Creare una comunicazione massiva con testo libero

L’invio di una comunicazione in maniera manuale viene eseguito dall’operatore tramite la maschera Comunicazioni Multi-mediali, definendo titolo e testo della comunicazione, selezionare i destinatari, aggiungere allegati e definire visibilità in area web (pubblica e privata).

La maschera è costituita da una testata, un menu ad albero (Treeview) e una sezione centrale riportante la lista di tutte le comunicazion.

Nella testata è possibile inserire dei parametri di ricerca per recuperare comunicazioni già generate. Se la ricerca è fatta senza specificare alcun parametro, saranno recuperate solo le comunicazioni relative all’ultima settimana.

Il TREEVIEW[1] raggruppa le comunicazioni in base all’evento applicativo da cui sono state generate.

Nella sezione centrale della maschera sono elencate le singole comunicazioni identificate per icona di stato, media utilizzato, data di creazione, mittente e testo (titolo della comunicazione, o oggetto: negli SMS è indicato solo Oggetto perché il titolo è facoltativo).

Lo stato della comunicazione è caratterizzato dai seguenti indicatori:

Comunicazione inviata con successo
Comunicazione Attivata ma non ancora inviata
Comunicazione In Bozza
Comunicazione Eliminata
Comunicazione Inviata (Con Errore)

Per le comunicazioni recuperate è possibile procedere massivamente, attraverso la spunta della casella “Sel “corrispondente, con l’invio per le comunicazioni in stato In Bozza e Inviata (Con Errore) , o con l’eliminazione per le comunicazioni in stato In Bozza .

Per inserire una nuova comunicazione basta utilizzare il pulsante NUOVA in basso

oppure posizionarsi nella sezione centrale della maschera (lista comunicazioni) e utilizzare il tasto destro del mouse quindi il tasto Inserisci nella toolbar.

Creare una comunicazione

All’inserimento di una nuovo comunicazione, si apre la maschera Comunicazioni.

Innanzi tutto occorre scegliere il media da utilizzare (in base al media saranno obbligatori alcuni campi).

Dalla look-up media saranno recuperati i media impostati come attivo nella maschera Configurazione Media.

Procedere scegliendo la tipologia cui associare la comunicazione (questo permetterà il raggruppamento delle comunicazioni sotto la stessa categoria nel treeview, per recuperarla in futuro)

Definire il mittente (ad esempio: Segreteria Studenti) e (opzionale) il campo DA (indirizzo email): se si lasciano vuoti, il mittente e il DA saranno presi da quelli definiti nel Media scelto

A questo punto occorre definire gli altri parametri obbligatori: titolo (oggetto della mail) e oggetto (corpo della mail). Il pulsante "mappamondo" permette di definire la comunicazione in lingua.

E' possibile impostare la ricezione di una notifica della comunicazione, attraverso il flag Rich. Notifica e l’inserimento nel campo E-mail dell’indirizzo del destinatario della notifica.
Il flg Rich. Notifica e l’indicazione dell’indirizzo e-mail saranno validi solo per questa comunicazione.
Se non viene specificato, la mail di notifica viene comunque inviata in base al parametro legato al MEDIA: NOTIF_EMAIL

A seguito del salvataggio la comunicazione è in stato bozza:

In questa fase, quando ancora non sono stati definiti i destinatari, i pulsanti INVIA ed ELIMINA sono disabilitati. Si attiveranno dopo l’inserimento di almeno un destinatario, insieme ai pulsanti:

ELIMINA TUTTI : elimina tutti i destinatari;

TUTTI CC : definisce tutti i destinatari i CC;

TUTTI CCN : definisce tutti i destinatari i CCN;

AZZERA CC/CCN : annulla CC e CCN e i destinatari saranno in TO.

Aggiungere destinatari

per l'inserimento dei destinatari si veda il documento: Come inserire destinatari ad una comunicazione

Aggiungere allegati

Per l'inserimento di allegati si veda il documento: Allegati ai template di comunicazione multimediale

Spedire una comunicazione

Dopo aver inserito i destinatari è possibile eliminarli, decidere se inviarli come CC o come CCN (esiste un parametro che lancia un messaggio di WARNING nel caso non si sia inserito almeno un destinatario in CCN: COM_EST_CONTROLLA_DEST_CC_CCN): Dopo aver impostato i parametri necessari, è possibile inviare la comunicazione con il pulsante Invia. Finché la comunicazione non è stata inviata è possibile eliminarla con il pulsante Elimina.

Dopo aver premuto su Invia un messaggio avvisa dell’irreversibilità dell’azione:

Annulla, l’operazione di invio viene annullata.
Il pulsante No attiva la comunicazione, ma questa sarà inviata quando il processo schedulato avvierà l’invio delle mail: vedi maschera Schedulazione Batch (si consiglia questa scelta soprattutto in presenza di un numero elevato di destinatari, secondo la configurazione del batch INVIO_COM sarà comunque spedita entro pochi minuti)
Il pulsante Si invece permette la scelta di schedulare e inviarla al momento

Note sul processo di spedizione

Il processo di spedizione della comunicazione (sia con invio immediato sia con invio schedulato) effettua l’invio in base al parametro (MAX_DEST_PER_MAIL) del media cui la comunicazione è associata.
Il processo viene eseguito per pacchetti (gruppi di destinatari) ognuno composto da un numero di destinatari pari al valore di MAX_DEST_PER_MAIL; tra l’invio di un pacchetto e l’altro intercorre un tempo pari al valore (espresso in secondi) del parametro TIME_BETWEEN_MAIL.

L’invio viene eseguito in maniera continua fino all’eventuale raggiungimento di un numero di fallimenti (singoli destinatari scartati, o non validi) pari al valore del parametro MAX_FAILURE_PER_MAIL.

Al raggiungimento del valore di failure l’invio della comunicazione viene interrotta:

i destinatari fino a quel momento processati positivamente saranno indicati con l’icona verde (stato recuperato dalla v16_com_est_dest.sped_flg= 1 per la com_id processata);
i destinatari fino a quel momento processati negativamente saranno indicati con l’icona rossa (stato recuperato dalla v16_com_est_dest.sped_flg= -1 per la com_id processata);
tutti gli altri destinatari non processati a causa dell’interruzione del processo di invio, per il raggiungimento del MAX_FAILURE_PER_MAIL, saranno indicati con l’icona grigia (stato recuperato dalla v16_com_est_dest.sped_flg= 0 per la com_id processata);

Il pulsante SOLO FALLITI visualizza nell’elenco solo i destinatari falliti (sped_flg=-1, icona rossa);

Accanto ad ogni destinatario fallito (icona rossa) un pulsante permette di riattivare il singolo record per un successivo invio (ponendo lo sped_flg=0, icona grigia).

Il pulsante RIATTIVA TUTTI ha la medesima funzione ma agisce su tutti i record falliti.
L’operatore può in tal modo decidere di ritentare l’invio della comunicazione (il pulsante INVIA è attivo): il nuovo processo di invio prenderà in considerazione SOLO i record non ancora processati o quelli riattivati (entrambi caratterizzati da sped_flg=0, icona grigia).

[1] TreeView o vista di struttura è un elemento di interfaccia grafica utente che presenta una visualizzazione gerarchica delle informazioni. Ogni elemento (nodo) può avere un certo numero di elementi secondari.