Manuale utente ordinativi informatici e giornale di cassa
Dalla versione 4.4.4.1, è possibile che gli ordinativi informatici ed i giornali di cassa gestiti tramite UGOV e Siope + vengano registrati e fascicolati in Titulus, previa configurazione.
Titulus non si occupa di redigere e/o trasmettere gli ordinativi e i giornali di cassa, ma di registrare a protocollo ed, eventualmente, inviare i documenti in conservazione digitale.
Possibili scenari
Si configurano due scenari:
Titulus e Ugov Contabilità
In tale scenario si dispone delle due piattaforme integrate: Titulus integrato al software U-Gov contabilità.
In tal caso la creazione dell'ordinativo con i suoi metadati e il relativo file viene effettuata in U-Gov, il documento sarà poi inoltrato da U-Gov a Titulus dopo averlo inviato a Siope +.
Si sottolinea che Titulus non si occupa della gestione e invio degli ordinativi con Siope +; tale funzione è demandata al software U-Gov.
Configurazioni
Per una corretta registrazione da parte di Ugov, dei documenti di tipo ordinativo informatico e giornale di cassa, sono disponibili in Titulus (dalla versione 04.04.04.01) le voci di indice dedicate a tali documenti.
Per rendere operativa l'integrazione è necessario che l'utente completi la configurazione delle voci di indice indicando il Responsabile del Procedimento Amministrativo (RPA).
Le voci di indice dedicate alla ricezione degli ordinativi informatici e dei giornali di cassa sono le seguenti:
- UGOV - Ordinativo informatico - mandato
Workflow di sistema associato: WFS - Protocolla e fascicola mandato
UGOV - Ordinativo informatico - reversale
Workflow di sistema associato: WFS - Protocolla e fascicola reversale
Ugov - Giornale di cassa
Workflow di sistema associato: WFS - Protocolla e fascicola giornale di cassa
Attenzione !
La registrazione di ordinativi e giornali di cassa provenienti da Ugov viene gestita in Titulus a livello centrale. Dovrà, dunque, esistere una sola voce di indice per tipologia di documento. Le voci di indice non devono essere replicate.
Inserimento e perfezionamento del documento
Il documento, inviato da U-Gov a Titulus, è registrato in Titulus tramite voce di indice. Il documento viene protocollato e fascicolato automaticamente tramite il workflow associato alla voce di indice.
La fascicolazione del documento avviene per:
- tipologia di documento (mandato|reversale|giornale di cassa);
- mese;
- anno;
- centro di spesa.
I documenti di tipo ordinativi informatici (mandati|reversali) vengono registrati in Titulus come protocolli in partenza, ad esso vengono associate le notifiche dell'ente cassiere. E' possibile visualizzare le notifiche/ricevute relative al flusso degli ordinativi all'interno della sezione "Destinatari" → "Esterni all'Ateneo" all'interno della scheda del documento. Le ricevute/notifiche vengono visualizzate e possono essere scaricata dalla finestra che compare cliccando su "Ricevute" come da immagine successiva.
Esempio Mandato:
Esempio Reversale:
Ricevute/Notifiche - Consultazione
Il documento di tipo giornale di cassa viene registrato in Titulus come protocollo in arrivo.
Esempio Giornale di cassa:
Titulus
In tale scenario si prevede la presenza solo della piattaforma Titulus.
Configurazioni
Non ci sono configurazioni da completare.
Inserimento e perfezionamento del documento
Il documento (mandato|reversale|giornale di cassa) in questo caso non è gestito da alcuna integrazione. E' l'utente a registrare manualmente i documenti in Titulus.