La creazione del progetto è il primo passo per attivarne la gestione nel contesto U-Gov.
Il progetto deve nascere con un insieme di caratteristiche e attributi essenziali che ne determinano le caratteristiche e le modalità di gestione.
Questi sono:
- i Codici identificativi
- la Tipologia di progetto e il relativo Schema di finanziamento
- le Date di Validità
- le Unità Organizzative di riferimento
- le Risorse Umane che vi partecipano
Un'altra serie di attributi risultano necessari per avviare i progetti gestionali sul progetto:
- il budget per Voci Progetto
- articolazione in Work Package (WP)
- anagrafica Finanziatori
Il processo di creazione dovrebbe partire dal momento in cui si rende necessario attivare i processi gestionali (prevalentemente di natura contabile) e si compone dei seguenti passi:
- creazione del progetto
- individuazione del budget ai fini autorizzatori
- completamento anagrafica del progetto
I codici identificativi
Il singolo progetto può avere diversi codici identificativi di cui, il principale è il "Codice identificativo progetto" che lo identifica in modo univoco all'interno del sistema U-Gov.
Accanto a questo possono essere gestiti, sia codici interni aggiuntivi quali il "Codice progetto proprio", sia codici esterni previsti dalla normativa quali CUP o il Numero contratto.
La creazione del "Codice identificativo progetto" può essere assistita dal sistema in funzione della configurazione prevista dall'Ateneo e della valorizzazione di alcuni attributi del progetto.
Il sistema inoltre garantisce l'univocità del codice attribuito e, di norma, non ne ammetta la modifica.
La Tipologia di progetto e il relativo Schema di finanziamento
La scelta della tipologia di progetto è legata alla natura dello stesso, ma anche alla morfologia del budget (o schema di finanziamento) che si intende adottare per la sua gestione. In fase di impianto del sistema, l'Ateneo ha definito una tassonomia in base alla quale classificare i progetti e per ciascun tipo sono stati previsti specifici schemi di finanziamento con caratteristiche adeguate.
Nel momento della scelta della tipologia e dello schema e opportuno operare:
- individuando un tipologia coerente con la natura del progetto
- verificare le caratteristiche dei diversi schemi di finanziamento previsti, le voci di costo previste e la presenza di eventuali ulteriori caratteristiche (quali i vincoli per voce in fase di contabilizzazione dei costi)
- selezionare la coppia tipologia/schema di finanziamento e verificare lo schema di budget proposto (tab "Budget costi")
Le Date di Validità
Per ciascun progetto è stata prevista la possibilità di specificare diverse date significative rispetto al suo ciclo di vita. Tre di queste però risultano essenziali per determinarne il periodo di validità ai fini gestionali:
- Data Inizio Validità: data che indica l'inizio della validità contabile e gestionale del progetto (data dalla quale è possibile includere il progetto come dimensione analitica) [OBBLIGATORIA]
- Data Fine Validità: data che indica la fine della validità contabile e gestionale del progetto (data fino alla quale è possibile includere il progetto come dimensione analitica) [OBBLIGATORIA]
- Data proroga: data di eventuale estensione della validità contabile e gestionale del progetto
Il criterio prevalente nell'assegnazione delle date di validità deve essere quello di rendere gestibile il progetto all'interno dei cicli gestionali.