Contesti

La gestione dei contesti è in mano al supervisore che può svolgerla dalla funzionalità del menu principale Anagrafiche > Contesti. I contesti nascono come scatole vuote. Compito del supervisore è riempirle con tutti i dati che gli utenti legati a quel determinato contesto devono poter vedere e/o modificare.

Per creare un nuovo contesto clicca su CREA (in basso a destra). Per prima cosa è necessario attribuirgli codice e una descrizione e procedere al salvataggio. E' fondamentale che sia il codice che la descrizione siano brevi e chiari in quanto compongono la stringa che viene mostrata in testata all'applicativo a tutti gli utenti che appartengono a più di un contesto.

I contesti Qualsiasi e Assente in realtà sono dei "non contesti" ossia sono frutto di impostazioni di sistema e sono visibili solo al supervisore per consentirgli di:

• spaziare su tutti i contenuti inseriti in UP independientemente dal loro contesto (Qualsiasi)
• identificare possibili contenuti "orfani", ossia salvati in UP ma attualmente non legati ad un contesto (Assente).

Una volta salvato, cliccando sul primo tab (Unità Organizzative) è possibile selezionare una o più strutture organizzative da assegnare al contesto. Questa assegnazione è molto utile in quanto agevola notevolmente tutte le configurazioni successive. Per selezionare una o più UO (unità organizzativa) clicca sul bottone tondo "+" posto in prossimità della stessa. Se desideri eliminare una UO inserita per errore clicca sul bottone tondo "-" accanto ad essa (se non compare il bottone "-" probabilmente hai già apportato modifiche cliccando sui INCLUDI/ESCLUDI posti accanto all'unità organizzativa).

Per ogni Unità Organizzativa inserita, sulla destra compaiono delle piccole icone in grigio che permettono di associare a quel contesto tutte/nessuna risorse/a legate/a a quella unità organizzativa, in particolare:

• Icona evento: aggiunge/esclude tutti gli eventi non associati ad un Cds (eventi spot - questa icona abilita la possibilità di creare eventi spot nel contesto).
• Icona laureato: aggiunge/esclude tutti gli eventi legati ai corsi della UO.
• Icona aule: aggiunge/esclude tutte le aule associate alla UO.
• Icona valigia: aggiunge/esclude tutte le risorse mobili associate alla UO (è visibile solo se l'ateneo ha abilitato la gestione delle risorse mobili).
• Icona prenotazioni: rende prenotabili/esclude dalla prenotazione tutti le aule associate alla UO.
  
• Icona docenti: aggiunge/esclude tutti gli utenti associati alla UO (tutti gli utenti inclusi saranno associabili agli impegni e ricercabili come docenti).
• Icona utenti: aggiunge/esclude tutti gli utenti associati alla UO (gli utenti sono coloro che andranno ad utilizzare UP).

UP richiede conferma per ogni associazione massima effettuata e salva automaticamente le modifiche apportate al momento della conferma. Con queste operazioni la "scatola" del contesto è stata riempita di tutti i contenuti legati alla UO assegnata e il contesto è pronto per essere utilizzato.

Se invece si desidera aggiungere ulteriori contenuti al contesto non strettamente legati alla unità organizzativa basta cliccare sui tab successivi. Per ogni tab è presente, oltre alla possibilità di filtrare i dati, un bottone a scorrimento che abilita/disabilita la visualizzazione dei contenuti che sono già stati aggiunti automaticamente usando le icone citate poco fa. Attivare questo bottone è molto utile per capire cosa già il contesto comprende e cosa invece va aggiunto manualmente col pulsante AGGIUNTI (in alto a destra). Ogni tab prevede la possibilità di ESPORTARE il contenuto cliccando sul bottone dedicato.

E' possibile intervenire manualmente (con selezione multipla) nei seguenti ambiti: 

• CORSI: mostra tutti i CdS i cui eventi sono visibili agli utenti del contesto. 
• AULE: mostra tutte le aule attualmente visibili agli utenti del contesto. 
• AULE SU PRENOTAZIONE: mostra tutte le aule soggette a prenotazione. Se un utente con ruolo diverso da supervisore richiede una di queste aule per un impegno o una serie di impegni UP invia la richiesta di prenotazione al confermatore che valuterà se concedere l'utilizzo dell'aula oppure no. In entrambi i casi viene mandata una notifica. L'aula confermata è visibile sul calendario pubblico, l'aula rifiutata no. Attenzione: il rifiuto di una prenotazione NON implica la cancellazione della risorsa dall'impegno ma interviene solo sul suo stato che diventa da "DA CONFERMARE" a "RIFIUTATA".
• RISORSE MOBILI: mostra tutte le risorse mobili disponibili per il contesto (è mostrato solo se è stata attivata la gestione delle Risorse Mobili da "Configurazione generale").
• DOCENTI: mostra tutti coloro che saranno utilizzabili come docenti in fase di pianificazione.
• UTENTI: mostra tutti gli utenti appartenenti al contesto, ossia che possono utilizzare quanto configurato nei passi precedenti. 

I contesti: casi particolari

La configurazione di un contesto è una operazione piuttosto semplice ed intuitiva ma prevede alcune casistiche particolari che necessitano di una particolare attenzione. La prima tra queste è la gestione delle aule sotto prenotazione.

Come è illustrato nel paragrafo precedente, se alcune aule legate ad una struttura organizzativa in realtà sono gestite da più dipartimenti contemporaneamente o se vi sono situazioni in cui si preferisce valutare con maggior rigore l'assegnazione di un aula è possibile prevedere un sistema di prenotazione con conferma. Il procedimento per funzionare correttamente deve rispettare le seguenti regole:

1. nel tab AULE devono essere inserite tutte le aule gestite dal contesto, sia quelle sotto prenotazione, sia quelle a libero accesso. Questo è necessario in quanto il tab AULE determina esclusivamente la visibilità delle aule, non ha invece effetto sullo stato delle stesse.
2. nel tab AULE SU PRENOTAZIONE devono essere inserite solo le aule che necessitano di essere confermate. Se tutte le aule sono sotto prenotazione allora è consigliabile utilizzare il bottone includi/escludi presente nel tab UNITA' ORGANIZZATIVE in corrispondenza della struttura di riferimento.
3. nel tab UTENTI devono essere inseriti tutti gli utenti che utilizzeranno quel contesto. Saranno quindi presenti sia coloro che potranno prenotare le aule (es. coloro con ruolo creatoreEventi o creatoreImpegniPersonali) sia coloro che si occuperanno della loro conferma (ossia utenti con ruolo confermatore).

Nel punto 3) però c'è una limitazione molto importante che riguarda proprio gli utenti con ruolo confermatore. Affichè un confermatore possa occuparsi di gestire le prenotazioni è necessario che appartenga almeno ad un contesto in cui tali aule sono a libero accesso.

Ecco alcuni esempi pratici:

ESEMPIO 1: DUE STRUTTURE CON AULE CONDIVISE

L'utente l.bianchi lavora per il Dipartimento di lettere. Il dipartimento di lettere ha in gestione tre aule: Aula_1L, Aula_2L, Aula_3L.
L'utente s.rossi lavora per il Dipartimento di storia. Il dipartimento di storia ha in gestione due aule: Aula_4S e Aula_5S.
Il dipartimento di lettere spesso non riesce a coprire tutte le lezioni utilizzando le sue tre aule così ogni tanto chiede di poter appoggiarsi all'Aula_4S e all'Aula_5S del Dipartimento di storia che invece non ha mai problemi di spazio.

Per gestire questa situazione è necessario avere 2 contesti:

• Dip_STORIA in cui:
  > nel tab AULE sono incluse tutte le aule della struttura (Aula_4S, Aula_5S);
  > nel tab AULE SU PRENOTAZIONE non ha nulla;
  > nel tab UTENTI è presente l'utente s.rossi che ha tra i suoi ruoli anche "confermatore".
  
  
• Dip_LETTERE in cui:
  > nel tab AULE sono incluse tutte le aule della struttura (Aula_1L, Aula_2L, Aula_3L) + le due aule che talvolta chiede in prestito al Dipartimento di storia (Aula_4S, Aula_5S);
  > nel tab AULE SU PRENOTAZIONI ha le due aule che talvolta chiede in prestito al Dipartimento di storia (Aula_4S, Aula_5S);
  > nel tab UTENTI è presente l'utente l.bianchi.

In questo modo l'utente s.rossi potrà pianificare l'orario del Dipartimento di storia utilizzando le proprie aule senza alcuna limitazione (non vi sono aule nel tab AULE SU PRENOTAZIONE).

Se l'utente l.bianchi avrà bisogno per pianificare l'orario del Dipartimento di lettere delle aule Aula_4S e Aula_5S, essendo queste presenti nel tab AULE del priorio contesto le potrà vedere e utilizzare con la limitazione che ogni sua richiestra dovrà essere vagliata dall'utente s.bianchi che potrà rifiutare o confermare la prenotazione. 

ESEMPIO 2: UNA STRUTTURA CON SOLO ALCUNE AULE SOTTO PRENOTAZIONE

L'utente l.bianchi lavora per il Dipartimento di lettere. Il dipartimento di lettere ha in gestione tre aule: Aula_1L, Aula_2L, Aula_3L. Di queste tre però l'Aula_1L è spesso utilizzata dalla segreteria del dipartimento per effettuare delle attività interne. Per questo motivo il dipartimento vuole controllarne l'occupazione e la concede solo su prenotazione.

Per gestire questa situazione è necessario avere 2 contesti:

• Dip_LETTERE in cui:
  > nel tab AULE sono incluse tutte le aule della struttura (Aula_1L, Aula_2L, Aula_3L);
  > nel tab AULE SU PRENOTAZIONI è inserita solo l'Aula_3L;
  > nel tab UTENTI è presente l'utente l.bianchi assieme a tutti coloro che si occuperanno della pianificazione (ossia principalmente gli utenti con ruolo creatoreEventi e creatoreImpegniPersonali).
  
  
• Dip_LETTERE_COMPLETO in cui:
  > nel tab AULE sono incluse tutte le aule della struttura (Aula_1L, Aula_2L, Aula_3L);
  > nel tab AULE SU PRENOTAZIONE non ci sono risorse;
  > nel tab UTENTI è presente l'utente l.bianchi che ha tra i suoi ruoli anche "confermatore".

Il primo contesto è necessario affinché gli utenti (incluso l.bianchi) possano procedere a pianificare impegni disponendo di tutte le aule del dipartimento, anche di quella soggetta a prenotazione.

Il secondo contesto è necessario affinché la segreteria di dipartimento, nella figura dell'utente confermatore l.bianchi, possa vagliare tutte le prenotazioni dell'Aula_3L.

Se non esistesse il secondo contesto l'utente l.bianchi non avrebbe modo di confermare o rifiutare le prenotazioni in quanto facente parte di un contesto in cui quell'aula può solo essere prenotata (il contesto "vince" sempre sul ruolo).