Storia delle modifiche

Note introduttive:

Le videate inserite per la redazione del documento sono prese da ambienti anonimizzati in base al il Regolamento Europeo 2016/679 sulla Protezione dei Dati Personali (GDPR).

I nomi e le matricole non corrispondono a studenti reali.

DESCRIZIONE

OBIETTIVI

Obiettivo del modulo è fornire al personale di ateneo dell'ufficio Relazioni Internazionali una funzionalità per la generazione dei bandi di mobilità a partire dagli Accordi Internazionali Attivati.

Utilizzando il Cruscotto Generazione Bandi (di seguito indicato con l’acronimo CGB), non sarà più a carico dell’operatore l’attività di data-entry prevista nelle maschere dell’organizzazione della mobilità internazionale, ed i bandi, completi della sedi previste, verranno generati automaticamente.

Poiché ad oggi Esse3 gestisce la mobilità degli studenti ai fini di studio, l’automatismo implementato  riguarderà esclusivamente i flussi studente definiti all’interno degli accordi.

La funzionalità, comprenderà una pagina iniziale per la ricerca dei flussi studente legati ad accordi attivi nell’anno accademico selezionato.

Una volta effettuata la ricerca, attraverso l’impostazione di un insieme di filtri, sarà possibile proseguire, attraverso un apposito cruscotto, alla configurazione dei dati base per permettere al sistema di generare i bandi a partire dai flussi selezionati.

Nota: per cruscotto intendiamo più pagine web che servono per l’impostazione di parametri e dati di base che serviranno alla procedura di creazione dei bandi e delle destinazioni e completeranno i dati dell’organizzazione della mobilità internazionale.

Nella pagina iniziale di ricerca, sarà data evidenza di quali sono i flussi per i quali sono stati già generati i bandi.

Modalità di attivazione e UTENTI

Il modulo verrà utilizzato dall’ufficio Relazioni Internazionali.

UFFICIO RELAZIONI INTERNAZIONALI

-        Ricerca flussi studente attivi;

-        Processo Web per la generazione automatica dei bandi;

MAPPA DI NAVIGAZIONE

In area Soggetti Esterni, con utente Ufficio Relazioni Internazionali, dopo il login, è disponibile la voce: Cruscotto Generazione Bandi, attraverso la quale è possibile effettuare la generazione automatica dei bandi di mobilità a partire dai flussi studente.

Per l’abilitazione alla voce di menù si rimanda alla documentazione presente al link Accordi+Internazionali

DETTAGLIO FUNZIONI

RICERCA FLUSSI STUDENTE

Permette di ricercare i flussi studente legati ad Accordi Internazionali attivi.

Per la ricerca base sono impostati come valori di default il “tipo di mobilità” ad Outgoing e l’anno accademico così come definito nelle date di riferimento a livello di ateneo [DR_MOBINT].

Per poter ricercare i dati è necessario specificare a quale tipologia di accordo ci riferiamo; i valori possibili ad oggi sono:

• • • Accordi Bilaterali [ambito ACC_BIL ]
    • Accordi di Cooperazione [ambito ACC_BIL ]
    • Erasmus+ Programme [ambito EXC_PROG]
    • Mobilità collaterale [ambito ACC_BIL ]

E' necessario specificare il tipo di mobilità per lo studente; di default i valori sono tutti selezionati. Nei risultati della ricerca sono sempre recuperati i flussi per cui non è impostato alcun tipo di mobilità. 

È possibile affinare la ricerca base specificando la Nazione partner oppure l’ateneo partner nell’accordo.

Effettuando la ricerca si otterrà la lista dei flussi studente, relativi ad accordi della tipologia specificata, attivi nell’anno indicato, di tipologia indicata, con tipo di mobilità studente  tra quelli selezionati  oppure non valorizzata, eventualmente con atenei della nazione specificata, oppure con l’ateneo specificato.

Nota: Per accordo attivo si intende accordo Stipulato il cui anno  di attivazione + durata copre l’anno di mobilità indicato nella selezione.

Il modulo permette di effettuare una “Ricerca Avanzata” nella quale possono essere specificati i dipartimenti interessati e/o il livello di studi.

Filtro per Dipartimenti

Se si utilizza il filtro per dipartimenti, oltre ai criteri precedenti, verrà aggiunto il seguente criterio di selezione:

-        Flussi per cui in fase di definizione accordo non è stata specificata nessuna Struttura DIP/CDS;

-        Flussi associati espressamente a uno dei Dipartimenti selezionati o ad almeno un Cds appartenente a uno dei Dipartimenti selezionati.

Nota: Un flusso pluri-dipartimentale sarà visualizzato a patto che almeno un dipartimento fra quelli ad esso legati appartenga alla lista selezionata.

Filtro per Ciclo di Studi

Se si utilizza tale filtro, oltre ai criteri precedenti, verranno selezionati i flussi compatibili con i Cicli di studi selezionati.

Nota: Un flusso pluri-ciclo sarà visualizzato a patto che almeno un ciclo di studi fra quelli ad esso legati appartenga alla lista selezionata.

La ricerca mostrerà i dati in forma tabellare [con paginazione, ordinamento delle colonne e campo per la ricerca]. Verranno visualizzate al massimo 50 righe per pagina.

Come ordinamento di default abbiamo previsto Nazione + Ateneo di Provenienza/Destinazione.

Ogni riga rappresenterà un flusso, e verranno mostrati i dati principali.

In particolare:

-        Per ogni flusso verrà evidenziato se ci sono posti disponibili o meno, in quanto potrebbero essere stati già creati automaticamente dei bandi che hanno coinvolto tali flussi.

-        Nella colonna dipartimenti vengono eventualmente mostrati i dipartimenti associati, nel caso non è stato specificato l’intero dipartimento, bensì un sottoinsieme di Cds, il dato riporterà l’indicazione del dipartimento come macro-insieme e la scritta “(cds)”.

-        E’ presente il link al dettaglio dell’accordo da cui è estratto il flusso.

WIZARD CRUSCOTTO GENERAZIONE BANDI [CGB]

Processo Web che permette la configurazione per la generazione automatica dei bandi.

Pagina (1)  “SELEZIONE FLUSSI E MODALITA’ OPERATIVA”

Nella pagina vengono impostati i criteri di selezione dei flussi studente e scelta la modalità operativa di creazione automatica dei Bandi.

La pagina è simile a quella della Ricerca, in più è presente un blocco per la scelta della logica di suddivisione dei flussi in bandi:

-        Bando Unico

I flussi selezionati a partire dai criteri di ricerca verranno inseriti come destinazioni di un unico bando;

 -        Bandi suddivisi per Dipartimento

A partire dai flussi selezionati tramite i criteri di ricerca, che dovranno comprendere almeno un  dipartimento, verranno creati tanti bandi quanti sono i dipartimenti selezionati. I flussi per cui non vi sono strutture associate saranno presenti in ognuno dei bandi creati e sarà cura dell’operatore la suddivisione del numero di posti; diversamente, ogni flusso sarà presente in quei bandi il cui dipartimento è presente (in forma esplicita o come sottoinsieme di cds) fra le strutture associate;

 -        Bandi suddivisi per Ciclo di Studi

A partire dai flussi selezionati tramite i criteri di ricerca verranno creati al massimo 3 bandi, uno per ogni Ciclo di studi specificato. In ogni bando verranno inseriti i flussi definiti per il ciclo di studi corrispondente.

Nota: Se si seleziona la modalità operativa. ”Bandi suddivisi per Dipartimento” è necessario selezionare almeno un dipartimento; se la modalità operativa scelta è ”Bandi suddivisi per Ciclo di Studi” è necessario selezionare almeno una opzione fra Under-graduate, Graduate, Post-Graduate.

E' importante segnalare che occorre prestare attenzione alla  parte relativa alla selezione delle strutture, in quanto da queste scelte dipenderanno i criteri sulle singole destinazioni. E' importante avere evidenza che i flussi andranno a creare le condizioni che saranno tutte in 'OR'.

Pagina (2)  “Riepilogo Selezione e Modalità Operativa e Preview Bandi”

Al conferma della pagina precedente il sistema raccoglie i flussi selezionati e li suddivide in base alla modalità operativa scelta. Nella pagina attuale quindi viene mostrata all’operatore una preview di come sono stati suddivisi i bandi.

Abbiamo quindi due sezioni:

-        Blocco riepilogo dati di selezione;

-        Preview Bandi: tabella con la lista dei bandi che vengono fuori dalla selezione effettuata e per ognuno di essi viene visualizzato il numero di sedi previste.

Il sistema assegna di default un “Titolo” ad ogni bando che costruisce; il titolo è coerente con la modalità operativa scelta e potrà essere modificato dall’operatore.

-        Bando Unico

Titolo: “Bando Unico”

 -        Bandi suddivisi per Dipartimento

Titolo: “Bando Dipartimento codice_dipartimento”

 -        Bandi suddivisi per Ciclo di Studi

Titolo: “Bando livello di studi UNDERGRADUATE”

Titolo: “Bando livello di studi GRADUATE”

Titolo: “Bando livello di studi POSTGRADUATE”

Pagina (3)  “Organizzazione Bandi e Ripartizione dei Flussi”

A questo punto il sistema presenterà una pagina apposita per ogni bando che si andrà a creare, dando evidenza della progressione nella numerazione (vedi es.: [1/3] – Bando Dipartimento codice_dipartimento).

E’ necessario associare al bando il Programma di mobilità, fra quelli già censiti in Esse3, inoltre può essere specificato un titolo diverso da quello proposto in automatico dal sistema.

Nota: L’impostazione del programma è un dato che lasciamo alla discrezione dell’operatore per le notevoli implicazioni che si hanno sui certificati. Il programma da associare deve già esistere in Esse3; la lista che presentiamo recupera tutti i programmi relativi all’ambito compatibile con la tipologia dell’accordo.

Nella pagina prosegue con la lista dei flussi che in base alla logica scelta sono stati ripartiti come sedi del bando.  Di default sono tutti già selezionati, sarà cura dell’operatore effettuare delle esclusioni.

Per ogni sede scelta dovranno essere controllati e specificati i posti e potrà essere valorizzato il campo note.

 L'icona viene mostrata quando il flusso è presente in più di un bando fra quelli proposti nella sessione di processo. In tal caso il numero di posti non viene pre-popolato dal sistema e viene data indicazione del numero di posti già specificato negli altri bandi, in modo tale da consentire un veloce controllo in fase di assegnazione posti.

Pagina (4)  “Informazioni Generali”

In questa pagina è possibile configurare i dati di base dei bandi che verranno creati. I dati immessi saranno comuni a tutti i bandi generati in questa sessione.

E’ obbligatorio inserire il numero di preferenze.

-        Controllo competenza linguistica

-        Controllo regolarità tasse

-        Caricamento periodi dei programmi sulle destinazioni: selezionando questa opzione verranno caricati sulle destinazioni i periodi previsti dal programma associato al bando di riferimento.

-        Bando trainsheep (preselezionato se nei parametri di selezione dei flussi è stato impostato il tipo di mobilità Trainsheep e/o trainsheep post-lauream e nessun altro tipo.

-        N.ro preferenze

-        Data pubblicazione bando

-        Date Iscrizioni Web e Client

-        Date Presentazione Learning Agreement

-        Date di riferimento per la graduatoria

-        Conferma/Rinuncia Sede e Date

Pagina (5)  “Riepilogo dati inseriti”

La pagina consente di visualizzare tutti i dati inseriti.

Vengono mostrati i dati di selezione flussi e modalità operativa, segue un pannello “closable” con le info di ogni bando. Vengono visualizzati anche i flussi esclusi dall’operatore, infatti un semaforo verde indica che la sede verrà inserita, un semaforo rosso ne indica l’esclusione.

Nota: Le sedi vengono visualizzate in tabelle con paginazione sulle quali è possibile effettuare la ricerca e l’ordinamento. Per ricercare le sedi escluse scrivere “red”, per ricercare quelle scelte scrivere “green”.

Seguono i dati comuni. Premendo il bottone “Genera Bandi”  si confermano le impostazioni e i dati del cruscotto e viene avviata la procedura che crea i bandi e inserisce le relazioni fra Ambiti – Programmi – Atenei nell’organizzazione della mobilità internazionale.

Procedura di generazione Automatica Bandi

Segue la sintesi del comportamento della procedura.

Creazione della testa del bando

Il bando viene creato nell’anno accademico come da definizione della DR_MOBINT. L’anno solare sarà quello specificato nei dati di selezione come “Anno accademico di mobilità”.  Vengono riportate le preferenze specificate e le date inserite nella pagina (4): Informazioni Generali. Vengono riportati i check sul controllo delle lingue, sulla regolarità tasse, sulla conferma e/o revoca da web, il check relativo al bando trainsheep.

Viene rispettato il titolo eventualmente modificato dall’operatore e l’associazione con il programma.

Requisiti di Iscrizione

Se nei criteri di selezione è stato fatto un filtro sul Ciclo di Studi, allora tale filtro viene riportato come requisito di iscrizione al bando, in modo tale da consentirne l’accesso ai soli studenti che ne hanno diritto. A seconda delle selezioni effettuate viene applicata una delle seguenti regole di applicabilità definite a standard di prodotto:

-         CGB_LIV[UG]:   Controlla che il livello di studi corrispondente al Cds dello studente sia UNDERGRADUATE

-         CGB_LIV[GR]:   Controlla che il livello di studi corrispondente al Cds dello studente sia GRADUATE

-         CGB_LIV[PG]:   Controlla che il livello di studi corrispondente al Cds dello studente sia POSTGRADUATE

-         CGB_LIV[UG_GR]: Controlla che il livello di studi corrispondente al Cds dello studente sia UNDERGRADUATE o GRADUATE

-         CGB_LIV[UG_PG]: Controlla che il livello di studi corrispondente al Cds dello studente sia UNDERGRADUATE o POSTGRADUATE

-         CGB_LIV[GR_PG]: Controlla che il livello di studi corrispondente al Cds dello studente sia GRADUATE o POSTGRADUATE

Nota: Il livello di studi corrispondente al cds dello studente viene calcolato secondo la seguente logica, espressa dall’operando di sistema CGB_GET_LIV; viene recuperato il livello corrispondente al titolo di uscita della tipologia di corso del  cds di iscrizione dello studente, per cui sarà:

UNDERGRADUATE: livello recuperato  pari a 1;

GRADUATE: livello recuperato  pari a 2;

POSTGRADUATE: livello recuperato  maggiore/uguale di 3

Insieme di Strutture di appartenenza

Se nei criteri di selezione è stato fatto un filtro su uno o più dipartimenti, allora tale filtro viene riportato come “Insieme di Strutture di appartenenza” associato al bando.

Nota: nella creazione dell’”Insieme di strutture di appartenenza”, viene di norma riportato il gruppo composto dal dipartimento/i specificato come filtro. Ci sono casi in cui il sistema riesce ad affinare il controllo, per esempio quando per tutte le sedi  è stato specificato lo stesso insieme di strutture, oppure quando per un dato dipartimento sono specificati solo flussi su alcuni cds.

In questi casi, il sistema creerà un Insieme di strutture più restrittivo.

Inserimento delle sedi

Ogni flusso confermato nella scelta porterà ad una destinazione/provenienza del bando. Verranno quindi valorizzati il “numero posti” ed eventualmente il campo “note”, come da valorizzazione dell’operatore. Verranno poi riversate sulla sede le ulteriori informazioni associate al flusso, in particolare:

-        Descrizione della sede(*);

-        Dottoarea;

-        Durata in mesi;

-        Il referente di ateneo (interno);

-        Il referente di ateneo (esterno);

-        Il responsabile del learning agreement;

-        Le lingue associate ed i livelli di conoscenza richiesti;

(*): Il parametro di configurazione CGB_FORMATO_DES_SEDE: permette di configurare la formattazione del campo, che può partire dalla sola descrizione dell'ateneo straniero (default), fino ad  avere le informazioni sul codice isced, il livello di studi, il referente interno. In particolare, sono a disposizione dei codici rappresentanti le informazioni da inserire nella descrizione:

- ATE formato base, valore di default corrispondente alla des dell'ateneo straniero

- ATE+ISCED+LIV_STUDI+REF_INT formato completo

- per qualsiasi formattazione intermedia, configurare il formato a piacere, utilizzando i codici indicati

- il parametro sarà nullo nel caso di procedura personalizzata

Ad esempio una formattazione completa potrebbe essere "UNIVERSIDAD DE VALENCIA - 084-2013 - [UG] - Referente: Nome + Cognome"

Nota: Poiché sul flusso possono essere associate fino a due lingue, se non è prevista la gestione di più lingue per destinazione [parametro di configurazione MOBIL_INT_DEST_NLINGUE alzato], il sistema per ogni sede ne memorizzerà solo una.

Condizione libera sulla sede

In fase di definizione del flusso viene specificato il ciclo di studi a cui è dedicato ed eventualmente una o più strutture di tipo Dip/Cds.

Queste specifiche definiscono un filtro di accesso alla sede; il sistema a runtime creerà una regola di applicabilità da associare alla sede come condizione libera.

Nota: Se per il flusso vengono selezionati tutti e tre i cicli di studio, l’eventuale condizione creata non effettuerà nessun controllo su questo, poiché non ci saranno studenti da escludere.

Inoltre, in tutti i casi in cui il filtro sulla singola sede coinciderà con quello impostato a livello di band, il sistema non assocerà alla sede stessa nessuna condizione libera.

Inserimento dati dell’organizzazione della mobilità internazionale

A valle dell’inserimento dei bandi e delle destinazioni vengono ricostruiti i dati dell’organizzazione della mobilità internazionale per l’anno definito come da DR_MOBINT.

Viene quindi ricostruita la gerarchia: Ambito à Prog

Parametri di configurazione

tutti

Processo - Mobilità internazionale

Visibilita - tutti

DOCUMENTO Mobilità internazionale