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Contenuti
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Help Online per
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Utente
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L’attuale contesto socio-economico spinge il sistema universitario a ricercare strumenti di governance tali da affiancare i consolidati modelli di controllo a nuove modalità di valorizzazione della componente economica della gestione, delle risorse infrastrutturali e del capitale umano, nell’ottica dell’accountability interna ed esterna.
Secondo le richieste normative, i documenti obbligatori costituenti il quadro informativo di pianificazione degli atenei sono:
- Bilancio unico di previsione annuale autorizzatorio, composto da:
– Budget economico
– Budget degli Investimenti
- Bilancio unico di previsione triennale, al fine di garantire la sostenibilità di tutte le attività nel medio periodo, composto da:
– Budget economico
– Budget degli Investimenti
uBudget è un'applicazione web per la pianificazione e previsione di budget, orientato alle Università.
Questa soluzione si pone come obiettivi:
- Progettazione di un sistema informativo a supporto della stesura del bilancio preventivo di tipo annuale e pluriennale
- Informatizzazione del processo di raccolta dei fabbisogni e verifica della quadratura del bilancio di previsione
- Razionalizzazione della fase di definizione delle risorse, in un preciso ciclo di budget
- Verifica della sostenibilità delle attività future
I benefici attesi dalla soluzione uBudget possono essere così sintetizzati:
- WebApp per la pianificazione e programmazione economico-finanziaria
- personalizzazione degli schemi e del processo di definizione del budget economico e degli investimenti di Ateneo
- gestione di scenari e fasi di pianificazione
- Workflow per l’attuazione del ciclo negoziale
- supporto alla programmazione attraverso evidenza di dati di consuntivo
- gestione avanzata delle security utenti e delle relazioni tra dimensioni di pianificazione
- reportistica operazionale e di sintesi integrata
- reportistica obbligatoria per legge
- gestione degli allegati al budget
2 Dimensioni uBudget e utenze
La profilazione dei dati avviene principalmente per componenti:
▪ Unità Analitica di Workflow: a cui si associa una scheda di budget. E’ un sottoinsieme della gerarchia delle Unità Analitiche.
▪ Unità Analitica: è la gerarchia delle Unità Analitiche di UGOV. Si possono selezionare solo UA che siano uguali o figlie della UA di Workflow.
▪ Voce COAN: è la gerarchia delle Piano dei conti COAN di UGOV.
▪ Esercizio: triennio di budget.
Altre dimensioni opzionali, secondo le necessità dell’ateneo, sono:
- Voce COAN Correlata: è la gerarchia delle Piano dei conti COAN di UGOV. Può essere valorizzata solo quando si effettua la previsione di Costi con copertura e rappresenta la voce di Ricavo che copre i costi previsti; molto usato per i Progetti.
- Progetto: è la gerarchia dei Progetti di UGOV.
- COFOG: riclassificato Missioni e Programmi presente in UGOV, per specifici obiettivi (possono anche esserci figlie come COFOG ricerca di base e sotto COFOG potenziare VQR).
- Destinazione: dimensione che identifica la destinazione di utilizzo del budget.
- Fonte di finanziamento: per coprire gli investimenti.
- Linee Strategiche/Obiettivi/Azioni: rappresenta l’azione strategica ed è il livello foglia della gerarchia relativa al piano strategico. Deve essere una gerarchia locale a uBudget in quanto non esiste in UGOV.
- Dimensione analitica: è la gerarchia dimensioni analitiche di UGOV.
- Vincolo: grado di vincolo della previsione di budget (es. comprimibile/incomprimibile). Non esiste in UGOV, ma si tratta di gerarchia locale.
- Motivazione: campo testuale che descrive la motivazione della previsione di budget.
- Note: per appuntarsi riferimenti particolari (es. codici di contratto).
I ruoli utenti ammissibili in uBudget sono 3 :
- Amministratore o Budget Administrator: ha tutte le funzionalità di amministrazione e gestione uBudget. Tale ruolo ha anche un minimo di funzionalità di sistema orientato a gestire ed intervenire eventuali problematiche applicative come ad esempio una sincronizzazione dei dati delle anagrafiche e degli utenti.
- Utente di workflow o Reviewer: è definito un super utente di contesto. Le sue funzionalità principali sono gestire ed intervenire su tutti gli stati di workflow (per il dettaglio vedere la sezione dedicata). Inoltre visualizza tutti i dati di business ubudget. Non è soggetto a profilazione dati/utente
- Utente applicativo standard. L'utente è soggetto alla profilazione dei dati di gestione e visibilità delle informazioni di business configurate dall'amministratore.
La prima pagina a cui accede l’utenti finale si apre sui vari Scenari esistenti, che definiscono il triennio di budget.
Possono essere previsti più scenari per uno stesso triennio.
In alto esistono diversi tab che consentono di navigare sulle dimensioni di pianificazione, i principali sono:
- Scenari
- Budget
- Workflow
3 Scenari e Fasi
Affinché l’utente possa lavorare su uno Scenario, lo stato deve essere impostato come “aperto” dall’amministratore; lo scenario “chiuso” sarà consultabile dagli utenti solamente in lettura, le modifiche di qualunque tipo saranno disabilitate, in base alla profilazione della UA di WF che l’utente ha assegnata nell’esercizio relativo allo scenario aperto.
Lo scenario è formato da diverse FASI, che rappresentano la sequenza temporale del processo di pianificazione del budget.
L’amministratore definirà quale rendere attiva, in ciascun momento del processo di previsione.
All’interno di uno stesso scenario può essere attiva solo una fase, nella quale ci lavoreranno contemporaneamente tutti gli utenti.
La fase chiusa verrà quindi congelata ad una certa data e ne verrà aperta una nuova su cui lavorare, in modo da tenere tracciato un ciclo di approvazione del budget.
In sintesi, il Budget Administrator crea lo Scenario A e apre la Fase 1. Gli utenti imputano dati sulla Fase 1 e promuovono le richieste di fabbisogno al Reviewer.
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| Manuale che descrive le principali funzionalità di uBudget, finalizzato all'utente che deve compilare e portare in approvazione le proprie Schede di budget | |
| Il servizio di gestione delle Assegnazioni permette, in modalità extra-budget, di notificare alle Strutture decentrate l’importo assegnato dall’Ateneo per Unità Analitica e per Tipologia di Assegnazione (opzionale) | |
| Per Richiesta di Budget si intende un processo attraverso il quale il responsabile di una Unità Analitica (Richiedente) richiede al responsabile di una seconda Unità Analitica (Gestore), la previsione di una specifica quota di budget finalizzata. Il Gestore ha la possibilità di Approvare o Rifiutare la richiesta e, se approvata, stanzia il budget che può differire dall'importo richiesto | |
| Il budget di Cassa, contestualmente all’avvio della fase di budget Economico e degli Investimenti, consente la predisposizione di un budget preventivo di programmazione finanziaria per Unità Analitica, SIOPE, Programmi e Missioni |
Help Online per Budget Administrator
| Manuale | Descrizione |
|---|---|
| Manuale che descrive le principali funzionalità di Budget Administrator, consentendo la gestione e il coordinamento dell'intero processo di budget in Ateneo | |
| Manuale Verifica Dimensioni | Il servizio Verifica Dimensioni consente, all'avvio di ogni ciclo di budget e quindi all'apertura di un nuovo Scenario, di verificare se tutte configurazioni necessarie alla corretta apertura del budget agli utenti sono complete |
| Il servizio Rolling budget consente, a partire da uno scenario dell'esercizio passato, di rendere disponibili le schede di budget create nello scenario sorgente, copiandole in un nuovo scenario di destinazione, riportando tutti i dettagli di previsione inseriti e gli importi, traslati di un anno |
FAQ
| FAQ | Descrizione |
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4 Schede di Budget
L’utente, selezionando uno scenario dalla colonna Azioni > Gestisci della prima maschera, passa alla gestione delle schede di budget.
Per creare una scheda è necessario selezionare un'Unità Analitica di Workflow dal pulsante "Seleziona un'Unità Analitica di Workflow" nell’immagine sotto.
Il sistema funziona in maniera gerarchica: è necessario contestualizzare a livello di UA e sotto UA.
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❖ Costi di esercizio / Funzionamento
❖ Investimenti
❖ Progetti (divisi in più tab se di nature diverse)
❖ Ricavi
Le tipologie saranno personalizzate al loro interno nell’organizzazione delle diverse dimensioni.
A differenza di come viene trattato il Budget a livello di UA/Voci COAN, quando si ha una scheda di previsione fatta a partire dal Progetto, non interessa la natura specifica dei costi, ma si possono ripartire a piacimento gli importi fino al totale del budget del progetto.
4.1 Livello del PdC
La previsione viene generalmente effettuata su conti aggregati al livello di controllo del budget, in specifici casi è comunque possibile effettuare previsioni a livelli inferiori.
Le voci di previsione sono ricavabili dal piano dei conti COAN di Ateneo.
screenshot
E’ importante quindi tenere in considerazione il livello di controllo del piano dei conti stabilito in UGOV Contabilità dall’Ateneo, su cui viene fatto il controllo di disponibilità di budget.
Con un disponibile di 1.101.000 di euro, nella Voce COAN al livello stabilito, si potranno spendere ripartizioni diverse del budget per livelli inferiori a quello stabilito (assegni di ricerca 150.000 di euro), poiché verrà verificato il pareggio delle aggregazioni dei valori imputati ai diversi sottoinsiemi.
4.2 Creazione Scheda di Budget
A partire ad esempio dalla tipologia “Funzionamento”, cliccando sul più si può creare una nuova scheda di budget, che sarà sempre riferita alla UA di Workflow selezionata, ad uno Scenario e ad una Fase.
!!!!screeshot
I campi di immissione con bordo rosso sono campi obbligatori.
La schermata si presenta con le seguenti informazioni:
Nome : nome della scheda ( campo libero ) Max 50 caratteri
Data di registrazione: la data di registrazione viene compilata in automatico.
Scritture Autorizzatorie presunte a fine esercizio: Le “Scritture autorizz. presunte al 31/12” sono un ammontare presunto di ciò che si immagina contabilizzare complessivamente alla data indicata, in cui saranno già considerate le Scritture Autorizzatorie.
Questo dato si dovrà modificare se ci saranno grosse variazioni tra una fase e l’altra e aggiornerà il disponibile presunto.
Solo dopo aver salvato, si potranno poi inserire uno o più allegati, come giustificativo della previsione di budget.
Dopo aver cliccato su “Salva”, verrà mostrata la sezione successiva della nuova scheda , dettagli di scheda , in cui l’utente andrà per completare la previsione di budget.
A questo punto la scheda sarà composta da:
Testata: contiene tutte le informazioni comuni alle previsioni di budget effettuate nella scheda. Qui si potranno modificare gli attributi univoci, inseriti al momento di creazione della scheda (vedi sopra).
- Dettagli: a questo livello si possono fare le previsioni di budget e determinare l’ammontare complessivo della previsione.
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Una scheda di budget può anche avere un’unica testata e un elevato numero di dettagli.
I dettagli della scheda di budget possono essere raggruppati per tipologie, come nell’esempio sotto, in modo da personalizzare la form di previsione di ciascuna tipologia di dettaglio, secondo le caratteristiche necessarie.
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