Manuale utente Titulus 5 - Interfaccia

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Che cosa trovo in questa pagina?

Questa pagina descrive l'interfaccia di Titulus 5: si trovano le informazioni per navigare nell'applicativo e tutte le sue funzionalità; non si trovano, invece, le informazioni relative a fasi o operazioni mirate come le autorizzazioni o la ricerca avanzata, la cui descrizione è demandata ai rispettivi manuali specifici.

Introduzione a Titulus 5

Come accedo a Titulus 5

Per accedere a Titulus 5 è necessario autenticarsi con le credenziali (username e password) fornite dall'ateneo all'indirizzo web specifico. L'autenticazione avverrà sul sistema di gestione delle identità di ateneo.

Dopo autenticazione, il sistema aprirà direttamente l'applicazione Titulus 5 nel caso in cui l'utente abbia un profilo unico, oppure nel caso in cui l'utente abbia scelto un profilo preferito da usare automaticamente (ma che è possibile cambiare all'occorrenza grazie alla voce di menu "Cambio utente", come spiegato nel seguito).

In caso, invece, di più profili, il sistema propone una finestra di scelta utenza. In questa finestra l'utente potrà scegliere con quale utenza collegarsi al sistema, tipicamente per verificare documenti o iter che hanno una pertinenza differente:

Al click sull'utenza, si carica l'interfaccia di Titulus 5 con i contenuti profilati, ovvero calati in modo specifico sui diritti di quell'utenza (ad es. documenti e fascicoli in gestione, step di iter, etc.).

Aspetti generali dell'interfaccia di Titulus 5

Titulus 5 si presenta con una cornice blu fissa e un contenuto centrale variabile.

La cornice è costituita da una banda blu orizzontale, contenente il titolo della sezione (ad es. "Documenti"), e da una banda blu verticale (nav bar), per la navigazione fra le sezioni principali. Al di sopra della barra blu orizzontale è posizionata la cornice superiore, o top bar, contenente il logo di Titulus, il modulo di ricerca veloce, etc. Queste bande (o barre) fanno da contorno al contenuto centrale, in cui compaiono elenchi di documenti o di iter, i dettagli degli stessi, i risultati della ricerca, etc.

Utilizzo in mobilità di Titulus 5

Tutto il servizio Titulus 5 è utilizzabile in mobilità tramite tablet o smartphone grazie alla sua tecnologia responsive, quindi anche le varie home page sono predisposte per tale utilizzo.

Cornice superiore (top bar)

La cornice superiore è fissa in tutto il sito Titulus e costituisce un punto di riferimento per l'utente, che può sempre sapere in quale sezione si trova, che tipologia di documento o di fascicolo sta lavorando o visualizzando.

Al di sopra della cornice si trova:

• sulla sinistra il logo di Titulus
• al centro la ricerca globale
• sulla destra tre icone da cui è possibile visualizzare le notifiche, entrare in visualizzazione dei manuali e verificare le informazioni della propria utenza.
  

Modulo di ricerca globale

Il modulo per la ricerca globale è un campo che consente di effettuare ricerche su tutti i campi testuali delle varie tipologie di oggetti ricercabili (Documenti, Fascicoli e Raccoglitori) e allegati testuali ai documenti.

In qualunque momento è possibile ricercare una parola e, premendo il pulsante VAI o INVIO da tastiera, visualizzare i risultati della ricerca nel corpo centrale della pagina.

L'icona a forma di 3 puntini () posta alla destra del campo di ricerca apre una schermata laterale (sidenav) che contiene le ricerche o i modelli che sono stati salvati per successive ricerche rapide, come ad esempio ricerche ricorrenti. Per i dettagli si rimanda al Manuale utente Titulus 5 - Ricerca globale e avanzata.

Notifiche

L'icona a forma di campanella  nella cornice superiore è dedicata alle notifiche, ovvero messaggi informativi per l'utente relativi a documenti, fascicoli e raccoglitori di suo interesse.

Per poter essere mostrate, le notifiche devono essere preventivamente abilitate nel profilo personale e nel browser.

Quando le notifiche non risultano abilitate, in Titulus compare il seguente messaggio:

Di conseguenza, bisogna andare nelle impostazioni del browser, cercare le impostazioni relative alle notifiche:

e abilitarle per Titulus, inserendo l'indirizzo completo dell'host di Titulus presso l'ateneo, ad esempio https://titulus-unixxx.it:443:

In alternativa, è possibile cliccare il simbolo del lucchetto nella barra dell'indirizzo del browser e scegliere "Consenti" sulle notifiche:

A seguito dell'intervento, il browser chiede di aggiornare la pagina, con un messaggio come il seguente:

(se il messaggio non compare, basta premere F5 da tastiera, o ricaricare la pagina).

A questo punto, nella topbar di Titulus, alla voce Informazioni utente > > Impostazioni > Notifiche bisogna abilitare le notifiche mettendo a ON l'interruttore   e le notifiche saranno attive.

NOTA BENE: Le dinamiche di abilitazione delle notifiche variano da browser a browser. Ad esempio, con Firefox, è sufficiente abilitare le notifiche in Titulus, dopodiché sarà il browser stesso a chiedere se si vuole autorizzare Titulus a inviare notifiche:

La comparsa di un contatore (badge) sulla campanella indica la presenza di nuove notifiche, ovvero notifiche non lette. Il sistema effettua il controllo della presenza di nuove notifiche ogni 60 secondi quando l'utente mantiene la pagina di Titulus aperta e attiva. All'apertura, il menu a tendina delle notifiche si presenta nel seguente modo:

ovvero un elenco in ordine cronologico delle notifiche degli ultimi 15 giorni - ad eccezione di quelle che sono state eliminate.

Le notifiche in grassetto corrispondono al numero sulla campanella, inoltre la lettura delle notifiche non viene effettuata sulle singole note e per tale ragione quando si apre il menu a tendina tutte le notifiche vengono considerate come lette e si azzera il contatore sulla campanaella.

Il testo della notifica è costituito da 3 righe: nella prima è riportata l'azione che è stata compiuta sul documento/fascicolo/raccoglitore, nella seconda le informazioni che identificano il documento/fascicolo/raccoglitore, nella terza la data/ora e il nome dell'operatore (a patto che abbia un indirizzo e-mail). Il testo della notifica non riporta l'oggetto del documento/fascicolo/raccoglitore, per non incorrere in problematiche di contenuto riservato.

Le notifiche sono fondamentalmente di tipo personale o di sistema e vengono scatenate da azioni come ad es. modifica a documenti o fascicoli e raccoglitori, cambio di assegnazione, aggiunta di annotazioni, cambio di classificazione, errori di invio PEC, errori dovuti alle dimensioni di attachment, etc.

Le notifiche vengono categorizzate utilizzando icone differenti, ovvero:

Le azioni notificate possono anche provenire dai flussi (iter) autorizzativi, come ad es. il completamento di un dato iter autorizzativo su un documento o una richiesta di intervento su un altro documento.

Vengono ovviamente escluse dalle notifiche le azioni compiute direttamente dall'utente.

Esempio di notifica non letta (nuova):

Esempio di notifica letta:

Tutta l'area della notifica è cliccabile e rimanda alla pagina di dettaglio del documento/fascicolo/raccoglitore interessato. Pertanto, se si è nella Dashboard di Titulus e si clicca una notifica relativa a un dato documento, la navigazione si sposta sulla pagina di dettaglio di quel documento.

Ogni notifica presenta sulla destra un'icona "cestino" per la rimozione rapida (senza richiesta di conferma) della notifica stessa.

Per una eliminazione in massa è presente un link "Elimina tutte", che apre una finestra di richiesta di conferma:

Selezionando il tasto CONFERMA vengono rimosse tutte le notifiche presenti.

Attualmente, se un evento scatena l'invio di un messaggio e-mail all'utente, a quell'evento sarà automaticamente associata una notifica nella cornice superiore di Titulus 5 per quello stesso utente.

Le notifiche hanno una "vita" massima di 90 giorni dalla loro creazione, quindi vengono automaticamente rimosse dal sistema dopo 90 giorni.

Help (Aiuto)

L'icona a forma di punto interrogativo ( ? ) apre una tendina che potrebbe contenere le seguenti voci:

ovvero:

• Manuale (link ai manuali Titulus 5)
• Istruzioni aggiuntive (link a pagine di istruzioni aggiuntive, a cura dell'ateneo)*
• Richiesta assistenza (link a Customer Portal).

* questo link può essere configurato dal CINECA su richiesta dell'ateneo e può puntare ad una pagina specifica di istruzioni aggiuntive rispetto ai manuali o a un indice di altra documentazione.

Informazioni utente

La tendina mostra la Matricola, Nome e Cognome, Ufficio di appartenenza e AOO dell'utente collegato:

Inoltre, consente di visualizzare le informazioni dell'utente e di regolare le impostazioni delle notifiche di Titulus 5.

La voce di menu "Cambio utente", se presente o attivo, consente di riaprire la finestra di scelta utente descritta nel paragrafo "Come accedo a Titulus 5".

La voce LOGOUT conclude la sessione di lavoro.

Profilo e impostazioni

Tale pagina consente di visualizzare le informazioni dell'utente e di regolare le impostazioni delle notifiche di Titulus 5.

Nella sezione "Profilo" sono presenti le informazioni utente come:

• Codici Utenza
• Ateneo
• AOO
• Ufficio (UOR)
• Gruppi di appartenenza
• Dati personali (e-mail)

Nella sezione "Impostazioni" è possibile:

• attivare o disabilitare le notifiche mediante campanellina
  
• scegliere il colore della propria utenza, utile per contrassegnare con colori diversi i diversi profili che si è abilitati a vedere nella finestra delle "Utenze disponibili" che compare all'ingresso di Titulus o al cambio utente
• scegliere la pagina da visualizzare all'accesso in Titulus
• scegliere la configurazione drive scanner
• scegliere cosa visualizzare di default nel menu a tendina dei widget (se l'utente o l'ufficio)

Cornice di navigazione (nav bar)

La barra di navigazione (nav bar) consente di muoversi fra i vari moduli di Titulus 5, ovvero:

• Home Page
• Documenti
• Fascicoli e Raccoglitori
• Autorizzazioni
• Ricerca avanzata

Tali moduli sono sempre presenti e disponibili, mentre i moduli successivi possono essere presenti in base alle scelte dell'ateneo e ai diritti dell'utente:

• Organi
• Gestione accessi
• Anagrafiche
• Procedimenti amministrativi
• Strumenti
• Configurazioni

La prima icona in alto composta da 3 righe orizzontali (chiamata in gergo informatico hamburger) consente di aprire/chiudere il menu della barra di navigazione mostrando o meno la descrizione estesa delle varie icone:

Selezionando una delle icone, ad es. Documenti, la navigazione si sposta nel modulo Documenti e viene segnalata all'utente da un triangolo bianco:

Configurazioni e properties

Le funzioni di Titulus 5 sono regolate da configurazioni e properties.

Le configurazioni riguardano entità come:

• mezzi di trasmissione (e-mail, PEC, etc.)
• titolario di classificazione
• trasparenza
• struttura dei sottofascicoli
• repertori
• predefiniti

e sono operazioni tipicamente di avvio di una nuova installazione, che generalmente vengono fatte in stretta collaborazione con il supporto del CINECA. 

L'intervento sulle configurazioni non dà un esito immediatamente visibile all'utente. Infatti, per recepire nuove configurazioni o variazioni alle configurazioni esistenti, è necessario richiedere un riavvio del server.

Le properties sono opzioni che abilitano o disabilitano alcune funzioni del software o governano particolari comportamenti dell'applicativo e vengono regolate da Titulus 4 alla voce "Strumenti di amministrazione" > Impostazioni avanzate.

La modifica delle properties così come quelle dell'ACL (come abilitazione utenti o modifiche alle strutture esterne)  viene recepita entro 1 minuto ed è consigliabile avviare Titulus 5 in una nuova finestra.