...
La ricerca globale, sempre presente al centro della barra superiore, consente una ricerca veloce su tutti i campi testuali delle varie tipologie di oggetti ricercabili (Documenti, Fascicoli, Raccoglitori e allegati testuali ai documenti):
La ricerca avanzata, raggiungibile dalla barra di navigazione, consente di effettuare ricerche più mirate, grazie a un numero di criteri maggiore e all'applicazione di filtri per tipologia di entità ricercata:
L'icona specifica del modulo è: 
.
...
Preferenze
La sezione ImpostazioniPreferenze, della pagina Profilo e ImpostazioniPreferenze, è raggiungibile dall'icona utente a destra nella topbar di Titulus.
In questa sezione è possibile abilitare l'opzione di ricerca 'Priorità Ricerca per Documenti', che attiva di default il filtro sulla tipologia Documenti, sia se si effettuano ricerche nella Ricerca globale, che in Ricerca avanzata.
Questo significa che, se l'utente ha attiva l'opzione, all'avvio di una ricerca globale (barra superiore) saranno mostrati i risultati di ricerca con il filtro Documenti applicato. Allo stesso modo, all'ingresso del modulo Ricerca avanzata l'utente vedrà automaticamente la maschera di ricerca documenti (filtro Documenti applicato) al posto della maschera di Ricerca base (su Documenti, Fascicoli e Raccoglitori).
...
Ricerca globale
Il modulo per la ricerca globale è sempre la ricerca globale è sempre presente in alto, al centro della barra superiore. Si tratta di un campo testuale che consente di effettuare ricerche veloci su tutti i campi testuali delle delle varie entità ricercabili (Documenti, Fascicoli e Raccoglitori) e all'interno degli allegati testuali dei documenti. Attraverso l'icona
è inoltre possibile selezionare da un menu a tendina dei campi specifici per filtrare la ricerca.
I risultati della ricerca globale sono mostrati in forma di elenco e l'ordinamento degli elementi varia a seconda delle impostazioni dell'utente:
- se è attiva l'opzione 'Priorità Ricerca per Documenti', i risultati sono ordinati di default per numero e data in ordine decrescente ed è possibile ordinarli in ordine crescente cliccando sull'intestazione della colonna relativa
, oppure in ordine alfabetico per oggetto, cliccando sulla colonna
; - se l'opzione citata non è attiva, quindi la ricerca è eseguita su tutte le entità configurate (Documenti, Fascicoli/Raccoglitori) i risultati sono elencati secondo un ordinamento per rilevanza.
campi selezionabili dalla tendina sono i seguenti:
- Numero di protocollo: ricercabile nel seguente formato:
- 1/2021
- Numero di repertorio: ricercabile nel seguente formato:
- 1/2021
- Id: ricercabile nel seguente formato:
- 473699
- Mittente: inserire la denominazione del mittente per cercare nei riferimenti esterni di un documento in arrivo
- Destinatario: inserire la denominazione del destinatario per cercare nei riferimenti esterni di un documento in partenza
- Oggetto: inserire il testo per cercare nel campo oggetto
- Tipologia di un documento: inserire la tipologia del documento per cercare nel campo tipologia
- Parole chiave: inserire la parola chiave desiderata
Di seguito un esempio con filtro "Numero di protocollo" selezionato:
Per deselezionare un campo è sufficiente cliccare nuovamente sullo stesso campo.
Per le logiche di Per le logiche di default della ricerca globale, l'utilizzo degli operatori logici e dei caratteri jolly/wild card, si veda la pagina dei Suggerimenti di ricerca.
...
Selezionando il filtro tipologia Documenti, il sistema mostra i filtri per sotto-tipologia (In arrivo, In partenza, Tra uffici, Non protocollati) e i filtri ulteriori disponibili (Bozze/Non Bozze, Annullati/Non Annullati, Non repertoriati). Sotto i filtri, il sistema presenta la maschera di ricerca specifica per i documenti.
E' possibile eseguire una ricerca selezionando semplicemente i filtri desiderati, oppure avviarla compilando i campi della maschera del documento, che si presenta sotto i filtri.
...
La sezione base dei Documenti è composta come di seguito:
e consente la ricerca per:
- Testo, che effettua una ricerca libera su tutti i campi testuali ed equivale alla ricerca globale e all'opzione "Cerca ovunque" della ricerca base su tutte le tipologie di entità;
- Oggetto, se attivato il toggle in
, il campo 'Testo' si trasforma in 'Oggetto' e restringe la ricerca al solo campo testuale "Oggetto";
...
- Anno, consente di effettuare la ricerca per un intero anno; il campo è valorizzabile manualmente oppure attraverso la selezione da calendario;
- Data protocollo, ricercabile come data singola o range di date, sia a mano secondo il formato 'gg/mm/aaaa, sia attraverso la visualizzazione a calendario;
- Data creazione, compilabile nelle stesse modalità della data di protocollo;
- Id del documento, ricercabile con numero singolo o intervallo di numeri, scrivendo i due valori numerici separati dal trattino '-';
- Numero protocollo, ricercabile in due modalità:
- con numero di protocollo singolo, inteso come il solo valore numerico senza l'indicazione dell'anno ('/aaaa'); se si desidera ricercare un numero di protocollo conoscendone anche l'anno, è necessario inserire l'anno nel campo Anno e il numero nel campo Numero di protocollo;
- per range numerico, scrivendo i due valori numerici separati dal trattino '-'; quest'ultima ricerca è possibile esclusivamente con il campo Anno valorizzato.
NOTA BENE: se il campo anno non è valorizzato, all'avvio della ricerca con range il sistema compila automaticamente il campo con l'anno corrente.
- Soggetto esterno, che effettua una ricerca all'interno dei mittenti e destinatari esterni dei documenti;
- Nome repertorio, che apre una tendina da cui selezionare i repertori configurati e ricercabili, elencati in ordine alfabetico; il menù a tendina permette di selezionare uno o più repertori, filtrare l'elenco dei repertori disponibili con una ricerca testuale in
e, infine, selezionare tutti i repertori con il button 
oppure svuotare il campo con 
, se effettuata una selezione. - Numero di repertorio, ricercabile in due modalità:
- con numero di repertorio singolo, inteso come il solo valore numerico senza l'indicazione dell'anno ('/aaaa'); se si desidera ricercare un numero di repertorio conoscendone anche l'anno, è necessario inserire l'anno nel campo Anno e il numero nel campo Numero di repertorio;
- per range numerico, scrivendo i due valori numerici separati dal trattino '-'; quest'ultima ricerca è possibile esclusivamente con i campi Nome repertorio e Anno valorizzati.
NOTA BENE: se il campo anno non è valorizzato, all'avvio della ricerca con range il sistema compila automaticamente il campo con l'anno corrente.
- Classificazione documento, valorizzabile manualmente oppure attraverso la navigazione del Titolario cliccando l'icona
alla destra del campo; - Tipologia del documento, che apre una tendina da cui selezionare le tipologie configurate e ricercabili; l'elenco dei valori si aggiorna in base ai filtri applicati in alto (documenti in arrivo, in partenza, tra uffici, non protocollati);
- Mezzo di trasmissione, che apre una tendina da cui selezionare i mezzi di trasmissione configurati e ricercabili; l'elenco dei valori si aggiorna in base ai filtri applicati in alto (documenti in arrivo, in partenza, tra uffici, non protocollati);
- UOR, che consente di ricercare per UOR di responsabilità del documento; se il campo è compilato manualmente, il sistema suggerisce le UOR attraverso una tendina in base ai primi tre caratteri inseriti, ed è possibile inserire la UOR di appartenenza dell'utente che esegue la ricerca cliccando sull'icona
alla destra del campo; - RPA, che consente di ricercare per Responsabile del documento; se se il campo è compilato manualmente, il sistema suggerisce gli utenti attraverso una tendina in base ai primi tre caratteri inseriti, ed è possibile inserire direttamente il nome dell'utente che esegue la ricerca cliccando sull'icona
alla destra del campo; - UOR minuta, che consente di ricercare per UOR di responsabilità della minuta dei documenti tra uffici; se il campo è compilato manualmente, il sistema suggerisce le UOR attraverso una tendina in base ai primi tre caratteri inseriti, ed è possibile inserire la UOR di appartenenza dell'utente che esegue la ricerca cliccando sull'icona
alla destra del campo; - Responsabile minuta, che consente di ricercare per RPA della minuta dei documenti tra uffici; se se il campo è compilato manualmente, il sistema suggerisce gli utenti attraverso una tendina in base ai primi tre caratteri inseriti, ed è possibile inserire direttamente il nome dell'utente che esegue la ricerca cliccando sull'icona
alla destra del campo; - Ufficio in CC, che consente di ricercare per UOR in Copia conoscenza nel documento; se il campo è compilato manualmente, il sistema suggerisce le UOR attraverso una tendina in base ai primi tre caratteri inseriti, ed è possibile inserire la UOR di appartenenza dell'utente che esegue la ricerca cliccando sull'icona
alla destra del campo; - Persona in CC, che consente di ricercare per utente in Copia conoscenza nel documento; se se il campo è compilato manualmente, il sistema suggerisce gli utenti attraverso una tendina in base ai primi tre caratteri inseriti, ed è possibile inserire direttamente il nome dell'utente che esegue la ricerca cliccando sull'icona
alla destra del campo; - Registrazione Creazione a cura dell'ufficio, che consente di ricercare per UOR che ha curato la registrazione del documento; il campo è compilabile manualmente e il sistema suggerisce le UOR attraverso una tendina in base ai primi tre caratteri inseriti;
- Registrazione Creazione a cura della persona, che consente di ricercare per utente che ha curato la registrazione del documento; il campo è compilabile manualmente e il sistema suggerisce gli utenti attraverso una tendina in base ai primi tre caratteri inseriti;
- Ultimo intervento dell'ufficio, che consente di ricercare per UOR che ha eseguito l'ultimo intervento sul documento; il campo è compilabile manualmente e il sistema suggerisce le UOR attraverso una tendina in base ai primi tre caratteri inseriti;
- Ultimo intervento della persona, che consente di ricercare per utente che ha eseguito l'ultimo intervento sul documento; il campo è compilabile manualmente e il sistema suggerisce gli utenti attraverso una tendina in base ai primi tre caratteri inseriti;
- Voce d'indice, che effettua una ricerca all'interno delle voci d'indice configurate e inserite nel documento;
- Stato conservazione: con possibilità di ricercare il documento per stato "trasmessa", "rifiutata" o "versata" attraverso un menù a tendina, per coloro che hanno attivato la relativa configurazione;
- PEC, che permette la ricerca tramite indirizzo pec di mittente/destinatario;
- Email, che permette la ricerca tramite indirizzo mail di mittente/destinatario.
...
- Anno consente di effettuare la ricerca per un intero anno; il campo è valorizzabile manualmente oppure attraverso la selezione da calendario;
- Data creazione (singola o intervallo);
- UOR, che consente di ricercare per UOR di responsabilità del fascicolo; se il campo è compilato manualmente, il sistema suggerisce le UOR attraverso una tendina in base ai primi tre caratteri inseriti, ed è possibile inserire la UOR di appartenenza dell'utente che esegue la ricerca cliccando sull'icona
alla destra del campo; - RPA, che consente di ricercare per Responsabile del fascicolo; se se il campo è compilato manualmente, il sistema suggerisce gli utenti attraverso una tendina in base ai primi tre caratteri inseriti, ed è possibile inserire direttamente il nome dell'utente che esegue la ricerca cliccando sull'icona
alla destra del campo; - Ufficio in CC, che consente di ricercare per UOR in Copia conoscenza nel fascicolo; se il campo è compilato manualmente, il sistema suggerisce le UOR attraverso una tendina in base ai primi tre caratteri inseriti, ed è possibile inserire la UOR di appartenenza dell'utente che esegue la ricerca cliccando sull'icona
alla destra del campo; - Persona in CC, che consente di ricercare per utente in Copia conoscenza nel fascicolo; se se il campo è compilato manualmente, il sistema suggerisce gli utenti attraverso una tendina in base ai primi tre caratteri inseriti, ed è possibile inserire direttamente il nome dell'utente che esegue la ricerca cliccando sull'icona
alla destra del campo; - Ufficio incaricato come Operatore, che che consente di ricercare per UOR dell'Operatore inserito nel fascicolo; se il campo è compilato manualmente, il sistema suggerisce le UOR attraverso una tendina in base ai primi tre caratteri inseriti, ed è possibile inserire la UOR di appartenenza dell'utente che esegue la ricerca cliccando sull'icona
alla destra del campo; - Persona incaricata come Operatore, che che consente di ricercare per utente inserito come Operatore nel fascicolo; se se il campo è compilato manualmente, il sistema suggerisce gli utenti attraverso una tendina in base ai primi tre caratteri inseriti, ed è possibile inserire direttamente il nome dell'utente che esegue la ricerca cliccando sull'icona
alla destra del campo; - Classificazione fascicolo, valorizzabile manualmente oppure attraverso la navigazione del Titolario cliccando l'icona
alla destra del campo; - Scarto, che consente la ricerca per periodo di conservazione registrata nel fascicolo attraverso un menù a tendina con i seguenti valori: 1 anno, 5 anni, 10 anni o illimitato;
- Numero fascicolo, ricercabile in due modalità:
- con numero di fascicolo singolo, inteso come il solo valore numerico ; (es. se il n. fascicolo è 2023-CASETST-02/04.00032, è possibile ricercare con n. 00032 o 32 o 032);
- per range numerico, scrivendo i per range numerico, scrivendo i due valori separati dal trattino '-'; quest'ultima ricerca è possibile esclusivamente con il campo Classificazione valorizzato. NOTA BENE: se il campo anno non è valorizzato, all'avvio della ricerca con range il sistema compila automaticamente il campo con l'anno corrente.
Fascicolo studente. La maschera di ricerca per i fascicoli studente è così composta:
...
- Nominativo, che in questa tipologia è contenuto nel campo oggetto del fascicolo;
- Anno
- Data creazione (singola o intervallo);
- Matricola
- Codice Fiscale
- Normativa
- Studente ID
- Corso di studio
- Tipo corso
- Data immatricolazione (singola o intervallo);
- Numero fascicolo, ricercabile in due modalità:
- con numero di fascicolo singolo, inteso come il solo valore numerico ((es. se il n. fascicolo è 2023-CASETST-02/04.00032, è possibile ricercare con n. 00032 o 32 o 032);
- per range numerico, scrivendo i due valori separati dal trattino '-'; quest'ultima ricerca è possibile esclusivamente con il campo Classificazione valorizzato.
...
- Nominativo, che in questa tipologia è contenuto nel campo oggetto del fascicolo;
- Anno consente di effettuare la ricerca per un intero anno; il campo è valorizzabile manualmente oppure attraverso la selezione da calendario;
- Data creazione (singola o intervallo);
- Matricola
- Codice Fiscale
- Categoria
- Tipo personale
- Data assunzione (singola o intervallo);
- Data dimissione (singola o intervallo);
- Numero fascicolo, ricercabile in due modalità:
- con numero di fascicolo singolo, inteso come il solo valore numerico ;(es. se il n. fascicolo è 2023-CASETST-02/04.00032, è possibile ricercare con n. 00032 o 32 o 032);
- per range numerico, scrivendo i due valori separati dal trattino '-'; quest'ultima ricerca è possibile esclusivamente con il campo Classificazione valorizzato.
...
- Oggetto il testo inserito viene cercato nell'oggetto dei fascicoli di persona giuridica
- Anno consente di effettuare la ricerca per un intero anno; il campo è valorizzabile manualmente oppure attraverso la selezione da calendario;
- Data creazione (singola o intervallo)
- Numero fascicolo, ricercabile in due modalità:
- con numero di fascicolo singolo, inteso come il solo valore numerico dopo la classificazione (es. se il n. fascicolo è 2023-CASETST-02/04.00032, è possibile ricercare con n. 00032 o 32 o 032);
- per range numerico, scrivendo i due valori separati dal trattino '-'; quest'ultima ricerca è possibile esclusivamente con il campo Classificazione valorizzato.
...
Una volta avviata una ricerca, la card 'Campi di ricerca' si chiude e il sistema presenta i risultati i risultati di ricerca nella card sottostante. I risultati sono mostrati in forma di elenco, con le informazioni essenziali indicate dalle intestazioni di colonna.
- Per il filtro 'Documenti':
- Oggetto
...
- Info
- Numero e data
...
- Dettagli
...
- Per il filtro 'Fascicoli':
- Oggetto
- Numero
- Dettagli
- Per il filtro 'Raccoglitori'
- Oggetto
- Identificativo
- Dettagli
NB: se si effettua una ricerca con filtro 'Documenti' e 'Fascicoli' le intestazioni delle colonne saranno quelle del filtro 'Documenti', così come una ricerca per tutte e tre le entità. Se si ricercano 'Fascicoli' e 'Raccoglitori' i campi saranno Oggetto, Numero e data e Dettagli.
Se
...
Se viene effettuata una ricerca senza selezionare un filtro per entità (Documenti, Fascicoli, Raccoglitori) oppure selezionandone più di uno, i risultati di ricerca sono ordinati per rilevanza (come per la ricerca globale).
Se invece la ricerca viene eseguita su una sola entità (es. Documenti), con qualsiasi filtro e campo valorizzato, i risultati sono ordinati di default per numero e data in ordine decrescente, ma è possibile ordinarli in ordine crescente cliccando diversamente nel seguente modo:
- cliccando sull'intestazione della colonna
...
- "Numero e data"
l'ordine viene modificato al primo click da decrescente in ordine crescente, al secondo click da crescente in ordinamento per rilevanza, al terzo click viene ripristinato il primo ordinamento decrescente; - cliccando sulla colonna "Oggetto" l'ordine può essere modificato in ordine alfabetico per oggetto
...
- , prima decrescente, poi crescente e successivamente per rilevanza.
Nella colonna Oggetto sono mostrati:
...
- Referente interno, tra quelli mostrati in ordine decrescente di occorrenze;
Es.
- Parole chiave, tra quelli mostrati in ordine decrescente di occorrenze;
Es.
E' possibile chiudere i singoli widget con la freccia 
posta sopra ognuno, oppure estendere l'elenco dei filtri disponibili all'interno di ogni card, cliccando sulla freccia 
posta in basso.
...
Dopo aver effettuato una ricerca, in alto a destra nella card 'Risultati di ricerca' compaiono 4 5 icone
con cui è possibile:
effettuare un export di tutti i risultati della ricerca;
eseguire una stampa registro (solamente per i documenti);
salvare la ricerca effettuata;
avviare una nuova ricerca.;-
visualizzare le seguenti azioni disponibili:- Esporta csv completo (si veda il paragrafo sottostante Effettuare un export dei risultati di ricerca)
Inoltre, nella colonna a destra dei risultati di ricerca, compare il toggle della funzionalità 'Azioni massive':
...
La funzione di export permette di ottenere un file .cvs csv contenente i metadati di tutti i risultati della ricerca. Cliccando il button "Esporta tutto" compare una dialog di conferma, come di seguito:
...
La notifica dell'export appare sulla campanella delle notifiche in alto. Cliccando sulla campanella è possibile selezionare la notifica di "Esportazione completata" e scaricare in locale il file .csv.
Qualora , nel momento del clic sul button click sul button "Esporta tutto" , la campanella delle notifiche fosse disattivata per l'utente, non solo sarà inviata comunque la mail di avviso ma, alla riattivazione della campanella delle notifiche per l'utente, risulterà la notifica dell'esportazione completata.
Per l'abilitazione delle notifiche, si veda Notifiche.
Stampa registro
A partire dai risultati di una ricerca, è possibile utilizzare la funzionalità "Stampa registro", attiva esclusivamente per i documenti e disattiva per fascicoli e raccoglitori. La finestra che si apre consente di attivare tramite interruttore i campi di interesse da stampare e selezionare il metodo di ordinamento dal menu a tendina tra le scelte proposte, oppure attivare la modalità di stampa 'Distinta di consegna'. Di seguito la schermata relativa all'operazione:
I metodi di ordinamento selezionabili per la stampa registro senza la funzione "Stampa repertori" sono i seguenti:
Se si attiva l'opzione "Stampa repertori" saranno automaticamente contrassegnati come attivi e non disattivabili i toggle "Stampa ID" e "Stampa classificazione e num. fasc".
I metodi di ordinamento selezionabili per la stampa registro con la funzione "Stampa repertori" sono i seguenti:
Cliccando su 'Conferma', sarà possibile avviare la stampa in formato PDF.
L'utente riceverà un'email di avviso di avvenuta creazione del registro, che sarà possibile scaricare accedendo a Titulus dall'elenco dalla campanella delle Notifiche:
Salvare la ricerca effettuata
Dopo aver effettuato una ricerca, è possibile salvarla cliccando il button "Salva ricerca", in modo da richiamarla successivamente come Ricerca salvata.
Salvare una ricerca significa salvare un modulo (form) di ricerca avanzata in cui sono stati utilizzati dei filtri e valorizzati dei campi. Una ricerca salvata è utile per richiamare periodicamente delle ricerche basate su alcuni filtri e valori di frequente utilizzo.
Es.: se si cerca con filtro Documenti e nel campo oggetto "Roma", salvando la ricerca sarà possibile richiamarla in un secondo momento per visualizzare i risultati filtrati in base ai criteri di ricerca impostati al momento del salvataggio, ovvero documenti contenenti il valore "Roma" in oggetto.
Il button "Salva ricerca" apre la seguente finestra:
Una ricerca può essere salvata come 'Nuova', inserendo un nome e confermando il salvataggio, oppure come 'Esistente', cioè sovrascrivendola a una Ricerca già salvata. In quest'ultimo caso la finestra presenterà l'elenco delle ricerche salvate per l'utente, tra le quali selezionare quella su cui si vuole sovrascrivere la ricerca che si sta salvando. Es.
Solamente per gli utenti in possesso del diritto di Amministrazione di Titulus, il sistema consente di salvare una nuova ricerca come 'Pubblica' attivando il toggle a loro visibile nella finestra di salvataggio
Oppure salvare una ricerca come 'Esistente' sovrascrivendola su una Ricerca pubblica
Salvare una ricerca pubblica significa salvare un modulo di ricerca avanzata che sarà successivamente visibile e utilizzabile da tutti gli utenti Titulus dell'Ente.
Esecuzione di ricerche salvate
L'elenco delle ricerche salvate è mostrato nella colonna a destra del modulo di ricerca avanzata:
Dal momento che le ricerche private sono salvate per l'utente collegato e visibili solamente a lui, inizialmente la finestra (sidenav) sarà vuota e si presenterà così:
mentre dopo alcuni salvataggi di ricerche potrebbe presentarsi così:
Con l'icona "cestino" 
si eliminano le ricerche salvate. Ogni utente può eliminare le proprie ricerche private salvate, mentre l'utente che possiede il diritto di Amministrazione Titulus può eliminare le ricerche pubbliche salvate.
Con l'icona "stellina" 
si possono aggiungere le ricerche private a un elenco di "Preferiti"
presente nella Dashbord, nella home dei Documenti e nella home dei Fascicoli e Raccoglitori.
Cliccando su una ricerca salvata, si esegue la ricerca e vengono mostrati i risultati secondo i valori salvati.
Avviare una nuova ricerca
Dal button "Nuova ricerca" è possibile avviare una nuova ricerca. Con questa funzionalità il sistema riporta direttamente al form di Ricerca base, resettando tutti i filtri applicati e svuotando i campi valorizzati in precedenza.
NOTA BENE: se è attivata l'impostazione 'Priorità Ricerca Documenti' nella pagina 'Profilo e impostazioni', con il button 'Nuova ricerca' l'utente non visualizzerà il form di ricerca base, ma direttamente la maschera di ricerca con il filtro Documenti applicato.
Visualizzazione e modifica dei criteri di ricerca
Dopo aver eseguito una ricerca, per visualizzare i dettagli della ricerca o modificare i criteri inseriti, basterà riaprire nuovamente la card 'Campi di ricerca', posta in alto ai risultati ottenuti, con la freccia 
.
Funzionalità Attiva azioni massive
Dopo aver effettuato una ricerca, è possibile eseguire azioni massive su molteplici risultati di ricerca attraverso la funzionalità attivabile nella colonna a destra:
Attivando tale funzionalità, nei risultati di ricerca comparirà una checkbox list:
Se si selezionano alcuni risultati della ricerca, compariranno le azioni possibili da eseguire.
Es. per risultati di ricerca documenti
Per la ricerca di Documenti, Fascicoli e Raccoglitori, le azioni massive possibili sono diverse.
Per i documenti è possibile eseguire:
- Aggiungi CC
- Assegna RPA
- Aggiungi nota pubblica
- Cambia classificazione
- Fascicola
- Esporta selezione
- Stampa registro
- Segnala come Spam
- Segnala come Non Spam
Per i fascicoli è possibile:
- Aggiungi CC
- Assegna RPA
- Aggiungi nota pubblica
- Esporta selezione
Per i raccoglitori è consentito eseguire:
- Esporta selezione
Aggiungi CC
Selezionando il button "Aggiugni CC" è possibile inserire persone e/o uffici in Copia Conoscenza ai risultati che abbiamo selezionato. Comparirà una dialog dove compilare la persona in Copia Conoscenza, come nell'immagine che segue:
Alla conferma uscirà un Report che informerà se l'azione massiva ha avuto esito positivo o esito negativo:
Assegna RPA
Selezionando il button 'Assegna RPA' è possibile inserire RPA ai risultati che abbiamo selezionato. Comparirà una dialog dove compilare la persona RPA, come nell'immagine che segue:
Alla conferma uscirà un Report che informerà se l'azione massiva ha avuto esito positivo o esito negativo:
Aggiungi nota pubblica
Selezionando il button "Aggiungi nota pubblica" è possibile inserire la stessa nota per i diversi documenti selezionati. Comparirà una dialog dove compilare la nota da inserire:
Alla conferma comparirà il Report che confermerà o meno l'avvenuta operazione:
Cambia classificazione
Selezionando il button 'Cambia classificazione' è possibile cambiare classificazione e voce d'indice ai risultati selezionati. Comparirà una dialog dove compilare voce d'indice e classificazione, come nell'immagine che segue:
Se nella selezione sono presenti anche Documenti tra uffici, la finestra presenterà la scelta tra minuta e originale da applicare all'azione Cambio classificazione (a seconda dei diritti dell'utente sui documenti), come di seguito:
Alla conferma comparirà il Report con l'esito dell'operazione:
Fascicola
Selezionando il button "Fascicola", comparirà una dialog per confermare l'operazione, come di seguito:
Confermando l'operazione, si apre il processo di fascicolazione dei documenti selezionati:
Si procede quindi alla fascicolazione dei documenti, così come descritto nel Manuale utente Titulus 5 - Modulo Documenti - Fascicolazione.
Esporta selezione
Selezionando il button "Esporta selezione", comparirà una dialog per confermare l'operazione, come di seguito:
Dalla versione 05.02.00, per la ricerca con il filtro Documenti, cliccando il button "Esporta tutto" viene mostrato il seguente popup:
In cui è possibile selezionare, all’interno di un set predefinito di campi, le colonne che saranno presenti nel file esportato.
Cliccando il pulsante 
l’utente può infatti deselezionare e selezionare i campi che desidera rimuovere o inserire nel file .csv, attraverso il seguente popup:
Cliccando il pulsante 
posto in basso, viene confermata la selezione eseguita e l’utente è riportato automaticamente al primo popup.
Confermando nuovamente l’operazione viene avviata la generazione dell’export ed è mostrato il messaggio "Richiesta estrazione documenti: riceverai una e-mail e una notifica ad operazione conclusa". Come descritto sopra nel paragrafo, una mail avviserà l'utente della generazione completata e il file di export sarà scaricabile tramite la notifica sulla campanella di Titulus.
NOTA BENE: nel caso in cui non venga modificata la selezione dei campi, l’export conterrà di default tutti i campi predefiniti.
All’interno dell’icona 
“Altre azioni disponibili” è presente l’azione “Esporta csv completo”, attraverso la quale è sempre possibile eseguire un export completo di tutti i campi del database.
Per una migliore leggibilità dell'export generato in formato .csv, il file può essere convertito in un file .xlsx (Microsoft Excel) con semplici passaggi effettuati direttamente sul file scaricato. Di seguito si riportano le istruzioni di formattazione:
| View file | ||||
|---|---|---|---|---|
|
Stampa registro
A partire dai risultati di una ricerca, è possibile utilizzare la funzionalità "Stampa registro", attiva esclusivamente per i documenti e disattiva per fascicoli e raccoglitori. La finestra che si apre consente di attivare tramite interruttore i campi di interesse da stampare e selezionare il metodo di ordinamento dal menu a tendina tra le scelte proposte, oppure attivare la modalità di stampa 'Distinta di consegna'. Di seguito la schermata relativa all'operazione:
I metodi di ordinamento selezionabili per la stampa registro senza la funzione "Stampa repertori" sono i seguenti:
Se si attiva l'opzione "Stampa repertori" saranno automaticamente contrassegnati come attivi e non disattivabili i toggle "Stampa ID" e "Stampa classificazione e num. fasc".
I metodi di ordinamento selezionabili per la stampa registro con la funzione "Stampa repertori" sono i seguenti:
Cliccando su 'Conferma', sarà possibile avviare la stampa in formato PDF.
L'utente riceverà un'email di avviso di avvenuta creazione del registro, che sarà possibile scaricare accedendo a Titulus dall'elenco dalla campanella delle Notifiche:
Salvare la ricerca effettuata
Dopo aver effettuato una ricerca, è possibile salvarla cliccando il button "Salva ricerca", in modo da richiamarla successivamente come Ricerca salvata.
Salvare una ricerca significa salvare un modulo (form) di ricerca avanzata in cui sono stati utilizzati dei filtri e valorizzati dei campi. Una ricerca salvata è utile per richiamare periodicamente delle ricerche basate su alcuni filtri e valori di frequente utilizzo.
Es.: se si cerca con filtro Documenti e nel campo oggetto "Roma", salvando la ricerca sarà possibile richiamarla in un secondo momento per visualizzare i risultati filtrati in base ai criteri di ricerca impostati al momento del salvataggio, ovvero documenti contenenti il valore "Roma" in oggetto.
Il button "Salva ricerca" apre la seguente finestra:
Una ricerca può essere salvata come 'Nuova', inserendo un nome e confermando il salvataggio, oppure come 'Esistente', cioè sovrascrivendola a una Ricerca già salvata. In quest'ultimo caso la finestra presenterà l'elenco delle ricerche salvate per l'utente, tra le quali selezionare quella su cui si vuole sovrascrivere la ricerca che si sta salvando. Es.
Solamente per gli utenti in possesso del diritto di Amministrazione di Titulus, il sistema consente di salvare una nuova ricerca come 'Pubblica' attivando il toggle a loro visibile nella finestra di salvataggio
Oppure salvare una ricerca come 'Esistente' sovrascrivendola su una Ricerca pubblica
Salvare una ricerca pubblica significa salvare un modulo di ricerca avanzata che sarà successivamente visibile e utilizzabile da tutti gli utenti Titulus dell'Ente.
Esecuzione di ricerche salvate
L'elenco delle ricerche salvate è mostrato nella colonna a destra del modulo di ricerca avanzata:
Dal momento che le ricerche private sono salvate per l'utente collegato e visibili solamente a lui, inizialmente la finestra (sidenav) sarà vuota e si presenterà così:
mentre dopo alcuni salvataggi di ricerche potrebbe presentarsi così:
Con l'icona "cestino" si eliminano le ricerche salvate. Ogni utente può eliminare le proprie ricerche private salvate, mentre l'utente che possiede il diritto di Amministrazione Titulus può eliminare le ricerche pubbliche salvate.
Con l'icona "stellina" si possono aggiungere le ricerche private a un elenco di "Preferiti" presente nella Dashbord, nella home dei Documenti e nella home dei Fascicoli e Raccoglitori.
Cliccando su una ricerca salvata, si esegue la ricerca e vengono mostrati i risultati secondo i valori salvati.
Avviare una nuova ricerca
Dal button "Nuova ricerca" è possibile avviare una nuova ricerca. Con questa funzionalità il sistema riporta direttamente al form di Ricerca base, resettando tutti i filtri applicati e svuotando i campi valorizzati in precedenza.
NOTA BENE: se è attivata l'impostazione 'Priorità Ricerca Documenti' nella pagina 'Profilo e impostazioni', con il button 'Nuova ricerca' l'utente non visualizzerà il form di ricerca base, ma direttamente la maschera di ricerca con il filtro Documenti applicato.
Visualizzazione e modifica dei criteri di ricerca
Dopo aver eseguito una ricerca, per visualizzare i dettagli della ricerca o modificare i criteri inseriti, basterà riaprire nuovamente la card 'Campi di ricerca', posta in alto ai risultati ottenuti, con la freccia .
Funzionalità Attiva azioni massive
Dopo aver effettuato una ricerca, è possibile eseguire azioni massive su molteplici risultati di ricerca attraverso la funzionalità attivabile nella colonna a destra:
Attivando tale funzionalità, nei risultati di ricerca comparirà una checkbox list:
Se si selezionano alcuni risultati della ricerca, compariranno le azioni possibili da eseguire.
Es. per risultati di ricerca documenti
Per la ricerca di Documenti, Fascicoli e Raccoglitori, le azioni massive possibili sono diverse.
Per i documenti è possibile eseguire:
- Aggiungi CC
- Assegna RPA
- Aggiungi nota pubblica
- Cambia classificazione
- Fascicola
- Copia in fascicolo
- Scarta
- Esporta selezione
- Stampa registro
- Segnala come Spam
- Segnala come Non Spam
Per i fascicoli è possibile:
- Aggiungi CC
- Assegna RPA
- Aggiungi nota pubblica
- Scarta
- Esporta selezione
Per i raccoglitori è consentito eseguire:
- Esporta selezione
Aggiungi CC
Selezionando il button "Aggiungi CC" è possibile inserire persone e/o uffici in Copia Conoscenza ai risultati che abbiamo selezionato. Comparirà una dialog dove compilare la persona in Copia Conoscenza, come nell'immagine che segue:
Alla conferma uscirà un Report che informerà se l'azione massiva ha avuto esito positivo o esito negativo:
Assegna RPA
Selezionando il button 'Assegna RPA' è possibile inserire RPA ai risultati che abbiamo selezionato. Comparirà una dialog dove compilare la persona RPA, come nell'immagine che segue:
Se tra i risultati selezionati sono presenti documenti tra uffici, la dialog consente di scegliere se trasferire il responsabile minuta (RPAM), come da immagine:
Alla conferma uscirà un Report che informerà se l'azione massiva ha avuto esito positivo o esito negativo:
Aggiungi nota pubblica
Selezionando il button "Aggiungi nota pubblica" è possibile inserire la stessa nota per i diversi documenti selezionati. Comparirà una dialog dove compilare la nota da inserire:
Alla conferma comparirà il Report che confermerà o meno l'avvenuta operazione:
Cambia classificazione
Selezionando il button 'Cambia classificazione' è possibile cambiare classificazione e voce d'indice ai risultati selezionati. Comparirà una dialog dove compilare voce d'indice e classificazione, come nell'immagine che segue:
Se nella selezione sono presenti anche Documenti tra uffici, la finestra presenterà la scelta tra minuta e originale da applicare all'azione Cambio classificazione (a seconda dei diritti dell'utente sui documenti), come di seguito:
Alla conferma comparirà il Report con l'esito dell'operazione:
Fascicola
Selezionando il button "Fascicola", comparirà una dialog per confermare l'operazione, come di seguito:
Confermando l'operazione, si apre il processo di fascicolazione dei documenti selezionati:
Si procede quindi alla fascicolazione dei documenti, così come descritto nel Manuale utente Titulus 5 - Modulo Documenti - Fascicolazione.
Copia in fascicolo
Selezionando il button "Copia in fascicolo" si aprirà la pagina per ricercare i fascicoli in cui copiare i documenti selezionati da azione massiva. Nella pagina di fascicolazione, in alto il riepilogo i documenti che si stanno copiando in fascicolo:
Una volta individuato il fascicolo si procede quindi a copiare in fascicolo i documenti
Scarta
Selezionando il button "Scarta", si selezionano i documenti si apre una dialog per confermare l'operazione di rimozione dei documenti "Documenti in gestione" dell'utente corrente, se si selezionano i fascicoli la rimozione dei fascicoli dal widget "Gestione Archivio" dell'utente corrente:
Scarta documenti:
Scarta fascicoli
NOTA BENE: non è possibile utilizzare l'azione massiva scarta su Documenti e fascicoli contemporaneamente.
Esporta selezione
Selezionando il button "Esporta selezione", comparirà una dialog per confermare l'operazione, come di seguito:
La funzione di export permette di ottenere un file .cvs che riporta i metadati dei soli risultati selezionati. Cliccando il button "Esporta selezione", appare una casella con la dicitura "Richiesta estrazione documenti: riceverai una e-mail e una notifica ad operazione conclusa".
Una volta che l'export è stato generato, l'email avvisa l'utente in questo modo:
Es. "Esportazione completata. Il file: 2022-02-10T10:59:27.801_Export.csv è stato generato. Accedi a Titulus per scaricare il file dalla sezione notifiche. Nota bene: il file è disponibile al download fino alle 72 ore successive alla ricezione della presente email".
La notifica dell'export appare sulla campanella delle notifiche in alto. Cliccando sulla campanella è possibile selezionare la notifica di "Esportazione completata" e scaricare in locale il file .csv.
Qualora, nel momento del clic sul button "Esporta tutto", la campanella delle notifiche fosse disattivata per l'utente, non solo sarà inviata comunque la mail di avviso ma, alla riattivazione della campanella delle notifiche per l'utente, risulterà la notifica dell'esportazione completata.
Per l'abilitazione delle notifiche, si veda Notifiche.
Dalla versione 05.02.00, per la ricerca con il filtro Documenti, cliccando il button "Esporta tutto" viene mostrato il seguente popup:
In cui è possibile selezionare, all’interno di un set predefinito di campi, le colonne che saranno presenti nel file esportato.
Cliccando il pulsante l’utente può infatti deselezionare e selezionare i campi che desidera rimuovere o inserire nel file .csv, attraverso il seguente popup:
Cliccando il pulsante posto in basso, viene confermata la selezione eseguita e l’utente è riportato automaticamente al primo popup.
Confermando nuovamente l’operazione viene avviata la generazione dell’export ed è mostrato il messaggio La funzione di export permette di ottenere un file .cvs che riporta i metadati dei soli risultati selezionati. Cliccando il button "Esporta selezione", appare una casella con la dicitura "Richiesta estrazione documenti: riceverai una e-mail e una notifica ad operazione conclusa".
Una volta che l'export è stato generato, l'email avvisa l'utente in questo modo:
Es. "Esportazione completata. Il file: 2022-02-10T10:59:27.801_Export.csv è stato generato. Accedi a Titulus per scaricare il file dalla sezione notifiche. Nota bene: il file è disponibile al download fino alle 72 ore successive alla ricezione della presente email".
La notifica dell'export appare sulla campanella delle notifiche in alto. Cliccando sulla campanella è possibile selezionare la notifica di "Esportazione completata" e scaricare in locale il file .csv.
Qualora, nel momento del clic sul button "Esporta tutto", la campanella delle notifiche fosse disattivata per l'utente, non solo sarà inviata comunque la mail di avviso ma, alla riattivazione della campanella delle notifiche per l'utente, risulterà la notifica dell'esportazione completata.
Come descritto sopra nel paragrafo, una mail avviserà l'utente della generazione completata e il file di export sarà scaricabile tramite la notifica sulla campanella di Titulus.
NOTA BENE: nel caso in cui non venga modificata la selezione dei campi, l’export conterrà di default tutti i campi predefiniti.
Per una migliore leggibilità dell'export generato in formato .csv, il file può essere convertito in un file .xlsx (Microsoft Excel) con semplici passaggi effettuati direttamente sul file scaricato. Di seguito si riportano le istruzioni di formattazione:
| View file | ||||
|---|---|---|---|---|
|
Stampa registro
La funzionalità "Stampa registro", attiva esclusivamente per i documenti, permette di ottenere un file in formato PDF dei soli risultati selezionati. Cliccando sul button "Stampa registro", la finestra che si apre consente di attivare tramite interruttore i campi di interesse da stampare e selezionare il metodo di ordinamento dal menu a tendina tra le scelte proposte, oppure attivare la modalità di stampa 'Distinta di consegna'. Di seguito la schermata relativa all'operazione:
...
Alla conferma uscirà un Report che informerà se l'azione massiva ha avuto esito positivo o esito negativo:
Invia in conservazione
Selezionando il button "Invia in conservazione" è possibile inviare in conservazione i documenti che abbiamo selezionato.
Per i dettagli dell'azione si veda Manuale utente Titulus 5 -Invio tramite CONSERVA#Inviomassivoinconservazione