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Configurazione e Attivazione delle Guide

La Guida On line è la nuova area pubblica del web di ESSE3, che ha il preciso scopo di di guidare lo studente e il potenziale studente alla scoperta "ragionata" dell'offerta formativa dell'Ateneo. Questa funzione può essere svolta in diversi modi:

- utilizzando le GUIDE ON LINE come sito a se stante  correlato ma separato dal Portale - esempi LUMSA

- utilizzando le GUIDE come "parte integrante" del PORTALE (vedi embedding delle pagine ESSE3) - esempio TORINO

- utilizzando solo i dati di ESSE3 esposti da WS (o da altri componenti)  - esempi UNITN

In tutti questi casi l'utilizzo di ESSE3 come repository principale dei dati è il valore aggiunto di avere un unica fonte per le informazioni, già in linea con i requisiti di trasparenza e l'ECTS Label.

PREREQUISITI:

I pre-requisiti per la pubblicazione della guida riguardano essenzialmente la presenza nel DB di ESSE3 dei dati completi dell'offerta formativa di uno o più anni accademici. Per offerta informativa si intendono tutte le informazioni che riguardano:

1. Stutture di riferimento dei Corsi di Laurea (Facoltà, Scuole, dipartimenti..)
2. Corsi di studio. Attenzione per corsi di studio in ESSE3 si intendono non solo i corsi di laurea di 1 e 2 livello anche altre tipologie di corsi quali (master, dottorati) spesso non gestiti in modo compiuto nel sistema
3. Insegnamenti di ciascun CDS. Attenzione queste informazioni devono essere il più possibile complete (coperture docenza), periodo didattico (semestre di riferimento), eventuali partizioni (AL-MZ), condivisione logistica-mutuazioni per individuare univocamente gli stessi insegnamenti offerti in CDS diversi.
4. Syllabus (programmi delle lezioni) dei singoli insegnamenti, la cui presenza è in genere subordinata all'attivazione della funzione on line lato docente per l'inserimento del programma.

Altro requisito fondamentale (almeno per ottemperare all'ECTS label) è la gestione dei dati in multilingua (almeno Inglese)

COME FARE: Principalmente le maschere di data entry di questi dati si trovano sul CLIENT di ESSE3 (vedi paragrafi successivi), e la gestione multilingua (vedi howto)

Inserimento/gestione dati a livello di CDS

A livello di Corso di Studio la maggior parte dei dati dovrebbe già essere presente, in questa sezione indichiamo in particolare come gestire i dati aggiuntivi di "caratteristiche" e "cariche" (dati non obbligatori per la gestione dei corsi da un punto di vista della segreteria) e altre indicazioni specifiche sulla gestione web delle informazioni che verranno visualizzate.

La funzione di inserimento/gestione dei Corsi di studio, nel tab web mostra tre opzioni di visualizzazione del corso in oggetto:

- visualizzazione del corso (titolo ed offerta completa)

- visualizzazione del solo titolo

- nessuna visualizzazione

Attraverso questa funzione quindi si può gestire la visibilità sul web dei corsi, soprattutto di quelli in cui mancano ancora certi dati o che non debbono essere visualizzati ufficialmente.

ATTENZIONE: a livello di configurazione generale esiste un parametro (PAR_CONF =GUOL_VIS_CDS_CHIUSI) che abilita/disabilita la visualizzazione via web di corsi con ordinamento chiuso dal WEB. Abilitandolo non verranno visualizzati i corsi con ordinamento chiuso in quanto NON facenti più parte dell'offerta formativa dell'ateneo, ma chiaramente rimangono presenti per gli studenti ancora collegati a questi corsi

I dati descrittivi invece che normalmente sono ereditati direttamente dall'OFF.F sono visualizzati a livello di ORDINAMENTO (richiamabile dalla maschera del CDS oppure direttamente dalla funzione Ordinamenti di CDS).

Per visualizzare le caratteristiche (o le cariche) già presenti utilizzare gli appositi tasti

Per aggiungere nuove caratteristiche (o cariche) vedere paragrafo successivo

Gestione caratteristiche

In ESSE3 è possibile gestire sottoforma di campi testuali informazioni aggiuntive da poter affiancare a vari livelli della struttura didattica dell'ateneo. Per struttura didattica si intende la scala di entità che va dal livello:

1. Facoltà/Dipartimento
2. Tipo Corso
3. Corso di laurea
4. Ordinamento di Corso di Laurea
5. Percorso

COME FARE:

Per prima cosa occorre creare il nuovo campo di testo (caratteristica) dalla funzione generale che consente anche di agganciarla al contesto. Aprire la funzione CARATTERISTICHE  PER TIPO SDR, recuperare tutti i contesti già inseriti (quelli OFF.F sono già presenti).

Nella finestra principale sono visibili tutti i contesti e i campi gestiti per ciascun contesto con l'indicazione se è presenta o meno anche la traduzione in lingua.

Nel riquadro di sinistra invece si indica dove (in quale documento/pagina/funzione) il singolo campo testo è utilizzato. Per essere visualizzati da WEB deve essere alzato il check sulla casella: "WEB (ECTS)". Non tragga in inganno la voce "Guida Studente", indica la possibilità di gestire un file export in cui tutti i dati possono venire esportati ai fini della redazione di una guida cartacea. Nello stesso riquadro viene visualizzato con un numero anche l'ordine, cioè la posizione del testo rispetto agli altri campi nella stessa pagina/documento. Tale posizione è modificabile per quanto riguarda i testi aggiuntivi NON di sistema.

Occorre poi richiamare la funzione GESTIONE CARATTERISTICHE SDR per gestire il campo di testo vero e proprio in associazione questa volta non con il tipo di struttura ma la struttura vera e propria. Quindi va recuperato il singolo CDS o ORD su cui si vuole operare

Le caratteristiche vanno inserite nella parte inferiore della maschera dopo aver recuperare il tipo di testo (es: descrittore di dublino 1), e inserendo una data inizioe  fine validità, o ovviamente il testo nell'apposito riquadro. La visualizzazione del dato (compatibilmente alle date inserite e alle modalità settate sul CDS) sul web è immediata.

ATTENZIONE: Segnaliamo in particolare che attivando gli opportuni parametri di configurazione, anche i requisiti per la trasparenza: scadenze e tasse e contributi del singolo CDS, in modo alternativo rispetto ai dati dinamici presi da ESSE3 possono essere gestiti come testo, tramite la gestione delle caratteristiche

occorre attivare i seguenti parametri dalla PAR_CONF (GUOL_SEZ_TASSE , GUOL_SEZ_DATE_E_SCADENZE ) settati a 1

Gestione cariche

In ESSE3 è possibile definire delle "cariche" (ruoli specifici di referenti, docenti, responsabili) da affiancare a vari livelli della struttura didattica dell'ateneo. Come le caratteristiche la scala di entità che va dal livello della Facoltà/Dipartimento fino al percorso di CDS.

COME FARE:

Analogamente per prima cosa occorre creare il nuova(caratteristica) dalla funzione generale che consente anche di agganciarla al contesto. Aprire la funzione CARICHE PER TIPO SDR, recuperare tutti i contesti già inseriti (quelli OFF.F sono già presenti).

Nella finestra principale sono visibili tutti i contesti e le cariche gestiti per ciascun contesto con l'indicazione se è presenta o meno anche la traduzione in lingua.

Nel riquadro di sinistra invece si indica dove (in quale documento/pagina/funzione) la singola carica è utilizzata. Per essere visualizzata da WEB deve essere alzato il check sulla casella: "WEB (ECTS)".

Occorre poi richiamare la funzione GESTIONE CARICHE SDR per gestire la singola carica vera e proprio in associazione questa volta non con il tipo di struttura ma la struttura vera e propria. Quindi va recuperato il singolo CDS o ORD su cui si vuole operare.

Analogamente si dovrà selezionare la carica e inserire nella parte inferiore della maschera una periodo di validità (la data di fine non è un dato obbligatorio). La persona che riveste la carica andrà invece pescata dalla anagrafica dei docenti oppure dei soggetti esterni. Chiaramente tale anagrafica deve essere prima inserita in una delle due tabelle (tramite le apposite funzioni client di ESSE3).

Inserimento/gestione dati a livello di Insegnamento (AD)

A livello di singolo insegnamento, come già accennato occorre che siano definite in particolare le informazioni richieste dalla funzione CLIENT: "Informazioni Logistiche"

Una volta correttamente gestita la condivisione logistica e i dati che caratterizzano la modalità di erogazione dell'insegnamento (periodo, docente, partizione) si andrà poi a gestire i contenuti (programma o syllabus del singolo insegnamento). E' possibile inserirlo sempre da questa maschera oppure configurare opportunamente le funzionalità web di inserimento cui i singoli docenti possono accedere.

ATTENZIONE: E' deprecato l'utilizzo della modalità di gestione programma per singolo modulo (UD), a vantaggio della più semplifcante gestione a livello di AD partizionata.

Gestione programmi (Syllabus)

Per la gestione dei programmi rimandiamo al documento che illustra le modalità di attivazione della apposita funzione web.

Monitoraggio inserimento dati nella Guida

E' di aiuto conoscere lo stato di completezza dei dati dell'offerta formativa, sia nella fase iniziale di start-up per avere un idea della mole di data entry da effettuare, sia successivamente per monitorare lo stato di avanzamento dell'inserimento dati.

KION predispone come Service tramite apposite interrogazioni dei report di monitoraggio dello stato dei dati sia a livello di CDS (Obiettivi formativi, prerequisti, ecc..) sia a livellod i singolo insegnamento (contenuti, testi, ecc..). Questo report rileva tutti i CDS e le AD in cui appunto mancano le descrizioni in italiano e/o in inglese.

Per il monitoraggio specifico dell'inserimento dei syllabus (la raccolta dati sicuramente più onerosa, che richiede l'attivazione delle funzionalità lato singolo docente), si può utilizzare a livello di segreteria la vista V09_VERIFICA_SYLLABUS, che mostra appunto il completamento dei dati testuali su ciascun insegnamento. Esiste poi la funzionalità web di supervisione dell'offerta formativa, ad uso di un docente (con ruolo di presidente di CDS) o di un altro soggetto esterno (con ruolo di manage didattico) che a livello CDS consente la possibilità di visualizzare via web i syllabus ed eventualmente (abilitando il workflow di approvazione) renderli visibili (vedi gestione programmi).

Configurazione WEB delle GUIDE

In questa sezione elenchiamo le operazioni da fare per la configurazione web delle guide. La configurazione riguarda in particolare la definizione della HOME, che è legata al tipo di servizio che si intede attivare, l'eventuale cambio e/o ottimizzazione della grafica, e la configurazione dei menù e delle pagine delle guide.

ATTENZIONE: la gestione delle label è completamente configurabile, mentre la gestione dei link e la struttura del menù richiedono attualmente intervento da parte di KION su una singola release. ESSE3 come applicazione web non prevede una gestione simile a quella di un prodotto CMS, è quindi bene programmare conm anticipo le personalizzazioni e gli interventi per inserirli in release di prodotto secondo le date di fabbisogno dell'ateneo.

A standard è previsto che il menù del blocco "offerta formativa" punti alle pagine delle GUIDE che mostrano i dati dell'offerta formativa contenuta in ESSE3 (possono anche essere configurate diversamente), mentre le voci esterne si limitano alla mappatura dei dati ECTS. Nell'ipotesi di allargare la gestione al paradigma del "paginone" cioè guida completa a tutti i servizi studente, occorre quindi intervenire per personalizzare e allargare questo menù.

PER ATTIVARE LA FUNZIONE MUTILINGUA WEB, vedi howtos

Definizione della HOME

Come home della guida possono essere impostate le seguenti pagine:

1. l'attuale pagina (home di ESSE3) personalizzata dall'ateneo con le info riportate
2. la mappa di orientamento nel sistema universitario italiano (immagine con "piramide")
3. la nuova home (soprannominata "paginone") delle guide

Le opzioni devono essere vagliate dall'ateneo in base agli obiettivi e al contesto portale.

COME FARE: I casi 1 e 2 non richiedono interventi sui contenuti delle HOME stesse, ma solo l'eventuale cambiamento del setting sulla pagina di default. Questa operazione richiede un intervento da KION sul war del singolo ateneo. Nel 3 caso invece occorre definire ogni blocco del paginone e questo può essere fatto dalla Gestione Multilingua

Nel riquadro in alto a sx per effettuare ricerche per:     Modulo,    Pagina,    Testo

 Selezionare modulo = GestioneUtente

2)      Riquadro a SX sotto compare albero KML/web/GestioneUtente

Selezionare la singola pagina AreapubblicaHome (abilitare par_conf: WEB_TIPO_AREA_GUEST). Accedere alla pagina di centro e selezionare il singolo blocco.Selezionare singola label e inserire testo nella parte destra. Salvare sotto. N.B occorre per ogni blocco nel testo concatenare le URL con la sintassi  HTML (<href...). Analogamente la versione inglese selezionare lingua in testata = ENG. 

ATTENZIONE: Le stessa struttura dei blocchi con titolo, elenco voci e e link andrà riportata poi nel menù, da parte di KION con una richiesta a parte

Personalizzazione dei testi delle pagine delle GUIDE

E' possibile al cliente personalizzare in ogni momento il testo delle pagine da client tramite l'apposita funzione: Gestione Multilingua

1)     Riquadro in alto a sx per effettuare ricerche per:     Modulo,    Pagina,    Testo

 Selezionare modulo = Guide

MultiliguaCDS30a8.html

2)      Riquadro a SX sotto compare albero KML/web/guide

Selezionare la singola pagina (es GuidePaginaCorso). Accedere alla pagina di centro e selezionare il singolo testo per modificarlo. Per modificare la versione inglese selezionare lingua in testata = ENG. Selezionare singola label e inserire testo nella parte destra. Salvare sotto.

Definizione del Menù di sinistra

Il menù delle GUIDE deve essere ridefinito (in particolare vanno disattivate le vecchie pagine dell'area pubblica), e a seconda del contesto può essere gestito nel seguente modo:

1. gestione del solo menù realtivo al "Course Catalogue" (nel caso l'ateneo non sia interessato a gestire la guida completa dei link esterni per la trasparenza)
2. gestione del menù completo (guida gestita con il "paginone") che aggiunge ai link interni all'offerta formativa

COME FARE: Nel 1 caso è sufficiente controllare che il menù esistente punti correttamente alle pagine già predisposte. Attenzione: su questo è meglio accertarsi che tutte le tipologie di corsi siano effettivamente disponibili su ESSE3 (compresi master dottorati) altrimenti occorre far puntare questi link del menù delle guide ad altre pagine del portale dell'ateneo, e questo richiede un intervento di personalizzazione sui link del menù. Nel 2 caso invece occorre sicuramente intervenire sulla personalizzazione del menù "pubblico" per adeguarlo alla stessa struttura del "paginone".

Personalizzazione delle Label del Menù

E' possibile al cliente personalizzare in ogni momento il testo delle label del menù da client tramite l'apposita funzione: Gestione Multilingua

Riquadro in alto a sx per effettuare ricerche per: Modulo, Pagina, Testo

Selezionare modulo = UNI

Nel riquadro a SX sotto compare albero KML/web/uni

Selezionare il singolo menù (es menù_esse3, menù_ugov; K4ULibrary), nella pagina di  centro, selezionare lingua in testata = ENG/ITA

Selezionare singola label e inserire testo nella parte destra. Salvare sotto.

Personalizzazione degli URL dei link aggiuntivi (ECTS)

Una volta personalizzate le etichette il puntamento agli URL esterni di ESSE3 per qunato riguarda le informazioni richieste dall'ECTS label possono essere inseriti da DATABASE direttamente nella tabella PAR_CONF_URL

Gli omologhi URL per le pagine (SOLO in inglese) sono sempre da generare nella PAR_CONF_URL dietro specifica richiesta (vedi howtos)

Altri Link utilizzabili al fine di indirizzare su pagine esterne ad ESSE3 (non strettamente legati ai requisiti ECTS, ma ai requisiti delle trasparenza) sono i seguenti:

Riepilogo dei parametri di configurazione

Questi sono i parametri generali che insistono sul modulo guide on line

Processo - Guida on line ects

Visibilita - tutti

DOCUMENTO Guida on line ects