Homepage

In alto a destra nella topbar sono presenti due button che permettono di accedere sia alla gestione anagrafica (con ricerca e inserimento) sia alla gerarchia degli uffici censiti.

Gestione Anagrafica

Di seguito la maschera di Homepage della Gestione Anagrafica:

La maschera si compone di alcune sezioni:

• Filtri di ricerca
• Campi di ricerca
• Ultime modifiche
• Inserimento

Sezione - Filtri di ricerca

La sezione Filtri di ricerca permette di selezionare una o più entità:

• Strutture interne
• Strutture esterne
• Persone interne
• Persone esterne
• Gruppi
• Profili
• AOO
• Comuni

A seconda del button selezionato i campi della sezione sottostante Campi di ricerca si modifica restituendo la maschera di ricerca specifica per quell'entità. La ricerca viene effettuata su tutte le entità sia selezionando tutti i button sia che non se ne selezioni nessuno.

Se si desidera ricercare tutte le entità i campi sono i seguenti:

• Testo
• Data creazione
• Data modifica

Sezione - Campi di ricerca

La sezione Campi di ricerca si aggiorna in funzione dei filtri di ricerca selezionati nella sezione "Filtri di ricerca".

Per la ricerca delle Strutture interne i campi sono i seguenti:

Per la ricerca Strutture esterne i campi sono i seguenti:

Per la ricerca Persone interne i campi sono i seguenti:

Per la ricerca Persone esterne i campi sono i seguenti:

Per la ricerca Gruppi i campi sono i seguenti:

Per la ricerca Profili campi sono i seguenti:

Per la ricerca AOO i campi sono i seguenti:

Per la ricerca Comuni i campi sono i seguenti:

Sezione - Ultime modifiche

In questa sezione l'utente in uso visualizza le ultime 30 schede su cui ha effettuato una modifica. 

Sezione - Inserimento

Nella colonna a destra è presente la sezione "Inserimento" che propone tutte le entità che l'utente può inserire in anagrafica in base al proprio profilo di diritti.

Cliccando su ognuno dei pulsanti l'utente viene reindirizzato alla relativa scheda di inserimento.

Di seguito l'elenco completo delle entità presenti nell'anagrafica Titulus:

Sezione - Risultati di ricerca

Di seguito la pagina dei risultati di una ricerca globale (senza filtri, su tutte le entità presenti in anagrafica): 

Una volta effettuata una ricerca i filtri di ricerca in alto si compilano con il valore numerico dei risultati trovati per la ricerca effettuata ad esempio → 

Se si ricercano due parole il sistema restituisce come risultati di ricerca tutte le entità che contengono entrambe le parole. I risultati sono ordinati in ordine alfabetico per tipologia di entità.

NOTA BENE: i risultati di ricerca si conformano ai diritti di visualizzazione dell'utente, quindi possono differire da utente a utente.

Attraverso le seguenti icone è possibile effettuare le azioni descritte:

→ avviare una nuova ricerca.

→  effettuare un export di tutti i risultati della ricerca (quest'azione è disponibile solo filtrando per entità, solo Strutture Interne, solo Strutture Esterne ecc.)

Se i risultati sono numerosi, il sistema propone una suddivisione in pagine. Attraverso i comandi posti sotto ai risultati di ricerca è possibile modificare il numero degli elementi visualizzati per pagina e sfogliare le pagine:

Se si seleziona uno dei risultati di ricerca è possibile sfogliare le schede restituite in ricerca utilizzando le seguenti icone:

Gerarchia

Cliccando sul button in alto a destra "Gerarchia" è possibile visualizzare la gerarchia configurata in anagrafica a partire dalla sua radice.

Cliccando sulle frecce si possono espandere i vari livelli e visualizzare gli uffici sottostanti.

È possibile accedere alla scheda di una struttura interna cliccando sulla sua denominazione all'interno della gerarchia

e, successivamente, tornare alla navigazione della gerarchia attraverso la freccia per tornare indietro.

Gerarchia completa: Tramite il pulsante “Carica tutta la gerarchia” , è possibile espandere in un solo click tutti i rami della gerarchia, che in tal modo verrà visualizzata nella sua completezza.

Spostamento di UOR all'interno della gerarchia di strutture interne

Drag and drop + sposta e incolla

Per spostare una UOR da un luogo ad un altro della gerarchia occorre:

• avere una sola finestra del browser (IE, Chrome o Firefox) aperta sull'acl di Titulus
  

• aprire la scheda dell'ufficio che deve essere spostato e cliccare a sinistra su Estrai o Copia (ricordiamo che si ha Estrai quando l'ufficio è già presente in gerarchia e lo si vuole spostare in altro posto della gerarchia stessa; si ha invece Copia quando l'ufficio è svincolato da rapporti di gerarchia con altri uffici)

• rimanere sulla scheda dell'ufficio e cliccare sempre a sinistra su Menù (ultimo tasto in basso)

• si viene così riportati alla pagina di ricerca della anagrafica, in cui cercare l'ufficio padre di quello da cui si è partiti

• aprire la scheda dell'ufficio padre e qui cliccare su Incolla

La UOR precedentemente estratta o copiata verrà così visualizzata in gerarchia sotto la nuova struttura padre.

Gerarchia tra strutture interne

funzione presente sia in gerarchia che nelle strutture interne

È consigliato inserire le strutture, quando già ve ne siano altre preesistenti, direttamente all'interno della gerarchia. Cio è possibile attraverso le procedure: “Inserisci Figlio” e “Inserisci Fratello”.

Con questo tipo di inserimenti la struttura eredita il campo Codice Amm. e Codice AOO dalla struttura di partenza, lasciando i campi comunque editabili (cioè è possibile, qualora ce ne fosse la necessità, modificarli). Il campo codice struttura compare non compilato (ovviamente), nel caso venga lasciato vuoto, il sistema gli assegna in automatico un valore univoco.

Inserimento di una nuova struttura figlio

Per creare una nuova struttura interna subordinata ad una preesistente, è sufficiente:

1. visualizzare la struttura preesistente (che chiameremo “padre”)

2. selezionare, sulla barra dei pulsanti a sinistra, il pulsante “inserisci figlio”

3. inserire il nome della nuova struttura nel campo “descrizione” (obbligatorio).

ACL - Pulsante inserisci figlio

Inserimento di una nuova struttura fratello (sopra o sotto) sarà fatto in gerarchia

Per creare una nuova struttura di pari livello gerarchico rispetto ad una preesistente, è sufficiente:

1. visualizzare la struttura preesistente (che chiameremo “fratello”);

2. selezionare, sulla barra dei pulsanti a sinistra, il pulsante “inserisci fratello sopra” per visualizzarla in gerarchia al di sopra di quella preesistente oppure “inserisci fratello sotto” per visualizzarla in gerarchia al di sotto di quella preesistente (N.B. Non si tratta di un diverso livello di gerarchia solo di una questione di visualizzazione);

3. inserire il nome della nuova struttura nel campo “descrizione” (obbligatorio).

ACL - Pulsanti Inserisci Fratello

Assegnazione della radice e navigazione della gerarchia

Assegnazione della radice

Per creare una gerarchia composta dalle strutture interne già inserite in ACL e facenti capo alla medesima Amministrazione, è necessario assegnare la radice alla struttura-padre di tutto l'albero: quest'ultima costituirà l'elemento radice della gerarchia.

Per l'assegnazione della radice è necessario:

1. ricercare la struttura padre tra le strutture interne; (Es: Università degli Studi di XXX)

2. dalla visualizzazione della scheda di tale struttura cliccare il pulsante sulla sinistra Assegna radice;

3. confermare l'assegnazione della radice a quella struttura;

4. verificare dalla seconda linguetta in alto del menù ACL, denominata “GERARCHIA”, che effettivamente tutte le strutture interne vengano visualizzate come diramazioni della struttura padre scelta come radice.

N.B STRUTTURE DI AOO DIVERSE POSSONO ESSERE VISUALIZZATE SOTTO UNA RADICE COMUNE A TUTTA L'AMMINISTRAZIONE.

PERDITA DELLA RADICE O GERARCHIA INCOMPLETA

Se, a causa di errore materiale o spostamenti di uor non completati, la gerarchia risulta improvvisamente incompleta e come radice viene visualizzata una uor qualsiasi e tutte le altre non sono più visualizzate nella struttura ad albero, come sotto:

LA SITUAZIONE E' DEL TUTTO RECUPERABILE AGENDO COME DESCRITTO DI SEGUITO:

1. ricercare la struttura padre tra le strutture interne; (Es: Università degli Studi di XXX)

2. dalla visualizzazione della scheda di tale struttura cliccare il pulsante sulla sinistra Assegna radice;

3. confermare l'assegnazione della radice a quella struttura;

4. verificare dalla seconda linguetta in alto del menù ACL, denominata “GERARCHIA”, che effettivamente tutte le strutture interne vengano visualizzate come diramazioni della struttura padre scelta come radice

5. ricercare infine l'ufficio che compariva per errore come precedente radice e posizionarlo nella corretta ramificazione dell'albero come da istruzioni al paragrafo Spostamento di UOR all'interno della gerarchia di strutture interne poco più sotto

INSERISCI PERSONA?

E VISUALIZZA RESPONSABILE E PERSONE ASSEGNATE

La struttura interna presenta la seguente maschera di inserimento/modifica, composta dalle sezioni indicate nella colonna a sinistra, che consente di navigarle sia cliccando sulla sezione desiderata, sia ricercando il nome della sezione in "Cerca in tutti i campi".

Di seguito si descrivono le sezioni della maschera di inserimento di una struttura interna.

• Sezione - Informazioni generali

 descrivere funzionamento icona gerarchia

All'interno di questa sezione sono presenti alcuni campi obbligatori e altri facoltativi.

Sono obbligatori i seguenti campi:

1. Descrizione → equivale al nome della struttura che si vuole inserire;
2. Codice unità →  il campo può non essere compilato manualmente. In questo caso il sistema assegnerà un codice univoco alfanumerico ("SI"+ sei cifre, es. "SI000352"). Se si compila manualmente il campo il valore inserito deve essere univoco e rispettare una lunghezza di massimo di 8 caratteri alfanumerici. Il codice unità è necessario per identificare la Struttura interna in maniera univoca.
3. Codice Amm. →  equivale al Codice di Amministrazione e individua l'Ente, composto da 4 caratteri alfanumerici (di default il sistema inserisce i codici della struttura dell'utente che sta effettuando l'inserimento).
4. Codice AOO → si tratta del codice dell'Area Organizzativa Omogenea, composto da 3 caratteri alfanumerici (di default il sistema inserisce i codici della struttura dell'utente che sta effettuando l'inserimento).

I seguenti campi sono invece facoltativi:

1. PEC → in questo campo può essere inserita una PEC precedentemente configurata nell'AOO di appartenenza della struttura. Tale indirizzo sarà quello da cui saranno inviate le PEC di un utente inserito in quella struttura. Per ulteriori informazioni sulla posta elettronica certificata vedere il manuale specifico. Manuale Utente Pec 4.6
2. E-mail → non ha senso(?)

I campi PEC e E-mail sono campi ripetibili. Per inserire uno o più indirizzi email è sufficiente inserire la denominazione desiderata e cliccare su invio.

È possibile inoltre cancellare singolarmente gli indirizzi email inseriti (sia in fase di inserimento che in modifica) cliccando l'icona, ma anche in maniera massiva cliccando sull'icona . Entrambe le icone presentano un tooltip per il suggerimento dell'azione che può essere svolta:

I campi Numero di telefono e Sito web possono essere inseriti più volte cliccando sull'icona . Se si inseriscono più campi sarà possibile eliminarli cliccando sull'icona che compare solo aver inserito almeno due campi.

In altro a sinistra sono visibili le icone per le seguenti azioni:

• → Modifica
• → Ripeti nuovo
• → Opzioni (Cancella)

In alto a destra sono visibili le icone per le seguenti azioni:

•  → Note (non compilato); (compilato)
• → Storia

Inserimento e modifica

All'interno di questa sezione i campi sono tutti facoltativi:

• Competenze →  il campo è testuale e libero
• Responsabile → il campo è valorizzabile con l'aiuto di una look-up o ricerca automatica che permette di ricercare utenti di tipologia "Persone esterne" precedentemente inseriti in ACL. 

Persona interna

Visualizzazione

Di seguito la maschera di visualizzazione di una persona interna:

In altro a sinistra sono visibili le icone per le seguenti azioni:

• → Modifica
• → Ripeti nuovo
• → Opzioni (Cancella)

In alto a destra sono visibili le icone per le seguenti azioni:

•  → Note (non compilato); (compilato)
• → Storia

Inserimento e modifica

Per inserire una nuova persona interna selezionare il pulsante “Persona interna” dall'homepage dell'ACL, nella sezione “Inserimento” oppure Una persona può essere inserita all'interno di una struttura già esistente, quindi si cerca la struttura desiderata all'interno del menù “RICERCA”, oppure contestualmente alla creazione di una nuova struttura, entrando nella sezione “INSERIMENTO” e cliccando su “STRUTTURE INTERNE”

La persona interna presenta la seguente maschera di inserimento/modifica, composta dalle sezioni indicate nella colonna a sinistra, che consente di navigarle sia cliccando sulla sezione desiderata, sia ricercando il nome della sezione in "Cerca in tutti i campi".

Di seguito si descrivono le sezioni della maschera di inserimento di una persona interna.

• Sezione - Informazioni generali

All'interno di questa sezione sono presenti alcuni campi obbligatori e altri facoltativi:

• Matricola → inserire il numero di matricola o identificativo della persona con valori alfanumerici per un massimo di 8 caratteri
• Codice fiscale
• Cognome (obbligatorio)
• Nome (obbligatorio)
• Appartenenza (obbligatorio) → UOR di appartenenza. Il campo è compilabile tramite look-up o ricerca automatica tra le strutture interne già inserite in anagrafica. Tramite la seguente icona è possibile compilare il campo con la struttura interna di cui fa parte l'utente che sta inserendo la scheda della persona.
• Secondo nome
• Nickname
• Titolo di deferenza → Cliccando il simbolo corrispondente alla chiave posta a lato della riga, il programma apre una finestra relativa ad un thesauro vincolato che permette, premendo “ASSEGNA”, di inserire un titolo di deferenza (Prof., Dott., ecc.), od un appellativo (Signor, Signora, ecc.) al nome della persona. Premendo il pulsante “INSERISCI” è possibile creare ulteriori titoli;
• Titolo → Cliccando il simbolo corrispondente alla chiave posta a lato della riga, il programma apre una finestra relativa ad un thesauro vincolato che permette, premendo “ASSEGNA”, di inserire un titolo di deferenza (Prof., Dott., ecc.), od un appellativo (Signor, Signora, ecc.) al nome della persona. Premendo il pulsante “INSERISCI” è possibile creare ulteriori titoli;
• Qualifica → Cliccando sulla chiave posta a lato è possibile scegliere fra una lista di qualifiche alle quali associare la persona (Capoufficio, Responsabile d'area, ecc.);
• Login → in questo campo deve essere inserita la login della persona (in questo campo possono essere inserite più occorrenze)
• E-mail → questo campo non è obbligatorio ma fortemente consigliato in quanto tutte le mail di notifica di Titulus vengono spedite all'indirizzo compilato qui
• Ruoli e Mansioni → campo relativo alle mansioni specifiche svolte dalla persona all'interno dell'ente (addetto al protocollo, tecnico informatico, ecc. RPP per i flussi di pubblicazione)
• Gruppi → compilabile attraverso lookup o ricerca automatica che richiama Gruppi già presenti in anagrafica.

• Sezione - Dati attività

Questa sezione contiene i dati relativi ai recapiti professionali della persona. All'interno di questa sezione i campi sono tutti facoltativi:

• Via 
• Comune → come per i gruppi Digitando le prime lettere del comune desiderato all'interno della riga relativa al “COMUNE” e cliccando la lente d'ingrandimento posta a lato della riga, si apre una tendina in cui sono inseriti tutti i comuni italiani, e dove verrà visualizzato la sezione contenente i comuni corrispondenti alle lettere digitate, o in mancanza di lettere digitate, la tendina presenta l'elenco alfabetico di tutti i comuni italiani. Una volta selezionato il comune desiderato, il programma in automatico provvede a riempire i relativi campi concatenati (CAP, Provincia e Nazione).
• CAP
• Provincia
• Nazione
• Numero di telefono
• Tipo recapito → (Menu a tendina: "Telefono", "Fax", "Cellulare")
• Sito web

• Sezione - Dati personali

Questa sezione contiene i dati personali della persona. All'interno di questa sezione i campi sono tutti facoltativi:

• Selezione per Maschio/Femmina
• Via
• Comune → come per i gruppi (stessa cosa della sezione dati attività) Digitando le prime lettere del comune desiderato all'interno della riga relativa al “COMUNE” e cliccando la lente d'ingrandimento posta a lato della riga, si apre una tendina in cui sono inseriti tutti i comuni italiani, e dove verrà visualizzato la sezione contenente i comuni corrispondenti alle lettere digitate, o in mancanza di lettere digitate, la tendina presenta l'elenco alfabetico di tutti i comuni italiani. Una volta selezionato il comune desiderato, il programma in automatico provvede a riempire i relativi campi concatenati (CAP, Provincia e Nazione).
• CAP
• Provincia
• Nazione
• Numero di telefono
• Tipo recapito → (Menu a tendina: "Telefono", "Fax", "Cellulare")
• Sito web

• Sezione - Competenze

Nella sezione è presente un solo campo facoltativo: si tratta di un campo ad inserimento libero che permette all'Amministratore di inserire ulteriori informazioni in merito alle competenze svolte dalla persona all'interno della struttura. 

• Competenze

Da qui in avanti le sezioni riguardano i Diritti dell'utente sulle varie sezioni dell'applicativo. Si ricorda che ad ogni nuovo inserimento, il sistema inserisce in automatico delle spunte in alcune caselle, corrispondenti ai diritti base.

• Sezione - Profili di diritti

In questa sezione è presente un solo campo facoltativo:

• Profili

Questo è un campo che consente di associare l'utente che si sta inserendo/modificando ad un profilo precedentemente creato dall'Amministratore. Cliccando sull'icona del menù a tendina verrà visualizzato l'elenco di tutti i profili creati e, se la persona viene associata ad uno di questi profili, la parte restante della scheda verrà compilata automaticamente, in base ai diritti impostati dall'Amministratore per quello specifico Profilo.

• Sezione - Amministrazione

Di seguito i campi relativi alla sezione amministrazione: 

• SuperUser → Il diritto SuperUser permette di visualizzare e modificare le "Impostazioni avanzate", le "Configurazioni informazioni di pubblicazione", le "Configurazioni dei repertori" in Strumenti di amministrazione (con diritto Abilita strumenti di amministrazione attivo, altrimenti la sezione non si visualizza) e visualizzare la sezione Amministrazione dell'unità Access Control List nelle schede delle Persone interne di Titulus.

• ACL → Questa casella abilita l'utente a vedere la sezione Access control list nella scheda di una Persona interna.
• TITULUS → Questa casella abilita l'utente a vedere le sezioni Diritti dell'utente sull'archivio, Diritti dell'utente sui procedimenti, Riservatezza e Repertori nella scheda di una Persona interna.

• TITULUS ORGANI → Questa casella abilita l'utente come amministratore di Organi (sempre che il modulo organi sia attivato), con questo diritto è abilitato il button "Configurazione" che consente di visualizzare/modificare tutti gli organi esistenti e crearne di nuovi; può anche eliminare gli Organi esistenti. Con questo diritto e il diritto di modifica delle persone interne si abilita la sezione "Diritti dell'utente su Titulus Organi" all'interno delle schede delle persone interne. 

• ACCESSO CIVICO → Questa casella permette di vedere all'interno del modulo Accessi tutte le richieste di accesso in elenco e le pratiche. Per ulteriori specifiche si rimanda al Manuale utente Titulus 5 - Modulo Gestione accessi
• TRASPARENZA → Questa casella abilita in Strumenti di amministrazione (con diritto Abilita strumenti di amministrazione attivo) la "Configurazione amministrazione trasparente"

• Sezione - Access control list

Attraverso questa sezione è possibile gestire i diritti della persona in oggetto in relazione all'applicativo ACL, ed è composta dai seguenti campi:

• Generale 
  • Inibisci accesso all'applicativo → Se viene spuntata questa casella l'utente NON viene abilitato ad accedere all'ACL. Nella navbar di Titulus non visualizza l'icona dell'Anagrafica e di conseguenza non può accedervi.
• Strutture interne - AOO 
  • Inserimento e modifica → Questa casella abilita l'utente ad inserire in ACL nuove AOO e strutture interne e/o a modificare quelle già esistenti. Se viene spuntata questa casella, nella homepage di ACL l'utente visualizzerà all'interno della sezione “Inserimento”, il pulsante “Strutture Interne” e il pulsante AOO. L'utente visualizzerà inoltre, per ogni scheda di anagrafica interna già esistente, l'icona modifica in alto a sinistra. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore. INSERIMENTO IN GERARCHIA? E LE AOO
  • Cancellazione → Questa casella abilita l'utente a cancellare le strutture interne esistenti in ACL e a dismettere le AOO. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore.
• Persone interne
  • Inserimento e modifica → Questa casella abilita l'utente ad inserire in ACL nuove persone interne e/o a modificare quelle già esistenti. Se viene spuntata questa casella, nella homepage di ACL l'utente visualizzerà all'interno della sezione “Inserimento”, il pulsante “Persone Interne”. L'utente visualizzerà inoltre, per ogni scheda di anagrafica interna già esistente, l'icona modifica in alto a sinistra. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore. INSERIMENTO IN GERARCHIA?
  • Cancellazione → Questa casella abilita l'utente a cancellare le persone interne esistenti in ACL. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore.
• Comuni
  • Inserimento e modifica → Questa casella abilita l'utente ad inserire in ACL nuovi comuni e/o a modificare quelli già esistenti. Se viene spuntata questa casella, nella homepage di ACL l'utente visualizzerà all'interno della sezione “Inserimento”, il pulsante “Comuni”. L'utente visualizzerà inoltre, per ogni scheda di anagrafica interna già esistente, l'icona modifica in alto a sinistra. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore. 
  • Cancellazione → Questa casella abilita l'utente a cancellare i comuni esistenti in ACL. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore.
• Profili
  • Inserimento e modifica → Questa casella abilita l'utente ad inserire in ACL nuovi Profili di utenti e/o a modificare quelli già esistenti. Se viene spuntata questa casella, nella homepage di ACL l'utente visualizzerà all'interno della sezione “Inserimento”, il pulsante “Profili”. L'utente visualizzerà inoltre, per ogni scheda di anagrafica interna già esistente, l'icona modifica in alto a sinistra. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore. 
  • Cancellazione → Questa casella abilita l'utente a cancellare i Profili esistenti in ACL. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore.
• Strutture esterne
  • Inserimento e modifica → Questa casella abilita l'utente ad inserire in ACL nuove Strutture esterne e/o a modificare quelle già esistenti. Se viene spuntata questa casella, nella homepage di ACL l'utente visualizzerà all'interno della sezione “Inserimento”, il pulsante “Strutture esterne". L'utente visualizzerà inoltre, per ogni scheda di anagrafica interna già esistente, l'icona modifica in alto a sinistra. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore.
  • Cancellazione → Questa casella abilita l'utente a cancellare le strutture esterne esistenti in ACL. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore.
• Persone esterne
  • Inserimento e modifica → Questa casella abilita l'utente ad inserire in ACL nuove Persone esterne e/o a modificare quelle già esistenti. Se viene spuntata questa casella, nella homepage di ACL l'utente visualizzerà all'interno della sezione “Inserimento”, il pulsante “Persone esterne”. L'utente visualizzerà inoltre, per ogni scheda di anagrafica interna già esistente, l'icona modifica in alto a sinistra. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore. 
  • Cancellazione → Questa casella abilita l'utente a cancellare le Persone esterne esistenti in ACL. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore.
• Gruppi
  • Inserimento e modifica → Questa casella abilita l'utente ad inserire in ACL nuovi Gruppi e/o a modificare quelli già esistenti. Se viene spuntata questa casella, nella homepage di ACL l'utente visualizzerà all'interno della sezione “Inserimento”, il pulsante “Gruppi”. L'utente visualizzerà inoltre, per ogni scheda di anagrafica interna già esistente, l'icona modifica in alto a sinistra. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore. 
  • Cancellazione → Questa casella abilita l'utente a cancellare i Gruppi esistenti in ACL. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore.
• Thesauri vincolati
  • Inserimento e modifica → Questa casella abilita l'utente ad inserire in ACL dei nuovi termini all'interno dei thesauri già esistenti. 
  • Cancellazione → Questa casella abilita l'utente a cancellare i termini presenti nei Thesauri esistenti.
• Ruoli (in t4 non c'era) se attiva la property "Attivazione della gestione dei ruoli" ELIMINATA LA SEZIONE
  • Inserimento e modifica
  • Cancellazione
• Diritti speciali
  • Restrizione persone interne e strutture interne alla propria AOO → Spuntando questa casella l'utente NON avrà il diritto di inserire strutture, persone e comuni all'interno delle ACL di una AOO diversa da quella di appartenenza.

• Sezione - Diritti dell'utente sull'archivio

Questa sezione è molto ampia, ed è relativa a tutti i diritti che possono essere assegnati all'utente che si sta inserendo/modificando. La modifica dei diritti di un utente già inserito in ACL può essere fatta cliccando l'icona di modifica dopo aver ricercato e aperto la scheda dell'utente scelto.
La sezione è composta dai seguenti campi:

• Generale
  • Inibisci accesso all'applicativo → Questa casella permette all'Amministratore di inibire all'utente che si sta inserendo/modificando l'accesso all'applicativo Titulus.
• Archiviazione
  • Protocollo Arrivo → Questa casella abilita il diritto di inserire in Titulus nuovi documenti in arrivo
  • Protocollo Partenza → Questa casella abilita il diritto di inserire in Titulus nuovi documenti in partenza
  • Protocollo Interno → Questa casella abilita il diritto di inserire documenti tra uffici. I documenti tra uffici sono quelli interni alla propria struttura e/o ad uffici della AOO di appartenenza. Nel caso in cui la persona sia destinataria di Posta Interna, Titulus invia in automatico delle mail di notifica attraverso le quali è possibile accedere al documento che gli è stato inviato, in qualità di RPA o in Copia Conoscenza.
  • Documenti Non Protocollati → Questa casella abilita il diritto di inserire documenti che per la loro natura non sono sottoposti a protocollazione (es. Cedolini dello stipendio, certificati medici, fatture, ecc.)  
  • Documenti Riservati → Questa casella abilita il diritto di inserire la documentazione riservata e, nella schermata relativa all'inserimento visualizza le diverse opzioni di visibilità che è possibile attribuire al documento.
  • Documenti Altamente Confidenziali → Questa casella abilita il diritto di inserire la documentazione altamente confidenziale e, nella schermata relativa all'inserimento visualizza le diverse opzioni di visibilità che è possibile attribuire al documento.
  • Documenti Segreti → Questa casella abilita il diritto di inserire la documentazione segreta e, nella schermata relativa all'inserimento visualizza le diverse opzioni di visibilità che è possibile attribuire al documento.
  • Registrazione Protocolli Pregressi → property HIDDEN se la funzionalità è attiva sull'ente relativa a protocollo differito ELIMINATO

Di seguito, per maggiore chiarezza, si riporta la maschera di inserimento di nuovi documenti in Titulus di un utente che ha il diritto di inserimento delle caselle Protocollo in arrivo, partenza, interno e documenti non protocollati:

Di seguito la tendina che si popola a seconda se ho abilitata la visibilità sui documenti Riservati/Altamente Confidenziali/Segreti:

• UOR sottostanti → in questa sezione sono stabiliti i diritti relativi alla visione e/o all'intervento su documenti delle UOR che nell'organigramma della AOO sono poste ad un livello gerarchico subordinato e figlio della UOR di appartenenza della persona di cui si stanno inserendo i diritti. (es. L'Ufficio Contabilità ha come UOR sottostanti l'ufficio Stipendi e l'ufficio Pensioni)
  • Visione documenti → Questa casella abilita l'utente alla visualizzazione dei documenti prodotti dalle UOR sottostanti alla propria. Se questa casella NON viene spuntata, l'utente non potrà visionare i documenti di una UOR sottostante, il software automaticamente nega l'accesso, mostrando il seguente messaggio: “Documento non disponibile”.
  • Intervento sui documenti → Questa casella abilita l'utente alla modifica dei documenti delle UOR sottostanti la propria. Se viene spuntata la casella dell'intervento, la casella "Visione documenti" dei documenti delle UOR sottostanti si compilerà automaticamente.
• UOR di responsabilità → in questa sezione sono definiti i diritti relativi alla visione e alla modifica dei documenti prodotti da UOR in cui la persona riveste il compito di Responsabile.

  • Visione Documenti → Questa casella abilità l'utente alla visione sui documenti prodotti dalla UOR di cui è Responsabile. Se la casella NON viene spuntata, l'utente non potrà visionare i documenti della UOR di cui è Responsabile il software automaticamente nega l'accesso, mostrando il seguente messaggio: “Documento non disponibile”.

  • Intervento sui documenti → Questa casella abilita l'utente a intervenire sui documenti della UOR di cui è Responsabile. Se viene spuntata la casella dell'intervento, la casella "Visione documenti" dei documenti delle UOR di responsabilità si compilerà automaticamente.

• Raccoglitori → con il termine Raccoglitore, si intende un “contenitore” che permette all'utente di raccogliere e conservare record di documenti con classificazioni diverse, ovvero documenti che vengono conservati perché inerenti all'attività della persona, ma che non seguono i criteri archivistici con cui vengono organizzati i fascicoli. 
  • Disattiva → se questa casella viene spuntata, i raccoglitori non vengono attivati. NB: In presenza di operatori che non posseggono dimestichezza con i criteri con cui viene organizzata la gestione documentaria, è consigliabile disattivare i raccoglitori, invitando gli utenti ad utilizzare i fascicoli
• Restrizioni 
  • Divieto di intervento sui documenti → Spuntando la casella “Divieto di intervento sui documenti”, l'utente NON è abilitato all'intervento sui documenti, sia per quanto riguarda la modifica di un documento già inserito, che per quanto riguarda la cancellazione di documenti.
• Diritti speciali → La serie di diritti che l'Amministratore può assegnare tramite l'utilizzo di quanto è contenuto in questa sezione, viene definita “Diritti speciali”, per l'importanza che questi rivestono all'interno di un sistema di gestione documentaria.

  • Intervento su tutti i documenti... →  Questa casella attribuisce, all'utente di cui stiamo inserendo e/o modificando i diritti in ACL, il diritto di modifica di tutti i record presenti in banca dati, limitatamente all'AOO di appartenenza, ferme restando le regole di accesso ai documenti riservati, altamente confidenziali e segreti.

  • Intervento sui documenti della propria UOR →  Questa casella attribuisce all'utente il diritto di intervento su tutti i documenti assegnati alla UOR di appartenenza. Attivando questo diritto, automaticamente viene attivato anche il diritto di 'Visione sui documenti della propria UOR' e all'utente viene data visione della Vaschetta nella sezione “Documenti in gestione”.

  • Annullamento documenti → Questa casella abilita l'utente ad effettuare l'annullamento dei documenti di cui possiede il diritto di visualizzazione. Si tratta di una funzione che per la grande responsabilità che comporta, in genere viene attribuita all'Amministratore.

  • Restrizione di intervento sui documenti della propria AOO → Questa casella abilita la possibilità di intervento sui documenti di AOO diversa da quella di appartenenza. NB: si consiglia di lasciare questa questa opzione sempre attiva, in quanto non dovrebbe essere di norma possibile intervenire su documenti di altre AOO.

  • Altre UOR →  nella maggior parte dei casi, per estendere i diritti di intervento di un operatore è sufficiente attivare uno o più diritti in merito a 'Intervento sui documenti della propria UOR', 'Intervento sui documenti delle UOR di responsabilità', 'Intervento sui documenti delle UOR sottostanti'. Qualora l'utente debba essere abilitato ad intervenire su documenti assegnati ad UOR diverse da quelle gestite con i diritti sopra indicati, si può far uso di questo particolare diritto, nel quale l'amministratore può utilizzare la lookup o ricerca automatica per trovare la UOR desiderata.

  • Opzioni avanzate cambio classificazione
• Amministrazione → All'interno di questa sezione sono contenuti i diritti per la gestione dei cosiddetti “Strumenti di Amministrazione”
  • Abilita Strumenti di Amministrazione → se viene spuntata questa casella, l'utente avrà il diritto di accedere alla pagina di applicativo contenente gli strumenti di Amministrazione. Per la responsabilità che richiede l'utilizzo di tali strumenti, in genere sono diritti che vengono riservati all'Amministratore.

  • Rimozione/aggiunta di allegati/immagini a documenti protocollati → se viene spuntata questa casella, l'utente viene abilitato ad aggiungere o rimuovere allegati a documenti già protocollati. Essendo un diritto di manutenzione straordinaria, generalmente viene assegnato solo agli amministratori del protocollo i quali lo utilizzeranno per rimuovere e/o allegare nuovamente file a record di documenti già protocollati aventi documenti informatici allegati sbagliati o incompleti.

  • Rimozione di fascicoli → se la casella viene spuntata, l'utente viene abilitato a cancellare fascicoli. Per poter rimuovere un fascicolo, occorre che questo sia vuoto (privo di sottofascicoli e/o documenti). Si sconsiglia l'uso di questo diritto in quanto verrebbe meno la consequenzialità dei numeri di fascicolo. Un'eventuale stampa del repertorio dei fascicoli presenterebbe lacune nella numerazione annuale dei fascicoli in corrispondenza dei fascicoli rimossi.

• Inserimento → All'interno di questa sezione sono contenuti i diritti in merito all'inserimento di immagini o file nel momento in cui il documento viene inserito (in arrivo, in partenza, fra uffici, ecc.)

  • Acquisizione differita immagini → si tratta di una funzione in dismissione, mantenuta per retrocompatibilità con la precedente versione del software

  • Può associare immagini → si tratta di una funzione in dismissione, mantenuta per retrocompatibilità con la precedente versione del software

  • Può associare file → se la casella viene spuntata, l'utente viene abilitato ad associare file a documenti precedentemente protocollati, ma esclusivamente a documenti con nessun file allegato e in un'unica soluzione. Quest'azione non può essere effettuata se è già stato generato il Registro Giornaliero di Protocollo.

• Visibilità → All'interno di questa sezione sono contenuti i diritti in merito alla visibilità della documentazione inserita in Titulus. In particolare, se la persona viene abilitata ad intervenire sui documenti, le caselle relative alla visibilità vengono spuntate in automatico. ES. se un utente viene abilitato ad intervenire sui documenti prodotto dalla propria UOR, la casella relativa alla visione dei documenti della propria UOR viene spuntata in automatico dal programma. 

  • Visione di tutto il protocollo generale (esclusi riservati)… → se la casella viene spuntata, la persona avrà il diritto di vedere TUTTI i documenti registrati nel protocollo generale, compresi quelli di AOO diverse da quella di appartenenza. Da questa visione sono però esclusi i documenti riservati, i cui diritti vengono gestiti in una sezione a parte, denominata appunto “Riservatezza”.

  • …ad esclusione dei file → se la casella viene spuntata, la persona avrà il diritto di visualizzare tutto il protocollo, ma non potrà visualizzare file allegati, quindi per abilitare alla visione completa dei record la casella NON deve essere spuntata. 

  • Visione dei documenti della propria UOR → se questa casella viene spuntata, la persona verrà abilitata a vedere i documenti della UOR di appartenenza. Se la persona deve essere abilitata alla visione di documenti di più UOR oltre quella di appartenenza o quelle di cui è Responsabile o quelle sottostanti la propria, l'Amministratore deve inserire nella riga posta accanto a “Altre UOR” il codice identificativo delle UOR, separato da una virgola e senza spazi (Vedi esempio relativo all'intervento sui documenti prodotti da altre UOR)

  • Restrizione ai documenti della propria AOO → spuntando questa casella la persona verrà abilitata alla visibilità di tutti i documenti prodotti dalla sola AOO di appartenenza.

  • Visione delle Bozze di documento → spuntando questa casella, la persona viene abilitata alla visione dei documenti salvati in modalità “BOZZA”.

• Conferenza di servizi → Questa sezione è dedicata alla gestione dei diritti in merito alla funzione “Conferenza dei Servizi”, presente in Titulus, che permette di gestire dei procedimenti specifici da parte di gruppi composti da almeno due Responsabili per competenza. Spuntando le diverse caselle l'utente viene abilitato ad aggiungere e gestire più RPA per i documenti in Arrivo/Partenza/Interni/Non protocollati, seguendo per il resto le stesse modalità di registrazione della documentazione ordinaria.
  • Protocollo Arrivo
  • Protocollo Partenza
  • Protocollo Interno
  • Documenti Non Protocollati
• Fascicoli → Questa sezione è dedicata ai diritti che possono essere attribuiti all'utente di cui si stanno inserendo e/o modificando i diritti, in relazione alla creazione ed alla visibilità dei fascicoli
  • Creazione di nuovi fascicoli → spuntando questa casella, l'utente viene abilitato a creare nuovi fascicoli e sottofascicoli, si tratta di uno dei diritti che vengono spuntati in automatico da Titulus, poiché in genere viene assegnata a tutti gli utenti.
  • Creazione sottofascicoli in fascicoli della UOR → se questa casella viene spuntata, l'utente viene abilitato a creare sottofascicoli all'interno di fascicoli della UOR di appartenenza, ovviamente se possiede il diritto di visualizzare i fascicoli della propria UOR. Questo diritto è compreso nel diritto "Creazione nuovi fascicoli", se spuntato da solo permette di creare sottofascicoli in fascicoli della propria UOR già esistenti.
  • Visione dei fascicoli della propria UOR → se questa casella viene spuntata, l'utente viene abilitato alla visione dei fascicoli prodotti dalla UOR di appartenenza
  • Visione di tutti i fascicoli → se questa casella viene spuntata, l'utente viene abilitato alla visualizzazione di tutti i fascicoli della AOO di appartenenza.
  • Trasferimento documenti in fascicoli della UOR → se la casella viene spuntata, l'utente viene abilitato a trasferire documenti da un fascicolo ad un altro della UOR di appartenenza. Si tratta di una funzione che per la responsabilità che richiede, viene in genere attribuita ai soli Amministratori. ELIMINATO DA T5
  • Archiviazione Fascicoli → questa casella permette all'utente di chiudere i fascicoli aperti

• Fascicoli degli studenti → All'interno di questa sezione sono contenuti i diritti in merito alla visualizzazione ed all'intervento sui fascicoli nominali degli studenti. Questa tipologia di fascicolo ha un titolo di classificazione fisso e possono contenere solo documenti aventi il suddetto titolo, indipendentemente dalla classe di riferimento.

  • Intervento sui fascicoli degli studenti → la spunta di questa casella consente di intervenire sui fascicoli degli studenti. Per la cancellazione di un fascicolo vale la stessa regola dei fascicoli di procedimento, affare o attività, si deve avere il diritto “Rimozione dei fascicoli” e il fascicolo non deve contenere documenti.

  • Visione dei fascicoli degli studenti → spuntando questa casella la persona viene abilitata a ricercare e visualizzare i fascicoli degli studenti.

  • Visione di tutti i documenti contenuti in fascicoli degli studenti → spuntando questa casella, la persona viene abilitata non solo alla visione dei fascicoli degli studenti ma anche della documentazione che essi contengono.

• Fascicoli del personale → All'interno di questa sezione sono contenuti i diritti in merito alla visualizzazione ed all'intervento sui fascicoli nominali del personale. Questa tipologia di fascicolo ha un titolo di classificazione fisso e possono contenere solo documenti aventi il suddetto titolo, indipendentemente dalla classe di riferimento.

  • Intervento sui fascicoli del personale → la spunta di questa casella consente di intervenire sui fascicoli del personale. Per la cancellazione di un fascicolo vale la stessa regola dei fascicoli di procedimento, affare o attività, si deve avere il diritto “Rimozione dei fascicoli” e il fascicolo non deve contenere documenti.

  • Visione dei fascicoli del personale → spuntando questa casella la persona viene abilitata a ricercare e visualizzare i fascicoli del personale.

  • Visione di tutti i documenti contenuti in fascicoli del personale → spuntando questa casella, la persona viene abilitata non solo alla visione dei fascicoli del personale ma anche della documentazione che essi contengono.

• Fascicoli di persona giuridica → All'interno di questa sezione sono contenuti i diritti in merito alla visualizzazione ed all'intervento sui fascicoli nominali di persona giuridica. Questa tipologia di fascicolo ha un titolo di classificazione fisso e possono contenere solo documenti aventi il suddetto titolo, indipendentemente dalla classe di riferimento.

  • Intervento sui fascicoli di persona giuridica → la spunta di questa casella consente di intervenire sui fascicoli di persona giuridica. Per la cancellazione di un fascicolo vale la stessa regola dei fascicoli di procedimento, affare o attività, si deve avere il diritto “Rimozione dei fascicoli” e il fascicolo non deve contenere documenti.

  • Visione dei fascicoli di persona giuridica → spuntando questa casella la persona viene abilitata a ricercare e visualizzare i fascicoli di persona giuridica.

  • Visione di tutti i documenti contenuti in fascicoli di persona giuridica → spuntando questa casella, la persona viene abilitata non solo alla visione dei fascicoli di persona giuridica ma anche della documentazione che essi contengono.

• Notifiche differite → Obiettivo della funzione: Alcuni utenti Titulus non gradiscono ricevere una mail di notifica per ogni documento loro assegnato. È stata così implementata dal programma Titulus la funzione “Notifica differita”. Questa funzione consente di inviare un'unica mail contenente elenco e link di tutti i documenti assegnati ad un utente nel lasso di tempo che va dall'ultima mail di notifica inviata alla precedente (solitamente la cadenza di invio è giornaliera). La funzione va attivata dalle impostazioni, previo contatto col servizio di assistenza.

  • Utente abilitato all'invio: spuntando questa casella la persona viene abilitata ad inviare notifiche differite: invece che inviare in tempo reale una notifica via mail per ogni documento registrato, l'utente abilitato all'invio differito invierà un'unica mail al giorno ai destinatari abilitati alla ricezione differita. La mail conterrà la notifica di tutti i documenti loro assegnati. L'utente abilitato all'invio delle notifiche differite invia tali notifiche a tutti gli utenti di tutte le AOO abilitati alla ricezione di tali notifiche, non solo agli utenti della sua stessa aoo di appartenenza.

  • Abilita ricezione differita notifiche: si tratta di una funzione in dismissione, mantenuta per retrocompatibilità con la precedente versione del software

• Procedimenti in scadenza  
  • Abilità la vaschetta 'Procedimenti in scadenza' → si tratta di una funzione in dismissione, mantenuta per retrocompatibilità con la precedente versione del software
• Web Services → la sezione fa riferimento a diritti attivabili nel caso in cui sia necessario effettuare una configurazione finalizzata all’integrazioni tra Titulus ed altre applicazioni Cineca. NB: queste sezioni sono utilizzate esclusivamente dal supporto Cineca
  • Trusted Application
  • Depository Application
• Conservazione → si rimanda anche a Manuale utente Titulus 5 - Invio in Conservazione 
  • Abilita all'invio in conservazione→ questa casella abilita l'utente a vedere il button "Invio in conservazione" sulle tipologie di documenti della propria AOO per cui è configurato l'invio in conservazione. Permette anche di vedere "Configura invio automatico in conservazione" negli Strumenti di amministrazione (con Abilita strumenti di amministrazione attivo)

• Sezione - Diritti dell'utente sui procedimenti

Attraverso questa sezione sono gestiti i diritti dell'utente sui procedimenti:

• Generale
  • Inibisci accesso → Questa casella inibisce all'utente l'accesso all'archivio dei procedimenti
• Flussi
  • Inserimento/modifica flussi → Questa casella abilita a modificare ed inserire workflow. Nella maschera del flusso comparirà il pulsante “MODIFICA FLUSSO”.
  • Annullamento flussi → Questa casella abilita a interrompere un iter attivo su un documento. 
• Voci di indice
  • Inserimento/modifica voci di indice → Questa casella abilita l'utente a modificare il Titolario e inserire/modificare le voci di indice. Spuntando la casella nella maschera introduttiva dell'archivio procedimenti comparirà il pulsante “NUOVO” (nuova Voce d'indice) ed il pulsante TITOLARIO.
• Procedimenti
  • Visualizzazione procedimenti → Questa casella abilita l'utente a visualizzare il pulsante Procedamus presente nel menù dell'ARCHIVIO PROCEDIMENTI.
  • Inserimento/modifica/cancellazione procedimenti → Questa casella abilita l'utente a visualizzare i pulsanti “Import” e “Nuovo” presenti nella pagina di ricerca dei procedimenti presente nell'ARCHIVIO PROCEDIMENTI ed i pulsanti “Modifica” e “Cancella” presenti in visualizzazione di un procedimento.

• Sezione - Riservatezza

Questa sezione contiene i diritti di gestione della visualizzazione dei documenti riservati. Titulus permette di restringere l'ambito di applicazione dei diritti di visualizzazione di documenti riservati rispetto ai diritti di visualizzazione già esplicitati in alto.

Di seguito si descrivono i campi della sezione:

• Ambito
  • Limitatamente alla propria UOR → Questa casella abilita l'utente a visualizzare documenti riservati limitatamente alla propria UOR.
  • Solo personali → Questa casella abilita l'utente a visualizzare SOLO i documenti riservati che lo riguardano personalmente.
• Diritti → i campi relativi alla visione dei documenti riservati attivano/disattivano gli ambiti di riservatezza. 
  • Visione dei documenti riservati →  (Campi ambito attivi)
  • Visione dei documenti altamente confidenziali → (Campi ambito attivi)
  • Visione dei documenti segreti → (Campi Ambito disattivi)

• Sezione - Diritti dell'utente su Titulus Organi

All'interno di questa sezione sono contenuti i diritti in merito al modulo Titulus Organi. Si rimanda al manuale del modulo per ulteriori specifiche sul funzionamento dello stesso: Manuale utente Titulus 5 - Organi.

Di seguito sono descritte le sezioni:

• Proposte
  • Comunicazione Inserimento (I)
  • Comunicazione Visualizzazione (V)
  • Proposta Inserimento (I)
  • Proposta Visualizzazione (V)

Le icone  rispettivamente per Comunicazioni e le Proposte permettono di inserirle/visualizzarle a seconda della ruolo che si ricopre nell'Organo.

Se si spunta l'icona   viene spuntata automaticamente la casella relativa alla visualizzazione. Viceversa non avviene il contrario in quanto l'utente può essere abilitato al solo inserimento.

• Organo 
  • Amministrazione → questa casella abilita l'utente alla gestione dell'Organo in oggetto 
• Gestione sedute → si tratta di abilitazioni riservate in genere, oltre che all'Amministratore, agli addetti dell'Ufficio Organi Collegiali, poiché inerenti alla gestione delle singole sedute
  • Aggiunta/modifica/rimozione → questa casella abilita l'utente ad aggiungere, modificare o rimuovere il calendario delle sedute sia ordinarie che straordinarie.
  • Visualizzazione → questa casella consente di visualizzare le sedute a prescindere dallo stato in cui si trovano (a calendario, alla firma, live o concluse).
• Integrazione con Portale → questo campo riguarda il Portale, per le informazioni al riguardo si può consultare questa pagina: Manuali Web Services Titulus Organi 4.6

• Sezione - Repertori

La sezione permette di visualizzare tutti i repertori presenti nell'ambiente, di ricercarli per denominazione e attribuire all'utente i diritti di inserimento, visualizzazione o visualizzazione completa sul singolo repertorio.

Per salvare le modifiche effettuate si deve cliccare sul button in alto a destra nella scheda. La storia delle modifiche effettuate si può visionare cliccando sull'icona visibile in visualizzazione della scheda.

Persona esterna

Visualizzazione

Di seguito la pagina di visualizzazione di una persona esterna:

In altro a sinistra sono visibili le icone per le seguenti azioni:

• → Modifica
• → Ripeti nuovo
• → Opzioni (Cancella)

In alto a destra sono visibili le icone per le seguenti azioni:

•  → Note (non compilato); (compilato)
• → Storia

Inserimento e modifica

Per inserire una nuova persona esterna selezionare il pulsante “Persona Esterna” dall'homepage dell'ACL, nella sezione “Inserimento”

La persona esterna presenta la seguente maschera di inserimento/modifica, composta dalle sezioni indicate nella colonna a sinistra, che consente di navigarle sia cliccando sulla sezione desiderata, sia ricercando il nome della sezione in "Cerca in tutti i campi".

Di seguito si descrivono le sezioni della maschera di inserimento di una persona esterna.

• Sezione - Informazioni generali

All'interno di questa sezione sono presenti alcuni campi obbligatori e altri facoltativi:

• Codice fiscale
• Cognome (obbligatorio)
• Nome (obbligatorio)
• Secondo nome
• Nickname
• Titolo di deferenza → Cliccando il simbolo corrispondente alla chiave posta a lato della riga, il programma apre una finestra relativa ad un thesauro vincolato che permette, premendo “ASSEGNA”, di inserire un titolo di deferenza (Prof., Dott., ecc.), od un appellativo (Signor, Signora, ecc.) al nome della persona. Premendo il pulsante “INSERISCI” è possibile creare ulteriori titoli;
• Titolo → Cliccando il simbolo corrispondente alla chiave posta a lato della riga, il programma apre una finestra relativa ad un thesauro vincolato che permette, premendo “ASSEGNA”, di inserire un titolo di deferenza (Prof., Dott., ecc.), od un appellativo (Signor, Signora, ecc.) al nome della persona. Premendo il pulsante “INSERISCI” è possibile creare ulteriori titoli;
• Qualifica → Cliccando sulla chiave posta a lato è possibile scegliere fra una lista di qualifiche alle quali associare la persona (Capoufficio, Responsabile d'area, ecc.);
• Data di nascita
• Luogo di nascita
• Nazione di nascita
• E-mail

• Sezione - Ruoli/Mansioni

• Struttura e Ruolo (IN T4 PERMETTEVA DI ASSEGNARE UNA PERSONA ESTERNA A UNA STRUTTURA ESTERNA)

Questa icona  permette di inserire più occorrenze.

• Sezione - Dati attività

• Via 
• Comune → come per i gruppi Digitando le prime lettere del comune desiderato all'interno della riga relativa al “COMUNE” e cliccando la lente d'ingrandimento posta a lato della riga, si apre una tendina in cui sono inseriti tutti i comuni italiani, e dove verrà visualizzato la sezione contenente i comuni corrispondenti alle lettere digitate, o in mancanza di lettere digitate, la tendina presenta l'elenco alfabetico di tutti i comuni italiani. Una volta selezionato il comune desiderato, il programma in automatico provvede a riempire i relativi campi concatenati (CAP, Provincia e Nazione). (VALE ANCHE PER PERSONA ESTERNA?)
• CAP
• Provincia
• Nazione
• Numero di telefono
• Tipo recapito → (Menu a tendina: "Telefono", "Fax", "Cellulare")
• Sito web

• Sezione - Dati personali

Questa sezione contiene i dati personali della persona. All'interno di questa sezione i campi sono tutti facoltativi:

• Selezione per Maschio/Femmina
• Via
• Comune → come per i gruppi (stessa cosa della sezione dati attività) Digitando le prime lettere del comune desiderato all'interno della riga relativa al “COMUNE” e cliccando la lente d'ingrandimento posta a lato della riga, si apre una tendina in cui sono inseriti tutti i comuni italiani, e dove verrà visualizzato la sezione contenente i comuni corrispondenti alle lettere digitate, o in mancanza di lettere digitate, la tendina presenta l'elenco alfabetico di tutti i comuni italiani. Una volta selezionato il comune desiderato, il programma in automatico provvede a riempire i relativi campi concatenati (CAP, Provincia e Nazione). (VALE ANCHE PER LA PERSONA ESTERNA)
• CAP
• Provincia
• Nazione
• Numero di telefono
• Tipo recapito → (Menu a tendina: "Telefono", "Fax", "Cellulare")
• Sito web

• Sezione - Competenze

Nella sezione è presente un solo campo facoltativo: si tratta di un campo ad inserimento libero che permette all'Amministratore di inserire ulteriori informazioni in merito alle competenze svolte dalla persona all'interno della struttura. 

• Competenze

Gruppi MANCA TEST INSERIMENTO PERSONA IN UN GRUPPO E VERIFICA DIRITTI PER BUG CAMPO GRUPPI IN PI

Un gruppo è un insieme di persone che condividono un obiettivo comune (es: Gruppo di analisi sulla conservazione digitale) o accomunate da una caratteristica (es: i responsabili degli uffici), non appartenenti alla stessa UOR ma che hanno necessità di assegnarsi documenti in via esclusiva. Pertanto i membri di un gruppo devono appartenere alla medesima AOO e devono essere censite tra le persone interne , ovviamente non tutti i membri devono obbligatoriamente appartenere alla stessa struttura (UOR).

Lo scopo di un gruppo è quello di limitare la visibilità dei documenti assegnati al gruppo ai suoi soli componenti, indipendentemente dalle loro singole strutture di appartenenza. Il gruppo viene considerato una struttura sui generis in quanto non si colloca nella gerarchia della AOO, il suo utilizzo è indicato solo in situazioni particolari ( es: un progetto che coinvolge solo alcuni membri di UOR differenti), in pratica crea una “struttura” trasversale alle normali UOR.

Il responsabile del gruppo ha sempre diritto d'intervento sui documenti dello stesso a prescindere dai diritti sopra descritti. Quindi nel caso in cui nessuno dei diritti riportati sopra sia stato spuntato il responsabile del gruppo è l'unico che ha diritto di intervento sui documenti del gruppo.

Visualizzazione

Di seguito la pagina di visualizzazione di un gruppo:

In altro a sinistra sono visibili le icone per le seguenti azioni:

• → Modifica
• → Ripeti nuovo
• → Opzioni (Cancella)

In alto a destra è visibile l'icona per la seguente azione:

• → Storia

Inserimento e modifica

Per inserire un nuovo gruppo selezionare il pulsante “Gruppi” dall'homepage dell'ACL, nella sezione “Inserimento”

Il gruppo presenta la seguente maschera di inserimento/modifica, composta dalle sezioni indicate nella colonna a sinistra, che consente di navigarle sia cliccando sulla sezione desiderata, sia ricercando il nome della sezione in "Cerca in tutti i campi".

Di seguito si descrivono le sezioni della maschera di inserimento di un gruppo.

• Sezione - Informazioni generali

Questa sezione contiene le informazioni generali del gruppo, alcuni campi sono obbligatori e altri facoltativi:

• Nome → (obbligatorio)
• Codice Amm. → (obbligatorio). Di default in questo campo viene inserito il Codice Amm. dell'utente che sta effettuando l'inserimento del gruppo.
• Codice AOO → (obbligatorio). Di default in questo campo viene inserito il Codice AOO dell'utente che sta effettuando l'inserimento del gruppo.
• Descrizione
• Responsabile → il campo è valorizzabile con l'aiuto di una look-up o ricerca automatica che permette di ricercare utenti di tipologia "Persone interne" precedentemente inseriti in ACL. Il campo contrassegnato dall'icona con tooltip "Inseriscimi come Responsabile" è presente solo se il gruppo che si sta inserendo deve essere creata nell'AOO dell'utente che la sta inserendo in anagrafica (Di default i campi Cod. Amm. e Cod. AOO sono compilati con i codici della struttura a cui afferisce l'utente che sta effettuando l'inserimento). 
• PEC

NB: terminata la fase di inserimento di un nuovo Gruppo Titulus genera un codice univoco alfanumerico NON modificabile composto dalla dicitura "GR" + un numero progressivo di tre cifre, ad esempio "GR023" che sarà visibile in visualizzazione e modifica della scheda. Eseguito il salvataggio del gruppo i campi Codice Amm. e Codice AOO diventano immodificabili.

• Sezione - Diritti del gruppo

Questa sezione contiene i campi relativi ai diritti sui documenti e fascicoli del gruppo:

• Diritti speciali
  • Diritto di intervento su tutti i documenti del gruppo → la casella abilita alla modifica dei documenti assegnati al gruppo e ai suoi componenti
• Visibilità
  • Visione dei documenti del gruppo → la casella abilita alla sola visibilità dei documenti assegnati al gruppo e ai suoi componenti
• Fascicoli
  • Visione dei fascicoli del gruppo → la casella abilita alla visibilità dei fascicoli aventi come UOR il gruppo e contenenti documenti assegnati al medesimo gruppo
  • Trasferimento documenti nei fascicoli del gruppo → la casella abilita all'inserimento di documenti all'interno di fascicoli del gruppo Inserimento persone interne e relativi diritti

• Sezione - Riservatezza

Le restrizioni alla visione dei documenti riservati o segreti operano sui documenti visibili all'utente. Tuttavia è possibile limitare la visione di questa categoria di documenti restringendola ai ai soli documenti personali (se l'utente è in possesso almeno del diritto di visione dei documenti della propria UOR). La sezione è relativa ai diritti di visione su documenti riservati, altamente confidenziali e segreti:

Di seguito si descrivono i campi della sezione:

• Diritti → i campi relativi alla visione dei documenti riservati attivano/disattivano gli ambiti di riservatezza. 
  • Visione dei documenti riservati → la casella abilita alla sola visibilità dei documenti contrassegnati come riservati (in fase di inserimento) e assegnati al gruppo e ai suoi componenti
  • Visione dei documenti altamente confidenziali → la casella abilita alla sola visibilità dei documenti contrassegnati come altamente confidenziali (in fase di inserimento) e assegnati al gruppo e ai suoi componenti
  • Visione dei documenti segreti → la casella abilita alla sola visibilità dei documenti contrassegnati come segreti (in fase di inserimento) e assegnati al gruppo e ai suoi componenti
• Ambito
  • Solo personali → la spunta di tale casella restringe l'ambito della visibilità dei documenti riservati o altamente confidenziali o segreti a quelli assegnati al gruppo e a proprio nome

Profili

I profili servono a gestire in maniera standardizzata gli utenti, suddividendoli per categorie in base ai ruoli ricoperti e alle funzioni che devono svolgere. In sintesi, un singolo profilo corrisponde ad un modello standard di abilitazioni a Titulus. L'utilizzo dei profili semplifica, agevola e rende più veloce la gestione degli utenti. Nell'utilizzare un profilo occorre avere bene a mente alcuni aspetti:

1. Un utente che appartiene ad un profilo avrà sempre i diritti indicati nel profilo, con la sola eccezione dei campi extra UOR;
2. Dall'affermazione sopra si evince che se assegno un nuovo diritto ad un profilo automaticamente lo assegno a tutti le persone interne associate a quel profilo;
3. Dall'affermazione sopra si evince che se modifico puntualmente un utente appartenente ad un profilo questo non apparterrà più a quel profilo di diritti, con la sola eccezione dei campi extra UOR

NB: si riportano per comodità tutti i campi già descritti per "Persona interna". Si ricorda che al profilo standard assegnato al singolo utente possono essere effettuate eventuali modifiche per una profilazione personalizzata dell'utente. Per assegnare un profilo di diritto a un utente si veda il capitolo del manuale "Persona interna".

Visualizzazione

Di seguito la pagina di visualizzazione di un profilo:

In altro a sinistra sono visibili le icone per le seguenti azioni:

• → Modifica
• → Ripeti nuovo
• → Opzioni (Cancella)

In alto a destra è visibile l'icona per la seguente azione:

• → Storia

Inserimento e modifica

Per inserire un nuovo profilo selezionare il pulsante “Profili” dall'homepage dell'ACL, nella sezione “Inserimento”

Il profilo presenta la seguente maschera di inserimento/modifica, composta dalle sezioni indicate nella colonna a sinistra, che consente di navigarle sia cliccando sulla sezione desiderata, sia ricercando il nome della sezione in "Cerca in tutti i campi".

Di seguito si descrivono le sezioni della maschera di inserimento di un profilo.

• Sezione - Informazioni generali

Di seguito i campi

• Codice →  in questo campo è possibile inserire un codice alfanumerico di massimo 8 caratteri da assegnare al profilo, altrimenti il sistema assegna un codice progressivo del tipo “PR000001”, “PR000002” 
• Nome → (obbligatorio) in questo campo inserire il nome del profilo
• Descrizione → in questo campo inserire un'eventuale descrizione sintetica circa le caratteristiche principali del profilo

• Sezione - Accesso control list

Attraverso questa sezione è possibile gestire i diritti del profilo in oggetto in relazione all'applicativo ACL, ed è composta dai seguenti campi (gli stessi della persona interna):

• Generale 
  • Inibisci accesso all'applicativo → Se viene spuntata questa casella l'utente NON viene abilitato ad accedere all'ACL. Nella navbar di Titulus non visualizza l'icona dell'Anagrafica e di conseguenza non può accedervi.
• Strutture interne 
  • Inserimento e modifica → Questa casella abilita l'utente ad inserire in ACL nuove AOO e strutture interne e/o a modificare quelle già esistenti. Se viene spuntata questa casella, nella homepage di ACL l'utente visualizzerà all'interno della sezione “Inserimento”, il pulsante “Strutture Interne” e il pulsante AOO. L'utente visualizzerà inoltre, per ogni scheda di anagrafica interna già esistente, l'icona modifica  in alto a sinistra. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore. INSERIMENTO IN GERARCHIA? E LE AOO
  • Cancellazione → Questa casella abilita l'utente a cancellare le strutture interne esistenti in ACL e a dismettere le AOO. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore.
• Persone interne
  • Inserimento e modifica → Questa casella abilita l'utente ad inserire in ACL nuove persone interne e/o a modificare quelle già esistenti. Se viene spuntata questa casella, nella homepage di ACL l'utente visualizzerà all'interno della sezione “Inserimento”, il pulsante “Persone Interne”. L'utente visualizzerà inoltre, per ogni scheda di anagrafica interna già esistente, l'icona modifica  in alto a sinistra. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore. INSERIMENTO IN GERARCHIA?
  • Cancellazione → Questa casella abilita l'utente a cancellare le persone interne esistenti in ACL. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore.
• Comuni
  • Inserimento e modifica → Questa casella abilita l'utente ad inserire in ACL nuovi comuni e/o a modificare quelli già esistenti. Se viene spuntata questa casella, nella homepage di ACL l'utente visualizzerà all'interno della sezione “Inserimento”, il pulsante “Comuni”. L'utente visualizzerà inoltre, per ogni scheda di anagrafica interna già esistente, l'icona modifica  in alto a sinistra. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore. 
  • Cancellazione → Questa casella abilita l'utente a cancellare i comuni esistenti in ACL. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore.
• Profili
  • Inserimento e modifica → Questa casella abilita l'utente ad inserire in ACL nuovi Profili di utenti e/o a modificare quelli già esistenti. Se viene spuntata questa casella, nella homepage di ACL l'utente visualizzerà all'interno della sezione “Inserimento”, il pulsante “Profili”. L'utente visualizzerà inoltre, per ogni scheda di anagrafica interna già esistente, l'icona modifica  in alto a sinistra. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore. 
  • Cancellazione → Questa casella abilita l'utente a cancellare i Profili esistenti in ACL. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore.
• Strutture esterne
  • Inserimento e modifica → Questa casella abilita l'utente ad inserire in ACL nuove Strutture esterne e/o a modificare quelle già esistenti. Se viene spuntata questa casella, nella homepage di ACL l'utente visualizzerà all'interno della sezione “Inserimento”, il pulsante “Strutture esterne". L'utente visualizzerà inoltre, per ogni scheda di anagrafica interna già esistente, l'icona modifica  in alto a sinistra. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore.
  • Cancellazione → Questa casella abilita l'utente a cancellare le strutture esterne esistenti in ACL. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore.
• Persone esterne
  • Inserimento e modifica → Questa casella abilita l'utente ad inserire in ACL nuove Persone esterne e/o a modificare quelle già esistenti. Se viene spuntata questa casella, nella homepage di ACL l'utente visualizzerà all'interno della sezione “Inserimento”, il pulsante “Persone esterne”. L'utente visualizzerà inoltre, per ogni scheda di anagrafica interna già esistente, l'icona modifica  in alto a sinistra. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore. 
  • Cancellazione → Questa casella abilita l'utente a cancellare le Persone esterne esistenti in ACL. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore.
• Gruppi
  • Inserimento e modifica → Questa casella abilita l'utente ad inserire in ACL nuovi Gruppi e/o a modificare quelli già esistenti. Se viene spuntata questa casella, nella homepage di ACL l'utente visualizzerà all'interno della sezione “Inserimento”, il pulsante “Gruppi”. L'utente visualizzerà inoltre, per ogni scheda di anagrafica interna già esistente, l'icona modifica  in alto a sinistra. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore. 
  • Cancellazione → Questa casella abilita l'utente a cancellare i Gruppi esistenti in ACL. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore.
• Thesauri vincolati
  • Inserimento e modifica → Questa casella abilita l'utente ad inserire in ACL dei nuovi termini all'interno dei thesauri già esistenti. 
  • Cancellazione → Questa casella abilita l'utente a cancellare i termini presenti nei Thesauri esistenti.
• Ruoli (in t4 non c'era)
  • Inserimento e modifica
  • Cancellazione
• Diritti speciali
  • Restrizione persone interne e strutture interne alla propria AOO → Spuntando questa casella l'utente NON avrà il diritto di inserire strutture, persone e comuni all'interno delle ACL di una AOO diversa da quella di appartenenza.
• Amministrazione 

  • SuperUser → Il diritto SuperUser permette di visualizzare e modificare le "Impostazioni avanzate", le "Configurazioni informazioni di pubblicazione", le "Configurazioni dei repertori" in Strumenti di amministrazione (con diritto Abilita strumenti di amministrazione attivo, altrimenti la sezione non si visualizza) e visualizzare la sezione Amministrazione dell'unità Access Control List nelle schede delle Persone interne di Titulus.

  • ACL → Questa casella abilita l'utente a vedere la sezione Access control list nella scheda di una Persona interna.
  • TITULUS → Questa casella abilita l'utente a vedere le sezioni Diritti dell'utente sull'archivio, Diritti dell'utente sui procedimenti, Riservatezza e Repertori nella scheda di una Persona interna. Questo flag dà anche la possibilità di inserire una annotazione sui documenti annullati.

  • TITULUS ORGANI → Questa casella abilita l'utente come amministratore di Organi (sempre che il modulo organi sia attivato), con questo diritto è abilitato il button "Configurazione" che consente di visualizzare/modificare tutti gli organi esistenti e crearne di nuovi; può anche eliminare gli Organi esistenti. Con questo diritto e il diritto di modifica delle persone interne si abilita la sezione "Diritti dell'utente su Titulus Organi" all'interno delle schede delle persone interne. 

  • ACCESSO CIVICO → Questa casella permette di vedere all'interno del modulo Accessi tutte le richieste di accesso in elenco e le pratiche. Per ulteriori specifiche si rimanda al Manuale utente Titulus 5 - Modulo Gestione accessi
  • TRASPARENZA → Questa casella abilita in Strumenti di amministrazione (con diritto Abilita strumenti di amministrazione attivo) la "Configurazione amministrazione trasparente"

• Sezione - Diritti dell'utente sull'archivio

Questa sezione è molto ampia, ed è relativa a tutti i diritti che possono essere assegnati all'utente che si sta inserendo/modificando. La modifica dei diritti di un utente già inserito in ACL può essere fatta cliccando l'icona di modifica dopo aver ricercato e aperto la scheda dell'utente scelto.
La sezione è composta dai seguenti campi:

• Generale
  • Inibisci accesso all'applicativo → Questa casella permette all'Amministratore di inibire all'utente che si sta inserendo/modificando l'accesso all'applicativo Titulus.
• Archiviazione
  • Protocollo Arrivo → Questa casella abilita il diritto di inserire in Titulus nuovi documenti in arrivo
  • Protocollo Partenza → Questa casella abilita il diritto di inserire in Titulus nuovi documenti in partenza
  • Protocollo Interno → Questa casella abilita il diritto di inserire documenti tra uffici. I documenti tra uffici sono quelli interni alla propria struttura e/o ad uffici della AOO di appartenenza. Nel caso in cui la persona sia destinataria di Posta Interna, Titulus invia in automatico delle mail di notifica attraverso le quali è possibile accedere al documento che gli è stato inviato, in qualità di RPA o in Copia Conoscenza.
  • Documenti Non Protocollati → Questa casella abilita il diritto di inserire documenti che per la loro natura non sono sottoposti a protocollazione (es. Cedolini dello stipendio, certificati medici, fatture, ecc.)  
  • Documenti Riservati → Questa casella abilita il diritto di inserire la documentazione riservata e, nella schermata relativa all'inserimento visualizza le diverse opzioni di visibilità che è possibile attribuire al documento.
  • Documenti Altamente Confidenziali → Questa casella abilita il diritto di inserire la documentazione altamente confidenziale e, nella schermata relativa all'inserimento visualizza le diverse opzioni di visibilità che è possibile attribuire al documento.
  • Documenti Segreti → Questa casella abilita il diritto di inserire la documentazione segreta e, nella schermata relativa all'inserimento visualizza le diverse opzioni di visibilità che è possibile attribuire al documento.
  • Registrazione Protocolli Pregressi → ??? (in T4 non c'era)
• UOR sottostanti → in questa sezione sono stabiliti i diritti relativi alla visione e/o all'intervento su documenti delle UOR che nell'organigramma della AOO sono poste ad un livello gerarchico subordinato e figlio della UOR di appartenenza della persona di cui si stanno inserendo i diritti. (es. L'Ufficio Contabilità ha come UOR sottostanti l'ufficio Stipendi e l'ufficio Pensioni)
  • Visione documenti → Questa casella abilita l'utente alla visualizzazione dei documenti prodotti dalle UOR sottostanti alla propria. Se questa casella NON viene spuntata, l'utente non potrà visionare i documenti di una UOR sottostante, il software automaticamente nega l'accesso, mostrando il seguente messaggio: “Documento non disponibile”.
  • Intervento sui documenti → Questa casella abilita l'utente alla modifica dei documenti delle UOR sottostanti la propria. Se viene spuntata la casella dell'intervento, la casella "Visione documenti" dei documenti delle UOR sottostanti si compilerà automaticamente.
• UOR di responsabilità → in questa sezione sono definiti i diritti relativi alla visione e alla modifica dei documenti prodotti da UOR in cui la persona riveste il compito di Responsabile.

  • Visione Documenti → Questa casella abilità l'utente alla visione sui documenti prodotti dalla UOR di cui è Responsabile. Se la casella NON viene spuntata, l'utente non potrà visionare i documenti della UOR di cui è Responsabile il software automaticamente nega l'accesso, mostrando il seguente messaggio: “Documento non disponibile”.

  • Intervento sui documenti → Questa casella abilita l'utente a intervenire sui documenti della UOR di cui è Responsabile. Se viene spuntata la casella dell'intervento, la casella "Visione documenti" dei documenti delle UOR di responsabilità si compilerà automaticamente.

• Raccoglitori → con il termine Raccoglitore, si intende un “contenitore” che permette all'utente di raccogliere e conservare record di documenti con classificazioni diverse, ovvero documenti che vengono conservati perché inerenti all'attività della persona, ma che non seguono i criteri archivistici con cui vengono organizzati i fascicoli. 
  • Disattiva → se questa casella viene spuntata, i raccoglitori non vengono attivati. NB: In presenza di operatori che non posseggono dimestichezza con i criteri con cui viene organizzata la gestione documentaria, è consigliabile disattivare i raccoglitori, invitando gli utenti ad utilizzare i fascicoli
• Restrizioni 
  • Divieto di intervento sui documenti → Spuntando la casella “Divieto di intervento sui documenti”, l'utente NON è abilitato all'intervento sui documenti, sia per quanto riguarda la modifica di un documento già inserito, che per quanto riguarda la cancellazione di documenti.
• Diritti speciali → La serie di diritti che l'Amministratore può assegnare tramite l'utilizzo di quanto è contenuto in questa sezione, viene definita “Diritti speciali”, per l'importanza che questi rivestono all'interno di un sistema di gestione documentaria.

  • Intervento su tutti i documenti... →  Questa casella attribuisce, all'utente di cui stiamo inserendo e/o modificando i diritti in ACL, il diritto di modifica di tutti i record presenti in banca dati, limitatamente all'AOO di appartenenza, ferme restando le regole di accesso ai documenti riservati, altamente confidenziali e segreti.

  • Intervento sui documenti della propria UOR →  Questa casella attribuisce all'utente il diritto di intervento su tutti i documenti assegnati alla UOR di appartenenza. Attivando questo diritto, automaticamente viene attivato anche il diritto di 'Visione sui documenti della propria UOR' e all'utente viene data visione della Vaschetta nella sezione “Documenti in gestione”.

  • Annullamento documenti → Questa casella abilita l'utente ad effettuare l'annullamento dei documenti di cui possiede il diritto di visualizzazione. Si tratta di una funzione che per la grande responsabilità che comporta, in genere viene attribuita all'Amministratore. 

  • Restrizione di intervento sui documenti della propria AOO → Questa casella abilita la possibilità di intervento sui documenti di AOO diversa da quella di appartenenza. NB: si consiglia di lasciare questa questa opzione sempre attiva, in quanto non dovrebbe essere di norma possibile intervenire su documenti di altre AOO.

  • Altre UOR →  nella maggior parte dei casi, per estendere i diritti di intervento di un operatore è sufficiente attivare uno o più diritti in merito a 'Intervento sui documenti della propria UOR', 'Intervento sui documenti delle UOR di responsabilità', 'Intervento sui documenti delle UOR sottostanti'. Qualora l'utente debba essere abilitato ad intervenire su documenti assegnati ad UOR diverse da quelle gestite con i diritti sopra indicati, si può far uso di questo particolare diritto, nel quale l'amministratore può utilizzare la lookup o ricerca automatica per trovare la UOR desiderata.

• Amministrazione → All'interno di questa sezione sono contenuti i diritti per la gestione dei cosiddetti “Strumenti di Amministrazione”
  • Abilita Strumenti di Amministrazione → se viene spuntata questa casella, l'utente avrà il diritto di accedere alla pagina di applicativo contenente gli strumenti di Amministrazione. Per la responsabilità che richiede l'utilizzo di tali strumenti, in genere sono diritti che vengono riservati all'Amministratore.

  • Rimozione/aggiunta di allegati/immagini a documenti protocollati → se viene spuntata questa casella, l'utente viene abilitato ad aggiungere o rimuovere allegati e/o immagini a documenti già protocollati. Essendo un diritto di manutenzione straordinaria, generalmente viene assegnato solo agli amministratori del protocollo i quali lo utilizzeranno per rimuovere e/o allegare nuovamente file o immagini a record di documenti già protocollati aventi documenti informatici allegati sbagliati o incompleti.

  • Rimozione di fascicoli → se la casella viene spuntata, l'utente viene abilitato a cancellare fascicoli. Per poter rimuovere un fascicolo, occorre che questo sia vuoto (privo di sottofascicoli e/o documenti). Si sconsiglia l'uso di questo diritto in quanto verrebbe meno la consequenzialità dei numeri di fascicolo. Un'eventuale stampa del repertorio dei fascicoli presenterebbe lacune nella numerazione annuale dei fascicoli in corrispondenza dei fascicoli rimossi.

  • Import di documenti → la casella consente di importare documenti dal registro di emergenza. Si tratta di una funzionalità in disuso.

• Inserimento → All'interno di questa sezione sono contenuti i diritti in merito all'inserimento di immagini o file nel momento in cui il documento viene inserito (in arrivo, in partenza, fra uffici, ecc.)

  • Acquisizione differita immagini → se questa casella viene spuntata, la persona viene abilitata ad allegare immagini a documenti già protocollati da altri operatori o da se stesso, ma in un momento successivo alla fase di protocollazione. Questa funzione consente di posticipare le attività di acquisizione via scanner dei documenti rispetto alla loro protocollazione.

  • Può associare immagini → se la casella viene spuntata, la persona viene abilitata ad associare immagini al documento che si sta inserendo (in arrivo, partenza, fra uffici, ecc.)

  • Può associare file → se la casella viene spuntata, la persona viene abilitata ad associare file al documento che sta registrando, se la casella NON viene spuntata, la sezione “Documenti informatici” verrà visualizzata come nell'esempio (in questo caso riferito al documento in arrivo):Titulus - Schermata relativa alla registrazione di documenti da parte di un utente abilitato all'associazione di file. In particolare se nessuna delle due caselle precedenti viene spuntata, la sezione “Documenti informatici”, verrà visualizzata come nell'esempio seguente: → VERIFICARE in T5

• Visibilità → All'interno di questa sezione sono contenuti i diritti in merito alla visibilità della documentazione inserita in Titulus. In particolare, se la persona viene abilitata ad intervenire sui documenti, le caselle relative alla visibilità vengono spuntate in automatico. ES. se un utente viene abilitato ad intervenire sui documenti prodotto dalla propria UOR, la casella relativa alla visione dei documenti della propria UOR viene spuntata in automatico dal programma. 

  • Visione di tutto il protocollo generale (esclusi riservati)… → se la casella viene spuntata, la persona avrà il diritto di vedere TUTTI i documenti registrati nel protocollo generale, compresi quelli di AOO diverse da quella di appartenenza. Da questa visione sono però esclusi i documenti riservati, i cui diritti vengono gestiti in una sezione a parte, denominata appunto “Riservatezza”.

  • …ad esclusione di immagini e file → se la casella viene spuntata, la persona avrà il diritto di visualizzare tutto il protocollo, ma non potrà visualizzare immagini o file allegati, quindi per abilitare alla visione completa dei record la casella NON deve essere spuntata.

  • Visione dei documenti della propria UOR → se questa casella viene spuntata, la persona verrà abilitata a vedere i documenti della UOR di appartenenza. Se la persona deve essere abilitata alla visione di documenti di più UOR oltre quella di appartenenza o quelle di cui è Responsabile o quelle sottostanti la propria, l'Amministratore deve inserire nella riga posta accanto a “Altre UOR” il codice identificativo delle UOR, separato da una virgola e senza spazi (Vedi esempio relativo all'intervento sui documenti prodotti da altre UOR)

  • Restrizione ai documenti della propria AOO → spuntando questa casella la persona verrà abilitata alla visibilità di tutti i documenti prodotti dalla sola AOO di appartenenza.

  • Visione delle Bozze di documento → spuntando questa casella, la persona viene abilitata alla visione dei documenti salvati in modalità “BOZZA”.

• Conferenza di servizi → Questa sezione è dedicata alla gestione dei diritti in merito alla funzione “Conferenza dei Servizi”, presente in Titulus, che permette di gestire dei procedimenti specifici da parte di gruppi composti da almeno due Responsabili per competenza. Spuntando le diverse caselle l'utente viene abilitato ad aggiungere e gestire più RPA per i documenti in Arrivo/Partenza/Interni/Non protocollati, seguendo per il resto le stesse modalità di registrazione della documentazione ordinaria.
  • Protocollo Arrivo
  • Protocollo Partenza
  • Protocollo Interno
  • Documenti Non Protocollati
• Fascicoli → Questa sezione è dedicata ai diritti che possono essere attribuiti all'utente di cui si stanno inserendo e/o modificando i diritti, in relazione alla creazione ed alla visibilità dei fascicoli
  • Creazione di nuovi fascicoli → spuntando questa casella, l'utente viene abilitato a creare nuovi fascicoli, si tratta di uno dei diritti che vengono spuntati in automatico da Titulus, poiché in genere viene assegnata a tutti gli utenti.
  • Creazione sottofascicoli in fascicoli della UOR → se questa casella viene spuntata, l'utente viene abilitato a creare sottofascicoli all'interno di fascicoli della UOR di appartenenza, ovviamente se possiede il diritto di visualizzare i fascicoli della propria UOR. 
  • Visione dei fascicoli della propria UOR → se questa casella viene spuntata, l'utente viene abilitato alla visione dei fascicoli prodotti dalla UOR di appartenenza
  • Visione di tutti i fascicoli → se questa casella viene spuntata, l'utente viene abilitato alla visualizzazione di tutti i fascicoli della AOO di appartenenza.
  • Trasferimento documenti in fascicoli della UOR → se la casella viene spuntata, l'utente viene abilitato a trasferire documenti da un fascicolo ad un altro della UOR di appartenenza. Si tratta di una funzione che per la responsabilità che richiede, viene in genere attribuita ai soli Amministratori.
  • Archiviazione Fascicoli → questa casella permette all'utente di chiudere i fascicoli aperti

• Fascicoli degli studenti → All'interno di questa sezione sono contenuti i diritti in merito alla visualizzazione ed all'intervento sui fascicoli nominali degli studenti. Questa tipologia di fascicolo ha un titolo di classificazione fisso e possono contenere solo documenti aventi il suddetto titolo, indipendentemente dalla classe di riferimento.

  • Intervento sui fascicoli degli studenti → la spunta di questa casella consente di intervenire sui fascicoli degli studenti. Per la cancellazione di un fascicolo vale la stessa regola dei fascicoli di procedimento, affare o attività, si deve avere il diritto “Rimozione dei fascicoli” e il fascicolo non deve contenere documenti.

  • Visione dei fascicoli degli studenti → spuntando questa casella la persona viene abilitata a ricercare e visualizzare i fascicoli degli studenti.

  • Visione di tutti i documenti contenuti in fascicoli degli studenti → spuntando questa casella, la persona viene abilitata non solo alla visione dei fascicoli degli studenti ma anche della documentazione che essi contengono.

• Fascicoli del personale → All'interno di questa sezione sono contenuti i diritti in merito alla visualizzazione ed all'intervento sui fascicoli nominali del personale. Questa tipologia di fascicolo ha un titolo di classificazione fisso e possono contenere solo documenti aventi il suddetto titolo, indipendentemente dalla classe di riferimento.

  • Intervento sui fascicoli del personale → la spunta di questa casella consente di intervenire sui fascicoli del personale. Per la cancellazione di un fascicolo vale la stessa regola dei fascicoli di procedimento, affare o attività, si deve avere il diritto “Rimozione dei fascicoli” e il fascicolo non deve contenere documenti.

  • Visione dei fascicoli del personale → spuntando questa casella la persona viene abilitata a ricercare e visualizzare i fascicoli del personale.

  • Visione di tutti i documenti contenuti in fascicoli del personale → spuntando questa casella, la persona viene abilitata non solo alla visione dei fascicoli del personale ma anche della documentazione che essi contengono.

• Fascicoli di persona giuridica → All'interno di questa sezione sono contenuti i diritti in merito alla visualizzazione ed all'intervento sui fascicoli nominali di persona giuridica. Questa tipologia di fascicolo ha un titolo di classificazione fisso e possono contenere solo documenti aventi il suddetto titolo, indipendentemente dalla classe di riferimento.

  • Intervento sui fascicoli di persona giuridica → la spunta di questa casella consente di intervenire sui fascicoli di persona giuridica. Per la cancellazione di un fascicolo vale la stessa regola dei fascicoli di procedimento, affare o attività, si deve avere il diritto “Rimozione dei fascicoli” e il fascicolo non deve contenere documenti.

  • Visione dei fascicoli di persona giuridica → spuntando questa casella la persona viene abilitata a ricercare e visualizzare i fascicoli di persona giuridica.

  • Visione di tutti i documenti contenuti in fascicoli di persona giuridica → spuntando questa casella, la persona viene abilitata non solo alla visione dei fascicoli di persona giuridica ma anche della documentazione che essi contengono.

• Notifiche differite → Obiettivo della funzione: Alcuni utenti Titulus non gradiscono ricevere una mail di notifica per ogni documento loro assegnato. È stata così implementata dal programma Titulus la funzione “Notifica differita”. Questa funzione consente di inviare un'unica mail contenente elenco e link di tutti i documenti assegnati ad un utente nel lasso di tempo che va dall'ultima mail di notifica inviata alla precedente (solitamente la cadenza di invio è giornaliera). La funzione va attivata dalle impostazioni, previo contatto col servizio di assistenza.

  • Utente abilitato all'invio: spuntando questa casella la persona viene abilitata ad inviare notifiche differite: invece che inviare in tempo reale una notifica via mail per ogni documento registrato, l'utente abilitato all'invio differito invierà un'unica mail al giorno ai destinatari abilitati alla ricezione differita. La mail conterrà la notifica di tutti i documenti loro assegnati. L'utente abilitato all'invio delle notifiche differite invia tali notifiche a tutti gli utenti di tutte le AOO abilitati alla ricezione di tali notifiche, non solo agli utenti della sua stessa aoo di appartenenza.

  • Abilita ricezione differita notifiche: se la casella viene spuntata, la persona viene abilitata a ricevere notifiche differite, solitamente una volta al giorno, con un'unica mail cumulativa di tutte le assegnazioni che lo riguardino. Gli utenti non abilitati alla ricezione delle notifiche differite, invece, continueranno a ricevere la notifica di assegnazione dei documenti al momento della loro protocollazione.

• Procedimenti in scadenza → potrebbe essere inutile vs autorizzazioni
  • Abilità la vaschetta 'Procedimenti in scadenza'
• Web Services → la sezione fa riferimento a diritti attivabili nel caso in cui sia necessario effettuare una configurazione finalizzata all’integrazioni tra Titulus ed altre applicazioni Cineca. NB: queste sezioni sono utilizzate esclusivamente dal supporto Cineca
  • Trusted Application
  • Depository Application
• Conservazione → si rimanda anche a Manuale utente Titulus 5 - Invio in Conservazione 
  • Abilita all'invio in conservazione→ questa casella abilita l'utente a vedere il button "Invio in conservazione" sulle tipologie di documenti della propria AOO per cui è configurato l'invio in conservazione. Permette anche di vedere "Configura invio automatico in conservazione" negli Strumenti di amministrazione (con Abilita strumenti di amministrazione attivo)
• Ordinativi → potrebbe essere inutile
  • Abilita gestione ordinativi informatici

• Sezione - Diritti dell'utente sui procedimenti

Attraverso questa sezione sono gestiti i diritti del profilo utente sui procedimenti:

• Generale
  • Inibisci accesso → Questa casella inibisce all'utente l'accesso all'archivio dei procedimenti
• Flussi
  • Inserimento/modifica flussi → Questa casella abilita a modificare ed inserire workflow. Nella maschera del flusso comparirà il pulsante “MODIFICA FLUSSO”.
  • Annullamento flussi → Questa casella abilita a interrompere un iter attivo su un documento. 
• Voci di indice
  • Inserimento/modifica voci di indice → Questa casella abilita l'utente a modificare il Titolario e inserire/modificare le voci di indice. Spuntando la casella nella maschera introduttiva dell'archivio procedimenti comparirà il pulsante “NUOVO” (nuova Voce d'indice) ed il pulsante TITOLARIO.
• Procedimenti
  • Visualizzazione procedimenti → Questa casella abilita l'utente a visualizzare il pulsante Procedamus presente nel menù dell'ARCHIVIO PROCEDIMENTI.
  • Inserimento/modifica/cancellazione procedimenti → Questa casella abilita l'utente a visualizzare i pulsanti “Import” e “Nuovo” presenti nella pagina di ricerca dei procedimenti presente nell'ARCHIVIO PROCEDIMENTI ed i pulsanti “Modifica” e “Cancella” presenti in visualizzazione di un procedimento.

• Sezione - Riservatezza

Questa sezione contiene i diritti di gestione della visualizzazione dei documenti riservati. Titulus permette di restringere l'ambito di applicazione dei diritti di visualizzazione di documenti riservati rispetto ai diritti di visualizzazione già esplicitati in alto.

Di seguito si descrivono i campi della sezione:

• Ambito
  • Limitatamente alla propria UOR → Questa casella abilita l'utente a visualizzare documenti riservati limitatamente alla propria UOR.
  • Solo personali → Questa casella abilita l'utente a visualizzare SOLO i documenti riservati che lo riguardano personalmente.
• Diritti → i campi relativi alla visione dei documenti riservati attivano/disattivano gli ambiti di riservatezza. 
  • Visione dei documenti riservati →  (Campi ambito attivi)
  • Visione dei documenti altamente confidenziali → (Campi ambito attivi)
  • Visione dei documenti segreti → (Campi Ambito disattivi)

• Sezione - Diritti dell'utente su Titulus Organi

All'interno di questa sezione sono contenuti i diritti in merito al modulo Titulus Organi. Si rimanda al manuale del modulo per ulteriori specifiche sul funzionamento dello stesso: Manuale utente Titulus 5 - Organi.

Di seguito sono descritte le sezioni:

• Proposte
  • Comunicazione Inserimento (I)
  • Comunicazione Visualizzazione (V)
  • Proposta Inserimento (I)
  • Proposta Visualizzazione (V)

Le icone  rispettivamente per Comunicazioni e le Proposte permettono di inserirle/visualizzarle a seconda della ruolo che si ricopre nell'Organo.

Spuntando ” I “, la persona viene abilitata all' INSERIMENTO di comunicazioni e/o proposte, mentre spuntando ” V “alla relativa VISUALIZZAZIONE del relativo flusso (workflow).

Se si spunta l'icona   viene spuntata automaticamente la casella relativa all'inserimento. Viceversa non avviene il contrario in quanto l'utente può essere abilitato al solo inserimento.

• Organo 
  • Amministrazione → questa casella abilita l'utente alla gestione dell'Organo in oggetto 
• Gestione sedute → si tratta di abilitazioni riservate in genere, oltre che all'Amministratore, agli addetti dell'Ufficio Organi Collegiali, poiché inerenti alla gestione delle singole sedute
  • Aggiunta/modifica/rimozione → questa casella abilita l'utente ad aggiungere, modificare o rimuovere il calendario delle sedute sia ordinarie che straordinarie.
  • Visualizzazione → questa casella consente di visualizzare le sedute a prescindere dallo stato in cui si trovano (a calendario, alla firma, live o concluse).
• Integrazione con Portale → questo campo riguarda il Portale, per le informazioni al riguardo si può consultare questa pagina: http://wiki.titulus.it/doku.php/documentazione:manuali:3.13:manuale_web_services_titulus_organi?s[]=pubblicazione#consultazione_delle_sedute

• Sezione - Repertori

La sezione permette di visualizzare tutti i repertori presenti nell'ambiente, di ricercarli per denominazione e attribuire all'utente i diritti di inserimento, visualizzazione o visualizzazione completa sul singolo repertorio.

Come per Titulus Organi, spuntando sull'icona Visualizzazione “V”, automaticamente viene spuntata anche la casella relativa all'inserimento.

Per salvare le modifiche effettuate si deve cliccare sul button  in alto a destra nella scheda. La storia delle modifiche effettuate si può visionare cliccando sull'icona visibile in visualizzazione della scheda.

AOO

Visualizzazione

Di seguito la pagina di visualizzazione di una AOO:

In altro a sinistra sono visibili le icone per le seguenti azioni:

•  → Modifica
•  → Ripeti nuovo
•  → Opzioni (Cancella)

In alto a destra sono visibili le icone per la seguenti azioni:

• → Genera voci indice RIP (apre il seguente popup) si rimanda per ulteriori informazioni al seguente manuale R.I.P. - Registro informatico giornaliero di protocollo

Una volta cliccato su "Conferma" viene generata la sezione "Voci d'indice per il RIP" compilata automaticamente. 

•  → Storia

Inserimento e modifica

Per inserire una nuova AOO selezionare il pulsante “AOO” dall'homepage dell'ACL, nella sezione “Inserimento”

L'AOO presenta la seguente maschera di inserimento/modifica, composta dalle sezioni indicate nella colonna a sinistra, che consente di navigarle sia cliccando sulla sezione desiderata, sia ricercando il nome della sezione in "Cerca in tutti i campi".

Di seguito si descrivono le sezioni della maschera di inserimento di una AOO.

• Sezione - Informazioni generali

La sezione contiene i seguenti campi:

• Codice Amm.
• Codice AOO 
• Nome
• Ufficio Responsabile → campo necessario per permettere la generazione dei Registri informatici di Protocollo (tramite l'icona )

• Responsabile della gestione documentale → campo necessario per permettere la generazione dei Registri informatici di Protocollo (tramite l'icona )

• Sezione - Configurazione PEC

In ACL è possibile attivare, all'interno di una AOO, una casella di Posta Elettronica Certificata (PEC).
La PEC, a differenza della casella di archiviazione (sezione descritta successivamente), funziona come sistema di scambio e-mail certificate da ambo le parti in quanto effettua controlli sull'effettiva spedizione e ricezione delle mail e inoltre supporta la gestione delle ricevute (di accettazione, di consegna, di conferma o di annullamento di registrazione di protocollo). 

Inserimento di una casella di PEC

- Nella sezione “Configurazione PEC'” si può procedere alle configurazioni della Posta Elettronica Certificata:

• Codice Amm. IPA (ex campo Codici AMM e AOO definiti nell'IPA in T4)
• Codice AOO IPA (ex campo Codici AMM e AOO definiti nell'IPA in T4)

Questi campi vanno valorizzati con il codice Amministrazione fornito all'Ente all'atto di accreditarsi all'IPA. Il codice qui inserito è ripreso da Titulus all'atto di compilare il file segnatura.xml per comunicare via PEC informazioni sulla propria registrazione agli enti destinatari del messaggio PEC, chi non dovesse possedere tali informazioni può semplicemente ripetere le informazioni scritte sopra. Il campo è modificabile in qualsiasi momento. (VERIFICARE SE I CODICE AMM IPA E AOO IPA SONO OBBLIGATORI)

Per ogni casella PEC (sezione Casella PEC) sono presenti i toggle "Default", "Disabilitata" e "Notifiche e-mail". Se presenti più caselle PEC configurate deve esserne selezionata una di default e le altre disabilitate. Se presente un'unica casella PEC questa deve essere selezionata come default.
Di seguito i campi da configurare:

• Nome → il campo deve essere compilato con la denominazione della casella PEC.
• Registrazione bozza a cura di (ex Messaggio creato da su T4) e Registrazione bozza a cura dell'ufficio (ex Messaggio creato da - Ufficio su T4)  →  il valore inserito in questi campi viene visualizzato nella storia del documento e nel widget delle bozze in arrivo come creatore del documento. Si tratta di un record generato in automatico da Titulus, di conseguenza non esiste una persona fisica che crea il record. Per avere questa informazione anche nei documenti provenienti dalla PEC è necessario compilare questo campo. Alcune denominazioni suggerite: Registrazione bozza a cura dell'ufficio Sistemi Informativi, Registrazione bozza a cura di Casella PEC.
• Responsabile bozze (ex Destinatario bozze - Persona) e Ufficio responsabile bozze (ex Destinatario bozze - Ufficio) →  i campi sono valorizzabili tramite lookup o ricerca automatica di utente già inserito in anagrafica. Si tratta dell'utente a cui viene assegnata la bozza PEC come RPA (l'utente scelto sarà il destinatario delle bozze PEC in arrivo e le visualizzerà nella propria vaschetta bozze e nel widget "bozze in arrivo".
• Casella PEC →  Indirizzo PEC

• Workflow → in questo campo si configurano i workflow per la casella PEC che si sta inserendo

• Impostazioni server
  • Login → inserire la login della PEC. Alcuni gestori di posta certificata utilizzano l'indirizzo stesso come login, in questo caso scrivere anche nel campo login l'indirizzo mail.
  • Pwd → inserire la password della PEC
  • Protocol / Host posta in arrivo (ex Server posta in arrivo su T4) / Port → in questi campi inserire i dati del server di posta in arrivo (vengono forniti dal gestore di posta elettronica certificata); nel menù a tendina sono selezionabili i protocolli utilizzabili in Titulus per dialogare col server di posta; Titulus riporta in automatico la porta standard utilizzata nei messaggi PEC, il campo è comunque editabile qualora fosse necessario.
  • Protocol/ Host posta in partenza (ex Server posta in uscita su T4) / Port → in questi campi inserire i dati del server di posta in uscita(vengono forniti dal gestore di posta elettronica certificata); nel menù a tendina sono selezionabili i protocolli utilizzabili in Titulus per dialogare col server di posta; Titulus riporta in automatico la porta standard utilizzata nei messaggi PEC, il campo è comunque editabile qualora fosse necessario.
  • Test connessioni →   la presente icona permette di testare la raggiungibilità da parte del server dell'indirizzo inserito (l'icona compare solo dopo aver inserito un indirizzo PEC), sia per la ricezione che per la spedizione dei messaggi.

Di seguito un esempio di pop up per di un test della connessione andato a buon fine:

• Sezione - Archiviazione email

Inserimento Casella di archiviazione

In ACL è possibile attivare, all'interno di una AOO, una o più caselle di archiviazione automatica delle mail.

Per attivare una nuova casella di archiviazione automatica in inserimento/modifica AOO

• Nella sezione “Casella di archiviazione” procedere alle configurazioni per una casella di archiviazione automatica delle mail:

  • Nome → inserire il nome della casella di archiviazione

  • Document Model →  selezionare dal menu a tendina una delle due tipologie di maschere utilizzabili per la visualizzazione e la ricerca delle mail pervenute alla casella

    • Documento non protocollato (tipologia varie) →  viene utilizzata la maschera del documento non protocollato e pertanto alle registrazioni non verrà assegnato un numero di protocollo.

    • Bozza del protocollo in arrivo →  viene utilizzata la maschera del protocollo in arrivo, ma la scelta se protocollare o cancellare la bozza viene riservata al RPA del documento.

  • Registrazione bozza a cura di (ex campo Operatore - Persona in T4) e Registrazione bozze a cura dell'ufficio (ex campo Operatore - Ufficio) → il valore inserito in questi campi viene visualizzato nella storia del documento e nel widget delle bozze in arrivo come creatore del documento. Si tratta di un record generato in automatico da Titulus, di conseguenza non esiste una persona fisica che crea il record. Per avere questa informazione anche nei documenti provenienti dalla email è necessario compilare questo campo. Alcune denominazioni suggerite: Registrazione bozza a cura dell'ufficio Sistemi Informativi, Registrazione bozza a cura di Casella Archiviazione.

  • Responsabile bozze (ex Responsabile - Persona + Matricola in T4) Ufficio responsabile bozze (ex Responsabile - Ufficio + Cod. Uff. in T4) → i valori inseriti in questi campi corrispondono al campo RPA del documento salvato automaticamente. I campi sono valorizzabili tramite lookup o ricerca automatica di utente già inserito in anagrafica. Si tratta dell'utente a cui viene assegnata la bozza Mail come RPA (l'utente scelto sarà il destinatario delle bozze Mail in arrivo e le visualizzerà nella propria vaschetta bozze e nel widget "bozze in arrivo". Tale nominativo può essere:

    • fisso e stabilito di default, è il caso in cui si desidera che tutte le mail pervenute alla casella siano assegnate alla medesima persona all'interno della AOO

    • recuperato dal mittente della mail, se viene attivato il toggle “daMittente”. L'indirizzo del mittente verrà ricercato nel campo email delle persone interne. Se l'indirizzo viene trovato la persona cui questo appartiene viene impostata come RPA del documento.  

    • recuperato dal destinatario della mail, se viene attivato il toggle “daDestinatario”. L'indirizzo del destinatario verrà cercato nel campo email delle persone interne. Se l'indirizzo viene trovato la persona cui questo appartiene viene impostata come RPA del documento.

    • se si desidera che i Copia Conoscenza della mail vengano inseriti come cc del documento, attivare il toggle “daCopiaConoscenza” (questi nominativi potranno essere recuperati dalla mail solo se il loro indirizzo email è presente nel campo email delle persone interne). 

• Nella sottosezione Mailbox: sono contenute le informazioni sulla casella di posta elettronica, in particolare

  • Protocol / Host  / Port → in questi campi inserire i dati del server; nel menù a tendina sono selezionabili i protocolli utilizzabili in Titulus per dialogare col server di posta; Titulus riporta in automatico la porta standard utilizzata nei messaggi Mail, il campo è comunque editabile qualora fosse necessario.

  • Email → il valore deve essere l'indirizzo di posta elettronica

  • Login e Password → i campi devono essere compilati con login e password della casella

NOTA BENE: Con la casella di Archiviazione si può solo ricevere e archiviare mail in Titulus ma non spedire.

Comuni

Visualizzazione

Di seguito la pagina di visualizzazione di una struttura interna.

In altro a sinistra sono visibili le icone per le seguenti azioni:

• → Modifica
• → Ripeti nuovo
• → Opzioni (Cancella)

In alto a destra sono visibili le icone per le seguenti azioni:

• → Storia

Inserimento e modifica

Per inserire un nuovo comune selezionare il pulsante “Comuni” dall'homepage dell'ACL, nella sezione “Inserimento”.

Il comune presenta la seguente maschera di inserimento/modifica composta da un'unica sezione:

• Sezione - Informazioni generali

I campi di questa sezione sono i seguenti:

• Comune → (obbligatorio)
• Provincia → (obbligatorio)
• Regione
• Nazione
• Pref. Telefonico
• Cap
• Codice ISTAT