Definizione e riferimenti normativi
Art.4 c.1 Legge 7 agosto 1990, n. 241
Ove non sia già direttamente stabilito per legge o per regolamento, le pubbliche amministrazioni sono tenute a determinare per ciascun tipo di procedimento relativo ad atti di loro competenza l'unità organizzativa responsabile della istruttoria e di ogni altro adempimento procedimentale, nonché dell'adozione del provvedimento finale.
Commento
Tutte le Pubbliche Amministrazioni sono quindi tenute là dove non è direttamente stabilito per legge a definire le Unità Organizzative responsabili ciò che in Titulus è individuabile come UOR= ufficio.
Ogni UOR ha la responsabilità di produrre i documenti necessari a espletare la pratica e il provvedimento finale ovvero il documento finale del procedimento amministrativo.
Spetta proprio alla UOR la responsabilità di aprire il fascicolo e di chiuderlo ( ovvero archiviarlo in Titulus tramite la funzionalità: "Archivia") una volta che i tutti documenti sono stati inseriti correttamente nel fascicolo, a procedimento amministrativo o pratica conclusa.
L'insieme, quindi più UOR definiscono l'Area Organizzativa Omogena ( AOO): ovvero l'area in cui il Soggetto produttore individua gli stessi criteri di gestione, classificazione e fascicolazione dei documenti prodotti.