2.Creazione contratto al personale

Per creare un nuovo DG Contratto A Personale è necessario seguire il seguente percorso:

Documenti gestionali -→ Accesso per cicli (Fig. 1 
 Figura 1

Entrati nella funzione, si deve aprire la cartella "Ciclo Compensi" e selezionare, nella riga relativa a "Contratto A Personale", la funzione (Fig. 2).

Figura 2

1.1 Dati di testata

Entrati nel DG, i primi dati da compilare sono quelli relativi al Tab Testata (Fig. 3). Il dettaglio dei campi viene riportato nella tabella sottostante.

Figura 3

Di seguito una breve spiegazione dei campi dell'estensione Testata.

Si precisa che gli attributi UO_ORIGINE e UO_NUMERANTE consentono di riferire il documento alla struttura organizzativa. Esiste una tabella di configurazione in cui sono definite le corrispondenze tra UO_ORIGINE ed UO_NUMERANTE per ANNO e TIPO DG. Non si prevede l'obbligatorietà delle associazioni: data una UO di origine, il tipo DG e l'anno del documento, il sistema valorizza l'UO numerante interrogando la tabella di associazione. Se non esiste corrispondenza nella tabella di configurazione (per quell'anno e tipo DG), si assume che la UO numerante coincida con la UO origine.
È prevista una funzione applicativa per la gestione di queste associazioni.

1.2 Dati del percipiente

Compilato il Tab Testata, occorre compilare il Tab Percipiente (Fig. 4), contenente i campi relativi al soggetto a cui è intestato il contratto.

Figura 4

Di seguito una breve spiegazione dei campi dell'estensione Percipiente.

Figura 5

Figura 6

1.3 Dati del Contratto

Inseriti i dati relativi al percipiente, occorre richiamare il Tab Contratto (Fig. 7), contenente i campi che caratterizzano il contratto.

Figura 7

Di seguito una breve spiegazione dei campi dell'estensione Contratto.

Figura 8

Onde evitare la perdita dei dati inseriti, a partire da questo Tab, è possibile effettuare salvataggi intermedi in Stato "Bozza", cliccando alternativamente sul pulsante  (per restare nella modalità modifica del DG) o  (per passare alla modalità consultazione del DG) posti in alto a sinistra. Verrà così già assegnato un IDDG al Documento Gestionale.
Si presti, tuttavia attenzione, che tale operazione è possibile solo dopo aver compilato almeno i campi "Tipo Attività", "Data Inizio" e "Data Fine".

1.4 Dati relativi al Trattamento Economico

Inseriti i dati relativi al contratto, occorre richiamare il Tab Trattamento Economico (Fig. 9).In questo Tab vanno inserite le voci di compenso e di trattamento previdenziale/fiscale che permetteranno il corretto calcolo dei successivi compensi, che saranno creati alla liquidazione delle rate.

Figura 9

La voce di compenso è quella che definisce la tipologia della prestazione. E' sempre necessario che sia presente una voce di compenso nel contratto. Si presti attenzione che all'interno del DG Contratto è possibile inserire SOLO una voce di compenso.
Oltre alla voce di compenso è possibile inserire anche le voci di trattamento previdenziale/fiscale, che dipendono strettamente dalla posizione contributivo/fiscale dichiarata dal soggetto. Se ad esempio il percipiente ha altra copertura previdenziale può richiedere l'applicazione dell'aliquota INPS ridotta, oppure può richiedere l'applicazione dell'aliquota IRPEF marginale anziché di quella progressiva a scaglioni.
Per tutte queste situazioni va inserita una voce apposita.
Per inserire una voce è necessario innanzitutto cliccare sul pulsante  . Il sistema creerà una nuova riga di dettaglio e l'operatore dovrà attivare la ricerca, tramite l'utilizzo della funzione di ricerca posta sulla destra del campo "Voce".
Nel pannello di ricerca il sistema presenta l'elenco delle voci di compenso e di trattamento coerenti con la posizione indicata nel Tab Percipiente, come mostrato in Fig. 10.

Figura 10

Per assegnare una voce al documento, si deve digitare su uno qualunque dei campi relativi alla riga individuata.
A seconda delle caratteristiche della voce selezionata, il sistema, se necessario, chiederà di indicare ulteriori informazioni, a seconda dei casi, attivando la funzione di ricerca posta sulla destra dei campi stessi, o effettuando l'inserimento manuale, quali importo, aliquota, codice Soggetto collettivo, codice IVA, capitolo, parti.
Si ricordi che il sistema permette di inserire una sola voce di compenso. Per tale voce di compenso non deve essere compilato l'importo, perché il sistema lo deriva dalle rate del contratto, mentre, se necessario, verrà richiesto il capitolo, che poi permetterà al sistema di derivare le corrette voci Coge e Coan da utilizzare nella parte relativa ai dati contabili.
Inserita la voce di compenso, per inserire ulteriori voci occorrerà digitare nuovamente sul pulsante "Nuovo Dettaglio".
E' possibile, inoltre, cancellare una Voce erroneamente inserita o duplicarla, tramite gli appositi pulsanti e , posti in corrispondenza di ciascuna riga di dettaglio.
Nel Tab Trattamento Economico il sistema presenterà precompilate le eventuali voci di trattamento previdenziale/fiscale, inserite per quel percipiente nella Scheda dei dati fiscali e previdenziali, che siano compatibili con la posizione del percipiente selezionata nel contratto. Tali voci non sono mai modificabili (all'interno della gestione del DG) da parte dell'operatore. Infatti, nel caso in cui, dopo la creazione del contratto, dovesse nascere la necessità di apportare modifiche/integrazioni alle informazioni inserite nella Scheda dati fiscali e previdenziali, per aggiornare le voci di trattamento economico nel contratto occorrerà digitare sul pulsante STIMA COSTI.

Nell'esempio riportato in Fig. 9 il sistema ha inserito la voce che nel compenso permetterà di applicare l'aliquota INPS da gestione separata in misura ridotta.
Oltre alle voci di trattamento fiscale/previdenziale ereditate dalla Scheda dei dati fiscali e previdenziali, il sistema presenterà già precompilate le eventuali voci automatiche necessarie al calcolo. Nell'esempio riportato in Fig. 9, il sistema, ha inserito la voce 04478 (Imponibile teorico automatico INAIL), che nel DG Compenso permetterà di riportare il corretto imponibile INAIL.
Relativamente la voce 04478 "Imponibile teorico automatico INAIL", essa sarà inserita nel tab Trattamento Economico:

• all'atto della creazione del DG Contratto: qualora il DG Contratto che si inserendo non abbia come DG predecessore il DG Precontratto;
• all'atto dell'operazione "Completa": qualora il DG Contratto che si inserendo abbia come predecessore il DG Precontratto.

1.5 Dati Trasparenza

Qualora il Documento Gestionale contenga dati che devono essere pubblicati per adempiere agli obblighi di trasparenza, è necessario compilare il Tab Dati Trasparenza (Fig. 11).

Figura 11

Tale pannello è presente nei DG: Autorizzazione incarico, Contratto al personale, Contratto passivo, Ordine e Pre-generico di uscita. Tuttavia, mentre per i DG Autorizzazione Incarico e Contratto al personale, la compilazione dei dati relativi alla trasparenza sarà richiesta obbligatoriamente dal sistema, se il tipo di contratto selezionato nel documento è uno di quelli per cui l'Ente prevede la pubblicazione sul portale d'Ateneo, per le altre tipologie di documento (per le quali non è possibile stabilire a priori se il documento sia soggetto o meno agli obblighi di trasparenza), sarà l'utente a compilare correttamente i dati della trasparenza ove necessario.

Come inserire i dati relativi la trasparenza?
Parte delle informazioni richieste dal D.L. 83/2012 sono di fatto già presenti nei documenti indicati (nome del soggetto, importo). Tuttavia la norma richiede informazioni aggiuntive che è necessario inserire.
Posizionandosi nel Tab Dati Trasparenza e cliccando sul pulsante "Crea"  , il sistema predisporrà una serie di campi in cui inserire le informazioni necessarie (Fig. 12). Analogamente, per eliminare completamente le informazioni inserite, sarà necessario cliccare sul pulsante  .

Figura 12

Di seguito una breve spiegazione dei campi dell'estensione Trasparenza.

Nel caso venga scelta una modalità di individuazione per cui sia attivo il flag 'Gara/appalti', il sistema richiederà di compilare obbligatoriamente la sezione denominata "Elenco operatori invitati", si dovrà digitare sul tasto nuovo dettaglio e si dovranno compilare i relativi campi (Figura 13).

Il sistema inserirà in automatico una riga nel pannello ‘Operatori Invitati’, indicando come operatore invitato l’intestatario del documento gestionale e attivando il flag ‘Aggiudicatario’. L'operatore dovrà quindi aggiungere solamente gli ulteriori eventuali operatori invitati.

Figura 13

Di seguito una breve spiegazione dei campi dell'estensione Elenco operatori invitati.

E' inoltre possibile allegare i documenti relativi a: progetto selezionato, curriculum del soggetto incaricato, contratto e capitolato della prestazione, fornitura o servizio.
Per allegare questi documenti occorrerà aprire il Tab Allegati (Fig. 14) e cliccare sul pulsante "Upload"  .

Figura 14

Il sistema presenterà un pannello intermedio in cui l'operatore potrà selezionare la tipologia del documento che vuole allegare, ed il cui caricamento deve essere confermato cliccando sul pulsante "Upload" (Fig. 15).

Figura 15

Tale operazione dovrà essere effettuata tante volte quanti sono i documenti da allegare. Terminata tale operazione, per chiudere il pannello sarà necessario cliccare sul pulsante "Chiudi" posto in alto a sinistra. Il sistema tornerà nella schermata principale e l'operatore potrà selezionare la tipologia di documento (campo "Categoria"), così da poter distinguere le tipologie archiviate (Fig. 16).
E', tuttavia, possibile eliminare e/o scaricare gli allegati eventualmente inseriti, cliccando rispettivamente sui pulsanti e .

  Figura 16

Dalla versione di Ugov 18.12.01.00 per tutti i tipi contratto a personale esterno con Data inizio competenza dal 2019 e tipo contratto soggetto ad anagrafe delle prestazioni il sistema impedisce il salvataggio dal completa in poi se non sono presenti gli allegati obbligatori per l'anagrafe delle prestazioni.

Gli allegati obbligatori sono il Curriculum e la Dichiarazione Altri Incarichi ex art. 15 D. Lgs. 33/2013. Questi files devono essere inseriti nel tab Allegati del contratto con selezionando la relativa Categoria.

E' presente  nel menù  Documenti gestionali / Amministrazione / Parametri , il parametro MAX_DIM_ALLEGATO_ANAG_PREST  che da la possibilità di inserire la dimensione massima degli allegati dell'anagrafe tramite il  valore espresso in KB .

Dalla versione di Ugov 20.09.00.00 per chi crea i contratti relativi agli incarichi di docenza esterni da Ugov didattica con l'integrazione, ora al salvataggio del contratto al personale, se viene indicato un tipo contratto valido ai fini dell'anagrafe delle prestazioni e in presenza del parametro INTEGR_DIDATTICA_ALLEGATI, dalla data indicata impostata nel parametro il sistema non richiederà più di inserire gli allegati obbligatori CV e Dichiarazione Altri Incarichi, che verranno recuperati da CSA quando produrrà il file da inviare alla Funzione Pubblica, direttamente dalle tabelle di didattica.
Per evitare disallineamenti, al salvataggio del contratto viene però fatto un controllo, che tali allegati siano presenti nella copertura in Didattica, associata allo stesso. Nel caso non lo siano, comparirà un messaggio bloccante che impedirà di salvare il documento. (Fig. 17)

Figura 17

Nel caso veda grigiato il pulsante Upload nel tab Allegati, deve contattare l'Amministrazione dell'Ateneo per farsi assegnare alla sua utenza il diritto DG94_CHANGE_ATTACHMENT
'Abilitazione alla modifica degli allegati'.

I documenti allegati in questo modo potranno essere pubblicati (tramite un link) sul portale dell'Ente insieme alle altre informazioni.

Pubblicazione

Per rendere visibili le informazioni inserite nel Documento Gestionale, è necessario effettuare l'operazione "Pubblica"(operazione che si renderà effettuabile solo dopo aver Completato il DG). In questo modo il Documento Gestionale passerà nello stato "PUBBLICATO" (18) ed i suoi dati risulteranno disponibili per la pubblicazione sul portale. Fino a che non verrà eseguita tale operazione, i dati inseriti nel documento non saranno visibili sul portale.

Figura 18

Come funziona dal punto di vista tecnico?
I dati inseriti nei documenti in stato "PUBBLICATO" vengono esposti attraverso la nuova vista pubblica _V_IE_DG_DATI_TRASPARENZA{_}.
Ogni Ente potrà utilizzare questa vista per prelevare i dati della trasparenza e renderli visibili nelle sezioni del portale dedicate alla trasparenza, secondo quanto già deciso dall'Ente stesso.
Per gli Enti che hanno già adottato la soluzione Portale U-GOV, la pubblicazione di questi dati nel portale potrà essere analizzata e valutata da CINECA in accordo con l'Ente per trovare la migliore soluzione Per i dettagli relativi alla vista _V_IE_DG_DATI_TRASPARENZA_ si rimanda alla documentazione tecnica che viene distribuita insieme agli aggiornamenti di prodotto.

1.5.1Annulla pubblicazione

Qualora sia necessario apportare delle modifiche ad un contratto già pubblicato dovrà essere eseguita l'operazione "Annulla pubblicazione".(Fig.19)

Figura 19


Lo stato applicativo del contratto passerà da "Pubblicato" a "Da pubblicare". (Fig.20)

Figura 20

Dopo avere effettuato le modifiche necessarie sarà possibile ripubblicare il contratto eseguendo l'operazione "Pubblica".

1.5.2 Dati Trasparenza_Pubblicazione massiva dei contratti

E' possibile pubblicare massivamente i contratti in stato "da pubblicare".
Nel pannello di ricerca del documento gestionale Contratto al personale, filtrando contemporaneamente:

• inCriteri Generali per lo Stato Completo; (Fig.21)
  
  
  Figura 21

• negli Stati Applicativi per Stato Pubblica_ da pubblicare(Fig.22)

Figura 22


Cliccando su Recupera, il sistema mostrerà l'elenco dei contratti da pubblicare.  (Fig.23)

 

Figura 23

Dopo aver recuperato i contratti, sarà possibile cliccare su OPERAZIONI e selezionando l'operazione Pubblica e il tasto ESEGUI SUBITO avverrà la pubblicazione in modo massivo. (Fig.24)

Figura 24

Per poter operare in tal senso è necessario attribuire direttamente agli Utenti o al Gruppo, il diritto DG94_FSM_EXECUTE - Accesso alla funzione di esecuzione massiva di transizioni. Il diritto è da ricercare tramite il Tab Autorizzazioni - Pannello Diritti – tasto Diritti, ed i filtri: Area DOCUMENTI GESTIONALI, Modulo DOCUMENTI GESTIONALI, Funzione FUNZIONE MENU - Modifica .
Per aggiungere il diritto cliccare sul tasto + verde in corrispondenza del singolo ruolo autorizzativo – SALVA.

1.6 Dati relativi agli eventuali Enti finanziatori

Qualora il contratto sia stato finanziato tutto, o in parte, da soggetti terzi, è possibile compilare il Tab Enti Finanziatori (Fig. 25), contenente le informazioni relative agli eventuali enti esterni che hanno, in tutto, o in parte, finanziato tale contratto, con la possibilità di indicare anche l'importo finanziato e/o la % di finanziamento.

La valorizzazione dei campi è obbligatoria a seconda delle configurazioni richieste dall'Ateneo. In base al tipo fondo finanziamento indicato potrà essere richiesta la compilazione dell'ente finanziatore.

Nel caso si voglia indicare nella banca dati MIUR (BDM) che il contratto è finanziato in tutto o in parte da soggetti terzi, in tale pannello deve essere compilato l'ente/i che finanzia il contratto (l'ente deve essere presente nella rubrica Ugov) e la percentuale di finanziamento.

Valorizzando il pannello enti finanziatori, al salvataggio, il sistema inserirà nel pannello trattamento economico la voce 14097: 'Attribuzione compensi u-gov BDM enti', o la voce 14242 - Attribuzione compensi U-GOV BDM RICF che permetterà di avere la corretta informazione per la BDM.

L'ente finanziatore verrà precompilato dal sistema, nel caso nel pannello testata del contratto si sia indicato un progetto, che abbia valorizzato nella sua anagrafica uno o più enti finanziatori.

Figura 25

Si precisa che per inserire un ente finanziatore questo deve essere presente in Rubrica U-GOV.
Per inserire un ente finanziatore è necessario innanzitutto cliccare sul pulsante  . Il sistema creerà una nuova riga di dettaglio. Se ci si ricorda il codice anagrafico dell'ente finanziatore si può indicare direttamente, altrimenti si dovrà attivare la ricerca, tramite l'utilizzo della funzione di ricerca posta sulla destra del campo "Ente finanziatore".
Inserito l'ente finanziatore, per inserirne ulteriori occorrerà digitare nuovamente sul pulsante "Nuovo Dettaglio".
E' possibile, inoltre, cancellare un ente erroneamente inserito o duplicarlo, tramite gli appositi pulsanti e , posti in corrispondenza di ciascuna riga di dettaglio.

1.7 Variazioni del contratto

Qualora al contratto di riferimento siano state apportate delle variazioni (interruzione, sospensione, proroga/ripresa sospensione), nel Tab Variazioni del contratto il sistema riporterà le tipologie di variazioni al contratto che sono state effettuate dall'operatore (Fig. 26).

Figura 26 
Le variazioni si attivano scegliendo dal menù a tendina posto in alto a destra la variazione di interesse e digitando sul pulsante  , come mostrato in Fig. 27.
Si presti attenzione che prima di effettuare ciascuna variazione occorre cancellare le scritture COAN Anticipate di tutte le rate ancora non associate a compenso.

Figura 27

Per ciascuna variazione intervenuta, che sia INTERRUZIONE, PROROGA o SOSPENSIONE, il sistema richiederà una serie di informazioni, quali data di interruzione/proroga/sospensione e motivazione .

Per ulteriori dettagli si rimanda al manuale specifico "Variazioni Contratto al Personale".

1.8 Dati relativi all'IVA

Nel caso in cui si stia inserendo un contratto ad un lavoratore autonomo abituale (Ruolo PR) in attività commerciale, sarà necessario compilare anche il Tab Iva, in cui inserire i dati relativi all' IVA, che saranno poi ereditati nei compensi creati dal contratto (Fig. 28).


Figura 28
Posizionandosi nel Tab Iva e cliccando sul pulsante  , il sistema predisporrà una serie di campi in cui inserire le informazioni necessarie (Fig. 29). Analogamente, per eliminare completamente le informazioni inserite, sarà necessario cliccare sul pulsante  .


Figura 29

Di seguito una breve spiegazione dei campi dell'estensione Iva.

1.9 Dati del Documentale

1.10 Calcolo delle Rate del contratto

Inserite le voci di trattamento, si può calcolare il contratto, cliccando sul pulsante  , come mostrato in Fig. 31.

Figura 31

Con il calcolo, il sistema conteggia le rate del contratto in base alle informazioni inserite nel Tab Contratto e, se la posizione selezionata prevede il calcolo dell'INAIL, conteggia anche, per ogni mese previsto nel contratto, il corretto imponibile INAIL di ogni rata, tenendo conto di eventuali sovrapposizioni con altri contratti intestati allo stesso percipiente.

RATE

Terminato il calcolo, per visualizzare le rate occorre posizionarsi nel Tab Rate, come mostrato in Fig. 32.

Figura 32

Di seguito una breve spiegazione dei campi dell'estensione Rata.

INAIL

Per visualizzare il dettaglio INAIL (imponibile rata e mesi di riferimento), occorre posizionarsi nel Tab Rate, selezionare la rata di interesse e aprire il Tab INAIL, posto in basso sotto la griglia come da Fig. 33.

Figura 33

RIDETERMINAZIONE IMPONIBILI INAIL

Ogni volta che vengono ricalcolate le rate del contratto (utilizzando il pulsante "Calcola rate" o "Stima costi contratto"), il sistema ridetermina anche gli imponibili INAIL per le rate ancora da liquidare. Possono, però, presentarsi situazioni in cui sia necessario ricalcolare gli imponibili INAIL, anche se non sono intervenute modifiche nel contratto che comportino la necessità di ricalcolare le rate. Caso tipico è quando l'INAIL comunica l'aggiornamento dei minimali e massimali per il nuovo anno, con conseguente necessità di aggiornare i calcoli degli imponibili INAIL per i contratti aperti.
In questi casi, per ricalcolare gli imponibili INAIL, occorre digitare sul pulsante  , come mostrato in Fig. 34.

 
Figura 34

Questa funzione rideterminerà solo gli imponibili INAIL collegati alle singole rate ancora da liquidare, senza modificare nessun altro dato del contratto. Tale funzione si attiva solo dopo che il contratto è stato completato.

INAIL ESTERNO

Qualora il percipiente comunichi di avere altri rapporti di collaborazione coordinata e continuativa con un datore di lavoro esterno, in periodi sovrapposti a quelli liquidati con il contratto che si è creato, è possibile inserire questa informazione nel Tab INAIL, in modo che il calcolo dell'imponibile INAIL ne tenga conto.
Per inserire questa informazione è necessario posizionarsi sulla prima rata del contratto e nel Tab INAIL cliccare sul pulsante  . Il sistema creerà una nuova riga di dettaglio, in cui si dovrà inserire anno, mese e imponibile a cui si riferisce la sovrapposizione. Il flag Esterno risulterà valorizzato in automatico, come mostrato in Fig. 35

Figura 35

Nel caso in cui il soggetto comunichi che la sovrapposizione si verifica su più mesi, sarà necessario inserire tante righe di dettaglio, quanti sono i mesi di sovrapposizione.
Terminato l'inserimento dei dati esterni INAIL sarà necessario ricalcolare l'INAIL. Tale operazione potrà essere effettuata cliccando, alternativamente, su "Calcola Rate" o su "Calcola imponibili INAIL".

1.11 Completamento del DG Contratto

Calcolate le rate, è possibile salvare e completare il documento digitando sul pulsante  .


Al completamento del documento, il sistema attribuisce il numero di registrazione progressivo per quella Unità Organizzativa e anno per quel tipo documento, e lo stato del documento passa da "Bozza" a "Completo" come mostrato in Fig. 36.

Figura 36

1.12 Simulazione costi del contratto

Al completamento del contratto, il sistema calcola in automatico la stima dei costi complessivi del contratto, per poter opportunamente impegnare il budget. Si tratta di una stima dei costi, perché i conteggi sono fatti considerando la normativa e le informazioni note al momento della creazione del contratto, che potranno essere variate quando si andrà, poi, a calcolare i reali compensi. I dati della stima saranno salvati dal sistema in automatico nel Tab Voci Calcolate di ogni rata, come mostrato in Fig. 37.
Per visualizzare i costi conteggiati in ogni rata, ci si deve posizionare sulla rata che interessa e aprire il Tab Voci Calcolate posto in basso sotto la griglia, come da Fig. 37. Il sistema, oltre alle voci relative agli oneri c/Ente, presenta anche le voci per i contributi/ritenute c/Percipiente. Posizionandosi su ciascuna voce calcolata, inoltre, il sistema riporta un dettaglio riepilogativo delle informazioni ad essa connessa.

Figura 37

Nel caso si inseriscano delle modifiche ai dati del contratto, sarà necessario ri-effettuare il calcolo della stima dei costi complessivi. Per ricalcolare i costi stimati, dopo aver salvato le modifiche al contratto, occorre cliccare sul pulsante  , come mostrato in Fig. 38

Figura 38

Al termine del calcolo della stima dei costi, comparirà un pannello intermedio, come quello mostrato in Fig. 39, in cui il sistema indicherà se il calcolo è andato a buon fine, o, in alternativa, se si sono verificati degli errori. Per chiudere il pannello è necessario digitare sul pulsante "OK" posto in alto a sinistra.

Figura 39

Al termine del calcolo della stima, per ogni rata il sistema avrà rideterminato i relativi costi stimati.
Per visualizzare i costi conteggiati in ogni rata, ci si deve posizionare sulla rata che interessa e aprire il Tab Voci Calcolate, come da Fig 37.
Per non perdere i dati calcolati dalla stima dei costi, è necessario salvare il contratto cliccando alternativamente o sul pulsante "Applica" o "Salva", posti in alto a sinistra.

1.12 Inserimento coordinate contabili

Per poter creare le scritture contabili dal contratto è necessario prima inserire le coordinate contabili.
Indicando i corretti dati contabili, sarà possibile, da tale DG, creare una scrittura anticipata di Coan. Il sistema richiederà di compilare sia le informazioni di Coge, che di Coan.
Le informazioni richieste in Coge riguardano il tipo di Unità economica, ossia l'unità interna all'Ateneo dotata di autonomia di bilancio (Dipartimento), e la voce dei piani dei conti Coge. In Coge il contratto al personale non genera alcuna registrazione, che avviene nella fase successiva di creazione del compenso. L'inserimento dei dati contabili in questo documento ha quindi valore informativo ed è propedeutico alle successive registrazioni in Coan.
In Coan si genera una scrittura Anticipata che serve ad attivare preventivamente un impegno di budget. La contabilizzazione del contratto al personale, infatti, decurta la disponibilità di budget dell'unità analitica con la registrazione di una scrittura Anticipata sul Cdc, mediante la quale viene effettuato un controllo preventivo vincolante.
Le voci Coan sono recepite in base alle voci Coge e normalmente coincidono con le voci di costo - ricavo di esercizio e pluriennali del piano dei conti Coge.
Per attivare la funzione di creazione delle estensioni contabili è necessario cliccare sul pulsante  , posto in alto a sinistra.

TAB COGE DELLA RATA
Per inserire l'estensione Coge è necessario posizionarsi nel Tab COGE e cliccare sul pulsante  (Fig.40).

Figura 40

Il sistema, a questo punto, richiederà all'utente di selezionare l'Attività Siope (Fig. 41) Selezionata una delle attività proposte, si dovrà cliccare sul pulsante "Applica".

Figura 41

Se il sistema non dovesse riuscire a derivare in automatico la voce di contropartita (debito) collegata al percipiente a cui è intestato il contratto, verrà proposto un pannello di passaggio in cui indicare, oltre all'Attività Siope, la voce Coge di contropartita.
Per indicare il conto di contropartita occorre: o digitare la chiave del conto, se la si ricorda, o attivare la ricerca . Il sistema presenterà solo le voci di contropartita collegate a quell'anagrafica. Selezionata una delle voci proposte, si dovrà cliccare sul pulsante"Applica".

Il sistema presenterà una finestra intermedia in cui avvisa che le estensioni Coge sono state correttamente create, come mostrato in Fig. 42. Per chiudere il pannello, si dovrà cliccare sul pulsante "OK".

Figura 42

Con la funzione crea estensioni, il sistema creerà per tutte le rate del contratto le righe di estensione: sia quella principale, che tutte le estensioni secondarie, in cui proporrà sia una riga passiva per ogni voce di costo c/Ente a contabilizzazione separata, sia delle righe attive per le voci di contributi e ritenute c/Percipiente e c/Ente, per le quali si aprirà il debito in c/liquidazione, in attesa del successivo versamento (Fig. 43). Tutti i campi delle estensioni saranno derivati dal sistema in base alle configurazioni definite e ai dati inseriti nel contratto (eventuale progetto, capitolo della voce di compenso ecc.).

Figura 43

Di seguito una breve spiegazione dei campi dell'estensione Coge.

TAB COAN DELLA RATA
Per inserire l'estensione Coan è necessario posizionarsi nel Tab COAN e cliccare sul pulsante  (Fig. 44).

Figura 44

Il sistema presenterà una finestra apposita per la compilazione dei dati Coan in cui sarà necessario indicare l'UA e l'eventuale Dimensione Analitica. Inserite le informazioni necessarie si dovrà digitare sul pulsante "Applica", come mostrato in Fig. 45.

Figura 45

Il sistema presenterà una finestra intermedia in cui avvisa che le estensioni Coan sono state correttamente create. Per chiudere il pannello, si dovrà cliccare sul pulsante "OK".

Per ogni rata, il sistema creerà le varie estensioni Coan in base alle voci indicate nelle estensioni Coge di ogni rata che si riferiscono a dei costi, come mostrato in Fig. 46 e sarà poi necessario salvare il lavoro effettuato cliccando sul pulsante "Salva".

Figura 46

Di seguito una breve spiegazione dei campi dell'estensione Coan.

Inseriti i dati obbligatori dell'estensione Coan, sarà i necessario salvare il lavoro effettuato cliccando sul pulsante "Salva".

Con la versione DG 22.48.00.00 è stato implementato un controllo informativo all'interno dei documenti gestionali nei seguenti casi:
- quando nelle estensioni coan viene utilizzato un progetto anagrafato nel nodo progetto con CUP, ma nelle estensioni coge non risulta presente alcun CUP.
- quando nelle estensioni coan viene utilizzato un progetto anagrafato nel nodo progetto con un determinato CUP, ma nelle estensioni coge risulta un CUP diverso da quello inserito nel nodo progetto.

1.13 Creazione scritture contabili

Inserite le coordinate contabili si può creare la scrittura anticipata di Coan direttamente dal documento, in modo da impegnare il budget per il costo presunto del contratto. Per farlo è necessario scegliere dal menù a tendina posto in alto a destra, l'operazione "Crea scrittura Coan Anticipata Per Dg" o l'operazione "Crea scrittura Coan Anticipata Dett Dg" e digitando sul pulsante  (Fig. 47). La prima operazione creerà un'unica scrittura anticipata per tutto il contratto. La seconda creerà una scrittura per ogni rata del contratto. Per poter gestire eventuali modifiche future al contratto, una volta liquidate alcune rate., si consiglia, quindi, di scegliere la seconda operazione.

Figura 47

Il sistema richiederà eventualmente l'indicazione dell'anno di registrazione e dell'UA da utilizzare nella scrittura e poi apparirà un pannello intermedio, in cui si potrà scegliere se effettuare la registrazione con visore (visualizzando prima i dati della scrittura che il sistema salverebbe) o senza. Inoltre, all'interno di tale pannello si deve attivare il flag nella riga relativa al contratto esplodendo il dettaglio con la freccia verde e selezionando le righe delle rate del contratto per le quali si vuole procedere a contabilizzazione (tutte o solo alcune) e poi digitare sul tasto  (Fig. 48).

Figura 48

Il sistema riporterà poi nella parte bassa del pannello la riga del contratto, da confermare per la contabilizzazione, dapprima attivando il flag nella riga relativa al contratto o alle singole estensioni del contratto, e poi digitando sul tasto  (Fig. 49).

Figura 49

A questo punto se si è scelto di fare la scrittura senza visore il sistema comunicherà il numero della scrittura salvata;se, invece si è scelto di farla con visore apparirà un pannello intermedio in cui sarà mostrata la scrittura che verrà salvata e per salvarla sarà necessario digitare su  .
Per uscire dal pannello della scrittura salvata sarà necessario digitare alternativamente sui pulsanti  , o  .
Salvata la scrittura contabile è possibile creare il compenso dalle rate del contratto. Per la creazione del compenso si veda l'apposita scheda del manuale.

1.14 Applica Conguaglio

Ci può essere la necessità, di dover calcolare un conguaglio di tutte le somme liquidate al percipiente nell'anno, senza avere più alcun compenso da liquidare. In questo caso è possibile creare un compenso apposito senza voci di trattamento economico, che lanci solo il calcolo del conguaglio. Ciò è possibile digitando il pulsante  , come mostrato in Fig. 50

Figura 50

Cliccando su "Applica Conguaglio", il sistema aprirà un pannello intermedio in cui l'utente potrà selezionare l'anno in cui deve essere creato il compenso con conguaglio. Nel pannello verrà proposto dal sistema l'anno, che corrisponde all'esercizio corrente, retrodatabile da parte dell'utente, il quale potrà quindi inserire un anno precedente a quello proposto, ma mai un anno futuro (Fig. 51). Variando l'anno sarà possibile pertanto calcolare con conguaglio anni precedenti (N.B. verificare prima che non sia passato il TRAVASO CSA).

Figura 51 
Cliccando su "Ok" all'indicazione dell'anno, il sistema creerà, nell'anno indicato, un DG Compenso in stato "Bozza", non relazionato al contratto (Fig. 52), ricercabile tramite la funzione di ricerca dei DG Compenso.

Figura 52

La descrizione del DG Compenso sarà "Conguaglio contratto n. xx del gg/mm/aa" – Descrizione del Contratto". Il periodo di competenza del DG sarà pari alla data inizio validità del contratto per assicurare un corretto conteggio dei giorni di detrazione.

Non sarà necessario inserire alcuna voce di compenso ma basterà completare e calcolare il documento.

La creazione delle estensioni contabili seguirà le regole di un normale DG Compenso.

1.15 Compenso a rettifica

Può accadere che si renda necessario rettificare un compenso pagato ad un percipiente sbagliato oppure con valori non dovuti per quel compenso. Se il compenso è già stato pagato dalla banca e/o è già stato incluso in un adempimento, allora in U-GOV non potrà essere effettuata alcuna modifica a quel compenso.

In questi casi sarà sempre necessario creare un "Compenso a rettifica" per sistemare l'errore commesso. La gestione corretta di tale modifica sarà sempre a cura dell'operatore.

Nel caso in cui sia necessario recuperare una somma da un percipiente per il cui ruolo l'ateneo preveda il DG contratto obbligatorio, sarà possibile, a partire dal DG Contratto, gestire la creazione di un compenso con voci ad importo negativo. Tale funzionalità è attivabile direttamente dal contratto tramite il pulsante  (Fig. 53).

Figura 53

Il compenso a rettifica può essere di due tipi:

Compenso a rettifica dell'imponibile erogato (da utilizzare quando si è erogata al percipiente una somma non dovuta), o compenso a rettifica di soli contributi e ritenute (da utilizzare quando la somma erogata era corretta, ma si è sbagliato ad applicare alcuni contributi o ritenute, es. non è stata applicata la corretta aliquota INPS).

Cliccando su "Compenso a rettifica", il sistema aprirà un pannello intermedio (Fig. 54) in cui l'utente per prima cosa dovrà scegliere la tipologia di compenso a rettifica che vuole creare, selezionando il valore corretto dalla tendina 'tipo documento'.

Potrà poi selezionare l'anno in cui deve essere creato il compenso a rettifica. Nel pannello verrà proposto dal sistema l'anno, che corrisponde all'esercizio corrente, retrodatabile da parte dell'utente, il quale potrà quindi inserire un anno precedente a quello proposto, ma mai un anno futuro.

Si dovranno poi valorizzare i campi: data inizio e data fine. La data inizio e la data fine corrispondono alla data inizio e fine del compenso che occorre rettificare.

Il campo l'importo verrà richiesto solo nel caso si scelga come tipo documento 'Compenso a rettifica'. L'importo da rettificare va inserito con segno negativo (Fig.55).

 
Figura 54

Figura 55

Cliccando su "Ok", il sistema controlla che le date inizio e fine indicate, siano comprese nel periodo di competenza del contratto e creerà un DG Compenso, non relazionato al contratto (Fig. 56), ricercabile tramite la funzione di ricerca dei DG Compenso.

Figura 56

La descrizione del DG Compenso sarà "Rettifica contratto n. xx del gg/mm/aa" – Descrizione del Contratto".

1.COMPENSO A RETTIFICA

Nel caso di compenso a rettifica di imponibile, il sistema crea il compenso in stato 'Completo'.
Tutte le voci di trattamento economico saranno ereditate dal contratto e le voci di compenso avranno importo negativo.
Il sistema nel calcolo del compenso a rettifica non calcola in automatico la rettifica delle ritenute fiscali. L'operatore deve quindi inserire l'apposita voce di rettifica delle ritenute fiscale (con segno -), nel pannello trattamento economico, prima di calcolare il compenso.
Effettuato il calcolo del compenso a rettifica, la creazione delle estensioni contabili seguirà le regole di creazione di un normale DG Compenso.

2. COMPENSO A RETTIFICA DI SOLI CONTRIBUTI E RITENUTE

Nel caso di compenso a rettifica di soli contributi e ritenute, il sistema crea il compenso in stato 'Bozza' perché, non essendoci rettifica di imponibile, ma solo di contributi e ritenute, il sistema non può inserire in automatico nessuna voce nel pannello del trattamento economico.
L'utente deve inserire le voci di contributi e/o ritenute da rettificare nel pannello trattamento economico.
Le voci possono avere sia segno positivo, che segno negativo, a seconda del tipo di rettifica che si debba operare.
Completato il documento ed effettuato il calcolo del compenso a rettifica, la creazione delle estensioni contabili seguirà le regole di creazione di un normale DG Compenso.

COMPENSO A RETTIFICA e COMPENSO A RETTIFICA DI SOLI CONTRIBUTI E RITENUTE CON CONGUAGLIO

Nei compensi a rettifica e in quelli di soli contributi e ritenute,  il sistema da la possibilità di fare il calcolo con conguaglio se la posizione indicata nel compenso prevede un ruolo soggetto a conguaglio e il percipiente non ha posizioni aperte come ruoli strutturati al 31/12 dell’anno di conguaglio.

In questi casi il sistema consente all’utente di lanciare il calcolo con conguaglio,  visualizzando in un pannellino intermedio il check ‘Con conguaglio’ che di default non sarà mai valorizzato.

Lanciando il calcolo con conguaglio direttamente dal compenso a rettifica, si riesce, in un unico momento a sistemare la parte fiscale/previdenziale (se il compenso a rettifica era di soli contributi e ritenute)  senza necessità di attendere eventuali conguagli successivi alla persona.  Affinché il conguaglio possa essere applicato, l'operatore dovrà spuntare il quadratino posto a fianco dell'opzione (Fig. 57) e cliccare su ok.

Figura 57

Nel pannello delle voci calcolate il sistema presenterà tutte le voci di rettifica con segno meno, comprese le voci di conguaglio fiscale, di addizionale regionale e comunale.

1.16 Compenso voci variabili

MATRICOLE CESSATE

 
Nel caso in cui sia necessario recuperare delle voci variabili in stato "X", create da CSA (ad esempio voci di assistenza fiscale), ma non siano previsti pagamenti ad un percipiente (matricole cessate) allora sarà possibile utilizzare un'apposita funzionalità che consenta, a partire da un contratto, la creazione di un compenso che non prevede voci di compenso, ma l'associazione delle voci di cui sopra.
Tale funzionalità è attivabile direttamente dal contratto tramite il pulsante  solo se esiste per il percipiente almeno una voce variabile in stato "X" e il percipiente non ha posizioni aperte per ruoli strutturati alla data inizio contratto.
In caso di assistenza fiscale di matricole cessate, il sostituto può scegliere, per le dichiarazioni a credito, di operare l'assistenza fiscale.
La funzione di Travaso di CSA inserirà le voci di assistenza fiscale in statob "E"; per poterle liquidare in U-GOV l'utente dovrà modificare da CSA, lo stato della voce variabile da "E" a "X" e poi lanciare in U-GOV la funzione "Compenso voci var." (Fig. 58).

Figura 58

Cliccando su "Compenso voci var", il sistema aprirà un pannello intermedio (Fig.59) in cui l'utente potrà selezionare
le voci in stato "X" per quel percipiente, da agganciare al Compenso voci var. ed indicare l'anno in cui deve essere creato il Compenso voci var. Nel pannello verrà proposto dal sistema l'anno, che corrisponde all'esercizio corrente, retrodatabile da parte dell'utente, il quale potrà quindi inserire un anno precedente a quello proposto, ma mai un anno futuro.

Figura 59

Cliccando su "Ok", il sistema creerà un DG Compenso in stato "Completo", non relazionato al contratto (Fig. 60), ricercabile tramite la funzione di ricerca dei DG Compenso.
Se si dovesse avere la necessità di utilizzare il COMPENSO VOCI VAR per liquidare voci variabili nell'anno in corso (2017) da un documento gestionale contratto dell'anno precedente (2016), sarà necessario contestualizzarsi nell'anno in corso (es.2017), ricercare il documento nell'anno precedente (2016), cliccare su compenso voci variabili.

Figura 60

La descrizione del DG Compenso sarà "Recupero voci variabili contratto n. xx del gg/mm/aa" – Descrizione del Contratto".

Il compenso sarà già calcolato.

La creazione delle estensioni contabili in caso di compenso da assistenza fiscale a credito richiederà l'indicazione, da parte dell'utente,  della voce coge (solitamente si tratta di conti numerari quali "erario ritenute c.liquidazione" o

"Debiti verso Erario per IRPEF c/liquidazione") e non darà origine ad alcune estensioni COAN in questo caso.

La funzione Aggancio voci liquidate di CSA, verificherà il completamento dell'Assistenza fiscale, per i compensi che avranno la data validazione valorizzata.

Sarà necessario validare questi compensi entro e non oltre il 31/07/2016.

MATRICOLE NON CESSATE

Dopo la procedura di Caricamento File da CAAF, Gestione assistenza fiscale (per memorizzare il risultato del Caricamento) e Travaso voci assistenza fiscale per inserisce le voci variabili di assistenza fiscale, sarà possibile in U-GOV Compensi, gestire casi di assistenza fiscale per matricole ancora in servizio.
Le voci travasate da CSA verranno inserite:

• in stato "E" per le matricole che hanno una carriera solo in CSA;
• in stato "E" per le matricole che hanno una carriera sia in CSA che in U-GOV;
• in stato "X" per le matricole che hanno carriera solo in U-GOV.

Le voci in stato "X" saranno liquidate, in U-GOV, alla prima rata di compenso utile.
In U-GOV nel DG Compenso, dopo aver lanciato il "Calcolo Compenso" si aprirà una maschera come quella riportata in Fig. 61, in cui l'operatore deve selezionare la voce 2731- Saldo IRPEF da Rimborsare.

Figura 61

La voce 2731 risulterà quindi tra le voci calcolate (Fig. 62).

Figura 62

 
A questo punto in CSA Integrata, nell'archivio delle voci variabili, sarà visibile la voce 2731 solo se viene selezionata l'opzione Visualizza voci U-GOV.
 

AZZERAMENTO NETTO

Nel caso il calcolo del compenso di sole voci variabili abbia un netto negativo, perché ci sono voci a debito del percipiente e per rispettare le scadenze di versamento delle ritenute, l'Ateneo decida di anticipare il versamento delle ritenute calcolate, in attesa che il percipiente restituisca quando dovuto, si dovrà procedere ad azzerare il netto del compenso, utilizzando rispettivamente a seconda dei casi le voci:

• 09532 Debiti vari netti conguaglio fiscale;
• 09533 Debiti vari netti assistenza fiscale

1.17 Gestione dipartimenti d'eccellenza

Nel documento gestionale Contratto al personale sono state apportate le modifiche necessarie a poter correttamente comunicare al MIUR, tramite l'adempimento della Banca DAti MIUR prodotto da CSA, nell'anno 2019 gli assegni di ricerca relaviti ai fondi sui dipartimenti di eccellenza.
Perchè CSA recepisca correttamente l'informazione è necessario che in CSA le carriere generate dal contratto al personale di Ugov relative a queste casistiche abbiano un evento specifico con codice: G2 - RECLUTAMENTO DIPARTIMENTI DI ECCELLENZA 2018-2022 (ART. 1, COMMI 314-337 L. 232/2016).
Per evitare di dare un ulteriore campo da valorizzare agli operatori, che avrebbe potuto ingenerare errori, si è deciso di gestire questa informazione tramite il tipo contratto.
Gli Atenei interessati, se non lo hanno già, dovranno attivare un nuovo tipo contratto(Figura 63) specifico per gli assegni di ricerca su Fondi Dipartimenti di eccellenza, che a livello di configurazione verrà appunto associato alla causale G2.
Sarà necessario dare opportuna comunicazione a tutti gli operatori interessati dalla modifica, non solo di utilizzare il tipo contratto specifico per questa tipologia di assegni, ma anche di andare a modificare il tipo contratto su eventuali contratti inserite da gennaio a oggi. Dopo che tutti i dati saranno stati riallineati, sarà necessario andare a riestrarre la Banca dati MIUR per i mesi di gennaio e febbraio, se già inviata.
Chi fosse interessato a configurare il nuovo tipo contratto dovrà contattare il Servizio Clienti.

Figura 63

Al completamento del contratto, in CSA viene creato un’evento 200 e nella pagina 3 della carriera collegata id contratto inserito, troviamo la causale G2 Figura 64.

Figura 64

1.18 Report del DG

ALL'INTERNO DEL DG

Dal DG Contratto al personale è possibile estrarre diverse tipologie di stampe (Figura 65):

Figura 65

• Stampa Contratto: per la stampa del DG Contratto al Personale creato.

• Associazione DG: per la stampa di tutti i DG eventualmente associati ai DG Contratto al Personale.
  
  
• Stampa compensi a rettifica: per verificare i compensi a rettifica creati dal contratto a personale. La stampa riporta i seguenti campi: num registrazione, data registrazione, iddg, descrizione del documento, tipo compenso (a rettifica, o a rettifica di soli contributi e ritenute), data inizio, data fine, voce di compenso, importo voce e netto liquidato.

Scelta la tipologia di stampa che si vuole estrarre, e selezionato il formato di visualizzazione (Adobe PDF o Rich Text Format), è necessario cliccare sul pulsante  Il sistema, quindi, mostrerà un pannello intermedio in cui l'operatore potrà decidere se visualizzare o annullare la visualizzazione della stampa selezionata.

NELLE FUNZIONI DI RICERCA DEL DG

 
Nelle funzioni di ricerca del contratto al personale, dopo aver indicato gli opportuni criteri di ricerca è possibile estrarre le seguenti stampe (Fig.66):

Figura 66

• Associazione Dg: per la stampa di tutti i DG eventualmente associati ai DG Contratto al Personale creati;
  
  
• Stampa Elenco: per la stampa dell'elenco dei contratti estratti secondo i criteri di ricerca impostati;
  
  
• Stampa INAIL percipiente: per la stampa del dettaglio degli imponibili INAIL calcolati in ogni contratto intestato ad un determinato percipiente (anche liquidazioni di CSA);
  
  
• Elenco rate contratto da liquidare: tale report, in base ai contratti estratti secondo le condizioni di ricerca impostate, elencherà i contratti con rate ancora da liquidare, indicando il dettaglio delle rate per cui non si è ancora creato il compenso. Per poter produrre tale report, tra le condizioni di ricerca del contratto è stato aggiunto il Tab Criteri rata, in cui è possibile lanciare la ricerca per i criteri, importo rata, data inizio, data fine, data scadenza, imponibile INAIL, voce compenso;
  
  
• Stampa Elenco con Anagrafe Prestazioni: presenta l'elenco dei contratti estratti nelle condizioni di ricerca impostate che abbiano valorizzati i dati necessari per l'anagrafe delle prestazioni. La stampa si ottiene dettagliando le informazioni relative ad attività economica, tipo rapporto, modalità di acquisizione, N e data di autorizzazione dell'ente di appartenenza, IDAB ente di appartenenza, ID incarico.
  
  

Scelta la tipologia di stampa che si vuole estrarre, e selezionato il formato di visualizzazione (Adobe PDF, Microsoft Excel o Rich Text Format), è necessario cliccare sul pulsante  Il sistema, quindi, mostrerà un pannello intermedio in cui l'operatore potrà decidere se visualizzare o annullare la visualizzazione della stampa selezionata.