...
Dopo aver effettuato una ricerca, in alto a destra nella card 'Risultati di ricerca' compaiono 4 5 icone
con cui è possibile:
effettuare un export di tutti i risultati della ricerca;
eseguire una stampa registro (solamente per i documenti);
salvare la ricerca effettuata;
avviare una nuova ricerca.;-
visualizzare le seguenti azioni disponibili:- Esporta csv completo (si veda il paragrafo sottostante Effettuare un export dei risultati di ricerca)
Inoltre, nella colonna a destra dei risultati di ricerca, compare il toggle della funzionalità 'Azioni massive':
...
La funzione di export permette di ottenere un file .cvs csv contenente i metadati di tutti i risultati della ricerca. Cliccando il button "Esporta tutto" compare una dialog di conferma, come di seguito:
...
La notifica dell'export appare sulla campanella delle notifiche in alto. Cliccando sulla campanella è possibile selezionare la notifica di "Esportazione completata" e scaricare in locale il file .csv.
Qualora , nel momento del clic sul button click sul button "Esporta tutto" , la campanella delle notifiche fosse disattivata per l'utente, non solo sarà inviata comunque la mail di avviso ma, alla riattivazione della campanella delle notifiche per l'utente, risulterà la notifica dell'esportazione completata.
Per l'abilitazione delle notifiche, si veda Notifiche.
Stampa registro
A partire dai risultati di una ricerca, è possibile utilizzare la funzionalità "Stampa registro", attiva esclusivamente per i documenti e disattiva per fascicoli e raccoglitori. La finestra che si apre consente di attivare tramite interruttore i campi di interesse da stampare e selezionare il metodo di ordinamento dal menu a tendina tra le scelte proposte, oppure attivare la modalità di stampa 'Distinta di consegna'. Di seguito la schermata relativa all'operazione:
I metodi di ordinamento selezionabili per la stampa registro senza la funzione "Stampa repertori" sono i seguenti:
Se si attiva l'opzione "Stampa repertori" saranno automaticamente contrassegnati come attivi e non disattivabili i toggle "Stampa ID" e "Stampa classificazione e num. fasc".
I metodi di ordinamento selezionabili per la stampa registro con la funzione "Stampa repertori" sono i seguenti:
Cliccando su 'Conferma', sarà possibile avviare la stampa in formato PDF.
L'utente riceverà un'email di avviso di avvenuta creazione del registro, che sarà possibile scaricare accedendo a Titulus dall'elenco dalla campanella delle Notifiche:
Salvare la ricerca effettuata
Dopo aver effettuato una ricerca, è possibile salvarla cliccando il button "Salva ricerca", in modo da richiamarla successivamente come Ricerca salvata.
Salvare una ricerca significa salvare un modulo (form) di ricerca avanzata in cui sono stati utilizzati dei filtri e valorizzati dei campi. Una ricerca salvata è utile per richiamare periodicamente delle ricerche basate su alcuni filtri e valori di frequente utilizzo.
Es.: se si cerca con filtro Documenti e nel campo oggetto "Roma", salvando la ricerca sarà possibile richiamarla in un secondo momento per visualizzare i risultati filtrati in base ai criteri di ricerca impostati al momento del salvataggio, ovvero documenti contenenti il valore "Roma" in oggetto.
Il button "Salva ricerca" apre la seguente finestra:
Una ricerca può essere salvata come 'Nuova', inserendo un nome e confermando il salvataggio, oppure come 'Esistente', cioè sovrascrivendola a una Ricerca già salvata. In quest'ultimo caso la finestra presenterà l'elenco delle ricerche salvate per l'utente, tra le quali selezionare quella su cui si vuole sovrascrivere la ricerca che si sta salvando. Es.
Solamente per gli utenti in possesso del diritto di Amministrazione di Titulus, il sistema consente di salvare una nuova ricerca come 'Pubblica' attivando il toggle a loro visibile nella finestra di salvataggio
Oppure salvare una ricerca come 'Esistente' sovrascrivendola su una Ricerca pubblica
Salvare una ricerca pubblica significa salvare un modulo di ricerca avanzata che sarà successivamente visibile e utilizzabile da tutti gli utenti Titulus dell'Ente.
Esecuzione di ricerche salvate
L'elenco delle ricerche salvate è mostrato nella colonna a destra del modulo di ricerca avanzata:
Dal momento che le ricerche private sono salvate per l'utente collegato e visibili solamente a lui, inizialmente la finestra (sidenav) sarà vuota e si presenterà così:
mentre dopo alcuni salvataggi di ricerche potrebbe presentarsi così:
Con l'icona "cestino" 
si eliminano le ricerche salvate. Ogni utente può eliminare le proprie ricerche private salvate, mentre l'utente che possiede il diritto di Amministrazione Titulus può eliminare le ricerche pubbliche salvate.
Con l'icona "stellina" 
si possono aggiungere le ricerche private a un elenco di "Preferiti"
presente nella Dashbord, nella home dei Documenti e nella home dei Fascicoli e Raccoglitori.
Cliccando su una ricerca salvata, si esegue la ricerca e vengono mostrati i risultati secondo i valori salvati.
Avviare una nuova ricerca
Dal button "Nuova ricerca" è possibile avviare una nuova ricerca. Con questa funzionalità il sistema riporta direttamente al form di Ricerca base, resettando tutti i filtri applicati e svuotando i campi valorizzati in precedenza.
NOTA BENE: se è attivata l'impostazione 'Priorità Ricerca Documenti' nella pagina 'Profilo e impostazioni', con il button 'Nuova ricerca' l'utente non visualizzerà il form di ricerca base, ma direttamente la maschera di ricerca con il filtro Documenti applicato.
Visualizzazione e modifica dei criteri di ricerca
Dopo aver eseguito una ricerca, per visualizzare i dettagli della ricerca o modificare i criteri inseriti, basterà riaprire nuovamente la card 'Campi di ricerca', posta in alto ai risultati ottenuti, con la freccia 
.
Funzionalità Attiva azioni massive
Dopo aver effettuato una ricerca, è possibile eseguire azioni massive su molteplici risultati di ricerca attraverso la funzionalità attivabile nella colonna a destra:
Attivando tale funzionalità, nei risultati di ricerca comparirà una checkbox list:
Se si selezionano alcuni risultati della ricerca, compariranno le azioni possibili da eseguire.
Es. per risultati di ricerca documenti
Per la ricerca di Documenti, Fascicoli e Raccoglitori, le azioni massive possibili sono diverse.
Per i documenti è possibile eseguire:
- Aggiungi CC
- Assegna RPA
- Aggiungi nota pubblica
- Cambia classificazione
- Fascicola
- Esporta selezione
- Stampa registro
- Segnala come Spam
- Segnala come Non Spam
Per i fascicoli è possibile:
- Aggiungi CC
- Assegna RPA
- Aggiungi nota pubblica
- Esporta selezione
Per i raccoglitori è consentito eseguire:
- Esporta selezione
Aggiungi CC
Selezionando Dalla versione 05.02.00, per la ricerca con il filtro Documenti, cliccando il button "Esporta tutto" viene mostrato il seguente popup:
In cui è possibile selezionare, all’interno di un set predefinito di campi, le colonne che saranno presenti nel file esportato.
Cliccando il pulsante 
l’utente può infatti deselezionare e selezionare i campi che desidera rimuovere o inserire nel file .csv, attraverso il seguente popup:
Cliccando il pulsante 
posto in basso, viene confermata la selezione eseguita e l’utente è riportato automaticamente al primo popup.
Confermando nuovamente l’operazione viene avviata la generazione dell’export ed è mostrato il messaggio "Richiesta estrazione documenti: riceverai una e-mail e una notifica ad operazione conclusa". Come descritto sopra nel paragrafo, una mail avviserà l'utente della generazione completata e il file di export sarà scaricabile tramite la notifica sulla campanella di Titulus.
NOTA BENE: nel caso in cui non venga modificata la selezione dei campi, l’export conterrà di default tutti i campi predefiniti.
All’interno dell’icona 
“Altre azioni disponibili” è presente l’azione “Esporta csv completo”, attraverso la quale è sempre possibile eseguire un export completo di tutti i campi del database.
Per una migliore leggibilità dell'export generato in formato .csv, il file può essere convertito in un file .xlsx (Microsoft Excel) con semplici passaggi effettuati direttamente sul file scaricato. Di seguito si riportano le istruzioni di formattazione:
| View file | ||||
|---|---|---|---|---|
|
Stampa registro
A partire dai risultati di una ricerca, è possibile utilizzare la funzionalità "Stampa registro", attiva esclusivamente per i documenti e disattiva per fascicoli e raccoglitori. La finestra che si apre consente di attivare tramite interruttore i campi di interesse da stampare e selezionare il metodo di ordinamento dal menu a tendina tra le scelte proposte, oppure attivare la modalità di stampa 'Distinta di consegna'. Di seguito la schermata relativa all'operazione:
I metodi di ordinamento selezionabili per la stampa registro senza la funzione "Stampa repertori" sono i seguenti:
Se si attiva l'opzione "Stampa repertori" saranno automaticamente contrassegnati come attivi e non disattivabili i toggle "Stampa ID" e "Stampa classificazione e num. fasc".
I metodi di ordinamento selezionabili per la stampa registro con la funzione "Stampa repertori" sono i seguenti:
Cliccando su 'Conferma', sarà possibile avviare la stampa in formato PDF.
L'utente riceverà un'email di avviso di avvenuta creazione del registro, che sarà possibile scaricare accedendo a Titulus dall'elenco dalla campanella delle Notifiche:
Salvare la ricerca effettuata
Dopo aver effettuato una ricerca, è possibile salvarla cliccando il button "Salva ricerca", in modo da richiamarla successivamente come Ricerca salvata.
Salvare una ricerca significa salvare un modulo (form) di ricerca avanzata in cui sono stati utilizzati dei filtri e valorizzati dei campi. Una ricerca salvata è utile per richiamare periodicamente delle ricerche basate su alcuni filtri e valori di frequente utilizzo.
Es.: se si cerca con filtro Documenti e nel campo oggetto "Roma", salvando la ricerca sarà possibile richiamarla in un secondo momento per visualizzare i risultati filtrati in base ai criteri di ricerca impostati al momento del salvataggio, ovvero documenti contenenti il valore "Roma" in oggetto.
Il button "Salva ricerca" apre la seguente finestra:
Una ricerca può essere salvata come 'Nuova', inserendo un nome e confermando il salvataggio, oppure come 'Esistente', cioè sovrascrivendola a una Ricerca già salvata. In quest'ultimo caso la finestra presenterà l'elenco delle ricerche salvate per l'utente, tra le quali selezionare quella su cui si vuole sovrascrivere la ricerca che si sta salvando. Es.
Solamente per gli utenti in possesso del diritto di Amministrazione di Titulus, il sistema consente di salvare una nuova ricerca come 'Pubblica' attivando il toggle a loro visibile nella finestra di salvataggio
Oppure salvare una ricerca come 'Esistente' sovrascrivendola su una Ricerca pubblica
Salvare una ricerca pubblica significa salvare un modulo di ricerca avanzata che sarà successivamente visibile e utilizzabile da tutti gli utenti Titulus dell'Ente.
Esecuzione di ricerche salvate
L'elenco delle ricerche salvate è mostrato nella colonna a destra del modulo di ricerca avanzata:
Dal momento che le ricerche private sono salvate per l'utente collegato e visibili solamente a lui, inizialmente la finestra (sidenav) sarà vuota e si presenterà così:
mentre dopo alcuni salvataggi di ricerche potrebbe presentarsi così:
Con l'icona "cestino" si eliminano le ricerche salvate. Ogni utente può eliminare le proprie ricerche private salvate, mentre l'utente che possiede il diritto di Amministrazione Titulus può eliminare le ricerche pubbliche salvate.
Con l'icona "stellina" si possono aggiungere le ricerche private a un elenco di "Preferiti" presente nella Dashbord, nella home dei Documenti e nella home dei Fascicoli e Raccoglitori.
Cliccando su una ricerca salvata, si esegue la ricerca e vengono mostrati i risultati secondo i valori salvati.
Avviare una nuova ricerca
Dal button "Nuova ricerca" è possibile avviare una nuova ricerca. Con questa funzionalità il sistema riporta direttamente al form di Ricerca base, resettando tutti i filtri applicati e svuotando i campi valorizzati in precedenza.
NOTA BENE: se è attivata l'impostazione 'Priorità Ricerca Documenti' nella pagina 'Profilo e impostazioni', con il button 'Nuova ricerca' l'utente non visualizzerà il form di ricerca base, ma direttamente la maschera di ricerca con il filtro Documenti applicato.
Visualizzazione e modifica dei criteri di ricerca
Dopo aver eseguito una ricerca, per visualizzare i dettagli della ricerca o modificare i criteri inseriti, basterà riaprire nuovamente la card 'Campi di ricerca', posta in alto ai risultati ottenuti, con la freccia .
Funzionalità Attiva azioni massive
Dopo aver effettuato una ricerca, è possibile eseguire azioni massive su molteplici risultati di ricerca attraverso la funzionalità attivabile nella colonna a destra:
Attivando tale funzionalità, nei risultati di ricerca comparirà una checkbox list:
Se si selezionano alcuni risultati della ricerca, compariranno le azioni possibili da eseguire.
Es. per risultati di ricerca documenti
Per la ricerca di Documenti, Fascicoli e Raccoglitori, le azioni massive possibili sono diverse.
Per i documenti è possibile eseguire:
- Aggiungi CC
- Assegna RPA
- Aggiungi nota pubblica
- Cambia classificazione
- Fascicola
- Esporta selezione
- Stampa registro
- Segnala come Spam
- Segnala come Non Spam
Per i fascicoli è possibile:
- Aggiungi CC
- Assegna RPA
- Aggiungi nota pubblica
- Esporta selezione
Per i raccoglitori è consentito eseguire:
- Esporta selezione
Aggiungi CC
Selezionando il button "Aggiugni CC" è possibile inserire persone e/o uffici in Copia Conoscenza ai risultati che abbiamo selezionato. Comparirà una dialog dove compilare la persona in Copia Conoscenza, come nell'immagine che segue:
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Es. "Esportazione completata. Il file: 2022-02-10T10:59:27.801_Export.csv è stato generato. Accedi a Titulus per scaricare il file dalla sezione notifiche. Nota bene: il file è disponibile al download fino alle 72 ore successive alla ricezione della presente email".
La notifica dell'export appare sulla campanella delle notifiche in alto. Cliccando sulla campanella è possibile selezionare la notifica di "Esportazione completata" e scaricare in locale il file .csv.
Qualora, nel momento del clic sul button "Esporta tutto", la campanella delle notifiche fosse disattivata per l'utente, non solo sarà inviata comunque la mail di avviso ma, alla riattivazione della campanella delle notifiche per l'utente, risulterà la notifica dell'esportazione completata.
Per l'abilitazione delle notifiche, si veda Notifiche..801_Export.csv è stato generato. Accedi a Titulus per scaricare il file dalla sezione notifiche. Nota bene: il file è disponibile al download fino alle 72 ore successive alla ricezione della presente email".
La notifica dell'export appare sulla campanella delle notifiche in alto. Cliccando sulla campanella è possibile selezionare la notifica di "Esportazione completata" e scaricare in locale il file .csv.
Qualora, nel momento del clic sul button "Esporta tutto", la campanella delle notifiche fosse disattivata per l'utente, non solo sarà inviata comunque la mail di avviso ma, alla riattivazione della campanella delle notifiche per l'utente, risulterà la notifica dell'esportazione completata.
Per l'abilitazione delle notifiche, si veda Notifiche.
Dalla versione 05.02.00, per la ricerca con il filtro Documenti, cliccando il button "Esporta tutto" viene mostrato il seguente popup:
In cui è possibile selezionare, all’interno di un set predefinito di campi, le colonne che saranno presenti nel file esportato.
Cliccando il pulsante l’utente può infatti deselezionare e selezionare i campi che desidera rimuovere o inserire nel file .csv, attraverso il seguente popup:
Cliccando il pulsante posto in basso, viene confermata la selezione eseguita e l’utente è riportato automaticamente al primo popup.
Confermando nuovamente l’operazione viene avviata la generazione dell’export ed è mostrato il messaggio "Richiesta estrazione documenti: riceverai una e-mail e una notifica ad operazione conclusa". Come descritto sopra nel paragrafo, una mail avviserà l'utente della generazione completata e il file di export sarà scaricabile tramite la notifica sulla campanella di Titulus.
NOTA BENE: nel caso in cui non venga modificata la selezione dei campi, l’export conterrà di default tutti i campi predefiniti.
Per una migliore leggibilità dell'export generato in formato .csv, il file può essere convertito in un file .xlsx (Microsoft Excel) con semplici passaggi effettuati direttamente sul file scaricato. Di seguito si riportano le istruzioni di formattazione:
| View file | ||||
|---|---|---|---|---|
|
Stampa registro
La funzionalità "Stampa registro", attiva esclusivamente per i documenti, permette di ottenere un file in formato PDF dei soli risultati selezionati. Cliccando sul button "Stampa registro", la finestra che si apre consente di attivare tramite interruttore i campi di interesse da stampare e selezionare il metodo di ordinamento dal menu a tendina tra le scelte proposte, oppure attivare la modalità di stampa 'Distinta di consegna'. Di seguito la schermata relativa all'operazione:
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