Il progetto di dematerializzazione consente
la gestione di tutto il processo di reclutamento dei docenti
eliminando completamente il materiale cartaceo ed i documenti coinvolti nel processo concorsuale
automatizzando i processi amministrativi che regolano il concorso facilitando così la conservazione digitale
la gestione e assegnazione di un vincitore alle scoperture didattiche
la creazione del contratto per il docente
la liquidazione del compenso dovuto
la trasmissione dei dati per l’anagrafe delle prestazioni e trasparenza.
Conservazione digitale istanze/verbali di concorso e dei contratti docente
Il processo è trasversale a vari applicativi della U-Gov Solution, quali:
U-GOV Programmazione Didattica
PICA Piattaforma integrata Concorsi Atenei
Titulus/U- sign
ESSE3 Segreteria e Servizi Studenti
CSA Carriere e Stipendi di Ateneo
U-Gov Compensi
UGOV DIDATTICA:
Fornisce a PICA i bandi e riceve i Vincitori dei bandi.
Fornisce a TITULUS il contratto di docenza in formato PDF e riceve il protocollo del contratto firmato
Fornisce ad ESSE3 le Coperture e riceve i Registri Docente.
Fornisce ad U-GOV CMI i Contratti e riceve lo stato dei Contratti (Chiuso).
Una volta definita l’offerta formativa del nuovo anno accademico e le eventuali repliche e mutuazioni, si inseriscono le coperture.
In una prima fase vengono assegnate le coperture ai docenti di ruolo dell’Ateneo.
Successivamente si inseriscono le coperture per i contratti di docenza, caratterizzate da:
Tipo copertura specifico per i contratti (con il flag “Contratto” attivato),
Dopo aver inserito le coperture per i contratti di docenza, senza indicazione del docente (campo docente “vuoto”), è possibile definire uno o più Bandi per i contratti di docenza.
Per ogni Anno accademico di offerta formativa è possibile definire uno o più bandi per ogni struttura didattica (Dipartimento, Facoltà o Struttura di Raccordo) o per l'intero Ateneo. (→ IL PROCESSO DI DEFINIZIONE DI UN BANDO è DOCUMENTATO IN DETTAGLIO AL LINK : UGOV_DIDATTICA_Processo di Definizione dei Bandi per Contratti di Docenza) .
La parte Generale del bando ne contiene le informazioni principali.
All'atto dell’inserimento, il bando assume lo stato B – Bozza. Fino a che il Bando rimane in tale stato, può essere liberamente modificato ed integrato
E’ possibile associare al bando uno o più allegati, come la stampa pdf del bando, o i fac simili per la domanda di ammissione o per la dichiarazione fiscale. In alternativa è possibile associare al bando uno o più indirizzi web (URL).
Il bando contiene una o più Coperture, che inizialmente non hanno l'indicazione del docente (cappello del docente giallo), mentre una volta identificato il vincitore del bando, avranno l’indicazione del docente (cappello del docente verde).
Nella funzione del Bando, nella cartella Generale, è possibile inserire il Modello di stampa del Bando, selezionabile da una lista dei modelli di stampa del bando preventivamente definiti.
Cliccando sul pulsante Stampa Bando si ottiene la stampa del bando in base al modello specificato.
Una volta che il Bando sia stato completato e verificato in ogni sua parte, viene messo in stato A – Attivo. In questo stato il bando non può più essere modificato.
Attivando il flag “bando visibile via WEB”, il Bando viene pubblicato dal web service dei bandi e può quindi essere pubblicato sul portale dell’Ateneo, oppure, se l’Ateneo ha attivato il modulo PICA, può essere preso in carico da tale sistema.
Se l’Ateneo ha attivato il modulo PICA, l’iter del bando viene gestita tramite tale sistema e una volta identificato il vincitore, PICA crea automaticamente la matricola del docente all'interno di U-GOV Risorse Umane (se non già presente) e lo inserisce automaticamente sulle coperture del Bando (e il cappellino della copertura diventa Verde).
Se invece l’Ateneo non ha attivato il modulo PICA, l’iter del bando sarà gestito extra sistema e una volta identificato il vincitore, l’utente crea manualmente la matricola del docente all'interno di U-GOV Risorse Umane (se non già presente) e lo inserisce manualmente sulle coperture del Bando.
PICA inserisce automaticamente il vincitore del bando sulle coperture, trasferendo anche il CV e l’eventuale dichiarazione Art. 15 (tramite il web service dei bandi)
(Il sistema controlla che il documento allegato al provvedimento della copertura con tipo atto CON sia in formato PDF-A.)
Per trasmettere il contratto a Titulus, quindi
Viene richiamato un WS di Titulus trasmettendo il PDF del contratto ed i metadati:
Il WS di Titulus restituisce le informazioni
Il sistema memorizza sulla provvedimento della copertura (con tipo atto CONT e motivo atto CONT) i dati:
Se il contratto era già stato precedentemente inviato a Titulus ed è già stato ricevuto da Titulus il protocollo, il sistema chiede all'utente conferma del reinvio.
Una volta che il contratto è stato firmato e protocollato, Titulus aggiorna la copertura di U-Gov Didattica valorizzando il numero di protocollo del contatto e la relativa data di protocollo.
FAQ SU TITULUS:
Il contratto è già in usign grazie al processo asincrono di firma creato da Titulus, il docente riceve una notifica con il link al documento da firmare su usign tramite fea.
È lo stesso automatismo già esistente per processi di firma asincrona, dopo aver firmato il documento questo, tramite un job schedulato ogni 5 minuti, ritorna in titulus.
In realtà il documento potrebbe anche essere caricato non firmato e gestire in Titulus l'iter di doppia firma sull'unico documento.
Occorre fare un progetto per raccogliere specifiche ed esigenze e pianificare le attività
Sì
Le coperture inserite in UGOV DIDATTICA , con docente valorizzato, vengono progressivamente trasferite ad ESSE3, per l’attivazione dei processi legati alla carriera degli studenti, come:
Definizione degli appelli d’esame,
Compilazione dei registri delle lezioni (se l'Ateneo gestisce i registri docente in ESSE3)
Compilazione dei questionari di valutazione delle attività didattiche.
La funzione Analisi registro Docente / Coperture consente di visualizzare e confrontare i registri docente gestiti in ESSE3 o con le coperture associate in Ugov Didattica , evidenziando eventuali differenze nelle ore imputate per le attività didattiche e le attività di supporto alla didattica.
In caso di differenze, l’utente ha la possibilità di stampare il registro e di accedere al dettaglio della Copertura per variare le Ore di copertura effettive, oppure per modificare lo stato della copertura in C – Conclusa.
Le strutture didattiche ricevono l’informazione che il docente ha concluso l’attività didattica, utilizzando la funzione Analisi registri docente / Coperture, oppure extra sistema, ad esempio con una comunicazione verbale o via email.
Una volta che la struttura didattica ha l’informazione che il docente ha concluso l’attività didattica, può utilizzare la funzione Programmazione Didattica per modificare lo stato della copertura, impostando lo stato C – Conclusa.
L’impostazione dello stato C – Conclusa della copertura, innesca le seguenti attività:
Trasferimento della copertura a CSA, se nella funzione degli Stati coperture si è impostato lo stato C – Conclusa come “Da esportare a CSA”,
Trasferimento della copertura ad U-GOV CMI, se nella funzione degli Stati coperture si è impostato lo stato C – Conclusa come “Da esportare ad U-GOV CMI”,
AGGIORNAMENTO STATO COPERTURA C – CONCLUSA DA REGISTRI ESSE3
Se l'Ateneo gestisce i registri delle lezioni con ESSE3 è possibile schedulare un'elaborazione che aggiorna automaticamente in stato C – Conclusa tutte le coperture il cui registro docente ESSE3 è in stato A – Approvato o S – Stampato.
La procedura è disponibile in Lancia Elabborazioni >Destinazione Programmazione Didattica>Aggiorna Stato Coperture da Registri Esse3:
Nel seguito i parametri di configurazione utilizzati per la gestione dei contratti di docenza:
DEFAULT_DATE_CONTR_DA_ATT_DID | Default date inizio/fine contratto della copertura dalla date inizio/fine attività didattica | 0: Nessun default. 1: date inizio/fine att. did. 2: Min. data ini. ciclo CDS/AA / Data fine AA. 4: date inizio/fine incarico. 5: date inizio/fine contratto del periodo didattico. |
ANNO_RIF_EXP_CONTR_A_CONT | Definisce la valorizzazione dell'anno di riferimento del contratto | Se uguale a AA_OFF_ID viene passato ANNO_RIF = AA_OFF_ID, se è uguale a ANNO_SYSDATE viene passato ANNO_RIF = anno di sysdate |
COD_UO_EXP_CONTR_A_CONT | Codice Unità Organizzativa per l'esportazione dei contratti ad U-GOV CMI | Se valorizzato, nell'esportazione dei contratti ad U-GOV CMI Contabilità viene utilizzata questa UO invece che il dipartimento |
DATA_CONF_INC_EXP_CONTR_A_CONT | Metodo di valorizzazione della data di conferimento incarico nell'esportazione contratti ad U-Gov CM | DATA_CONF_INC: data di conferimento incarico della copertura, DATA_PROVV_CONF_INC: data di conferimento incarico della copertura, se valorizzata, altrimenti data del provvedimento di conferimento incarico |
ID_IND_SEDE_EXP_CONTR_A_CONT | Identificativo indirizzo della sede nell'esportazione contratti ad U-Gov CM |