Page History

Ci sono tre ruoli del backoffice dedicati agli Appuntamenti.

Manager di calendari

Gli utenti gestori o "Manager di calendari" sono coloro che hanno responsabilità di creazione, pianificazione e gestione di uno o più uffici.

Hanno operatività e visualizzazione limitata ai calendari che essi stessi creano, a quelli su cui altri manager o amministratori gli hanno conferito i permessi, e ai calendari definiti come “accessibili a tutti gli operatori”.

Possono:

• Definire i calendari e gli sportelli di un ufficio su cui ha i permessi
• Definire le regole di visibilità di un ufficio su cui ha i permessi (es. ufficio visibile solo ad alcuni Corsi di Studio; ufficio visibile solo agli immatricolati...)
• Definire gli orari d'apertura (anche in serie), interagendo direttamente con il planner settimanale (estendendo, spostando i turni di lavoro con funzionalità drag&drop)
• Definire la durata degli appuntamenti e la modalità di svolgimento degli appuntamenti (online o in presenza). Turni di lavoro online e in presenza possono coesistere in contemporanea
• Concedere i permessi ai colleghi sui calendari su cui hanno operatività
• Il manager di calendari non può accedere alle configurazioni di Chiusure e Blacklist, riservate agli amministratori.

I manager di calendari NON possono accedere alle configurazioni di Aree e Blacklist, riservate agli amministratori.

Possono accedere alle configurazioni delle Chiusure, solo relativamente calendari su cui hanno competenza. 

Su richiesta ticket si può impedire ai manager di creare calendari.

Operatori di sportello

Gli utenti "Operatori di sportello" sono coloro che gestiscono gli appuntamenti quotidianamente le prenotazioni allo sportello ma non NON hanno responsabilità di pianificazione e gestione dell'ufficio. Non hanno potere di modifica sulle impostazioni generali del calendario dell'ufficio.

Hanno operatività e visibilitàlimitata ai calendari definiti come “accessibili a tutti gli operatori” e ai calendari su cui sono stati aggiunti come autorizzati da un amministratore o da un manager.

Possono:

• Visualizzare il proprio planner settimanale di riepilogo degli appuntamenti, con gli impegni da svolgere/svolti
• Cambiare lo stato degli appuntamenti (da svolgere/svolto/utente assente)
• Inviare comunicazioni ad hoc allo studente
• Raggiungere le riunioni online
  
• Ricevere una notifica di riepilogo delle prenotazioni in essere per il giorno dopo sullo sportello in cui si lavora
• Avere accesso alle funzioni sopracitate solamente per i calendari pubblici o per quelli a cui è stato esplicitamente autorizzato (da gestore o amministratore in Calendario>Impostazioni>Visualizzazione al backoffice)

Nello specifico, l'operatore, cliccando sulle prenotazioni presenti sul calendario, potrà visualizzare il dettaglio della prenotazione stessa tramite dialog box. In particolare, la dialog permette di avere una sintesi dei dati del prenotante (codice fiscale, matricola, cellulare, email, email d'ateneo, corso di studi, tipo corso di studi), la possibilità di inserire/modificare il motivo del prenotante (se la funzione è stata abilitata dalle impostazione del calendario), inviare un messaggio che viene fatto recapitare tramite email e cambiare lo stato della prenotazione. 

Le funzioni accessibili sono: Calendario appuntamenti (senza icona "matita").

Non c'è l'icona della "matita"

Amministratori di tutti i calendari

Gli utenti con permessi da amministratore hanno visibilità e operatività completa su tutti i calendari: possono creare nuovi calendari, creare/modificare gli orari di apertura e le impostazioni generali di tutti i calendari.
Hanno inoltre accesso alla configurazione delle Chiusure e della Blacklist. 

Vedranno un'icona a forma di matita accanto ai calendari creati in modo da poterli modificare in qualsiasi momento.

Possono inoltre scegliere la modalità di visualizzazione al backoffice di un certo calendario: all'interno delle impostazioni di un calendario, cioè, hanno potere di concedere l'operatività sugli appuntamenti di un certo calendario a tutti o solo ad alcuni dei colleghi Esse3 con permessi minori.

Si vede l'icona della "matita" e la possibilità di creare nuovi calendari.

Possono:

• Definire i calendari e gli sportelli di tutti gli uffici
• Definire le regole di visibilità di tutti gli uffici (es. ufficio visibile solo ad alcuni Corsi di Studio; ufficio visibile solo agli immatricolati...)
• Definire gli orari d'apertura degli uffici (anche in serie), interagendo direttamente con il planner settimanale (estendendo, spostando i turni di lavoro con funzionalità drag&drop)
• Definire la durata degli appuntamenti e la modalità di svolgimento degli appuntamenti (online o in presenza). Turni di lavoro online e in presenza possono coesistere in contemporanea
• Definire le chiusure d'Ateneo (trasversali a tutti gli uffici o solo ad alcuni)
• Scegliere se utilizzare lo strumento "Blacklist" e parametrizzarlo a proprio piacimento (dopo un certo numero di segnalazioni di "assenza" agli appuntamenti da parte dell'operatore, un utente sarà bloccato e non potrà inserire prenotazioni per un certo periodo di giorni. È sempre possibile bloccare/sbloccare manualmente l'utente)
• Assegnare i ruoli ai colleghi

L'assegnazione dei ruoli ai colleghi avviene:

• tramite la maschera Autorizzazione utenti se l'Ateneo sceglie l'autenticazione al Backoffice in SSO
• tramite i permessi in Gruppi/Funzioni/Utenti in Esse3 se l'ateneo sceglie l'autenticazione "locale" al Backoffice (pdf in Formazione/Avvio del sistema#PermessidegliutentiBackoffice)