https://learn.cineca.it/mod/kalvidres/view.php?id=10708

Domande e Risposte

Accordi

• Nella definizione degli Accordi (web esse3), quando attribuiamo un ruolo ad un docente/amministrativo, vengono anche pescati dei dati (es. Dipartimento di afferenza, contatto telefonico, …) che però a volte non sono aggiornati: da dove è possibile modificare tali dati? Non ci sembra siano dati modificabili dalla procedura su webesse3"

Le informazioni sui docenti/amministrativi, visualizzate in area web della sezione accordi, sono gestibili da Esse3 tramite le relative funzioni di anagrafica docenti ed anagrafica soggetti esterni.

• UniTO - "Noi stiamo testando la funzionalità di revisione di un accordo, abbiamo segnalato le criticità in un ticket, vorrei solo segnalare che per modificare i dati anagrafici di un ateneo partner la procedura obbliga ad utilizzare la funzione revisione. Sarebbe possibile semplificare almeno l'aggiornamento dei dati anagrafici, del partner ad esempio nuovo referente di ateneo, email, campo Note e addtional requiremen bypassando la revisione dell'accordo? In questo caso si tratta di una modifica dei dati del partner e non dei flussi di mobilità e quindi non la considero una revisione dell'accordo."

La richiesta è stata presa in carico mediante il ticket di segnalazione aperto per la problematica in oggetto.  E' stato generato dal ticket un requisito evolutivo in cui sono stati riconsiderati gli aspetti troppo stringenti della gestione delle revisioni, vale a dire riviste le logiche per agevolare le operazioni di modifica.

• Simona Ciani -Univ. Siena - Credo che sia necessario che la nomina sia legata all'accordo e quindi il numero identificativo deve essere un dato obbligatorio

Supponiamo che si stia facendo riferimento all'attributo "Numero accordo"; a questo proposito sarebbe necessario approfondire la questione di come il dato sia legato alla nomination, anche in virtù del fatto che non è un dato condiviso con EWP. Restiamo in attesa di una change request sul ticket più dettagliata in modo tale da considerare in toto gli aspetti della questione.

• Chiara Bishop - Uniss "Nel wizard degli accordi, nella compilazione del nuovo accordo, viene richesto l'inserimento dei dati dell'ateneo staniero ad esempio realtivi a link all’accommodation, visa, date application form ecc. E' possibile recuperare questi dati, inseriti direttamente dall'ateneo straniero attraverso EWP? Il ribaltamento dei dati dell'accordo recuperati attravero EWP sono esclusivamente relativi ai flussi di mobilità studenti e staff?"

Le informazioni evidenziate nella domanda non sono presenti tra i dati importati da EWP. In ogni caso, se un Accordo viene inserito ex novo tramite EWP, vengono caricati tutti i dati relativi all'ateneo straniero che sono presenti tra quelli importati. E' solo nel caso di aggiornamento dei dati di un Accordo tramite EWP che vengono ribaltati solo i flussi.

• Giulia Marini UniPD - "Quando inseriamo i dati di un accordo, è possibile inserire diversi contatti per tipologia, ma non è possibile inserire più di un contatto per una stessa tipologia. Ad esempio, non è possibile inserire due persone diverse come ‘Responsabile del Learning Agreement’ per lo stesso ateneo, anche se nell’accordo è possibile inserire flussi di mobilità per diverse aree. A questo proposito avremmo bisogno di sapere se il ruolo nel modulo accordi ""Responsabile LA"" è legato poi al Learning Agreement degli studenti outgoing e/o incoming (una volta attivata la funzionalità EWP anche per il LA)?"

A questo scopo, tra le attività pianificate per il primo trimestre 2021, è prevista un'evolutiva per permettere la gestione dei contatti anche a livello di flusso. L'informazione così censità sarà poi correttamnte riportata sulla gestione delle destinazioni del bando e quindi percepita dal sistema in fase di compilazione del LA.

• UNIFN - Perché è previsto di poter autorizzare l'accordo senza scambio di approvazioni via EWP? cosa vede il partner in questo caso?

Questa "possibilità" è stata data agli atenei perché, di solito, quando prevediamo parametri troppo stringenti ci viene poi chiesto di "rilassarli". Ciò non toglie che si possa prevedere in futuro una parametrizzazione che permetta di personalizzare la suddetta procedura. Nel caso in cui si autorizzi un accordo senza seguire il flusso EWP, il partner non ne sarà chiaramente informato. A meno che non recuperi di sua sponte le informazioni tramite l'apposita API.

• Castaldi Uniparthenope - Lato webESSE3 c'è la possibilità di scaricare un file pdf contenente la proposta di accordo inviata all'ateneo partner?

E' presente il bottone di stampa che produce il pdf in formato standard con i dati inseriti per l'accordo.

Mobilites

• Irene (UniPD) - Il bando e le destinazioni per le nomination INCOMING valide per un determinato anno accademico vengono derivati in automatico dagli accordi presenti in esse 3  (interinstitutional agreement) ?

Le destinazioni saranno selezionabili tra i bandi di mobilità in ingresso attivati nell'anno accademico associato alla nomination sull'istituzione dichiarata nella nomination e associati all'accordo indicato nella nomination (se presente).

Ricordiamo che anno e istituzione sono obbligatori l'accordo no.

• Irene (UniPD) - quando parliamo di bandi per gli incoming,   sono agganciati a quello degli outgoing per l'anno di riferimento?

Non c'è un aggancio diretto, ma una implicita correlazione dei flussi (bandi in esse3) rispetto al "verso del flusso" (MOBINT_IN oppure MOBINT_OUT) che correlano per lo stesso anno accademico poi i bandi sottostanti.  Quindi implicitamente dalla definizione dei bandi in un anno accademico, correlando i due flussi si incrociano per un ateneo partner i flussi in uscita (l'ateneo italiano che invia al partner) ed i flussi in entrata (l'ateneo partner che invia i suoi studenti).

• Per quanto riguarda la mobilità virtuale il Ministero prevede che il campo sia presente associato al programma in organizzazione della mobilità. voi prevedete di intervenire invece sulla maschera gestione mobilità?

L'impatto di modifica della direttiva ANS che introduce le nuove informazioni da rilevare di "virutal mobility" non è stato ancora valutato.  In tal senso non abbiamo ancora evidenza di quante, e quali, saranno le modifiche che apporteremo al modulo mobilità internazionale.

Valutermo in sede di analisi tecnica qun c'è un aggancio diretto, ma una implicita correlazione dei flussi (bandi in esse3) rispetto al "verso del flusso" (MOBINT_IN oppure MOBINT_OUT) che correlano per lo stesso anno accademico poi i bandi sottostanti. 

• In genere la chiusura di carriera avviene nel momento in cui lo studente si reca presso l'ufficio per richiedere il certificato di partenza. Se ora invece le date di arrivo e partenza  sono trasmesse  senza il cartaceo come farà l'ufficio a capire quando si chiude la carriera dello studente considerato che spesso gli incoming non rispettano le date previste di mobilità e non rispondo ai solleciti a mezzo mail?

La chiusura di carriera per uno studente in mobilità dovrebbe sancire il rilascio poi del relativo ToR.  Se intendiamo il "certificato di partenza" il transcipt-of-record con le date di arrivo e partenza del periodo di mobilità è già noto che andrà realizzata una parametrizzazione in ESSE3 per prevedere:

1. 1. 1. l'invio delle sole date di "arrivo e partenza" che vengono aggiornate dalla maschera di gestione periodo di mobilità
         oppure
      2. L'indivo delle date di "arrivo e partenza" unitamente al ToR, quando l'operatore chiude la carriera dello studente in mobilit

Questa seconda opzione di impostastione risponderebbe all'esigenza esposta in domanda, in quando poi vien da se che l'operatore agirebbe nella chiusura carriera, quando lo studente si presenterà allo sportello per chiedere il certificato di partenza.

• Marco Oldani (LIUC) - Noi utilizziamo l'accesso all'application form per studenti incoming con credenziali (no TOKEN). Dobbiamo tornare necessariamente alla modalità con TOKEN come descritto? Perchè questa scelta?

La scelta è legata alla maggior sicurezza di invio delle credenziali per l'accesso ad Esse3 dato dall'utilizzo del token di mobilità. 

• Alessandra Pampaloni (UniPD) - Le nominations degli studenti outgoing a chi vengono inviate? Alla mail generica dell'Ateneo estero? All'International Office? Alla struttura didattica estera?

Se parliamo dell'invio tramite EWP, la risposta è: A nessuno di essi ed a tutti loro, nel senso che i dati sono inviati direttamente al sistema informatico del partner. Sarà poi il partner a decidere come trattare questi dati al suo interno e quindi come avvisare i suoi utenti delle nomination importate.

Se parliamo, invece, della funzionalità preesistente di invio mail delle nomination, l'indirizzo di spedizione si basa sulla configurazione effettuata. Fate riferimento alle guide presenti qui: Mobilità internazionale

• UniPD - avrei bisogno di un chiarimento riguardo al Tor incoming: Russo ha detto che l'operatore di segreteria inserisce la data dell'esame /gli ects ecc. Non è possibile ricavare i dati direttamente dal libretto online dello studente? Come fa l'ufficio a sapere quando tutti gli esami saranno registrati dai docenti ed è quindi possibile inviare il Tor al Partner ?

L'operazione di inserimento/import dei dati dell'esame riguarda la Mobilità Outgoing. Per quanto riguarda l'Incoming i dati verranno certamente letti dal libretto dello studente. Riguardo le tempistiche per l'invio del TOR, dato che effettivamente sono di difficile definizione abbiamo pensato di utilizzare un check nella Maschera di Gestione del Periodo di Mobilità. Siamo comunque aperti ai vostri suggerimenti. Maggiori dettagli sulle funzionalità legate alla gestione del TOR tramite EWP sono presenti al seguente link: Erasmus Without Paper Integrazione EWP-ESSE3

Processing Automation

• Irene (UniPD) - Quando lo studente aggiorna da webESSE3 le informazioni sull'offerta formativa relativa al suo LA, l'aggiornamento dei dati avviene automaticamente anche nelle tabelle in Esse3? Oppure l'ufficio deve poi confermare l'importazione da EWP in un momento successivo?

L'operazione di aggiornamento è automatica e prevede la cancellazione delle vecchie AD dall'Offerta dell'Ateneo Straniero nel caso esse non siano state usate nella gestione del LA, altrimenti esse verranno semplicemente disabilitate.

• Irene (UniPD) - Quando verranno implementate le funzioni batch per l'importazione massiva dei dati, l'associazione dell'accordo EWP con quello presente in ESSE3, sarà anch'essa automatica?

Le funzioni di import massivo saranno implementate a partire dal 2021 e si incomincerà con quelle relative ai dati degli Atenei Stranieri. Altre tipologie di import massivo saranno valutate anche in base alle vostre richieste e suggerimenti. L'associazione di un accordo EWP con uno in ESSE3 richiede l'intervento manuale dell'utente quando non è presente il nostro ID univoco EWP di quell'accordo tra i dati importati. Effettuare l'associazione senza questo ID è impossibile.

• Alessandra Pampaloni (UniPD) - Quando propongo l'accordo al partner devo  inserire ogni volta le informazioni di base dell'Ateneo (Unipd) come per esempio: course catalogue, application form, accommodation, ecc?

Al momento si, ma si stava valutando di implementare un inserimento smart. Vi terremo informati.

• Alessandra Pampaloni (UniPD) - Sono previsti pulsanti di invio dati EWP massivo? Ad esempio per invio periodo mobilità previsto?

Al momento no, ma saranno sicuramente previste funzionalità del genere in futuro. 

Settings

• Formisano uniparthenope - Chi quando deve configurare il parametro dell'obsolscenza dell'offerta formativa dell'ateneo partner?

Il "chi" è chi in ateneo agisce sui par-conf di esse3. il quando è funzionale poi ai processi di Mobilità...la stagionalità temporale in cui essi accadono.  Come detto se c'è una finestra nel calendario accademico di inizio compilazione del Learning Agreement, vien da se che l'operatore di ateneo imposterà il parametro di refresh con una dara di "obsolescenza" che sarà attualizzata rispetto all'inizio di presentazione degli LA in ateneo. In modo da tenere in un intorno di "dati aggiornati di recente" questa informazione.

• Formisano uniparthenope - Nel contesto illustrato come interagiscono i docenti promotori dell'attivazione degli accordi? In questo rimpallo di autorizzazioni  come gestire la triangolazione delle comunicazioni tra  ufficio / docenti promotori / ateneo partner?"

Mediante l'ochestrazione degli eventi di notifica via email che scaturiscono dal sistema.  Agendo nella configurazione dei campi TO o CC si possonom configurare indirizzi di email nominali oppure generici di ufficio dove l'ateneo può rappresentare la propria organizzazione degli attori-coinvolti nella "triangolazione" delle comunicazioni sottostanti i workflow dei processi di mobilità internazionale.

• Alessandra Pampaloni (Unipd) - Con l'aggiornamento dell'offerta didattica tramite EWP si cancella quella che era presente in precedenza?

Si, se le AD sono utilizzate all'interno di ESSE3 vengono solo disattivate. Altrimenti cancellate.

• Luigi Prosperini (UnitelmaSapienza) - Gli atenei che hanno la configurazione del EWP dialogano solo con questo tipo di sistema o sarà comunque possibile gestire il data entry degli studenti mediante processi differenti?

EWP è un ausilio, non sostitutivo alla gestione manuale "senza EWP", come dire si continuano a gestire i flussi degli studenti con i processi di mobilità standard esse3 (processo differente, in tal senso, no-EWP).

• Paolo Casa (uniPV) - Perché lasciare allo studente il compito di aggiornare l'offerta dell'ateneo straniero?

Qui inseriamo il discorso del job che aggiornerà l'offerta, evitando la domanda allo studente dal webesse3. E' una parametrizzazione da gestire...

Miscellanea

• Formisano uniparthenope - La funzionalità importa Learning Agreement da EWP sarà disponibile anche lato flusso studenti incoming?

Nel caso Incoming, importare il LA significa caricare le attività didattiche nel libretto dello studente. Quindi, si, sicuramente verrà prevista una funzionalità di questo tipo che valuteremo quando avremo le specifiche ufficiali dalla Comunità Europea.

• Davide Ferrari (UniBS) - L'invio delle nomination è disponibile solo ""per tutti"" gli studenti in graduatoria attivi e confermati o esisterà anche una modalità studente per studente? Sarebbe (teoricamente) possibile poi inviare le date da ""Gestione periodo di Mobilità"" senza avere precedentemente inviato le nomination da "Gestione graduatorie"?

L'invio delle nomination al momento avviene dalla maschera di gestione delle graduatorie. L'invio delle date previste avviene, invece, dalla Maschera di Gestione del Periodo di Mobilità per il singolo studente, ma prevedendo comunque l'invio di tutti i dati delle nomination può essere visto come un punto singolo di invio dei dati. Anche perché è possibile inviare le date senza aver precedentemente inviato la nomination. Il partner riceverà tutte le informazioni relative allo studente.

• Loredana Di Rubbo - Università del Molise - Dalla Erasmus App si potrà dialogare con Esse3-EWP?

Al momento non sono previste API che permettano l'integrazione con la Erasmus App. Se e quando ci saranno novità vi faremo sapere.

• Ernestina Ricevuto - UNIMORE - Abbiamo partecipato alla fase di test di Dashboard per gli Interinstitutional Agreements, questi dati saranno recuperati quando sarà possibile lo scambio con ESSE3?

La dashboard è stata pensata per quegli Atenei che non hanno un sistema interno per la gestione della mobilità. E' chiaro che chi gestisce quel progetto dovrà implementare le API che permetteranno a quegli atenei che la usano di interfacciarsi con quelli presenti in EWP (essendo l'uso di EWP obbligatorio). Nel momento in cui la Dashboard verrà integrata con EWP, tramite apposite API, provvederemo ad implementarle. 

• IULM - quindi per ora lo scambio di dati funziona solo (per ora) con atenei che hanno un mobility management system con API esposte su EWP, non con atenei che utilizzino Dashboard

Corretto. Questo perché la Dashboard non è stata ancora integrata con il network EWP. Quando lo sarà saremo ben lieti di implementare le API previste.

• UNIPD - sono' previsti dei campi per l'inizio della mobilità virtuale?
• Giulia Marini (UniPD) - Per rendere la fase di test più efficace, sarebbe possibile testare le funzionalità EWP tra Atenei italiani in ambiente di test?

E' un case test da verificare ma, inserendo l'Ateneo di test Italiano come Ateneo Straniero in ESSE3, dovrebbe essere possibile effettuare un test.

• Giulia Marini (UniPD) - In alternativa, sarebbe utile sapere se ci sono dei test specifici da fare con gli atenei stranieri presenti nella dev_registry, in modo da contattarli con una proposta concreta e se è necessario produrre documentazione specifica in merito ai test effettuati

Stiamo realizzando una "guida" su come effettuare al meglio i test. Appena avremo novità al riguardo vi informeremo.

• Se si decide di usare il Dashboard tutti i dati vanno caricati quindi solo li? Esse3 resterebbe fuori corretto?

Al momento si.

• Francesca Briani - UniTrento - quando sarà disponibile API per collegamento Esse3 - dashboard, è possibile per chi avesse gestito accordi in dashboard scaricarli in esse3 e legarli ai bandi? sarà necessario immagino attivare maschera accordi, corretto?

Valuteremo come importare i dati degli accordi precedentemente inseriti nella dashboard e molto probabilmente sarà necessario attivare la gestione degli Accordi ESSE3.

Terms & Conditions

• Paolo Biondi Università del Molise - Nessuna delle maschere mostrate è disponibile sulla versione di Esse3 a cui io ho accesso. Nemmeno è disponibile la sezione EWP nella cartella mobilità internazionale. Come mai?

Per l'attivazione in PREPROD dell'integrazione con EWP e registrazione dell'Ateneo nel network di sviluppo di EWP è necessario inserire una richiesta tramite ticket dopo aver aggiornato ESSE3 ad una versione contenente le funzionalità di Integrazione EWP ritenute necessarie.

• Mariangela Colucci - Università Basilicata - Queste funzionalità che state illustrando saranno disponibili automaticamente in ESSE3? Se sì, quando? Se no, vanno richieste e sono a pagamento?

Tutte le funzionalità descritte sono disponibili all'interno di ESSE3 gratuitamente. Per l'attivazione in PREPROD dell'integrazione con EWP e registrazione dell'Ateneo nel network di sviluppo di EWP è necessario inserire una richiesta tramite ticket dopo aver aggiornato ESSE3 ad una versione contenente le funzionalità di Integrazione EWP ritenute necessarie.