Istruzioni operative compilazione file accordi
Di seguito sono riportate le istruzioni operative per la compilazione del file excel degli accordi internazionali, in modo da garantire la corretta importazione dei dati nel sistema Esse3.
Al momento non è possibile lanciare l’import direttamente dal client di Esse3 quindi, una volta completato il file con tutti gli accordi previsti, esso dovrà essere trasmesso a Cineca tramite ticket per l’import.
Rispetto al tracciato completo del file excel, in questo documento verranno date indicazioni esclusivamente per i campi che saranno oggetto dell’elaborazione.
Premessa: prima di scendere nel dettaglio di ogni campo, dobbiamo precisare che una riga nel file non corrisponde ad un accordo, ma ad un flusso, quindi uno stesso accordo può essere descritto con più righe.
Quando più righe rappresentano più flussi dello stesso accordo devono avere lo stesso valore nella prima colonna "Progressivo".
| Colonna B | Progressivo (NUMACCORDO) | Obbligatorio Deve essere un progressivo univoco per accordo. Ciò non significa che non ci possono essere più righe con lo stesso progressivo, perché possono esserci più righe nel file che fanno parte dello stesso accordo. Le righe relative allo stesso accordo devono avere lo stesso numero nella prima colonna. L’importazione di tale colonna dipende dalle specifiche stabilite con l’Ateneo. A standard non viene importata. |
| Colonna C | Anno Accademico (AAATTIVAZIONE) | Obbligatorio Anno accademico di inizio validità dell’accordo. |
| Colonna D | Fine (AAFINALE) | Obbligatorio Anno accademico di fine validità dell’accordo. |
| Colonna E | STATOACCORDO | Obbligatorio Stato dell'accordo:
|
| Colonna F | DTSTIPULA | Data della stipula, quando stipulato |
| Colonna G | Codice Erasmus (CODICEERASMUS) | Obbligatorio Codice Erasmus dell’Ateneo straniero. Il codice inserito in questo campo deve coincidere con quello presente in Esse3 nella funzione Atenei stranieri. È necessario fare attenzione agli spazi, molti codici Erasmus hanno due spazi dopo la prima lettera, è importante che queste formattazioni siano rispettate. |
| Colonna H | Codice Dipartimento di afferenza (CODDIPRIF) | Codice dipartimento di riferimento dell’accordo. Campo non obbligatorio: può essere lasciato vuoto. Riguarda l'intero accordo. Se lasciata vuota l'import assume di default il valore EXTRADIPARTIMENTALE. |
| Colonna I | Codice/i Dipartimento/i (CODDIPARTIMENTI) | Codice o codici dei dipartimenti interessati dal flusso rappresentato nella riga, separati da ";" (punto e virgola) Campo non obbligatorio. N.B.: va indicato il codice del dipartimento quando il flusso della riga in questione è collegato all'intera struttura dipartimentale e non a solo qualche suo corso. |
| Colonna J | Codice/i Corso/i (CODICICORSO) | Codice o codici dei corsi interessati dal flusso rappresentato nella riga, separati da ";" (punto e virgola) Campo non obbligatorio. N.B.: va indicato il codice corso o i codici corso sempre in alternativa al dipartimento della colonna D. Colonna I: D1 Colonna J: C1;C2;C3 |
Colonna K | Livelli (LIVELLIOUT) | Obbligatorio, se prevede flussi outgoing Livelli di istruzione dell’accordo. Legenda:
Quando un flusso è per più livelli le lettere vanno concatenate senza nessuna separazione. |
Colonna L | Livelli (LIVELLIIN) | Obbligatorio, se prevede flussi incoming Livelli di istruzione dell’accordo. Legenda:
Quando un flusso è per più livelli le lettere vanno concatenate senza nessuna separazione. |
Colonna M | STAFFNUMOUT | Numero mobilità in uscita per lo staff |
Colonna N | STAFFNUMGIORNIOUT | Numero giorni per la mobilità in uscita staff |
Colonna O | STAFFNUMSETTOUT | Numero settimane per la mobilità in uscita staff |
Colonna P | STAFFNUMIN | Numero mobilità in ingresso per lo staff |
Colonna Q | STAFFNUMGIORNIIN | Numero giorni per la ingresso in uscita staff |
Colonna R | STAFFNUMSETTIN | Numero settimane per la ingresso in uscita staff |
| Colonna S | CODISCEDSTAFF | Codice ISCED per la mobilità dello Staff |
| Colonna T | Area Disciplinare (CODICEISCED) | Obbligatorio Codice Esse3 dell’area di afferenza dell’accordo. Il codice inserito in questo campo deve coincidere con quello presente in Esse3. Non è possibile accodare più di un'area, se un flusso dev'essere definito per più aree, dev'essere rappresentato come più flussi, ovvero più righe. Attenzione: L’area (sotto-area per Esse3) indicata nell’accordo deve essere collegata all’Ateneo relativo all’accordo stesso. Tale verifica può essere effettuata tramite la funzione Atenei Stranieri tab. Sottoaree.
|
| Colonna U | Outgoing number (STUNUMOUT) | Numero di posti outgoing relativi all’accordo. Il dato può coesistere con quello di Incoming number sulla stessa riga: in questo caso l'import creerà un flusso OUT ed un flusso INC. |
| Colonna V | Outgoing duration (STUDURATAOUT) | Numero di mesi outgoing relativi all’accordo. Il dato può coesistere con quello di Incoming duration sulla stessa riga: in questo caso l'import creerà un flusso OUT ed un flusso INC. Va indicato il numero mesi per ogni singolo posto. |
| Colonna W | Incoming number (STUDNUMIN) | Numero di posti incoming relativi all’accordo. Il dato può coesistere con quello di Outgoing number sulla stessa riga: in questo caso l'import creerà un flusso OUT ed un flusso INC. |
| Colonna X | Incoming duration (STUDURATAIN) | Numero di mesi incoming relativi all’accordo. Il dato può coesistere con quello di Outgoing duration sulla stessa riga: in questo caso l'import creerà un flusso OUT ed un flusso INC. Va indicato il numero mesi per ogni singolo posto. |
| Attenzione, per i 4 punti precedenti: Non ci possono essere righe con numero outgoing ed incoming entrambi pari a zero | ||
| Colonna Y | Referente Accordo (MATRDOCREFINT) | Matricola del docente dell'Ateneo locale o di installazione di ESSE3, referente interno. |
| Colonna Z | MATRDOCRESPLA | Matricola del docente dell'Ateneo locale o di installazione di ESSE3, responsabile del learning agreement. |
dalla Colonna AA alla Colonna AH | DESATENEO EMAILATENEO INDIRIZZOATENEO CAPATENEO COMUNEATENEO WEBADDRESSATENEO TELEFONOATENEO CODINTATENEO | Dati dell'ateneo partner Attenzione: La procedura di importazione in Esse3 del file degli accordi inserirà i valori di questi campi nella tabella degli Atenei stranieri sovrascrivendo quelli esistenti |
dalla Colonna AI alla Colonna AK | COGNOMEDOCEST NOMEDOCEST EMAILDOCEST | Dati del docente estero |
dalla Colonna AL alla Colonna BU | HOUSMAILLOC
| Dati del factsheet dell'ateneo locale Dati del factsheet dell'ateneo straniero |
| Colonna BV | Lingua1 | Prima lingua di riferimento dell’accordo Attenzione: Il "codice" da inserire in questo campo è quello delle codifiche ISO di Esse3. Tali lingue devono essere associate all’Ateneo relativo all’accordo stesso (funzione Atenei Stranieri tab. lingue).
|
| Colonna BW | Livello lingua 1 | Livello della prima lingua di riferimento dell’accordo Attenzione: Il "codice" da inserire in questo campo è quello relativo alla codifica Esse3 (campo Codice della funzione Lingue tab Livello conoscenza lingue). Tale valore deve essere associato in Esse3 alla lingua presente nel campo Lingua1.
|
| Colonna BX | Lingua 2 | come Lingua 1 |
| Colonna BY | Livello lingua 2 | come Livello lingua 1 |
| Colonna BZ | Lingua 3 | come Lingua 1 |
| Colonna CA | Livello lingua 3 | come Livello lingua 1 |
| Colonna CB | Lingua 4 | come Lingua 1 |
| Colonna CC | Livello lingua 4 | come Livello lingua 1 |
| Colonna CD | Note | In questo campo vanno inserite le informazioni non strutturate che la procedura automatica di creazione dei bandi riporta a livello di destinazione visibile nel web da parte dello studente durante la fase di candidatura online. Non è visualizzabile negli Accordi WEB. Non è visualizzabile nel CGB. |
In coda ai suddetti campi possono essere aggiunte altre colonne con dati che possiamo/dobbiamo comunque importare, per esempio potrebbe seguire come si vede sotto, o anche aggiungendo ancora dati utili. Fino a quando l'import sarà seguito da noi, dietro richiesta effettuata mediante ticket con l'upload del file, abbiamo la possibilità di concordare modifiche al file che recepiremo durante l'operazione di import. Quando poi saremo arrivati ad un comportamento abbastanza standard che non richiede modifiche, renderemo il tutto più rigido, chiedendo di attenersi scrupolosamente al tracciato fornito. | ||
Dal link sottostante si puà scaricare il tracciato in formato excel
Tracciato_Import_Accordi_2023.xlsx