TITULUS ORGANI è un add-on di TITULUS che mira all’organizzazione ed alla razionalizzazione delle attività inerenti la gestione di proposte, sedute, delibere e verbali degli organi accademici.

Il presente documento si prefigge lo scopo di descrivere le attività necessarie per l’avviamento di TITULUS ORGANI presso un generico ateneo.

Per l’avviamento di TITULUS ORGANI è indispensabile che presso l’Ateneo sia già in uso la versione 4 di TITULUS.

Per gli atenei che intendessero attivare sia TITULUS che TITULUS ORGANI, si ritiene che l’avviamento di TITULUS ORGANI dovrebbe aver luogo solo dopo aver completato e consolidato l’avviamento di TITULUS.

Prima di poter attivare TITULUS ORGANI è necessario compiere una serie di attività di analisi e configurazione.

Di seguito si descrivono le diverse attività necessarie per portare a termine il progetto:

Premesso che i requisiti hardware per attivare TITULUS ORGANI sono gli stessi di TITULUS, e pertanto non è necessario alcun upgrade per avviare TITULUS ORGANI, questa attività si rende necessaria per verificare quelli che sono i requisiti dell’Ateneo in merito a:

• Responsabile e amministratori di TITULUS ORGANI
• Organi accademici da gestire (Consiglio di Amministrazione, Giunta, Senato Accademico, ecc.)
• Iter di presentazione/approvazione delle proposte di delibera per ogni organo
• Composizione dell’ordine del giorno e categorizzazione dei punti relativi, sempre per ogni organo
• Modelli di produzione di ordini del giorno, delibere, verbali
• Utenti autorizzati a presentare proposte di delibera o comunicazioni
• Utenti autorizzati ad esprimere un parere sulle proposte di delibera
• Modalità di pubblicazione di quanto prodotto (ordine del giorno, risultati, verbale)

Al termine dell’analisi, viene prodotto un documento che riassume le attività che saranno compiute in fase di configurazione, in particolare sarà indicato:

• L’elenco degli organi da attivare. Per ogni organo:
  • L’elenco dei componenti
  • Le tipologie di proposte da predisporre per l’organo (proposta standard, proposta con parere Affari Legali, proposta fuori sacco, ecc.)
  • L’elenco delle categorie in base alle quali suddividere i punti all’ordine del giorno
• La descrizione degli iter di presentazione/approvazione delle proposte di delibera
• Gli utenti abilitati all’amministrazione di TITULUS ORGANI
• Gli utenti abilitati inizialmente alla presentazione di proposte di delibera
• Gli utenti autorizzati ad esprimere un parere sulle proposte di delibera
• Gli utenti da attivare nell’ambiente di test

Solo dopo l’approvazione del documento di analisi, da parte del responsabile del progetto presso l’Ateneo, si procederà con la configurazione dell’ambiente di test.

Una volta approvato il documento di analisi, personale CINECA provvederà alla configurazione, da remoto, dell’ambiente di test.

Completata la configurazione ed eseguito un primo test funzionale dell’applicativo, potrà essere pianificata la formazione del personale di Ateneo all'uso del software. La formazione è differenziata fra personale dell’Ufficio Organi Collegiali ed altro personale:

I referenti dell’Ufficio Organi Collegiali sono solitamente candidati all’amministrazione di TITULUS ORGANI. Fra le competenze dell’ufficio ricadono le seguenti attività:

• Attivazione di nuovi organi
• Profilazione utenti
• Modifica della configurazione di organi già esistenti (tipologie di proposte, categorie, componenti, modelli, ecc.)
• Verifica ed eventuale sollecito in merito a proposte non ancora giunte all’ufficio

Oltre alla consueta attività di:

• Composizione dell’ordine del giorno delle sedute
• Produzione del risultato delle sedute
• Produzione delibere e verbale delle sedute

per le quali è agevolato dalle funzioni messe a disposizione da TITULUS ORGANI.

Pur essendo uno strumento nato principalmente a supporto dell’Ufficio Organi Collegiali TITULUS ORGANI vede coinvolti anche altri uffici dell’Ateneo, nella fase di predisposizione e nell’iter di approvazione della proposta.

Obiettivi di questo corso, normalmente diviso in sessioni di mezza giornata ciascuna, sono:

• Formare sulle modalità di presentazione di una proposta di delibera o di una comunicazione
• Mostrare le modalità di approvazione o mancata approvazione di una proposta
• Descrivere come modificare una proposta non approvata
• Mostrare l’intero processo di gestione di ordine del giorno, registrazione dei risultati e verbalizzazione
• Descrivere le regole in base alle quali una proposta, e successivamente una delibera, potranno essere consultate da parte del proponente e da parte dei diversi soggetti coinvolti nell’iter di approvazione
• Evidenziare come TITULUS ORGANI sia fortemente integrato in TITULUS

Completata la formazione, l’ambiente di test viene lasciato a disposizione degli utenti per dar loro modo di provare le funzioni mostrate in sede di formazione. L’abilitazione degli utenti sarà a cura dei responsabili di TITULUS ORGANI.

Il periodo di test sarà concentrato in due settimane, trascorse le quali, se non verranno evidenziate particolari problematiche, si procederà all’attivazione definitiva su ambiente di esercizio.

Eventuali problematiche legate alla configurazione di TITULUS ORGANI saranno risolte con massima priorità, per rispettare, se possibile, i termini per l’avviamento concordati con l’Ateneo.

Entro i termini stabiliti per l’avviamento CINECA attiverà TITULUS ORGANI sull’ambiente di esercizio dell’Ateneo, riportando tutte le configurazioni impostate sull’ambiente di test. Non sarà fatto il porting dei profili utente e di organi, proposte, sedute, delibere o verbali prodotte sull’ambiente di test durante la fase di test.

In corrispondenza dei primi giorni di avviamento della nuova versione, si propone l’affiancamento di un nostro consulente applicativo.

Il consulente sarà a disposizione dei responsabili applicativi di TITULUS ORGANI per assistere gli utenti nelle prime giornate di utilizzo della nuova versione del programma.

In particolare si suggerisce la presenza del consulente applicativo in due momenti distinti delle attività gestite da TITULUS ORGANI:

• Formazione dell’ordine del giorno sulla base di tutte le proposte pervenute all’Ufficio Organi Collegiali
• Chiusura della seduta, comunicazione dei risultati e produzione di delibere e verbale

Di seguito si riporta un gantt di esempio che descrive un arco temporale adeguato per il completamento del progetto di avviamento:

Si propone quindi un arco temporale di sei settimane per portare a termine il progetto di avviamento di TITULUS ORGANI.

In grassetto vengono evidenziate le attività di competenza dell’Ateneo dalle quali dipenderanno le fasi successive. Eventuali ritardi in queste attività comporteranno uno slittamento di tutte le attività successive.

A completamento e integrazione del progetto di avviamento di TITULUS ORGANI, possono essere avviati altri due progetti di:

• Consulenza organizzativa da parte di referenti del settore: il servizio, tipicamente erogato in parallelo alle attività CINECA di analisi e formazione, mira a verificare l'organizzazione dell'Ateneo e ad individuare semplificazioni nei processi amministrativi, basandosi sull'esperienza già vissuta presso altri atenei.
• Formazione giuridico/amministrativa: si tratta di un servizio proposto dal consorzio Co.In.Fo. di formazione sulla diplomatica, la giurisprudenza e la corretta redazione del testo di delibere e verbali.

Entrambi i progetti non vengono erogati direttamente da personale CINECA.