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1.1 Breve
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descrizione del processo
I responsabili possono essere coinvolti nel processo di autorizzazione in due momenti diversi: per autorizzare il richiedente ad andare in missione, o per autorizzare il rimborso delle spese sostenute nella missione.
Una volta inserita la richiesta missione, o la richiesta di rimborso da parte del richiedente, il sistema, in base a quanto previsto dal regolamento missioni selezionato e alle informazioni inserite nel documento stesso, individua i responsabili coinvolti, che dovranno autorizzare il documento.
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Oltre al Responsabile dell’area di afferenza del richiedente, il sistema può individuare altri responsabili coinvolti nel processo di autorizzazione (es. Responsabile del progetto, Responsabile dell’area didatticadi Altra Struttura); concorrono infatti al rilascio dell’autorizzazione uno, o più corresponsabili, che intervengono nel processo, se la natura e le caratteristiche della missione lo richiedano.
Ogni Responsabile coinvolto nell’autorizzazione della missione, o del rimborso, deve decidere se autorizzare, o meno rifiutare, o solo per la richiesta di missione decidere di chiedere di rivalutare la richiesta di missione per la parte di sua competenza.
1.2 Autorizzazione/rifiuto richiesta missione
Il Responsabile, che deve autorizzare una richiesta di missione, si collega alla pagina web apposita.
Dopo l’autenticazione, deve selezionare la funzione 'Autorizzazioni in Attesa', come mostrato in figura 1.
Figura 1
Entrati nella funzione, il sistema presenta: nella parte alta del pannello, le condizioni di ricerca impostabili e nella parte bassa del pannello, l’elenco delle richieste in attesa di autorizzazione, recuperate secondo le condizioni di ricerca impostate, come mostrato in figura 2.
Figura 2
Il sistema preimposta sempre come condizione di ricerca, quella relativa al Periodo, indicando come periodo ‘Ultimi 3 12 mesi’. In questo modo, quando si entra nella funzione ‘Da Evadere’‘Autorizzazioni in Attesa’, saranno sempre mostrate le richieste in attesa di autorizzazione con data inizio missione compresa negli ultimi 3 12 mesi e future.
Il Responsabile potrà indicare come condizioni di ricerca anche delle date specifiche, valorizzando i campi ‘Da’, ‘A’, o effettuare la ricerca per Motivazione, o Destinazione, Richiedente.
Nei campi Motivazione, Destinazione e Destinazione Richiedente si può indicare anche solo un pezzo della dicitura che si vuole ricercare. Sarà possibile ricercare anche per Tipo Autorizzazione (Richiesta, o Rimborso), come mostrato in figura 3.
Il sistema elencherà i valori presenti in tabella in base alla stringa inserita.
In caso il sistema mostri più valori se ne dovrà selezionare uno, tra quelli proposti
, o per Visto Amministrativo (Non Verificato, Riscontrate Anomalie, Verificato)
Figura 3
Prima di autorizzare il documento, se il Responsabile ha la necessità di verificare nel dettaglio i dati della richiesta, può entrare nel documento, cliccando sull’icona 
‘Apri’
‘Apri’, presente in fondo nella riga della richiesta da controllare, oppure utilizzando il tasto 
presente dentro il pannello di autorizzazione.
Entrati in visualizzazione della richiesta, il sistema presenterà il riepilogo del documento, come mostrato in figura 4.
Figura 4
Per tornare all’elenco delle richieste da autorizzare, si deve digitare sul tasto 
‘Torna tasto 
‘Torna indietro’, posto in alto a sinistra, come evidenziato in figura 4.
.
Se, da dentro la richiesta, si vuole passare al pannello di autorizzazione, si deve digitare sul tasto 
'Autorizza/Rifiuta', posto in alto a sinistra.
Per autorizzare una singola richiesta dalla griglia, si deve digitare sull’icona 
Autorizzainvece digitare sull’icona 
Autorizza/Rifiuta, presente nell'elenco delle Autorizzazioni in attesa, in fondo alla riga della richiesta da autorizzare.
Il In entrambi i casi, il sistema aprirà il pannello mostrato in figura 5.
Figura 5
Nel pannello in alto viene indicato il cognome e nome del soggetto che richiede l’autorizzazione e subito sotto nella sezione Missione sono riportati i dati principali della sua richiesta: destinazione, data ed ora di inizio e data e ora di fine missione, motivazione, costo presunto, note. Inoltre, come si diceva, è presente il tasto per poter visualizzare la richiesta.Vengono inoltre presentate le sezioni relative al Visto Amministrativo e agli Allegati e agli Altri Autorizzatori, se presenti.
La sezione 'Visto Amministrativo', indica se l'ufficio preposto ha effettuata una Verifica preventiva di correttezza dei dati inseriti dal richiedente, tale verifica non è vincolante, è possibile Autorizzare la richiesta anche se non è stata effettuata. Gli stati possibili del Visto Amministrativo possono essere 3: Non verificato, se l'ufficio non ha effettuato il controllo, Verificato, o Riscontrate Anomalie, se lo ha effettuato. Nel caso siano state Riscontrate Anomalie sarà valorizzato anche il campo Note che dettaglierà le anomalie rilevate.
Nella sezione Autorizzazioni da evadere il sistema mostrerà i tipi di autorizzazione in attesa di decisione da parte del Responsabile. Potranno essere presenti più tipi di autorizzazione per un singolo Responsabile, ad esempio se il richiedente ha richiesto l’uso di un mezzo straordinario, il Responsabile della missione dovrà decidere se autorizzare, o rifiutare, rifiutare l’uso del mezzo e se Autorizzare, o rifiutare, o far rivalutare lo svolgimento della missione, come mostrato in figura 5..
Il Responsabile sceglierà 'Da rivalutare', nel caso ritenga che il richiedente debba modificare/integrare alcuni dati nella richiesta prima di potergliela autorizzare. Il Responsabile dettaglierà al richiedente i dati da modificare/integrare nel campo Nota, che in questo caso diventa un campo obbligatorio, come mostrato in figura 6.
Figura 6
Nel caso il Responsabile debba dare l’autorizzazione per l’uso di Fondi di progetto, nella sezione Missione verranno presentati anche i seguenti ulteriori campi, come mostrato in figura 67:
Progetto: campo da valorizzare con il progetto su cui graverà il costo della missione. Il sistema presenterà il progetto eventualmente selezionato dal richiedente, che il Responsabile di progetto potrà modificare.
Budget Disponibile: campo che riporta il disponibile sintetico, presente in Ugov, del progetto selezionato
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Unità Lavoro: il campo sarà presente solo se il progetto selezionato ha delle Unità di Lavoro associate.
Figura 6
.
Figura 7
Nel caso il Responsabile debba dare l’autorizzazione al rimborso, il pannello di autorizzazione presenterà l'elenco delle spese per cui è stata evidenziata dall'ufficio missioni, la necessità di avere la sua autorizzazione, come mostrato in figura 8.
Figura 8
Il responsabile se vuole vedere la nota compilata dall'ufficio per una singola spesa, deve digitare sull'icona 
e si aprirà il fumetto con la nota come mostrato in figura 9.
Per autorizzare una spesa, il responsabile deve attivare il flag nella colonna Autoizz. Attivando il flag, il sistema compilerà l'importo proposto a rimborso per quella spesa nella colonna 'Rimborso Autoriz', tenendo conto dell'eventuale massimale previsto dal regolamento, il responsabile potrà modificare l'importo proposto dal sistema. Potrà compilare una nota per il richiedente e/o l'ufficio, andando ad aprire l'icona della colonna Nota.
Figura 9
Se il responsabile vuole visualizzare le ulteriori spese richieste a rimborso dal richiedente, per cui l'ufficio non abbia richiesto l'autorizzazione, dovrà attivare il flag 'Visualizza altre spese', posto in fondo al pannello. Tale flag sarà presente solo se ci sono delle spese per cui l'ufficio non ha richiesto l'autorizzazione del responsabile.
Dopo aver scelto ‘Autorizzo’, o ‘Rifiuto’, o 'Da Rivalutare' per la richiesta missione ed aver ‘Autorizzo’, o ‘Rifiutato' le spese da autorizzare al rimborso, per confermare la scelta si deve digitare sul tasto ‘Procedi’ tasto 
se si vuole rimanere nel pannello di Autorizzazione per le successive richieste presenti nell'elenco, oppure 
se si vuole tornare all'elenco delle autorizzazioni da evadere.
Se il Responsabile vuole precisare una motivazione del suo Rifiuto motivazione al richiedente, dovrà valorizzare il campo Nota.
Dopo aver digitato sul tasto Procedisalvato, se tutto è andato a buon fine, comparirà il messaggio: 
, ed il sistema tornerà al pannello relativo alle richieste in Attesa di autorizzazione.
1.3 Visualizzazione Storico Autorizzazioni
Nel caso il Responsabile voglia verificare le richieste già Evase, dovrà scegliere dal Menù Autorizzazioni, la Funzione Evase Storico Autorizzazioni, come mostrato in figura 710.
Figura 710
Entrati nella funzione, il sistema presenta: nella parte alta del pannello le condizioni di ricerca impostabili e nella parte bassa del pannello l’elenco delle richieste Autorizzate, recuperate secondo le condizioni di ricerca impostate, come mostrato in figura 811.
Figura 811
Il sistema preimposta sempre come condizione di ricerca, quella relativa al Periodo, indicando come periodo ‘Ultimi 3 mesi’‘Ultime 2 settimane’. In questo modo, quando si entra nella funzione ‘Evase’‘Storico Autorizzazioni’, saranno sempre mostrate le richieste autorizzate con data inizio missione compresa negli ultimi 3 mesinelle ultime due settimane.
Il Responsabile potrà indicare come condizioni di ricerca anche delle date specifiche, valorizzando i campi ‘Da’, ‘A’, o effettuare la ricerca per Motivazione, o Destinazione, o richiedente, o Autorizzata.
Nei campi Motivazione, Destinazione e Destinazione Richiedente si può indicare anche solo un pezzo della dicitura che si vuole ricercare.
Il sistema elencherà i valori presenti in tabella in base alla stringa inserita.
In caso il sistema mostri più valori se ne dovrà selezionare uno, tra quelli proposti.
Se il Responsabile ha la necessità di verificare nel dettaglio i dati della richiesta evasa, può entrare nel documento, cliccando sull’icona ‘Apri’sull’icona 
‘Apri’, presente in fondo nella riga della richiesta da controllare.
1.4 Gestione prenotazioni
Attraverso questa funzione WEB l’ufficio prenotazioni può:
Visualizzare le richieste di missione in cui siano presenti prenotazioni da evadere;
- Visualizzare le richieste di missione in cui siano presenti prenotazioni già effettuate;
- Filtrare le prenotazioni relative alla/e sedi per cui l’operatore normalmente opera;
- Inserire per ogni prenotazione informazioni quali ad esempio il costo e le note per il richiedente;
- Inserire per ogni prenotazione eventuali allegati (es. biglietto di viaggio);
- Inviare notifica al richiedente col dettaglio di ciò che è stato prenotato;
- Inviare notifica al fornitore delle spese da prenotare;
L’utente che si collega alla procedura UWEB-Missioni potrà visualizzare i menù ‘prenotazioni in attesa’ e ‘storico prenotazioni’ se in Ugov gli è stato assegnato il diritto GESTORE_PRENOTAZ_VIAGGI. La profilazione in ugov può essere dettagliata per sede di servizio oppure per UO.
PRENOTAZIONI IN ATTESA
L’ufficio gestirà la prenotazione dall’apposita funzione ‘Prenotazioni in attesa’ per visualizzare le prenotazioni da evadere, mentre la funzione da cui l’ufficio vede le prenotazioni evase è lo ‘Storico delle prenotazioni’. Figura 12
Figura 12
Entrati nella funzione, il sistema presenta nella parte alta del pannello, le condizioni di ricerca e nella parte bassa del pannello, l’elenco delle prenotazioni, una riga per ogni spesa da gestire, come mostrato in Figura 13 .
Figura 13
Il sistema estrae le spese a preventivo in stato ‘DP’, ‘PC’ oppure ‘PA’ delle autorizzazioni missioni create sulla sede/sedi, o sulle UO per cui è profilato l’utente, che siano nelle seguenti condizioni:
- Autorizzate e presenza di almeno una spesa a preventivo in stato DP - Da prenotare oppure PC - Presa in carico, oppure ‘PA’ – Da annullare.
- Missione non Effettuata oppure Missione non effettuata con rimborso e presenza di almeno una spesa a preventivo in stato PA - Da annullare
Accanto ad ogni record saranno presenti i pulsanti di:
- MODIFICA
; - VISUALIZZAZIONE,
che aprirà la form modale in sola visualizzazione; - INSERIMENTO ALLEGATI,
che aprirà la form per l’inserimento degli allegati.
Inoltre saranno presenti alternativamente i seguenti tasti a seconda dello stato della spesa:
- Se lo stato della spesa è DP ‘Da prenotare’ i pulsanti presenti saranno: PC ‘Presa in carico’, PP ‘Prenotata’ e NP ‘Non prenotabile’
- Se lo stato della spesa è PC ‘Presa in carico’ i pulsanti presenti saranno: PP ‘Prenotata’ e NP ‘Non prenotabile’
- Se lo stato della spesa è PA Da annullare i pulsanti presenti saranno: AP ‘Annullata’ e RP ‘Riutilizzata’
Gestione prenotazione
Per prima cosa dalla griglia l’operatore dell’ufficio prenotazioni indica che ha preso in carico una certa prenotazione, digitando sull’icona PC- Presa in carico Figura 14.
Figura 14
L’ufficio entrerà in modifica della prenotazione digitando sull’icona matita 
Figura 15.
Figura 15
Può inserire ulteriori dati non inseriti o modificare quelli esistenti :
| Note Ufficio | Campo riservato alle comunicazioni da parte dell’Ufficio Prenotazioni |
| Valuta | Campo obbligatorio. Il sistemato propone la valuta Euro, modificabile attraverso selezione dal menù a tendina. |
| Importo | Campo facoltativo. Riportare l’importo della spesa. |
| Importo Euro | Campo compilato di default. Il sistema riporta l’importo in euro della spesa. Viene valorizzato dal sistema in base all’importo in valuta indicato ed al relativo rapporto di cambio. |
| Spesa prepagata | Flag da poter selezionare se la spesa prenotabile viene pagata con carta di credito |
| Fornitore | Presenta una look up per ricercare nella rubrica di ugov tra i soggetti collettivi, il fornitore della spesa che si sta prenotando. Il flag “Invia mail al fornitore” è abilitato solo nel caso di presenza del Fornitore. |
Successivamente l’ufficio cambia lo stato in PP-Prenotata, cliccando l’icona 
, se la prenotazione è stata completata.
Se invece la prenotazione non è prenotabile lo stato è NP e bisogna cliccare sull’icona 
.
E’ presente la possibilità di inserire degli allegati tramite l’icona 
.
Dopo aver completato la prenotazione, se tutto è andato a buon fine, comparirà il messaggio:
Le spese passate in stato: PP Prenotata, NP Non prenotabile, AP Annullata e RP Riutilizzata, non saranno più visibile tra le prenotazioni in attesa, ma passeranno nel pannello Storico prenotazioni.
Notifiche:
Si prevede l’invio delle seguenti notifiche:
- Se viene valorizzato il campo Fornitore, l’ufficio può spuntare il flag ‘Invia mail a fornitore’ e il sistema invierà notifica al fornitore utilizzando l’apposito template di notifica (DG16_AUT26).
- Se l’ufficio digita il pulsante PP Prenotata, allora il sistema invierà mail al richiedente utilizzando l’apposito template (DG16_AUT24) con anche l’allegato presente nella spesa.
- Se l’ufficio digita il pulsante NP Non prenotabile, allora il sistema invia mail al richiedente utilizzando l’apposito template (DG16_AUT25) indicando anche l’eventuale nota dell’ufficio con la motivazione.
1.5 Storico prenotazioni
Nel caso l’ufficio voglia verificare le richieste già Evase, dovrà entrare nel menù Storico Prenotazioni, come mostrato in figura 16.
Figura 16
Entrati nella funzione, il sistema presenta: nella parte alta del pannello le condizioni di ricerca e nella parte bassa del pannello una griglia con l’elenco delle spese gestite.
IL sistema nell’elenco estrae le autorizzazioni missioni, create sulla sede/sedi per cui è profilato l’utente, che abbiano almeno una spesa a preventivo in stato: PP Prenotata, NP Non prenotabile, AP Annullata, RP Riutilizzata.
Il sistema entrando nella funzione presenterà le prenotazioni dell’ultima settimana, L’ufficio potrà indicare come condizioni di ricerca anche delle date diverse, valorizzando i campi ‘Dal’, ‘Al’, ma Non è possibile impostare periodi maggiori alla settimana. Figura 17
Figura 17
Accanto ad ogni riga di spesa sono presenti i pulsanti di:
- visualizzazione, che aprirà la form modale in sola visualizzazione;
- allegati, che aprirà la form in sola visualizzazione degli allegati presenti;
- Riporta in stato ‘Presa in carico’,
da utilizzare in caso di errori, per poter tornare ad operare sulla prenotazione. Il pulsante sarà visibile solo se lo stato della prenotazione è PP. Con tale funzione lo stato della prenotazione verrà riportato da PP, a PC e tale prenotazione, tornerà visibile nelle prenotazioni in attesa. Digitando sul pulsante, si aprirà una form di conferma col messaggio ‘'Sei sicuro di voler riportare la prenotazione in stato Presa in carico?'. Scegliendo sì il sistema modificherà lo stato della prenotazione da PP a PC.
1.6 Autorizzazioni massive
A partire dalla versione uweb missioni 23.12.01.00 è stata introdotta una nuova funzionalità, che permette di gestire in modo 'massivo', da parte dei relativi responsabili, l'autorizzazione delle richieste di missioni (con esclusione delle autorizzazioni date dai responsabili dei progetti che non sono in ogni caso gestibili in modo 'massivo' ). Si segnala che tale funzionalità non è standard, ma è una specifica personalizzazione che dovrà essere esplicitamente richiesta, se lo si desidera, da ogni ateneo interessato, e che potrà richiedere anche l'imputazione di specifiche giornate per la sua attivazione.
La funzionalità, ove attiva, si utilizza operando dal pannello delle autorizzazioni in attesa, dove, sotto i filtri rapidi, sarà aggiunto il menù ‘Azioni rapide’ che contiene la funzione ‘Autorizzazione massiva’ (come da figura 18 sotto riportata)
Figura 18
Cliccando su ‘autorizzazione massiva’ si aprirà una form che riporta l’elenco delle autorizzazioni da dare, da parte di quel responsabile (con la sola esclusione di quelle per fondi di progetto) tutte già flaggate (come da figura 19 sotto riportata), e il responsabile per proseguire deve digitare su PROCEDI.
Figura 19
Per vincoli tecnici, dopo avere premuto sul pulsante 'procedi', il responsabile avrà tutte le funzionalità di U-web bloccate, fino a che non sarà terminata l'attività di autorizzazione massiva. Infatti il sistema processerà le autorizzazioni in maniera sincrona, per questo, dopo aver cliccato su 'procedi', comparirà un pannello intermedio che comunica "L’operazione potrebbe richiedere alcuni minuti, si prega di attendere e non chiudere la pagina" e si chiede conferma a procedere. Al termine dell’attività, se qualche autorizzazioni fosse andata in errore, comparirà un pannello con l’elenco delle autorizzazioni da verificare perché fallite.