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Il controllo di potenziali pubblicazioni doppie, oltre a interessare la fase di censimento dei prodotti (come descritto nella pagina Controllo duplicati in submission (pagina in fase di revisione), può essere svolto anche attraverso un tool messo a disposizione degli utenti amministratori dell'Archivio che operano in 'visione completa' (o gruppo di utenti designati a tale incarico). Al tool di deduplicazione è dedicata la corrente sezione del manuale.

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• Filtro 'Tra quali prodotti cercare': espone un menu a tendina in cui sono presenti diverse scelte che permettono di filtrare tra prodotti già verificati sottoposti ad una prima verifica e prodotti non verificati, distinguendo tra chi ha eseguito il controllo (amministratore/utente).

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Le scelte possibili sono:

• • Tutti: vengono presi in considerazione
, vedi Controllo duplicati in submission (pagina in fase di revisione). Le scelte possibili sono:Tutti: vengono presi in considerazione
• • tutti i potenziali duplicati presenti in Archivio, senza escludere i prodotti già
sottoposti a verifica. Il campo si presenta prevalorizzato con la scelta 'Tutti'.Escludi verificati dall'amministratore: vengono presi in considerazione solo i potenziali duplicati che non hanno ancora subito una valutazione attraverso questo tool
• • verificati in una prima fase dall'amministratore e/o dall'utente attraverso la finestra di gestione dei potenziali duplicati (vedi sopra "Nota: Finestra gestione duplicati in modifica/submission").
  • Escludi verificati dall'
utente
• • amministratore in modifica: vengono
presi in considerazione solo i potenziali duplicati non verificati in fase di submission
• • esclusi dalla ricerca i gruppi di prodotti già valutati dall'amministratore attraverso la finestra di gestione dei potenziali duplicati (vedi sopra "Nota: Finestra gestione duplicati in modifica/submission").

• • Escludi verificati
dall'amministratore e
• • dall'utente in submission: vengono presi in considerazione solo i potenziali duplicati non verificati in fase di submission
e i non verificati attraverso il presente tool.
• • , ossia non controllati dall'utente attraverso la finestra di gestione dei potenziali duplicati (vedi sopra "Nota: Finestra gestione duplicati in modifica/submission").

• • Escludi verificati dall'amministratore e dall'utente: vengono presi in considerazione solo i potenziali duplicati non verificati in fase di submission e i non verificati dall'amministratore in modifica della pubblicazione (vedi sopra "Nota: Finestra gestione duplicati in modifica/submission").
  • Mostra processati dal validatore: vengono prese in considerazione soltanto le pubblicazioni create consapevolmente come duplicati (azione "Crea dulicato") e che il validatore ha processato (si tratta delle pubblicazioni esposte nel box informativo dopo la presa in carico del prodotto (come da immagine sottostante).

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• Filtro 'Ricerca per': consente di filtrare per il metadato scelto nella tendina, le possibili scelte sono: Titolo, DOI, ISBN, PubMedID; WOS e SCOPUS. Il valore preimpostato corrisponde al raggruppamento scelto nello step precedente.
• Filtro 'Handle': così come avviene per la ricerca avanzata, anche per il presente tool è possibile eseguire una ricerca mirata inserendo l'identificativo handle per esteso.
• Filtro 'DOI': consente di eseguire una ricerca puntuale attraverso l'identificativo DOI associato alle pubblicazioni.
• Filtro 'Id prodotto': consente di eseguire una ricerca puntuale attraverso l'identificativo interno associato alle pubblicazioni.
• Filtro 'Titolo': permette di effettuare una ricerca 'like', il sistema cerca la stringa digitata (anche se parziale) all'interno del titolo delle pubblicazioni.
• Filtro 'Escludi dal titolo parole comuni': il campo è presente solo se nel filtro 'Ricerca per' è selezionata la scelta 'Titolo'. Se selezionato, si visualizza un nuovo campo popolato con le parole comuni, quali 'introduzione', 'prefazione' e 'premessa',  "che consentono di escludere dalla ricerca i prodotti con titolo corrispondente a una di esse. Di default le parole comuni configurate sono 'introduzione', 'prefazione' e 'premessa'. E' possibile, su richiesta dell'Ateneo, allargare il numero di parole configurabili come parole "comuni".

• Filtro 'Titolo da escludere': questi campi, che possono essere al massimo 5, sono strettamente collegati alla presenza del flag di selezione previsto per il campo 'Escludi dal titolo parole comuni' (vedi punto precedente).
• Filtro 'Pubblicato dal - al : tale filtro permette di restringere la ricerca all'anno di pubblicazione.
• Filtro 'Data inserimento: Dal – al': Indicano rispettivamente la data minima e massima di inserimento del prodotto in Archivio, restringendo la ricerca ad un periodo di tempo ben definito.
• Filtro 'Dipartimento': serve a restringere la ricerca a prodotti duplicati in cui almeno un autore interno afferisce al dipartimento indicato.
• Filtro 'Autore interno': anche questo filtro consente di restringere la ricerca ai soli prodotti duplicati in cui è presente il nominativo dell'autore indicato.
• Filtro 'Tipologia': consente di filtrare per tipologia di prodotto. Oltre alle diverse tipologie è possibile selezionare la scelta 'Senza titolo', naturalmente questo filtro acquisisce significato solo per il raggruppamento 'Tutti gli stati' (che contiene i prodotti in bozza) e almeno uno degli altri metadati su cui si basa il controllo di deduplicazione deve essere presente all'interno del prodotto.

• Filtro 'Stato item del gruppo': consente di visualizzare i prodotti da gestire in base allo stato in cui si trovano. Di default il campo si presenta vuoto che equivale alla scelta "Tutti". Nel menu a tendina sono presenti i seguenti valori:

  1. Definitivi e validati;
  2. Definitivi, validati e in validazione;
  3. Tutti

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Le logiche descritte sopra si applicano solo a gruppi di due pubblicazioni, mentre per i gruppi con più di due pubblicazioni lo sfondo è bianco. Anche le azioni a disposizione dell'utente per la gestione dei duplicati dipendono dalla composizione numerica del gruppo. I gruppi si possono distinguere in:

• Gruppi con 2 pubblicazioni
• Gruppi con 3 o più pubblicazioni

Nell'immagine che segue un esempio di gruppo costituito da due pubblicazioni

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1. 'Intestazione del gruppo': corrisponde al valore del metadato rilevato dal sistema come comune a più pubblicazioni, e che ha determinato il raggruppamento ('titolo', DOI, ecc.).'Check' di selezione (posizionato a destra del prodotto): serve a definire quale delle pubblicazioni nel gruppo è da considerarsi come 'target' e quindi mantenuta all'interno dell'archivio, e sulla quale verranno conservate eventuali modifiche durante il confronto e la fusione. Vedremo in seguito come vengono gestite le pubblicazioni definite 'target'a più pubblicazioni, e che ha determinato il raggruppamento ('titolo', DOI, ecc.).
2. 'Azioni': appena sotto l'intestazione sono esposte le diverse azioni permesse per consentire la gestione dei duplicati:
   1. 'Confronta' - permette di accedere alla pagina di confronto dei dati presenti nelle pubblicazioni. 
   2. 'Non sono duplicati' -  cliccando il bottone i prodotti vengono etichettati come non duplicati ed esclusi dal tool di deduplicazione;
   3. 'Confronta' - permette di accedere alla pagina di confronto dei dati presenti nelle pubblicazioni. 
   4. tool di deduplicazione;
   5. 'Check di selezione' (posizionato a destra del prodotto): 'Target' - serve a definire quale tra i prodotti delle pubblicazioni presenti nel gruppo è da considerarsi come 'target' e quindi dovrà essere conservato all'interno dell'archivio ed eventualmente integrato con i metadati del prodotto scartato.conservata all'interno dell'archivio (e che verrà eventualmente integrata durante il confronto e la fusione). Vedremo in seguito come vengono gestite le pubblicazioni definite 'target'.
   6. 'Annulla Target' - al click sul pulsante viene rimosso il check di selezione impostato in precedenza nella colonna a destra  Image Added
   7. 'Seleziona tutti' - il pulsante è presente solo nei gruppi con più di due pubblicazioni, ed effettua la selezione multipla di tutti i prodotti proposti. Dopo averlo cliccato, per selezionare i prodotti presenti, lascia il posto al pulsante 'Deseleziona tutti' (con funzione opposta) che rimuove anche il flag di selezione del prodotto scelto come target.

   8. '

      Annulla Target' - disponibile solo per gruppi con più di 2 pubblicazioni. AL click sul pulsante viene rimosso il check di selezione presente nella colonna a destra  Image Removed

      'Notifica autori' - esegue l'invio di una e-mail agli autori per segnalare il potenziale duplicato. Maggiori dettagli in merito a questa funzionalità sono esposti nella sezione 'Messaggistica', in fondo alla pagina.

      Info
      title Configurazioni
      La presenza di questo pulsante è soggetta a configurazione, per l'attivazione occorre fare una richiesta all'Help Desk di IRIS attraverso il sistema di ticketing customerportal Customer Portal..

3. Set di dati della pubblicazione: sono presenti diversi dati che appartengono alla pubblicazione: titolo, tipologia, id della pubblicazione (link che permette di accedere al dettaglio della pubblicazione), handle (se lo stato diverso da bozza), stato della pubblicazione, Responsabile del dato e Dipartimento di afferenza.
4. 'Elimina': esegue la cancellazione della pubblicazione (tale azione ha lo stesso impatto del bottone 'Elimina' presente nel backoffice dei prodotti).
5. Icona 'Pubblicazioni già confrontate' a forma di 'ingranaggio' : vengono tracciati quanti e quali confronti hanno interessato la pubblicazione; si tratta delle operazioni di verifica (confronto) fatte dall'amministratore attraverso il tool. Al click sul contatore numerico si apre una modale in cui sono esposte le informazioni sulle pubblicazioni confrontate.

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L'ente può scegliere di modificare il testo di default utilizzando il tool di gestione delle etichette. Le chiavi da utilizzare e i relativi valori di default sono i seguenti: