Tale documento vuole dare i riferimenti principali su come si presenta l'applicazione lato amministratore del flusso di processo di budget.
Accedendo alla creazione/modifica dello scenario, si possono:
Modificare gli attributi descrittivi dello scenario
Cambiare lo stato dello Scenario
Creare diverse Fasi nello Scenario
Attivare la Fase di lavoro dello Scenario (può essere attivata una sola Fase per ogni Scenario)
Copiare tutti i dati da una Fase ad un’altra, all’interno dello stesso Scenario
Il budget administrator può creare un nuovo Scenario con il tasto 
in alto a destra.
Dovrà poi inserire alcuni dati iniziali, tutti obbligatori: un nome, una descrizione, selezionare l’esercizio, che sarà riferito al primo anno del triennio di previsione per quello scenario, il tipo di scenario e scegliere la specifica Aperto/Chiuso.
Affinché l’utente possa lavorare su uno scenario, lo stato deve essere aperto; lo scenario chiuso sarà solamente consultabile in lettura dagli utenti e avrà le modifiche disabilitate, inoltre non si potrà cancellare.
Se non dovesse trattarsi più del primo anno di utilizzo di uBudget, si può usare lo strumento di Rolling Budget, senza dover creare manualmente le fasi e le schede. Per ulteriori dettagli consultare il Manuale Rolling Budget.
Altrimenti, una volta creato lo scenario, dalla colonna Azioni > Modifica l’amministratore potrà creare una o più Fasi, che rappresentano la sequenza temporale con cui si crea il budget in uno scenario.
Per farlo si andrà sul tasto cerchiato nello screenshot sotto e, per ciascuna fase, si stabiliranno le date di inizio e fine, non vincolanti per il processo.
Si definirà inoltre, nella prima colonna, tra le varie fasi create, quale rendere attiva, in ciascun momento del processo.
La prima fase creata sarà attivata automaticamente.
All’interno di uno stesso scenario può essere attiva solo una fase, nella quale ci lavoreranno contemporaneamente tutti gli utenti.
Per avere a disposizione la funzione di copia dati da una fase all’altra, all’interno dello stesso scenario, è necessario creare prima una nuova fase vuota.
Poi sulla riga della fase da ricalcare (nell’immagine sotto evidenziata in arancione), ci sarà la colonna Azioni> Copia, che consentirà di copiare i dati dalla fase (aperta o chiusa) contenente informazioni, a quella vuota.
Terminata la Fase 2, l’amministratore interromperà la lavorazione alla data stabilita e attiverà la nuova Fase 3, in modo da renderla lavorabile; questo processo al fine di tenere tracciato un intero ciclo di approvazione del budget.
Rimarrà sempre possibile per l’amministratore riattivare una fase inattiva, agendo sulla prima colonna dell’immagine (“Attiva”).
Sotto la funzione di copia esiste l’azione “Congela fase”, che consente, in qualunque momento, di eseguire un backup della fase.
Nota bene: Il backup della fase creerà delle tabelle fisiche sul database, area non accessibile da interfaccia utente.
Nella colonna Sync, che compare solamente quando la fase è attiva, sarà possibile lanciare le query di sincronizzazione.
Cliccando sulla funzione “Inizializza fase” verranno eseguiti tutti i job sincronizzazione presenti nel menù dell’amministrazione raggruppati in tre voci:
In questo caso il principale obiettivo è quello di inserire/aggiornare le schede con i dati provenienti da Ugov.
Si rimanda al Capitolo 2 “Amministrazione” per approfondimenti relativi alle specifiche query lanciate, che potranno essere eventualmente escluse dalle sincronizzazioni massive, in modo da evitare che si interrompa l’esecuzione di tutte le altre query in sequenza.
In alternativa, per sincronizzare i dati su Ugov singolarmente, le query da lanciare sono solitamente due separate: “per PJ” e “per UA”: la prima aggiornerà solamente le schede con l’informazione riguardo il progetto, mentre la seconda aggiornerà le schede con le coordinate UA e Voce COAN.
L’amministratore potrà scegliere di fare gli aggiornamenti delle scritture da UGOV ogni volta che viene aperta una nuova fase, oppure più volte all’interno della stessa.
Nella quinta colonna, “Ultimo Caricamento Dati”, si potrà controllare data e ora di aggiornamento.
Il risultato ottenuto sarà quello di ritrovarsi, nel menù Budget, le schede grigie precompilate, solo nel caso in cui siano presenti scritture su UGOV.
Nel caso di scenario chiuso scompariranno le colonne "Attiva", "Azioni" e "Sync" e non sarà possibile lavorare sulle fasi fino alla riapertura dello scenario.
Il menu Amministrazione è visibile solo agli utenti con ruolo di amministratore in uBudget.
Tale menù consente di accedere ai servizi che permettono di gestire in autonomia l’applicazione.
Le funzioni disponibili sono divise in due gruppi:
La funzione permette di gestire l’allineamento delle dimensioni di pianificazione (Unità Analitiche, Progetti, Piano dei Conti, ecc.) da sistemi esterni all’applicazione uBudget (es. UGOV).
In alto a destra si può creare da zero una nuova query con “Nuova anagrafica”, selezionando l’entità che si intende aggiornare, oppure far partire il job che esegue tutte quelle presenti in quella sezione, con il tasto “Esegui tutti”, seguendo l’ordinamento, se presente, visibile dalla prima colonna.
Come si vede dalla figura, viene riportato un elenco, ordinabile tramite drag-and-drop, di script di configurazione con relativa entità, descrizione, Sync massive, query (nascoste ma visibili selezionando "Mostra query") e clausola ON, oltre alle informazioni riguardo le date di intervento.
Esiste la colonna dello “Status”, che consente di verificare se il job sta girando oppure no in quel determinato momento.
Inoltre nella parte di “Gestione Job” è possibile lanciare una query singolarmente, al termine della quale, si potrà verificare l’aggiornamento del campo “Data ultimo lancio”.
Questa azione andrà effettuata ogni volta in cui vengono fatte modifiche su UGOV, per vederle prontamente aggiornate anche su uBudget.
Sarà altresì possibile modificare la regola di sincronizzazione cliccando su “Modifica”, o cancellare l’intera riga cliccando su “Elimina”.
Infine le ultime due colonne riguardano la “Gestione CSV”: esiste la possibilità di effettuare il download e l’upload di un file CSV.
Per sapere con esattezza come caricare correttamente il file CSV si può seguire il tracciato atteso, definito in ogni popup della relativa entità che si intende aggiornare:
Entrando in modifica della regola di sincronizzazione, si può scegliere se escludere la riga dalle sincronizzazioni massive oppure no, tramite menù a tendina.
Scegliendo l’opzione “No”, come nella figura sotto, quella specifica query verrà lanciata ogni volta in cui si cliccherà su “Esegui tutti” relativo alle sincronizzazioni anagrafiche, o su “Inizializza fase” in modifica dello scenario.
Scegliendo l’opzione “Si” la riga verrà esclusa dalle esecuzioni di job massive. Questa opzione è molto utile per le righe che riguardano solamente il caricamento del file CSV ed hanno il campo query non valorizzato (--): non includendole saranno saltate, in modo da far completare la lavorazione degli altri job.
Nell'elenco delle anagrafiche esiste la colonna "Sync massive" con una V nel caso in cui la riga sia inclusa (Escludi da sincronizzazioni massive: No) e una X nel caso invece sia stata esclusa (Escludi da sincronizzazioni massive: Si).
Questo servizio consente di associare i codici di entità dismesse o scadute (se di tipo pluriennale) a dei nuovi codici o ad altri ancora attivi.
Per le entità come UA e PDC è possibile trascoficare solo tra esercizi contigui.
Per prima cosa, cliccando su "Nuova associativa +", è necessario creare, solo la prima volta, una riga per ogni entità.
Dopo aver selezionato l'entità generica (ad esempio "Unità Analitiche") in cui si intende trascodificare alcuni specifici elementi, inserito una descrizione obbligatoria e cliccato su "Salva", si potrà agire sui singoli elementi.
Esistono due tipi di gestioni per inserire le associative:
Gestione CSV, in cui è necessario caricare un file csv cliccando su "Carica CSV", come evidenziato in giallo nella figura sotto:
Sarà poi obbligatorio selezionare l'esercizio di destinazione e selezionare il file che contenga i campi:
| cd_origine | desc_origine | cd_destinazione | desc_destinazione | desc_associativa |
|---|
Solo cd_origine e cd_destinazione sono obbligatori per il corretto caricamento del file.
Se sono già presenti associative inserite manualmente si può invece selezionale "Scarica CSV", selezionare l'esercizio di interesse:
ed esportare i dati presenti, in modo da avere un template con le colonne necessarie, su cui aggiungere eventuali righe di codici da associare.
La funzione permette di impostare delle regole automatiche per la gestione della visibilità degli elementi di pianificazione.
Quando si effettua la sincronizzazione delle anagrafiche è necessario effettuare anche la sincronizzazione della profilazione dati, al fine di applicare le regole di profilazione ai nuovi elementi.
Anche quando si crea una nuova utenza, è necessario ricordarsi di effettuare la sincronizzazione della profilazione dati, al fine di applicare le regole di profilazione ai nuovi utenti.
Questa sezione si divide in due funzioni:
In questa parte si gestisce la visibilità delle dimensioni di pianificazione (Unità Analitiche, Progetti, Piano dei Conti, ecc.) per tipo di utenti.E’ importante ricordare che l’amministratore non segue mai le regole di profilazione, ma ha una visione globale a prescindere da tutto.
Nell’esempio sotto si definisce la visibilità per i Vincoli (in questo caso voce custom cts1) e per le UA.
Le caratteristiche sono molto simili alle “Sincronizzazioni: Anagrafiche”.
Le ultime due colonne (che in questo caso diventeranno tre se è presente un file caricato) riguardano sempre la “Gestione CSV”.
Se viene caricato un file, verrà valorizzata la seconda colonna “Esercizio Caricato” con l’anno di riferimento e comparirà la terza colonna finale “Elimina”, riferita solo alla cancellazione del CSV.
In aggiunta alle voci del paragrafo precedente, qui, entrando in “Modifica” della “Gestione Job”, si avrà la possibilità di selezionare il tipo elaborazione: eseguire sia la query che i dati CSV, oppure solamente i dati CSV.
La prima opzione è stata pensata per gestire casi in cui si definiscono delle regole generali, solitamente tramite query, e delle regole puntuali, che hanno invece la necessità di essere gestite manualmente tramite CVS.
Nella seconda parte si gestisce la relazione esistente tra le dimensioni di pianificazione (es. selezionando una Unità Analitica saranno visibili solo i relativi Progetti, in base ad una regola personalizzabile).
Nell’immagine sotto viene utilizzato ad esempio per filtrare i Progetti in funzione dell’Unità Analitica selezionata, date alcune condizioni.
Anche in questo caso è possibile stabilire se escludere una riga dalle sincronizzazioni massive e se elaborare query+CSV o solamente CSV.
In questa sezione non è presente la funzione “esegui” o “esegui tutti”, poiché l'aggiornamento dati deve essere legato a specifiche schede di budget, quindi ad una Fase.
Esiste quindi la possibilità di lanciare le query direttamente nella modifica di uno Scenario, nelle singole Fasi create sulla colonna “Sync” (vedi sopra la sezione 2.1 “Fasi”).
Solitamente si creano due script di configurazione separati, una riga con i “Dati UGOV per UA” e l’altra con i “Dati UGOV per PJ”.
Anche in questo caso sarà possibile entrare in modifica ed includere/escludere la query dalle sincronizzazioni massive o caricare un file CSV.
L’esclusione di questo tipo di query dai lanci massivi può consentire di utilizzare più frequentemente la funzione “Inizializza fase” nel caso in cui non si vogliano aggiornare i dati caricati da UGOV: ogni volta che viene aggiunta una nuova anagrafica, invece che lanciare “Esegui tutti” in Sincronizzazione Anagrafiche, Profilazione dati per Utente e Relazione Elementi, basterà cliccare una sola volta su “Inizializza fase”.
E' importante tenere presente che gli ODS che leggono le scritture presenti su UGOV si aggiornano circa ogni 3 ore, nell'intervallo tra 7.00 e le 19.00.
Questo tab sarà visibile agli amministratori solamente se il forecast è configurato in uno scenario e servirà ad aggiornare l'Actual e gli altri dati necessari per la revisione del budget.
Come per i Dati Ugov le query non si potranno lanciare direttamente dalle sincronizzazioni ma solamente da modifica scenario, nella parte in basso relativa alle fasi di Forecast, quando ci si trova nello step Aperto Forecast.
Nella figura sotto infatti si può vedere che tra le sincronizzazioni da lanciare nelle fasi di Forecasti sono disponibili sia i Dati Ugov che quelli Forecast, mentre nelle fasi di Budget si possono lanciare solo i Dati Ugov.
Il funzionamento è identico a quello dei Dati Ugov, infatti, al termine dell'esecuzione della query, aggiornando la pagina, si vedrà il campo "Ultimo Caricamento Dati" aggiornato e nelle schede la sezione Dati Forecast avrà anch'essa la data aggiornata:
All’interno di questa sezione sono presenti due tab:
Qui sono elencati specifici gruppi, che saranno abilitati a visualizzare diverse tipologie di schede e/o di dettagli, a seconda delle diverse attività di budget che svolgeranno.
Le freccette verso il basso cerchiate di verde consentiranno di visualizzare un elenco degli utenti inseriti nel gruppo, con la possibilità di aggiungerne altri o rimuoverli.
Andando in modifica si potranno inserire o togliere determinati task.
Attraverso il tasto
Per selezionare più task contemporaneamente è necessario tener premuto il tasto Ctrl nel momento in cui si seleziona un nuovo task.
Questa funzione invece, permette di definire gli utenti che possono accedere al modulo uBudget, assegnargli un ruolo nel processo, specificare quali Unità Analitiche di Workflow possono selezionare e in che gruppi sono presenti.
Le ultime due associazioni sono necessarie per tutti gli utenti, che non siano Admin, e garantiscono la visibilità agli utenti di tutte le Unità Analitiche figlie della UA selezionata oltre a consentire di visualizzare tutti i task abilitati per il gruppo selezionato.
Come si può vedere dalla figura, la prima colonna solitamente identifica gli utenti con l’username di accesso ad UGOV, poi vengono mostrati riferimenti riguardo il nome, la mail, il ruolo, le UA di riferimento e il gruppo di appartenenza.
Per ogni utente sarà possibile modificare i campi o eliminarlo del tutto.
Con il tasto indicato dalla freccia verde si procede alla sincronizzazione delle UA di WF dai contesti COAN di UGOV.
Il tasto di fianco invece aprirà una maschera che consentirà l’inserimento dei dati per un nuovo utente (vedi figura sotto).
Anche in questa sezione è possibile associare l’utente ad un gruppo.
Il campo “Username” funziona con autocomplete, digitando almeno le prime tre lettere.
Il sistema suggerisce di base gli utenti configurati in UGOV, ma è altresì possibile inserire un utente non censito in UGOV Contabilità, ma presente sul sistema di autenticazione dell’Ateneo, scegliendo che non venga poi sincronizzato con UGOV, non essendo presente, poi si procede ad associare l’UA necessaria manualmente.
Di seguito una tabella riassuntiva dei ruoli e relative funzioni:
TABELLA RUOLI:
Normale | Utente standard | Crea schede di budget sulla propria UA di Workflow; Effettua le imputazioni; E’ soggetto alla profilazione dati; Può cambiare lo stato della propria UA di Workflow da WORKING a COMPLETED e viceversa; Può inviare in approvazione la propria UA di Workflow (lo stato diventa UNDER REVIEW) |
Workflow | Utente che può approvare il budget della propria Unità Analitica di Workflow e tutti i relativi figli | Come il ruolo Normale, in più: può rigettare una UA di Workflow in stato UNDER REVIEW riportandola allo stato WORKING; può approvare una UA di Workflow in stato UNDER REVIEW (portandola in stato APPROVED, ma senza poi tornare indietro) |
Admin | Utente amministratore del processo di budget | Come il ruolo Workflow, in più: Non è soggetto alla profilazione dati; Può creare nuovi Scenari e nuove Fasi; Visualizza il menu Amministrazione; Può riportare in stato WORKING una UA di Workflow in stato APPROVED |
In questa sezione è possibile caricare uno o più allegati, che saranno consultabili cliccando sull’icona in alto a destra:
In caso di presenza di documenti, essi saranno elencati in un menù come nella figura:
Qui esiste la possibilità di creare quattro tipi di report, divisi in cartelle, cerchiate di blu nella figura:
I report sono totalmente personalizzabili sia dalla consulenza CINECA che dal Budget Administrator dell’ateneo.
Nello specifico si può creare un report:
Esterno: posizionandosi sul tab report di tipo "Esterno", dopo aver cliccato sul più, bisogna inserire nel campo "Nome file" il nome con cui il file è salvato su Penthao, con l’estensione (es: test.prpt), in modo da creare il link ed avere su uBudget una stampa di quello che si vede su Penthao. Anche il "Nome report" è obbligatorio.
Poi si può aggiungere una descrizione, selezionare uno o più tipi scenario in cui visualizzare il report, la fase in cui visualizzarlo (di budget, di forecast o entrambe) e i Gruppi ai quali rendere visibile il report.
Locale: posizionandosi sul tab report di tipo "Locale", dopo aver cliccato sul più, bisogna inserire obbligatoriamente il "Nome report". Si può poi aggiungere una descrizione, il numero di righe massimo per la query, la query, il tipo scenario e il tipo fase. In questo caso non esiste la preferenza sui gruppi poiché i report di tipo locale sono visibili solamente agli amministratori; per questa ragione tra i tipi di report a disposizione dell'utente ci saranno solamente quelli di tipo Esterno e Pubblico.
Pubblico : posizionandosi nel tab report di tipo "Pubblico", dopo aver cliccato sul più, si valorizzeranno gli stessi campi presenti nella form di un report "Locale", con l'aggiunta dei Gruppi, poiché gli utenti, se appartenenti ai gruppi selezionati, potranno scaricare un CSV dell'estrazione.
La differenza tra la visualizzazione di questo tipo di report per gli amministratori e per gli utenti normali sta nel fatto che i primi avranno la possibilità di lanciare l'elaborazione della query e scaricare il download excel, oltre a scaricare il file CSV:
mentre i secondi avranno la sola possibilità di consultare i dati solamente scaricando il CSV:
Inoltre gli utenti Normali non visualizzeranno il tab "Locale", con i report visibili ai soli Amministratori.
I primi tre tipi di Report saranno poi consultabili nel menù con l’icona del grafico: 
E' importante ricordare che gli amministratori, con la funzione di lancio e download xls per i report di tipo Locale e Pubblico, dopo aver cambiato la Fase o la UA di Workflow, devono nuovamente cliccare su "Lancia l'elaborazione" come indica l'avviso nel riquadro arancione.
Per il csv invece non è necessario rilanciare alcuna elaborazione, infatti gli utenti "Normali", anche dopo aver modificato Fase e/o UA, potranno solamente ricliccare su "Scarica CSV".
Nei report Locali e Pubblici sarà anche disponibile il file excel "Export budget per UGOV", per esportare da uBudget i dati e importarli in Ugov Contabilità nel formato corretto.
Il procedimento per estrarre i dati è il seguente:
1) Cliccare su "Lancia elaborazione".
2) Al posto di "Download excel" comparirà il link "Verifica fine Job", che non cambierà in automatico, ma sarà necessario cliccare su "Verifica fine Job", fino a quando non comparirà il link "Download excel".
3) Cliccare quindi su "Verifica fine Job": se l'elaborazione non è terminata, non cambierà nulla. Quando l'elaborazione sarà terminata comparirà "Download excel".
4) Cliccate su "Download excel" per scaricare il file; andando con il mouse sopra il link "Download excel" si può vedere data e ora dell'ultima esecuzione lanciata.
Grazie a questo servizio l’amministratore ha la possibilità di comunicare con tutti gli utenti, con un gruppo di utenti, con dei singoli utenti o con combinazioni di gruppi e utenti singoli.
A differenza dell’utente normale, che visualizzerà solamente oggetto e testo del messaggio, l’amministratore vede anche a chi è destinato il messaggio:
Inoltre ha uno storico con la registrazione anche degli invii da parte un altro amministratore ad uno o più utenti.
E’ necessario però tenere presente che, quest’ultimo tipo di notifiche, non rientrerà nel conteggio dei messaggi per lui ancora da leggere.
Per creare un nuovo messaggio si può cliccare sul (+), su “Inserisci una nuova notifica” o sul “clicca qui”. Si aprirà una popup:
in cui è obbligatorio valorizzare i campi “Oggetto”, “Testo” e scegliere di che tipologia di notifica si tratta.
Le possibilità di scelta sono tra un messaggio informativo, di avvertimento o di errore; quello che cambia sarà semplicemente il colore.
Infine è necessario specificare se la notifica debba arrivare a tutti gli utenti oppure ad utenti e/o gruppi specifici:
In questo secondo caso basterà digitare le prime tre lettere per poter selezionare dal menù a tendina, l’username dell’utente e/o il nome del gruppo.
Nota Bene:
il servizio funziona come la posta elettronica: una volta inviato un messaggio non è più possibile cancellarlo.
