Introduzione
L'obiettivo di questo manuale è descrivere le modalità di utilizzo delle singole funzionalità contenute nella pagina "Strumenti" di Titulus, accessibile tramite apposito button dalla navbar situata sulla sinistra.
L'immagine sottostante mostra tutte le configurazioni di Titulus, la visibilità e l'utilizzo delle stesse è gestito tramite ACL. Per una specifica più puntuale sui singoli diritti si veda: Manuale utente Titulus 5 - ACL- Sezione Amministrazione
Messaggi PEC non identificati
La funzionalità permette la gestione delle PEC non riconosciute dal sistema MSA (Mail storage agent), che si occupa di scaricare le PEC in arrivo all'interno di Titulus. Tramite questa funzionalità le PEC non riconosciute vengono salvate su Titulus in questa sezione, dando così la possibilità agli amministratori di gestirle.
Per la visualizzazione della pagina relativa ai Messaggi PEC non identificati deve essere abilitato in ACL il diritto Abilita strumenti di amministrazione.
Per accedere alla pagina di visualizzazione dei Messaggi PEC non identificati si deve cliccare sull'icona "Strumenti" presente nella navbar di Titulus e su "Messaggi PEC non identificati".
Cliccando su "Messaggi PEC non identificati" si accede alla seguente schermata che mostra tutti gli indirizzi PEC configurati in Titulus con accanto il rispettivo totale delle mail non riconosciute da MSA.
È possibile cliccare in corrispondenza della singola mail per effettuare diverse azioni. Di seguito la maschera mostrata se si accede a un indirizzo PEC dall'elenco.
In alto, dal widget "Filtri" è possibile effettuare delle ricerche.
- Nel campo Cerca si può inserire una stringa di testo che verrà cercata in tutti i campi della mail;
- Attivando il toggle Solo record con bozze e cliccando su Filtra vengono cercati solo i record per i quali è stata già creata una bozza;
- Attivando il toggle Includi messaggi cancellati e cliccando su Filtra vengono cercati anche i record nel cestino;
- Nel campo Data di invio è possibile indicare una data specifica o un intervallo di date
Cliccando sul button 
è possibile espandere la sezione relativa alla singola email per poter visualizzare ulteriori dettagli:
- Da → Indirizzo Mittente
- A → Casella PEC di ricezione
- Data invio
- Allegati
- Oggetto
Cliccando sul checkbox è possibile selezionare una o più PEC. Il checkbox nell'intestazione permette di selezionare contemporaneamente tutte le PEC della pagina.
Una volta selezionata una o più PEC, a destra della pagina si apre un widget "Azioni".
Dal widget Azioni è possibile effettuare le seguenti operazioni:
- Scarica → permette di scaricare la mail come file .eml
- Crea bozza → permette di creare una bozza su Titulus a partire dal messaggio
- Rimuovi → permette di cancellare il record, che verrà comunque conservato nel cestino e può essere ripristinato
Crea bozza
Cliccando su Crea bozza:
si apre il seguente popup che descrive le azioni da confermare:
Al click su conferma viene creato un documento in bozza per ogni PEC selezionata e viene rimosso il messaggio. Tutti i messaggi rimossi possono essere ripristinati con un'altra operazione.
Eseguita l'azione viene mostrato un report dal quale è possibile accedere alla bozza di documento in arrivo appena creata per perfezionarla.
La mail gestita e cancellata è sempre ricercabile attraverso il filtro "Includi messaggi cancellati". Nei dettagli sarà visibile anche la label "Bozza creata", cliccando sulla stringa del documento sarà possibile accedervi.
Rimuovi
Cliccando su Rimuovi
si apre il seguente popup:
Al click su "Conferma" i messaggi selezionati vengono cancellati e viene mostrato il report.
I messaggi cancellati possono sempre essere ripristinati tramite il button "Ripristina cancellazione", presente solo se sono selezionati dei messaggi cancellati. I messaggi cancellati vengono mostrati con la dicitura rossa come indicato nell'immagine sottostante:
Report invii in conservazione
La funzionalità "Report invii in conservazione" produce un rapporto sugli invii in conservazione (sia automatici che manuali). Per il funzionamento e i diritti di accesso si veda il manuale Manuale utente Titulus 5 - Invio in conservazione - Report invii in conservazione
Trasferimento massivo
Per la visualizzazione della pagina relativa al Trasferimento massivo deve essere abilitato in ACL il diritto Abilita strumenti di amministrazione.
Per accedere alla pagina di visualizzazione del Trasferimento massivo si deve cliccare sull'icona "Strumenti" presente nella navbar di Titulus e su "Trasferimento massivo".
Questa funzionalità permette di trasferire massivamente documenti, fascicoli e voci di indice, assegnandoli ad un nuovo assegnatario (esempio: trasferimento da un RPA ad un altro).
Di seguito la maschera del trasferimento massivo:
L'utilizzo di questa funzione è consigliato solo per lo spostamento massivo di documenti in occasioni particolari, come il cambio del Responsabile (RPA) dei documenti in caso di pensionamento dell'utente o cambio mansione.
Nei campi Ufficio e Persona del widget "Assegnatario attuale" si devono inserire la UOR e l'utente del quale si vogliono effettuare i trasferimenti.
I campi Ufficio e Persona sono compilabili da lookup, selezionando l'utente desiderato dal menu a tendina.
Per ricercare un utente eliminato da ACL al quale sono ancora associati documenti/fascicoli/voci di indice è possibile compilare manualmente entrambi i campi Ufficio e Persona senza cliccare sulla lookup. Nel caso in cui uno dei due campi è compilato da lookup e l'altro no, Titulus restituisce il seguente alert "Occorre scegliere dai suggerimenti sia ufficio che persona, oppure scriverli entrambi manualmente".
NOTA BENE: non è possibile effettuare trasferimenti massivi tra utenti di AOO diverse. Nel caso in cui si compilino i campi dei widget "Assegnatario attuale" e "Nuovo assegnatario" con utenti di AOO diverse, verrà restituito il seguente messaggio di errore:
Un volta inseriti correttamente Ufficio e Persona sarà possibile effettuare una ricerca degli item assegnati a quell'utente cliccando sul button "Cerca" 
.
Di seguito la maschera che si apre una volta cliccato su "Cerca".
Nel widget "Ricerca" vengono restituiti tutti gli item assegnati all'utente, suddivisi nei rispettivi riquadri di competenza. Inizialmente sono selezionati di default alcuni item (RPA, RPAM, Fascicoli aperti e Raccoglitori aperti). I counter di ogni riquadro riportano il numero complessivo degli item selezionati. Come da immagine, nel riquadro documenti il counter riporta "2" che è la somma delle assegnazioni sul documento (1 RPA, 1 RPAM).
In alto a destra nel widget è presente il button Seleziona tutto 
che permette con un solo click di selezionare tutti gli item presenti nei riquadri, nel caso in cui il trasferimento debba riguardare tutti gli item assegnati all'utente.
Per deselezionare le sezioni non di default è necessario ripetere la ricerca oppure deselezionare manualmente gli item non desiderati.
È possibile filtrare per data le assegnazioni relative a documenti, fascicoli e raccoglitori utilizzando utilizzando i campi presenti nel widget in basso.
Valorizzando solo il campo Data registrazione è possibile ricercare per singola data, valorizzando entrambi i campi Data registrazione e Data di fine intervallo è possibile ricercare per range di date.
Di seguito per ogni riquadro una tabella esplicativa con la descrizione della funzione.
- Documenti
NOTA BENE: tutti i documenti compresi nel counter "Responsabile" sia di minuta che di originale non sono fascicolati. Il conteggio dei documenti fascicolati è indicato nel riquadro Fascicoli. I documenti fascicolati sono infatti trasferiti al trasferimento del rispettivo fascicolo.
| Denominazione funzione | Descrizione funzione |
|---|---|
| Toggle "Includi bozze" | La funzione includi bozze ha lo scopo di includere nel trasferimento le bozze di documento assegnate all'utente. Se attivato il toggle, i counter vengono aggiornati con il numero di documenti corretto. |
| Toggle "Includi annullati" | La funzione includi annullati ha lo scopo di includere nel trasferimento i documenti annullati assegnati all'utente. Se attivato il toggle, i counter vengono aggiornati con il numero di documenti corretto. |
Assegnazioni documento Responsabile (RPA), Co-Responsabile (CDS), Operatore, Copia Conoscenza (CC) | Ogni ruolo sul documento è accompagnato da un counter che indica la quantità di documenti che è assegnato all'utente con il ruolo indicato. (Esempio Responsabile 1, significa che all'utente ricercato nel widget "Attuale assegnatario" è assegnato un solo documento come RPA). |
Assegnazioni minuta di documento Responsabile (RPAM), Co-Responsabile (CDS), Operatore, Copia Conoscenza (CC) | Ogni ruolo sul documento è accompagnato da un counter che indica la quantità di documenti che è assegnato all'utente con il ruolo indicato. (Esempio Responsabile 1, significa che all'utente ricercato nel widget "Attuale assegnatario" è assegnato un solo documento come RPAM). |
- Fascicoli
| Informazioni fascicoli | Descrizione funzione |
|---|---|
| Aperti | Cliccando su "Aperti" verranno selezionati per il trasferimento tutti i fascicoli aperti su cui l'utente ha un ruolo (RPA, Operatore, Copia Conoscenza). |
| Chiusi | Cliccando su "Chiusi" verranno selezionati per il trasferimento tutti i fascicoli chiusi su cui l'utente ha un ruolo (RPA, Operatore, Copia Conoscenza). |
| Documenti | Il counter indica il numero di documenti contenuti nei fascicoli e sottolivelli (sottofascicoli, inserti, annessi) di cui l'utente ricercato è Responsabile. |
| Sottolivelli | Il counter indica il numero di sottolivelli contenuti nei fascicoli di cui l'utente ricercato è Responsabile. |
- Raccoglitori
| Informazioni raccoglitori | Descrizione funzione |
|---|---|
| Aperti | Cliccando su "Aperti" verranno selezionati per il trasferimento tutti i raccoglitori aperti. |
| Chiusi | Cliccando su "Chiusi" verranno selezionati per il trasferimento tutti i raccoglitori chiusi. |
- Voci di indice
| Informazioni voci di indice | Descrizione funzione |
|---|---|
| Responsabile (RPA) | Cliccando su "Responsabile" verranno selezionate tutte le voci di indice in cui l'utente è inserito come Responsabile nella sezione Assegnazioni della voce di indice. |
| Co-Responsabile (CDS) | Cliccando su "Co-responsabile" verranno selezionate tutte le voci di indice in cui l'utente è inserito come Co-responsabile nella sezione Assegnazioni della voce di indice. |
| Operatore | Cliccando su "Operatore" verranno selezionate tutte le voci di indice in cui l'utente è inserito come Operatore nella sezione Assegnazioni della voce di indice. |
| Copia Conoscenza (CC) | Cliccando su "Copia Conoscenza" verranno selezionate tutte le voci di indice in cui l'utente è inserito come Copia Conoscenza nella sezione Assegnazioni della voce di indice. |
- AOO
| Informazioni AOO | Descrizione funzione |
|---|---|
| Responsabile | Cliccando su "Responsabile" verranno selezionate tutte le AOO in cui l'utente è inserito come Responsabile della gestione documentale nella sezione Informazioni generali dell'AOO. |
| Destinatario PEC | Cliccando su "Destinatario PEC" verranno selezionate tutte le AOO in cui l'utente è inserito come Responsabile bozze di una casella PEC configurata nell'AOO. |
Nel widget "Nuovo assegnatario", nei campi Ufficio e Persona, si devono inserire la UOR e l'utente al quale si vogliono assegnare tutti gli item selezionati.
I campi Ufficio e Persona sono compilabili da lookup, selezionando l'utente desiderato dal menu a tendina. La compilazione o meno di questo campo non ha effetto sulla selezione degli item, infatti la scelta dell'assegnatario può essere effettuata prima o dopo la selezione di tutti gli elementi da trasferire.
Una volta compilati tutti i campi è possibile effettuare due azioni "Simulazione" 
e "Trasferisci" 
, tramite i button inseriti in basso a destra della pagina.
Simulazione
Il button "Simulazione" 
permette di effettuare una simulazione del trasferimento, al fine di verificare eventuali errori che potrebbero incorrere nell'azione del trasferimento massivo vero e proprio. Cliccando sul button "Simulazione" si apre il seguente popup per confermare l'avvio della simulazione. Come indicato dal popup, la simulazione potrebbe richiedere una tempistica variabile in base al numero di elementi selezionati, e dal popup è possibile confermare o annullare l'operazione.
Al termine dell'operazione di simulazione sarà possibile visualizzarne i dettagli cliccando sul rispettivo button nel widget "Report simulazione".
Il report riporta i dettagli della simulazione di trasferimento, con l'elenco puntuale di tutti gli item e il rispettivo esito.
Trasferimento
Cliccando sul button "Trasferisci"
si apre il seguente popup per confermare l'avvio del trasferimento. Come indicato dal popup, il trasferimento potrebbe richiedere una tempistica variabile in base al numero di elementi selezionati, e dal popup è possibile confermare o annullare l'operazione.
Non è possibile effettuare più trasferimenti contemporaneamente ma è necessario attendere che l'operazione avviata sia completata.
In fase di trasferimento si aprirà un widget "Report" dove verranno riportate le operazioni in corso per tipologia di elemento.
Durante il trasferimento è possibile cliccare il button "Interrompi" per interrompere il trasferimento. L'interruzione non è immediata e richiederà anch'essa un tempo variabile. L'interruzione del trasferimento non comporta l'annullamento dei trasferimenti effettuati prima dell'interruzione.
Una volta terminato il trasferimento, come per l'azione "Simulazione", viene restituito un report degli elementi trasferiti. Dal quale si accede cliccando sul button "Dettagli":
Al termine del trasferimento, chi ha effettuato l'azione di trasferimento riceve una notifica relativa al completamento dell'operazione. Cliccando sulla notifica si viene reindirizzati al report di trasferimento.
Trasferimenti recenti
Per visualizzare i report delle azioni (simulazione o trasferimento) effettuate recentemente, è possibile cliccare sulle rispettive azioni nel widget "Trasferimenti recenti".
Cliccando sull'azione desiderata a sinistra del widget si apre il report precedentemente accessibile dal button "Dettagli" presente al termine del trasferimento/simulazione.
Per effettuare un nuovo trasferimento è sufficiente cliccare sul button "Nuovo trasferimento" 
dal widget trasferimenti recenti o dopo aver cliccato su "Chiudi" al termine di un trasferimento, modificare gli assegnatari dei rispettivi widget "Assegnatario attuale " e "Nuovo assegnatario" e ripetere le operazioni descritte sopra:
