IL PROCESSO → UGOV DIDATTICA- PICA -TITULUS

IL PROCESSO → UGOV DIDATTICA - ESSE3

IL PROCESSO → CSA - CMI

ADEMPIMENTI CENTRALIZZATI

IL PROCESSO → TITULUS - CONSERVA

FLUSSO UGOV DIDATTICA→ PICA

INSERIMENTO DELLE COPERTURE PER I CONTRATTI DI DOCENZA E INSERIMENTO BANDI

Una volta definita l’offerta formativa del nuovo anno accademico e le eventuali repliche e mutuazioni, si inseriscono le coperture.

In una prima fase vengono assegnate le coperture ai docenti di ruolo dell’Ateneo.

Successivamente si inseriscono le coperture per i contratti di docenza, caratterizzate da:

• Tipo copertura specifico per i contratti (con il flag “Contratto” attivato),

• Senza indicazione del docente (campo docente “vuoto”).

DEFINIZIONE DEI BANDI PER I CONTRATTI DI DOCENZA

Dopo aver inserito le coperture per i contratti di docenza, senza indicazione del docente (campo docente “vuoto”), è possibile definire uno o più Bandi per i contratti di docenza.

Per ogni Anno accademico di offerta formativa è possibile definire uno o più bandi per ogni struttura didattica (Dipartimento, Facoltà o Struttura di Raccordo) o per l'intero Ateneo. (→ IL PROCESSO DI DEFINIZIONE DI UN BANDO è DOCUMENTATO IN DETTAGLIO AL LINK : UGOV_DIDATTICA_Processo di Definizione dei Bandi per Contratti di Docenza) .

La parte Generale del bando ne contiene le informazioni principali.

All'atto dell’inserimento, il bando assume lo stato B – Bozza. Fino a che il Bando rimane in tale stato, può essere liberamente modificato ed integrato

E’ possibile associare al bando uno o più allegati, come la stampa pdf del bando, o i fac simili per la domanda di ammissione o per la dichiarazione fiscale. In alternativa è possibile associare al bando uno o più indirizzi web (URL).

Il bando contiene una o più Coperture, che inizialmente non hanno l'indicazione del docente (cappello del docente giallo), mentre una volta identificato il vincitore del bando, avranno l’indicazione del docente (cappello del docente verde).

STAMPA BANDO

Nella funzione del Bando, nella cartella Generale, è possibile inserire il Modello di stampa del Bando, selezionabile da una lista dei modelli di stampa del bando preventivamente definiti.

Cliccando sul pulsante Stampa Bando si ottiene la stampa del bando in base al modello specificato.

ATTIVAZIONE DEL BANDO

Una volta che il Bando sia stato completato e verificato in ogni sua parte, viene messo in stato A – Attivo. In questo stato il bando non può più essere modificato.

VISIBILITA’ DEL BANDO A PICA

Attivando il flag “bando visibile via WEB”, il Bando viene pubblicato dal web service dei bandi e può quindi essere pubblicato sul portale dell’Ateneo, oppure, se l’Ateneo ha attivato il modulo PICA, può essere preso in carico da tale sistema.

INSERIMENTO DEL VINCITORE DEL BANDO SULLA COPERTURA

Se l’Ateneo ha attivato il modulo PICA, l’iter del bando viene gestita tramite tale sistema e una volta identificato il vincitore, PICA crea automaticamente la matricola del docente all'interno di U-GOV Risorse Umane (se non già presente) e lo inserisce automaticamente sulle coperture del Bando (e il cappellino della copertura diventa Verde).

Se invece l’Ateneo non ha attivato il modulo PICA, l’iter del bando sarà gestito extra sistema e una volta identificato il vincitore, l’utente crea manualmente la matricola del docente all'interno di U-GOV Risorse Umane (se non già presente) e lo inserisce manualmente sulle coperture del Bando.

PICA inserisce automaticamente il vincitore del bando sulle coperture, trasferendo anche il CV e l’eventuale dichiarazione Art. 15 (tramite il web service dei bandi)

FLUSSO UGOV DIDATTICA→ TITULUS

TRASFERIMENTO DEL CONTRATTO UGOV DIDATTICA–> TITULUS

• si inserisce un nuovo provvedimento della copertura con tipo atto CONT e motivo atto CONT

• Si allega al provvedimento il contratto in formato PDF-A. Questo documento può essere quello stampato cliccando sul pulsante "Stampa Contratto PDF", oppure quello stampato cliccando sul pulsante  "Stampa Contratto DOCX",  poi eventualmente modificato tramite Microsoft Word o Libre Office Write e salvato in formato PDF-A.

(Il sistema controlla che il documento allegato  al provvedimento della copertura con tipo atto CON sia in formato PDF-A.)

Per trasmettere il contratto a Titulus, quindi

• si clicca sul pulsante "Trasmetti contratto a Titulus" presente nella barra degli strumenti in corrispondenza del provvedimento con tipo atto CONT.

 Viene richiamato un WS di Titulus trasmettendo il PDF del contratto ed i metadati:

• MATRICOLA del docente
• COGNOME del docente
• NOME del docente
• CODICE FISCALE del docente
• EMAIL del docente
• CELLULARE 
• ID_USER di U-Gov AC, se già presente. In alternativa in U-Sign il docente potrebbe autenticarsi con SPID tramite il codice fiscale.
• URL di callback, che contiene ID_PROVVEDIMENTO l'URL del servizio di U-Gov Didattica che sarà poi chiamato da Titulus

Il WS di Titulus restituisce le informazioni

• Identificativo documento Titulus   (che potrà poi essere passato ad U-Gov Compensi)

Il sistema memorizza sulla provvedimento della copertura (con tipo atto CONT e motivo atto CONT) i dati:

• Data di invio del contratto a Titulus
• Identificativo documento Titulus

 Se il contratto era già stato precedentemente inviato a Titulus ed è già stato ricevuto da Titulus il protocollo, il sistema chiede all'utente conferma del reinvio.

FLUSSO TITULUS –> UGOV DIDATTICA

Una volta che il contratto è stato firmato e protocollato, Titulus aggiorna la copertura di U-Gov Didattica valorizzando il numero di protocollo del contatto e la relativa data di protocollo.

FAQ SU TITULUS:

•  il contrattista è avvisato con una mail automatica che può firmare il contratto: dove si trova il contratto, direttamente in U-sign, oppure gli viene inviato via mail e poi accede a U-sing per firmarlo?

Il contratto è già in usign grazie al processo asincrono di firma creato da Titulus, il docente riceve una notifica con il link al documento da firmare su usign tramite fea.

• U-sign lo invia nuovamente a Titulus: con quali automatismi? è inviato direttamente dal docente da U-sign e Titulus lo protocolla automaticamente?

È lo stesso automatismo già esistente per processi di firma asincrona, dopo aver firmato il documento questo, tramite un job schedulato ogni 5 minuti, ritorna in titulus.

• se il sistema funziona in questo modo (con la possibilità di caricare come provvedimento il contratto già firmato dal Direttore) avremmo infine un solo documento, con le due firme (e quindi un solo numero di protocollo), corretto?

In realtà il documento potrebbe anche essere caricato non firmato e gestire in Titulus l'iter di doppia firma sull'unico documento.

• Che cosa serve per attivare il sistema?

Occorre fare un progetto per raccogliere specifiche ed esigenze e pianificare le attività 

• Il sistema è applicabile a tutte le versioni di Titulus?

Sì

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FLUSSO UGOV DIDATTICA → ESSE3

TRASFERIMENTO DELLE COPERTURE AD ESSE3

Le coperture inserite in UGOV DIDATTICA , con docente valorizzato, vengono progressivamente trasferite ad ESSE3, per l’attivazione dei processi legati alla carriera degli studenti, come:

• Definizione degli appelli d’esame,

• Compilazione dei registri delle lezioni (se l'Ateneo gestisce i registri docente in ESSE3)

• Compilazione dei questionari di valutazione delle attività didattiche.

ANALISI REGISTRI DOCENTE / COPERTURE

La funzione Analisi registro Docente / Coperture consente di visualizzare e confrontare i registri docente gestiti in ESSE3 o con le coperture associate in Ugov Didattica , evidenziando eventuali differenze nelle ore imputate per le attività didattiche e le attività di supporto alla didattica.

In caso di differenze, l’utente ha la possibilità di stampare il registro e di accedere al dettaglio della Copertura per variare le Ore di copertura effettive, oppure per modificare lo stato della copertura in C – Conclusa.

AGGIORNAMENTO DELLE DELLA COPERTURE IN STATO C - CONCLUSA

Le strutture didattiche ricevono l’informazione che il docente ha concluso l’attività didattica, utilizzando la funzione Analisi registri docente / Coperture, oppure extra sistema, ad esempio con una comunicazione verbale o via email.

Una volta che la struttura didattica ha l’informazione che il docente ha concluso l’attività didattica, può utilizzare la funzione Programmazione Didattica per modificare lo stato della copertura, impostando lo stato C – Conclusa.

L’impostazione dello stato C – Conclusa della copertura, innesca le seguenti attività:

• Trasferimento della copertura a CSA, se nella funzione degli Stati coperture si è impostato lo stato C – Conclusa come “Da esportare a CSA”,

• Trasferimento della copertura ad U-GOV CMI, se nella funzione degli Stati coperture si è impostato lo stato C – Conclusa come “Da esportare ad U-GOV CMI”,

AGGIORNAMENTO STATO COPERTURA C – CONCLUSA DA REGISTRI ESSE3

Se l'Ateneo gestisce i registri delle lezioni con ESSE3 è possibile schedulare un'elaborazione che aggiorna automaticamente in stato C – Conclusa tutte le coperture il cui registro docente ESSE3 è in stato A – Approvato o S – Stampato.

La procedura è disponibile in Lancia Elabborazioni >Destinazione Programmazione Didattica>Aggiorna Stato Coperture da Registri Esse3:

FLUSSO UGOV DIDATTICA →UGOV CMI

PARAMETRI DI CONFIGURAZIONE

Nel seguito i parametri di configurazione utilizzati per la gestione dei contratti di docenza:

FLUSSO UGOV DIDATTICA →CSA

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