall'utente |
| Responsabile | Attributo opzionale. |
| Ente finanziario | Attributo opzionale. |
Dopo aver compilato i campi obbligatori, l'utente deve cliccare sul pulsante [Calcolo Rate], affinchè il sistema possa procedere con il calcolo. Se i campi sono stati compilati correttamente il sistema mostra il popup illustrato in figura 8.
FIGURA 8
Cliccando sul pulsante [OK] il popup si chiude e il sistema torna alla scheda Contratto dove avrà compilato il campo "Data fine".
Dopo la scheda Contratto, l'utente trova la scheda Indirizzo (figura 9), in cui sono proposti i dati inseriti in anagrafica per il soggetto scelto relativi al domicilio fiscale.
SCHEDA INDIRIZZO
FIGURA 9
Descrizione dei campi scheda indirizzo
| Tipo indirizzo | Attributo modificabile, il sistema presenta il domicilio fiscale del soggetto identificato al punto precedente; l'utente può scegliere un tipo indirizzo differente tra quelli associati; in ogni caso il sistema presenta solo i tipi indirizzo validi alla data di registrazione della testata dg (data inizio validità <= data registrazione dg <= data fine validità) |
| Indirizzo | Attributo non modificabile, il sistema presenta il valore recuperato dalla rubrica |
| Numero civico | Attributo non modificabile, il sistema presenta il valore recuperato dalla rubrica |
| CAP | Attributo non modificabile, il sistema presenta il valore recuperato dalla rubrica |
| Frazione | Attributo non modificabile, il sistema presenta il valore recuperato dalla rubrica |
| Comune | Attributo non modificabile, il sistema presenta il valore recuperato dalla rubrica |
| Provincia | Attributo non modificabile, il sistema presenta il valore recuperato dalla rubrica |
| Cap straniero | Attributo non modificabile, il sistema presenta il valore recuperato dalla rubrica se il soggetto ha classe geografica non nazionale |
| Descrizione città straniera | Attributo non modificabile, il sistema presenta il valore recuperato dalla rubrica se il soggetto ha classe geografica non nazionale |
| Modalità di incasso | Attributo non obbligatorio, modificabile Il sistema recupera la modalità di incasso non annullata associata alla UO di origine del documento |
| Intestazione conto | Attributo non modificabile, il sistema presenta il valore recuperato dalla rubrica |
| ABI | Attributo non modificabile, il sistema presenta il valore recuperato dalla rubrica |
| CAB | Attributo non modificabile, il sistema presenta il valore recuperato dalla rubrica |
| Numero conto | Attributo non modificabile, il sistema presenta il valore recuperato dalla rubrica |
| CIN | Attributo non modificabile, il sistema presenta il valore recuperato dalla rubrica |
| IBAN | Attributo non modificabile, il sistema presenta il valore recuperato dalla rubrica |
| BIC | Attributo non modificabile, il sistema presenta il valore recuperato dalla rubrica |
SCHEDA DOCUMENTALE
Nella sezione documentale è possibile procedere alla fascicolazione automatica del documento gestionale.
Tale fascicolazione, permessa dalla versione 20.01.00.00 di U-GOV (e dalla versione 04.04.01.00 di Titulus), è consentita purché sia settato a vero il parametro PRM_CONT/FASCICOLAZIONE_ATTIVA .
Si assume che nel processo di fascicolazione il contratto attivo, sia registrato prima su Titulus e poi su UGOV a differenza degli altri documenti gestionali appartenenti al fascicolo che saranno registrati prima su UGOV e poi su Titulus.
Dunque nell’estensione documentale la procedura per la fascicolazione si attiva premendo il tasto ASSOCIA e collegando il dg ad uno specifico protocollo.
SCHEDA RIGHE DETTAGLIO
FIGURA 10
Una generica riga dettaglio del DG ha gli attributi comuni mostrati nella seguente tabella:
| Numero riga | Ogni riga di dettaglio ha una numerazione progressiva univoca all’interno del DG stesso, assegnata in automatico dal sistema. |
| Descrizione | Descrizione libera del dettaglio. |
| Progetto | Progetto a cui si riferisce il singolo dettaglio. Nel caso sia già stato inserito nella testata, il sistema lo valorizza in automatico. |
| CUP | Codice unico di progetto a cui si riferisce il progetto. Attributo derivato dal progetto. Nel caso sia già stato inserito nella testata, il sistema lo valorizza in automatico. |
| CIG | Codice identificativo Gara, viene recuperato dal dato inserito in testata se presente. Nel caso sia già stato inserito nella testata, il sistema lo valorizza in automatico. |
| Unità di lavoro | Workpackage relativo al progetto selezionato. Nel caso sia già stato inserito nella testata, il sistema lo valorizza in automatico. |
Le rate che erano state calcolate nella cartella Contratto vengono mostrate qui: ogni riga di dettaglio corrisponde ad una rata e nella sottocartella Riga sono riepilogate la tariffa, il prezzo unitario e il totale.
RIGHE DETTAGLIO (con CALCOLO RATE) - sottoscheda RIGA
FIGURA 11
Dopo aver compilato i campi, cliccare su [Calcola valori] affinchè vengano valorizzati anche gli altri attributi, non direttamente compilabili dall'utente.
I campi sono descritti nella seguente tabella:
| Tariffa | E’ un attributo facoltativo recuperabile dall’apposita tabella di configurazione. La ricerca funziona con la medesima logica prevista per l’attributo “Soggetto”. Nel campo è visualizzato il codice tariffa; cliccando sul pulsante a destra del campo, è possibile visualizzare ulteriori dettagli, quali la descrizione e il prezzo unitario |
| Codice iva | L’attributo è presente solo nel caso di attività commerciale: il sistema presenta il valore collegato ad un determinato tariffario, se ne è stato selezionato uno, altrimenti va scelto aprendo la funzione di ricerca, cliccando sul pulsante posto a destra del campo e selezionando una voce dall'elenco dei Codici Iva che il sistema apre in un popup. |
| Quantità | Attributo obbligatorio, modificabile dall'utente. |
| Prezzo unitario | Obbligatorio, modificabile. Se il codice tariffa è valorizzato, il sistema presenta il prezzo unitario definito dal codice tariffa e l’utente può modificarlo. |
| Prezzo totale | Il sistema calcola Quantità * Prezzo unitario |
| Sconto | Lo sconto, se presente, deve essere un valore positivo e non maggiore dell’imponibile. Se si valorizza la % sconto il sistema applica la % al prezzo totale, altrimenti l’importo va inserito manualmente. |
| Percentuale sconto | Se viene inserita una % , il sistema controlla che sia compresa tra 0 e 100 e poi applica la % inserendo l’importo in euro nel campo di sopra. La percentuale deve essere inserita considerando 1 come il 100% di sconto (per esempio uno sconto del 10% dovrà essere scritto 0,2). |
| Imponibile | Il sistema calcola Prezzo totale - Sconto |
| Iva | Il sistema applica la % Iva (derivata dal codice Iva inserito) all'imponibile. |
| Totale | Il sistema calcola Imponibile + Iva. |
| Data inizio e data fine | Campi obbligatori. Il sistema pone la data inizio e fine pari alla data di registrazione del dg. L’utente può modificare i campi, inserendo le date inizio e fine del contratto corrette. |
Ogni riga di dettaglio i seguenti bottoni:
[Selezione]: permette di visualizzare le informazioni commerciali della riga di dettaglio.
[Cancella]: permette di cancellare la riga di dettaglio corrispondente.
[Duplica]: permette di duplicare la riga di dettaglio corrispondente.
L'utente deve calcolare i valori per ogni singola riga, cliccando sul primo pulsante a sinistra [Selezione]: per poter proseguire inserire il Codice Iva, cliccando sull'icona posta accanto al campo e poi gli attributi prezzo, quantità, data inizio e data fine; cliccare quindi sul pulsante [Calcola Valori]. Ripetere questa operazione per ogni riga della scheda Righe dettaglio.
Il contratto può generare scritture contabili di sola coan. E' comunque possibile compilare le estesioni COGE, inserendo le informazioni contabili che verranno poi riprese del DG successivo per l'effettuazione delle registrazioni contabili.
Dopo aver compilato i campi delle righe di dettaglio, il sistema riassume in una tabella i valori delle n righe di dettaglio create.
N.B.: Il sistema presenta già delle righe compilate, se nella precedente scheda Contratto l'utente aveva messo il flag sulla voce "Con Rate"; il numero di righe compilate corrisponderà al numero di rate che l'utente aveva inserito nel campo Numero rate (scheda Contratto).
Qualora l'utente non avesse messo il flag alla voce "Con rate" deve compilare a mano le righe cliccando sul pulsante [Nuovo].
I diversi tipi di DG devono poi contenere tutta una serie di informazioni aggiuntive (dati specifici del processo, coordinate...) e specifiche dell'ambito a cui il motore contabile appartiene, per poter essere elaborati da quest'ultimo. L'utente deve quindi compilare, nell'ordine, tutta una serie di attributi, indicati con il termine coordinate, che sono stati organizzati in blocchi predefiniti e a cui è stato dato il nome di estensioni.
Di seguito vengono presentati i diversi campi delle estensioni che devono essere valorizzati
SCHEDA IVA
E' possibile inserire l'estensione Iva solo se nella scheda commerciale è stato valorizzato il ‘Tipo attività’ come ‘Commericiale’. In presenza di attività istituzionale i pulsanti dell'estensione iva non sono attivi e quindi il sistema non consente di creare l'estensione Iva.
Per creare l’estensione Iva bisogna cliccare quindi sul pulsante [Crea]
FIGURA 12
FIGURA 13
Si apre una nuova pagina, illustrata nella Figura 14, in cui si deve scegliere il sezionale di vendita, tra quelli associati alla Unità economica.
FIGURA 14
Descrizione dei campi:
| Unità economica | Attributo obbligatorio e modificabile. Il sistema presenta l’unita economica perché la contabilità di riferimento è la COGE e quindi il parametro di contabilità principale per l’esercizio dell’estensione Iva assume il valore COGE. Il sistema inserisce la UE definita nel contesto. |
| Sezionale IVA | Attributo obbligatorio e modificabile. Il sistema presenta i sezionali che per l’esercizio dell’estensione Iva sono associati alla UE selezionata e sono compatibili con il tipo operazione Iva selezionata. |
| Stato | Non modificabile. Rappresenta lo stato del documento nel motore Iva |
RIGHE DETTAGLIO - sottoscheda COGE
FIGURA 15
Alla pressione del pulsante [Crea estensioni] il sistema completa le informazioni dell’estensione in automatico, se definite nelle tabelle associative. E viene emesso un messaggio ‘Creazione delle estensioni Coge avvenuta con successo’ (Figura 16)
FIGURA 16
E’ possibile che siano richieste all’utente alcune informazioni perché non associate univocamente alla tariffa o al soggetto scelto:
- E’ possibile che si apra un popup in cui l'utente deve inserire la "Voce COGE Contropartita", selezionandola dall'elenco che si apre con l'icona posta a destra del campo. Dopo aver scelto la voce COGE contropartita, premere il pulsante [Applica], come mostrato in figura 17.
RIGHE DETTAGLIO - sottoscheda COGE (popup VOCE COGE CONTROPARTITA)
FIGURA 17
Alla pressione di [Applica], il sistema chiude il popup e presenta nuovamente la sottoscheda COGE, in cui sono stato valorizzato il campo "Voce COGE Contropartita";
-Nel caso sia attivato il parametro della attività Siope obbligatoria, nella sottoscheda COGE si vedrà anche l’attributo ‘Attività Siope’: per procedere bisogna effettuare la scelta di una specifica attività al fine di proseguire.
FIGURA 18
L'utente poi deve compilare, se non fatto in automatico dal sistema, i campi obbligatori "Voce COGE" e il "codice SIOPE". Il codice SIOPE viene recuperato dalla associazione con l’attributo Voce COGE.
RIGHE DETTAGLIO - sottoscheda COGE (Informazioni COGE)
FIGURA 19
Di seguito sono illustrati i campi presenti in figura 19
| Nr estensione | Numero progressivo assegnato dal sistema, non modificabile |
| Ammontare principale | Il valore è posto dal sistema, ereditandolo dall’importo inserito nel dettaglio riga |
| Iva esigibile | Valore inserito dal sistema,ereditandolo dall’importo calcolato nel dettaglio riga. Tale campo è valorizzato solo nel caso di attività commerciale. |
| Esercizio | Campo non modificabile dall’utente. Il sistema pone l’esercizio uguale all’anno di riferimento della testata dg. |
| Unità economica (UE) | Il sistema inserisce l’unità economica collegata alla UO (unità organizzativa) di contesto inserita dall’utente (Dipartimento o Amministrazione Centrale). Attributo obbligatorio e non modificabile dall’utente. |
| Voce COGE | Attributo obbligatorio. Il sistema inserisce in automatico la voce coge nelle n righe nel caso in cui alle tariffe scelte dall’utente sia associata una sola voce coge. Se alla tariffa sono invece associabili più voci coge, il campo non viene valorizzato dal sistema e l’utente ne deve scegliere una, cliccando sul pulsante di ricerca posto a destra del campo. Si apre così una lookup, dove il sistema propone tutte le voci coge utilizzabili per quella tariffa. Si può limitare la ricerca attraverso il filtraggio, inserendo nei campi di ricerca o il "Codice" , o la "Denominazione" o il "Tipo voce", e cliccando quindi su [Filtra] |
| Voce COGE contropartita | Voce del piano dei conti afferente alle attività. Il sistema accede alla tabella di associazione tra soggetto e voce coge e recupera la voce coge contropartita. Se al soggetto è associata una sola voce coge, il sistema inserisce questa voce coge in tutte le n righe e l’utente non può modificarla; se il soggetto è associato a N voci coge, il sistema presenta l’elenco di queste voci e l’utente sceglie quella più appropriata. |
| Codice siope | Il sistema recupera dall’apposito parametro la radice del riclassificato che corrisponde al siope. Legge poi, per l’esercizio della estensione coge, la relazione tra piano dei conti coge e codice siope: se da questa relazione esce un unico codice siope, allora il sistema propone questo, altrimenti il sistema permette all’utente di scegliere solo tra i codici siope associati. |
| CUP | Non obbligatorio, modificabile. L’utente può inserire recuperandolo dall’apposita anagrafica un codice unico progetto. Il Cup deve essere associato alla UO cui è associata la UE della est coge oppure non associato a UO. Se valorizzato in testata viene recuperato nei dettagli. |
| CIG | Non obbligatorio, modificabile. Se valorizzato in testata viene recuperato nei dettagli. |
| Stato | Obbligatorio, non modificabile. Se valorizzato in testata viene recuperato nei dettagli |
| Data inizio e data fine | Obbligatorio ed assegnato dal sistema, ma modificabile. Il sistema eredita le date inizio e fine presenti nel dettaglio riga di ciascuna rata. |
Riperete l'inserimento delle voci COGE Contropartita e COGE per tutte le righe presenti, ricordandosi di cliccare [Seleziona], posta all'inizio di ciascuna riga di dettaglio (figura 20)
FIGURA 20
Nel caso in cui si siano presenti più righe di dettaglio con tariffe diverse, il sistema, all’atto della creazione delle estensioni, compila tutti i campi univocamente determinati dalle tabelle di associazione (voce COGE, codice siope). Nel caso in cui non ci sia l’associazione 1 a 1 tra voce COGE/codice siope e tariffa, l’utente deve poi andare ad integrare le estensioni che non sono complete, dopo aver selezionato ogni singola riga.
Nel caso in cui al tipo di tariffa che, l'utente ha inserito nella scheda Righe dettaglio, siano associate più voci COGE, il sistema non valorizza il campo e l’utente deve entrare nell’estensione COGE della singola riga, cliccando sull’apposito pulsante di selezione, e valorizzare la voce COGE. Stesso procedimento deve essere ripetuto per le altre righe di dettaglio del DG, in cui non è presente l’associazione 1 a 1 tra tariffa e voce COGE, come sopra descritto e mostrato in figura20
RIGHE DETTAGLIO - sottoscheda COAN
La contabilità analitica è rappresentata da scritture in partita semplice sui centri di costo cioè sulle Unità Analitiche, e sulle altre dimensioni di rilevamento analitico. Utilizza i dati esclusivamente presenti nel dg (UA, voce COAN, esercizio, altra dimensione analitica…) per convogliare in registrazioni a partita semplice quanto derivato dalle scritture coge. L’elemento di rilevazione è il costo (ricavo) d’esercizio e la destinazione delle registrazioni (Cdc/Progetti).
Ciascuna estensione COAN è quindi associata ad una estensione COGE in rapporto 1:1.
FIGURA 21
Per la creazione delle estensione COAN seguire lo stesso procedimento illustrato prima per la COGE. Dopo aver cliccato sul pulsante [Crea estensioni], il sistema richiede l'indicazione dell'unità analitica e della dimensione analitica, che verranno inserite in tutte le n righe di dettaglio del DG (figura 22).
RIGHE DETTAGLIO - sottoscheda COAN (popup UA)
FIGURA 22
Cliccare quindi sul pulsante [Applica] per ritornare alla maschera della cartella COAN e visualizzare le varie estensioni COAN create in ciascuna riga. Come già descritto per la COGE, il sistema valorizza tutti i campi dell'estensione COAN di ciascuna riga di dettaglio del DG (figura 22)
La tabella seguente analizza i campi presenti in figura 23
| Nr estensione | Numero progressivo assegnato dal sistema in questo modo: il sistema valorizza il primo contatore con il progressivo del dettaglio dg e il secondo contatore con il progressivo della scomposizione coan di dettaglio. |
| Percentuale | Il sistema inserisce in automatico il valore 100 quando tutto il valore della riga è imputato ad una sola estensione coan. Esso rappresenta la quota di incidenza del dettaglio coan sull’importo totale della riga. Questo valore viene abbassato dal sistema nel caso in cui si registrino più estensioni coan per una singola riga di dettaglio. La somma delle percentuali delle varie estensioni coan deve restituire 100. |
| Ammontare | Obbligatorio, modificabile. Il valore è posto dal sistema, ereditandolo dall’importo inserito nel dettaglio riga. L’utente può abbassare l’importo, nel caso in cui per una stessa riga di dettaglio si vogliano creare due dettagli coan. A seguito della modifica dell’importo, il sistema abbassa la percentuale di cui sopra. |
| Esercizio | Il sistema pone l’esercizio uguale all’anno di riferimento della testata dg. |
| UA budget | Il sistema naviga la struttura analitica e inserisce la UA di budget associata alla UE di riferimento. |
| UA | Obbligatorio e modificabile. Il sistema inserisce la UA indicata dall’utente nel pannello intermedio per la creazione delle estensioni coan. Qualora l’utente abbia inserito nel pannello una UA sbagliata, può modificarla, cancellando il campo UA e valorizzando la nuova UA corretta. |
| Voce COAN | Il sistema identifica la voce coge della singola riga del dg selezionata: se questa voce coge è associata a una sola voce coan, il sistema presenta questa voce coan e l’utente non può modificarla; se questa voce coge è associata a N voci coan, l’utente dovrà valorizzare il campo, scegliendo la voce coan corretta tra quelle proposte. |
| Tipo dimensione analitica | E’ un’ulteriore dimensione di analisi utile alla contabilità analitica. Il sistema inserisce la dimensione analitica indicata dall’utente nel pannello intermedio per la creazione delle estensioni coan. Quando è presente ed editabile è da compilare obbligatoriamente. L’attivazione di questa coordinata è facoltativa |
| Dimensione analitica | Presenta le voci di dettaglio che specificano il tipo di dimensione analitica |
| Progetto | Il sistema presenta il progetto inserito nella testata dg o nel dettaglio della singola riga del dg. L’utente può comunque modificare il progetto precedentemente inserito, scegliendo un altro tra quelli configurati nella UO, cui è associata la UA di budget dell’est coan. |
| Unità lavoro | Il sistema presenta l'unità lavoro selezionata nella testata DG o nel dettaglio riga. |
Per valorizzare ogni riga, l'utente deve cliccare sul pulsante a sinistra di ciascuna riga [Seleziona]. Utilizzando il pulsante in alto a sinistra [Saldi], è possibile verificare il disponibile di budget per le coordinate analitiche di ciascuna estensione COAN, come mostrato in figura 23
FIGURA 23
Si può, utilizzando il pulsante [Saldi macrovoce] vedere il saldo della macrovoce di progetto se è stata definita, infatti e’ possibile per un determinato progetto associare uno schema di finanziamento per cui la gestione delle macrovoci è vincolante.
FIGURA 24
Per chiudere il pop up cliccare sul pulsante [Chiudi] posto in alto a sinistra.
N.B. qualora non si metta il flag su Rate nella scheda Contratto, e quindi il sistema non calcoli le rate in automatico, le righe di dettaglio del contratto vanno inserite manualmente.
Il funzionamento e l’utlizzo delle ultime due schede Associazioni e Allegati comuni a tutti i documenti gestionali sono spiegate nel dettaglio in appendice 10
FIGURA 25
Per terminare la compilazione del Contratto attivo cliccare il pulsante [Salva], che salva in BOZZA, e quindi su [Completa], per far passare lo stato del dg da bozza a COMPLETO.
Dopo aver salvato il documento è possibile effettuare la contabilizzazione nel motore Coan, tra le operazioni della macchina stati compaiono le seguenti opzioni:
FIGURA 26
- Crea scrittura Coan anticipata per Dg : genera una scrittura coan unica con tante righe di dettaglio quante sono le estensioni coan.
- Crea Scrittura Coan Anticipata per Dettaglio Dg: genera tante scritture coan quanti sono i dettagli, l’utente deve effettuare la scelta dei singoli dettagli.
- Associa Scrittura Coan anticipata per Dg: associa una scrittura anticipata precedentemente creata ad un singola scrittura.
- Associa Scrittura Coan Anticipata per Dettaglio Dg: associa una scrittura anticipata precedentemente creata ad un singolo dettaglio di dg.
Operazione: Crea scrittura coan anticipata per dg
FIGURA 27
Premere il pulsante [Esegui]. Nella maschera successiva è possibile spuntare il check che permette di eseguire l’operazione Con visore. Mettere la spunta sui dettagli del documento e premere il pulsante [Proponi selezionati].
FIGURA 28
Infine premere [Contabilizza].
FIGURA 29
Verificare poi il risultato nel pannello di log
FIGURA 30
Operazione: Crea scrittura coan anticipata per dettaglio dg
FIGURA 31
Premere il pulsante [Esegui], poi nella maschera successiva è possibile spuntare il check che permette di effettuare l’operazione Con visore. Mettere la spunta sui dettagli del documento scelti per essere contabilizzati e premere il pulsante [Proponi selezionati].
FIGURA 32
e poi [Contabilizza].
FIGURA 33
Verifica quindi i risultati nel pannello di log
FIGURA 34
Se il documento ha dettagli non ancora contabilizzati lo stato applicativo passa a ‘Parzialmente contabilizzato Coan’ e sarà possibile completare l’operazione di contabilizzazione in un secondo momento.
Operazione: Associa scrittura coan anticipata per dg
FIGURA 35
Premere il pulsante [Esegui]. Nella maschera successiva mettere la spunta sul documento e premere il pulsante [Proponi selezionati].
FIGURA 36
Infine premere il pulsante [Estrai scritture Coan]
FIGURA 37
Nel pannello successivo il sistema presenta le scritture che si possono associare. Premere dunque il pulsante [Associa].
FIGURA 38
Verificare poi il risultato nel pannello di log
FIGURA 39
Operazione: Associa scrittura coan anticipata per dettaglio dg
FIGURA 40
Premere il pulsante [Esegui], poi nella maschera successiva è possibile mettere la spunta sui dettagli del documento e premere il pulsante [Proponi selezionati]
Poi premere il pulsante [Estrai scritture Coan]
FIGURA 41
Nel pannello successivo il sistema presenta i dettagli delle scritture di coan che si possono associare e premere il pulsante [Associa]
Verificare il risultato nel pannello di log
FIGURA 42