IL DIPARTIMENTO

Il dipartimento può vedere e modificare ciò che fa ciascun docente, nonché operare per conto suo. In aggiunta alla visione docente, il dipartimento disporrà della visione dei conflitti, potrà modificare graduatorie e scelte dei docenti (quindi trasferire le pubblicazioni da un docente all’altro) e potrà monitorare l’avanzamento dei lavori.

Il direttore di dipartimento avrà una schermata simile a quella dei docenti ma con alcune funzionalità in più.

Mentre il docente sotto il riquadro di ricerca disponeva di un’unica riga che lo riguardava, il dipartimento dispone di una riga che riguarda l’attività di dipartimento e tutte le righe seguenti che riguardano la campagna di tutti i docenti afferenti al dipartimento. Il direttore di dipartimento potrà entrare nella campagna del singolo docente ed effettuare le operazioni per conto di quest’ultimo.

Selezionando la prima riga, quella che riguarda la campagna di dipartimento, il direttore accederà a una schermata di questo tipo:

Si segnalano:

Pubblicazioni non selezionate: in questo quadrante sono presenti le pubblicazioni in graduatoria ma NON selezionate.

Pubblicazioni selezionate: pubblicazioni a campagna conclusa selezionate e bloccate sul catalogo (quelle che verranno inviate ad ANVUR). In tale conteggio sono compresi anche i “vale doppio” ed avranno numerosità pari = 2.

ATTENZIONE: in interfaccia del direttore, la numerosità delle “pubblicazioni selezionate” e degli “elementi trovati”, come mostrato nell’immagine sottostante, può differire in quanto la prima tiene conto del vale doppio delle pubblicazioni, mentre la seconda non ne tiene conto.

Il primo pannello: il fatto che due pubblicazioni siano in conflitto non comporta penalizzazioni, come nella precedente VQR, ma comporterà il fatto che il dipartimento avrà una pubblicazione in meno da presentare (perché due hanno scelto la stessa) rispetto al potenziale complessivo. È il primo pannello proprio perché è importante e si presume sia la prima attività che conviene espletare da parte dei dipartimenti, cliccandoci sarà possibile vedere quali siano le pubblicazioni in conflitto.

Saranno disponibili due opzioni: una opzione più “drastica” che consente di deselezionare la pubblicazione e quindi non presentarla per la VQR;  finirà nel tab delle pubblicazioni non selezionate per l’invio ad ANVUR che sono però ancora selezionabili, perché possiedono i requisiti per essere inviate. Un’altra opzione è invece selezionare l’autore a cui associare la pubblicazione; accanto a ciascun autore è indicata anche la posizione in graduatoria. Selezionando uno dei co-autori scomparirà il conflitto e la pubblicazione finirà nel secondo pannello “Pubblicazioni selezionate”. 

In caso di conflitti il direttore può selezionare a quale autore assegnare la pubblicazione. Nell’interfaccia, per il supporto alla scelta del direttore, è presente l’indicazione sul ranking selezionato dall’autore e il profilo A/B (B – politiche di reclutamento, A - personale permanente). In fase di scelta è così possibile decidere se premiare le politiche di reclutamento o il personale permanente.

In questa fase di selezione viene anche mostrato se un autore ha indicato il “vale doppio” per una pubblicazione.

Il secondo pannello: indica il numero di pubblicazioni selezionate per la VQR in azzurro, e in verde (415) il numero massimo di pubblicazioni che potranno essere selezionate entro il termine della campagna, senza esenzioni. In questo pannello il direttore di dipartimento può visionare e ordinare le pubblicazioni, deselezionarle, oppure SOSTITUIRE l’autore.

In fase di selezione dipartimentale è possibile sostituire l’autore anche nel caso di assenza di conflitti. In tal caso, nell’interfaccia è possibile visualizzare:

• in grigio gli autori che non hanno ancora terminato la selezione e la graduatoria. Per tali autori non è possibile assegnare la pubblicazione in esame in quanto non hanno ancora iniziato il processo di selezione.
• In rosso gli autori per i quali è possibile assegnare la pubblicazione in quanto hanno già terminato la graduatoria e la selezione.

La presenza di nd o null è un indicatore che indica che pubblicazione non è ancora stata selezionata, messa in graduatoria o non sono stati integrati i metadati richiesti per quel determinato autore. Per tale ragione, è possibile copiare l’integrazione dei metadati dell’autore dalla quale si desidera spostare la pubblicazione.

In questo caso il docente a cui verrebbe assegnata non ha completato i metadati e la pubblicazione non farebbe parte dei prodotti selezionati; è possibile, per ovviare a questa mancanza, copiare i metadati compilati dal primo docente da cui si sta trasferendo la pubblicazione, come se li avesse digitati proprio il secondo docente a cui la si sta assegnando ex-novo.

Il profilo del docente è visualizzabile anche in fase di deselezione delle pubblicazioni da parte del direttore e dei referenti dipartimentali.

In tal modo è così possibile decidere se premiare le politiche di reclutamento o il personale permanente.

Il terzo pannello : raccoglie quelle pubblicazioni che sono state inserite in graduatoria dai docenti ma che non sono state candidate per la VQR. Sono le cosiddette “pubblicazioni di riserva”. È possibile selezionare le pubblicazioni da questo pannello per trasferirle nel secondo pannello.

Se per caso il docente ha raggiunto il massimo delle pubblicazioni candidabili (0 pubblicazioni selezionabili), in teoria non sarebbe possibile assegnargliene una aggiuntiva. Tuttavia, in una fase ancora di lavorazione, è possibile aggiungerla con l'accortezza poi di rimuovere quella in più. La procedura corretta prevederebbe infatti PRIMA la rimozione della pubblicazione da sostituire e SUCCESSIVAMENTE l'aggiunta della nuova; tuttavia per lasciare maggior flessibilità nelle operazioni è consentito anche l'ordine inverso. In ogni caso, al termine delle operazioni, il sistema verificherà che ciascuna persona abbia non più di 4 pubblicazioni assegnate, altrimenti avviserà dell'incoerenza e sarà possibile concludere le operazioni dipartimentali solo con il numero di pubblicazioni corretto associato a ciascun ricercatore.

Il quarto (e ultimo) pannello: indica i dati generali. In questo tab il sistema mostra semplicemente un quadro sinottico dei propri affiliati e del loro “status di avanzamento lavori” nella procedura.

Nel quarto tab, in interfaccia direttore, è possibile visionare, oltre al sinottico della condizione del docente, anche il suo profilo personale (A/B). Tali dati sono elaborati da ANVUR e recepiti in IRIS.

I dipartimenti possono adottare due tipi di approcci per la campagna VQR

-          Possono decidere di lasciare operare unicamente i docenti durante la prima fase, senza la possibilità di azione per gli operatori dipartimentali. Con finestre temporali tra fase docente e fase dipartimento sfasate.

-          Il docente lavora durante la prima fase, e anche il dipartimento ha la possibilità di agire durante questo periodo. Una volta terminata la fase docente, il dipartimento potrà ancora operare, quindi la finestra temporale della fase dipartimentale si sovrappone alla fase docente e si estende. (il direttore di dipartimento in questo caso potrà vedere il numero azzurro crescere in corso d’opera fino a raggiungere il valore del numero verde).

Il dipartimento, analogamente a quanto accade per il docente, avrà a disposizione un Report per persona, Report per pubblicazione e in aggiunta Report per struttura e Report per pubblicazione (visione struttura). In sintesi ha la stessa reportistica e strumenti del docente con in più gli strumenti e reportistica proprie del dipartimento.

Il Report per struttura permette di avere un quadro sinottico della situazione generale:

Il Report per pubblicazione (struttura) mostra le pubblicazioni associate direttamente al dipartimento:

Questi report possono essere esportati in vari formati, in modo da avere (ad es. su excel) un quadro sinottico su cui capire come muoversi ed elaborabile extra-sistema.

CHIUSURA FASE DIPARTIMENTALE 

Il direttore che opera sulla campagna di dipartimento, prima di procedere alla conclusione la sua campagna deve avere cura di:

• risolvere i conflitti intradipartimentali presenti nel cruscotto
•  verificare che il numero di pubblicazioni che sono state selezionate nelle campagne di IRIS sia concordante  al numero dichiarato sul portale ANVUR (è essenziale che sia stato comunicato il numero di prodotti atteso sul sito ministeriale). IRIS recupera questo dato tutti i giorni sul sito ministeriale e lo aggiorna costantemente ogni notte.  Prima di concludere la graduatoria di dipartimento deve essere già stato riferito sul sito ministeriale il numero di prodotti atteso per dipartimento. (numero blu=numero verde) 

  È essenziale che la definizione del numero di prodotti atteso sia concluso sul sito ministeriale entro il 19 Aprile.

Completati gli ultimi controlli, il direttore potrà procedere alla chiusura con il pulsante “concludi graduatoria di dipartimento”.

Il sistema permette la chiusura della campagna dipartimentale sotto questi determinati vincoli:

1. il numero di pubblicazioni selezionate nel dipartimento deve essere uguale al numero di pubblicazioni atteso
2. le pubblicazioni selezionate devono essere complete dei metadati integrativi e corrette
3. le richieste PDF all'editore devono essere accettate o rifiutate (il sistema non accetta richieste in stato PENDING)
4. non devono essere presenti conflitti all'interno del dipartimento
5. il numero di pubblicazioni per ogni autore non deve essere mai superiore a 4

ATTENZIONE:  Una volta effettuato il click di conclusione campagna dipartimentale NON sarà più possibile riaprirla. Sarà comunque data la possibilità di agire sui prodotti e le selezioni, ma solo da parte degli uffici centrali di ateneo. 

Superati questi vincoli, il sistema procede in uno stato intermedio, definito come “in attesa di invio dati VQR dipartimento”, in quanto il trasferimento di questa grande mole di dati a vqr.cineca.it non avviene in modo sincrono ma richiede un certo periodo di tempo.

La validazione della fase dipartimentale avviene quindi in modo asincrono al “click” sul bottone “concludi graduatoria di dipartimento”.

Quando questa elaborazione viene terminata viene automaticamente inviata una mail alla casella di posta elettronica inserita nel campo “mail per contatto” ( se si desidera inserire più di una mail basterà separarle con "," o ";") nel tab DATI GENERALI, presente nell’interfaccia del direttore di dipartimento (VQR>Selezione pubblicazioni> dati generali). I referenti dipartimentali hanno così la possibilità di essere notificati in tempo reale al momento della fine del trasferimento dei dati.

Una volta effettuato il click di conclusione campagna dipartimentale NON sarà più possibile riaprirla. Sarà comunque data la possibilità di agire sui prodotti e le selezioni, ma solo da parte degli uffici centrali.

Nel caso i vincoli per la validazione della campagna dipartimentale non siano stati rispettati, il sistema rigetterà la validazione della campagna per permettere al dipartimento di correggere eventuali mancanze o errori. Di conseguenza può accadere che il sistema vqr.cineca.it rigetti la campagna per ulteriori controlli, che non vengono effettuati dal nostro sistema, ma da sistema ministeriale. In questo caso arriverà una mail che indica la motivazione legata alla non conformità delle selezioni inviate. Perciò la campagna resterà nello stato precedente alla chiusura “selezione di dipartimento” e il direttore di dipartimento potrà effettuare le correzioni per poter terminare la campagna.

ATTENZIONE: Qualora doveste modificare il numero dei prodotti attesi, dopo aver concluso la campagna, sul sito vqr.cineca.it , la campagna risulterà automaticamente invalida. Sarà possibile ristabilire il valore corretto di selezioni solo a livello di ateneo, poiché la campagna dipartimentale risulterà conclusa e quindi non sarà più possibile operare.

Eventuali modifiche che si rendano necessarie dopo la chiusura della campagna dipartimentale saranno possibili solamente durante la fase di ateneo da parte degli uffici centrali.

N.B : il bottone di chiusura campagna dipartimentale è stato aggiunto in data 15/4/21 in quanto il valore dei prodotti attesi era ancora modificabile dal sito vqr.cineca.it; poichè è fondamentale che sussista una corrispondenza tra i prodotti conferiti e quelli attesi, si è deciso di attendere un momento in cui la maggioranza dei dipartimenti fossero con dati stabili. Inoltre, è stata prorogata la scadenza della comunicazione dei prodotti attesi dal 14 Aprile al 19 Aprile e posticipare su iris tale chiusura dipartimentale poteva penalizzare chi avesse già concluso il lavoro. Questa scelta, tuttavia comporta un rischio legato alla possibilità di modificare il valore dei prodotti attesi sul sito vqr.cineca a posteriori della chiusura della campagna dipartimentale, infatti qualora questo valore non dovesse più coincidere con il valore dei prodotti conferiti, la campagna dipartimentale risulterebbe invalida e non più possibile la chiusura. Ci raccomandiamo pertanto di verificare tali valori prima di procedere alla conferma su entrambi i sistemi 

Una volta che il direttore ha concluso la sua campagna non c’è più necessità di richiudere la campagna per poter apportare delle nuove modifiche, in quanto tali  modifiche si propagano in tempo reale.

LATO ATENEO

L’Ateneo ha la possibilità di monitorare tutti i dipartimenti e l’avanzamento dei lavori di ogni singolo docente o dipartimento. In sintesi, in questa scala gerarchica, l’Ateneo può operare come singolo docente e come singolo dipartimento per dirimere eventuali problemi o conflitti inter-dipartimentali.

Riassumendo, l’utenza di Ateneo può:

• mettere in evidenza e risolvere i conflitti interdipartimentali
• può operare per conto di un docente e monitorare le singole campagne
• monitora l’avanzamento generale dei lavori dell’Ateneo e dei singoli dipartimenti

Il referente di Ateneo, entrando nella sua interfaccia avrà un menù uguale a quello del dipartimento, potrà visionare tutte le campagne di tutti i dipartimenti del proprio Ateneo e tutte le campagne di tutti gli autori associati ai dipartimenti.

Durante l’ultimo step della campagna dipartimentale si attiva il link cliccabile (modifica integrazione) che riapre la form di integrazione metadati, una volta terminate le modifiche e cliccati i tasti “conferma” il prodotto viene rinviato ad ANVUR.

ATTENZIONE! Tale operazione di modifica dei metadati da parte degli uffici centrali è molto onerosa in quanto l’intera campagna dipartimentale viene rinviata al sito ministeriale dopo la modifica dei metadati di un prodotto. Deve essere usata solo in casi di estrema necessità come errori evidenti nella campagna docente.

Queste operazioni non devono quindi essere effettuate frequentemente, in quanto  alterano le selezioni del docente e potrebbero potenzialmente creare problemi di validazione.

Il servizio vqr.cineca.it è configurato in modo che a seguito della modifica di una scheda integrazioni metadati di un prodotto, si invii l’intero set delle pubblicazioni in graduatoria del docente. Questa operazione è molto pesante, soprattutto per chi ha già superato il primo step di validazione.

Vi invitiamo pertanto a fare uso del suddetto tasto, SOLO e unicamente in caso di necessità.