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IL DIPARTIMENTO
Il dipartimento può vedere e modificare ciò che fa ciascun docente, nonché operare per conto suo. In aggiunta alla visione docente, il dipartimento disporrà della visione dei conflitti, potrà modificare graduatorie e scelte dei docenti (quindi trasferire le pubblicazioni da un docente all’altro) e potrà monitorare l’avanzamento dei lavori.
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- in grigio gli autori che non hanno ancora terminato la selezione e la graduatoria. Per tali autori non è possibile assegnare la pubblicazione in esame in quanto non hanno ancora iniziato il processo di selezione.
- In rosso gli autori per i quali è possibile assegnare la pubblicazione in quanto hanno già terminato la graduatoria e la selezione.
La presenza di nd o null è un indicatore che indica che pubblicazione non è ancora stata selezionata, messa in graduatoria o non sono stati integrati i metadati richiesti per quel determinato autore. Per tale ragione, è possibile copiare l’integrazione dei metadati dell’autore dalla quale si desidera spostare la pubblicazione.
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Il terzo pannello : raccoglie quelle pubblicazioni che sono state inserite in graduatoria dai docenti ma che non sono state candidate per la VQR. Sono le cosiddette “pubblicazioni di riserva”. È possibile selezionare le pubblicazioni da questo pannello per trasferirle nel secondo pannello.
Se per caso il docente ha raggiunto il massimo delle pubblicazioni candidabili (0 pubblicazioni selezionabili), in teoria non sarebbe possibile assegnargliene una aggiuntiva. Tuttavia, in una fase ancora di lavorazione, è possibile aggiungerla con l'accortezza poi di rimuovere quella in più. La procedura corretta prevederebbe infatti PRIMA la rimozione della pubblicazione da sostituire e SUCCESSIVAMENTE l'aggiunta della nuova; tuttavia per lasciare maggior flessibilità nelle operazioni è consentito anche l'ordine inverso. In ogni caso, al termine delle operazioni, il sistema verificherà che ciascuna persona abbia non più di 4 pubblicazioni assegnate, altrimenti avviserà dell'incoerenza e sarà possibile concludere le operazioni dipartimentali solo con il numero di pubblicazioni corretto associato a ciascun ricercatore.
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Nel quarto tab, in interfaccia direttore, è possibile visionare, oltre al sinottico della condizione del docente, anche il suo profilo personale (A/B). Tali dati sono elaborati da ANVUR e recepiti in IRIS.
I I dipartimenti possono adottare due tipi di approcci per la campagna VQR:
- Possono decidere di lasciare operare unicamente i docenti durante la prima fase, senza la possibilità di azione per gli operatori dipartimentali. Con finestre temporali tra fase docente e fase dipartimento sfasate.
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Il dipartimento, analogamente a quanto accade per il docente, avrà a disposizione un un Report per persona, Report per pubblicazione e in aggiunta Report per struttura e Report per pubblicazione (visione struttura). In sintesi ha la stessa reportistica e strumenti del docente con in più gli strumenti e reportistica proprie del dipartimento.
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Questi report possono essere esportati in vari formati, in modo da avere (ad es. su excel) un quadro sinottico su cui capire come muoversi ed elaborabile extra-sistema.
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Per il momento, i direttori non possono chiudere la campagna. Lo potranno fare in una fase successiva. |
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CHIUSURA FASE DIPARTIMENTALE
Il direttore che opera sulla campagna di dipartimento, prima di procedere alla conclusione la sua campagna deve avere cura di:
- risolvere i conflitti intradipartimentali presenti nel cruscotto
- verificare che il numero di pubblicazioni che sono state selezionate nelle campagne di IRIS sia concordante al numero dichiarato sul portale ANVUR (è essenziale che sia stato comunicato il numero di prodotti atteso sul sito ministeriale). IRIS recupera questo dato tutti i giorni sul sito ministeriale e lo aggiorna costantemente ogni notte. Prima di concludere la graduatoria di dipartimento deve essere già stato riferito sul sito ministeriale il numero di prodotti atteso per dipartimento. (numero blu=numero verde)
È essenziale che la definizione del numero di prodotti atteso sia concluso sul sito ministeriale entro il 19 Aprile.
Completati gli ultimi controlli, il direttore potrà procedere alla chiusura con il pulsante “concludi graduatoria di dipartimento”.
Il sistema permette la chiusura della campagna dipartimentale sotto questi determinati vincoli:
- il numero di pubblicazioni selezionate nel dipartimento deve essere uguale al numero di pubblicazioni atteso
- le pubblicazioni selezionate devono essere complete dei metadati integrativi e corrette
- le richieste PDF all'editore devono essere accettate o rifiutate (il sistema non accetta richieste in stato PENDING)
- non devono essere presenti conflitti all'interno del dipartimento
- il numero di pubblicazioni per ogni autore non deve essere mai superiore a 4
ATTENZIONE: Una volta effettuato il click di conclusione campagna dipartimentale NON sarà più possibile riaprirla. Sarà comunque data la possibilità di agire sui prodotti e le selezioni, ma solo da parte degli uffici centrali di ateneo.
Superati questi vincoli, il sistema procede in uno stato intermedio, definito come “in attesa di invio dati VQR dipartimento”, in quanto il trasferimento di questa grande mole di dati a vqr.cineca.it non avviene in modo sincrono ma richiede un certo periodo di tempo.
La validazione della fase dipartimentale avviene quindi in modo asincrono al “click” sul bottone “concludi graduatoria di dipartimento”.
Quando questa elaborazione viene terminata viene automaticamente inviata una mail alla casella di posta elettronica inserita nel campo “mail per contatto” ( se si desidera inserire più di una mail basterà separarle con "," o ";") nel tab DATI GENERALI, presente nell’interfaccia del direttore di dipartimento (VQR>Selezione pubblicazioni> dati generali). I referenti dipartimentali hanno così la possibilità di essere notificati in tempo reale al momento della fine del trasferimento dei dati.
Una volta effettuato il click di conclusione campagna dipartimentale NON sarà più possibile riaprirla. Sarà comunque data la possibilità di agire sui prodotti e le selezioni, ma solo da parte degli uffici centrali.
Nel caso i vincoli per la validazione della campagna dipartimentale non siano stati rispettati, il sistema rigetterà la validazione della campagna per permettere al dipartimento di correggere eventuali mancanze o errori. Di conseguenza può accadere che il sistema vqr.cineca.it rigetti la campagna per ulteriori controlli, che non vengono effettuati dal nostro sistema, ma da sistema ministeriale. In questo caso arriverà una mail che indica la motivazione legata alla non conformità delle selezioni inviate. Perciò la campagna resterà nello stato precedente alla chiusura “selezione di dipartimento” e il direttore di dipartimento potrà effettuare le correzioni per poter terminare la campagna.
ATTENZIONE: Qualora doveste modificare il numero dei prodotti attesi, dopo aver concluso la campagna, sul sito vqr.cineca.it , la campagna risulterà automaticamente invalida. Sarà possibile ristabilire il valore corretto di selezioni solo a livello di ateneo, poiché la campagna dipartimentale risulterà conclusa e quindi non sarà più possibile operare.
Eventuali modifiche che si rendano necessarie dopo la chiusura della campagna dipartimentale saranno possibili solamente durante la fase di ateneo da parte degli uffici centrali.
N.B : il bottone di chiusura campagna dipartimentale è stato aggiunto in data 15/4/21 in quanto il valore dei prodotti attesi era ancora modificabile dal sito vqr.cineca.it; poichè è fondamentale che sussista una corrispondenza tra i prodotti conferiti e quelli attesi, si è deciso di attendere un momento in cui la maggioranza dei dipartimenti fossero con dati stabili. Inoltre, è stata prorogata la scadenza della comunicazione dei prodotti attesi dal 14 Aprile al 19 Aprile e posticipare su iris tale chiusura dipartimentale poteva penalizzare chi avesse già concluso il lavoro. Questa scelta, tuttavia comporta un rischio legato alla possibilità di modificare il valore dei prodotti attesi sul sito vqr.cineca a posteriori della chiusura della campagna dipartimentale, infatti qualora questo valore non dovesse più coincidere con il valore dei prodotti conferiti, la campagna dipartimentale risulterebbe invalida e non più possibile la chiusura. Ci raccomandiamo pertanto di verificare tali valori prima di procedere alla conferma su entrambi i sistemi
Una volta che il direttore ha concluso la sua campagna non c’è più necessità di richiudere la campagna per poter apportare delle nuove modifiche, in quanto tali modifiche si propagano in tempo reale.
LATO ATENEO
L’Ateneo ha la possibilità di monitorare tutti i dipartimenti e l’avanzamento dei lavori di ogni singolo docente o dipartimento. In sintesi, in questa scala gerarchica, l’Ateneo può operare come singolo docente e come singolo dipartimento per dirimere eventuali problemi o conflitti inter-dipartimentali.
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Il referente di Ateneo, entrando nella sua interfaccia avrà un menù uguale a quello del dipartimento, potrà visionare tutte le campagne di tutti i dipartimenti del proprio Ateneo e tutte le campagne di tutti gli autori associati ai dipartimenti.
Durante l’ultimo step della campagna dipartimentale si attiva il link cliccabile (modifica integrazione) che riapre la form di integrazione metadati, una volta terminate le modifiche e cliccati i tasti “conferma” il prodotto viene rinviato ad ANVUR.
| Warning |
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| SOLO l’amministratore di ateneo ha a disposizione il pulsante “modifica integrazione”. Tale operazione deve essere utilizzata SOLO in casi di estrema necessità, ad esempio in caso di errori da parte del docente. Non deve essere utilizzata per aggiustamenti sporadici. |
ATTENZIONE! Tale operazione di modifica dei metadati da parte degli uffici centrali è molto onerosa in quanto l’intera campagna dipartimentale viene rinviata al sito ministeriale dopo la modifica dei metadati di un prodotto. Deve essere usata solo in casi di estrema necessità come errori evidenti nella campagna docente.
Queste operazioni non devono quindi essere effettuate frequentemente, in quanto alterano le selezioni del docente e potrebbero potenzialmente creare problemi di validazione.
Il servizio vqr.cineca.it è configurato in modo che a seguito della modifica di una scheda integrazioni metadati di un prodotto, si invii l’intero set delle pubblicazioni in graduatoria del docente. Questa operazione è molto pesante, soprattutto per chi ha già superato il primo step di validazione.
Vi invitiamo pertanto a fare uso del suddetto tasto, SOLO e unicamente in caso di necessità.