La guida operativa ha lo scopo di descrivere i vincoli tecnologici e le specifiche necessarie per la corretta somministrazione delle prove, da casa, tramite la piattaforma Cineca QUID, per quanto riguarda i docenti ed il personale che fa parte delle commissioniTutor d'aula.
Specifiche Generali
Per svolgere correttamente le proprie attività, la commissione il Tutor d'aula dovrà essere in possesso della seguente dotazione:
- connessione internet;
- computer (fisso o portatile) collegato ad internet, tramite il quale verrà effettuato l'accesso alle piattaforme QUID e Microsoft Teams
- si consiglia, anche se non è obbligatorio, l'uso di 2 monitor (1 monitor esterno aggiuntivo nel caso venga utilizzato un notebook, 2 monitor esterni nel caso si usi un computer fisso)
Computer
Specifiche
Il computer utilizzato dalla commissione dal Tutor d'aula dovrà essere un computer fisso o portatile, collegato ad internet ed alla rete elettrica per tutta la durata della prova.
Il computer dovrà essere dotato di microfono, per supportare le fasi di riconoscimento e video sorveglianza.
Software necessario
Per l'utilizzo di QUID è necessario un normalissimo Browser, dal quale effettuare il collegamento alla pagina https://quid.cineca.it/login_commissione.php?a=Back-Office
L'unico software aggiuntivo da installare sul computer, gratuito, è Microsoft Teams, il cui download può essere effettuato direttamente dalla pagina di Microsoft: https://www.microsoft.com/it-it/microsoft-365/microsoft-teams/download-app#desktopAppDownloadregion
Prima della prova
Microsoft Teams
Per quanto riguarda l'utilizzo di Microsoft Teams, è necessario che il Tutor d'aula crei una propria utenza a Microsoft Teams; è possibile, anzi, consigliabile, usare eventuali utenze già in uso in Ateneo, se previste.
Per fruire al meglio delle potenzialità di Microsoft Teams nella fase di video sorveglianza, si consiglia l'attivazione di una nuova funzionalità che consente la visione contemporanea di un massimo di 49 video.
Per l'attivazione è possibile visionare quanto descritto alla pagina seguente descritto anche qui:
- Accedere a Teams utilizzando le proprie credenziali
- Accedere alle Impostazioni
- Attivare l'opzione "Abilita la nuova esperienza di riunione (le nuove riunioni e chiamate si apriranno in finestre separate; richiede il riavvio di Teams.)"
- Uscire da Teams e riavviare
Da questo momento in poi durante una call, sarà possibile attivare la "Raccolta grande", tenendo in considerazione che:
- La voce "raccolta grande" è abilitabile solo quando sono attivi almeno 10 video, mentre prima la voce è visibile ma non selezionabile
- Talvolta, per la prima attivazione della voce di menù, è necessario ripetere le operazioni indicate ai punti 2, 3, 4 più volte perchè abbiano effetto
Nei giorni precedenti alla prova
Per il Per la corretto svolgimento della prova saranno necessarie alcune informazioni, che saranno inviate alle commissioni al Tutor d'aula qualche giorno prima della prova all'indirizzo mail di Ateneo.
...
- url di connessione al sistema QUID: https://quid.cineca.it/login_commissione.php?a=Back-Office
- credenziali personali di accesso al sistema, valide per tutte le sedute a cui saranno assegnati
- link alla guida operativa del "Giorno della prova"a questa guida operativa
Le sedute alle quali si risulta assegnati, saranno visibili nel sistema QUID 4 giorni lavorativi (vengono escluse le domeniche) prima della prova, vale a dire nel momento in cui non sarà più possibile per gli studenti l'iscriversi a quella specifica seduta.
Da quel momento in poi sarà possibile per il Tutor d'aula effettuare le operazioni preparative per consentire allo studente di gestire al meglio la propria prova.
Il Tutor d’aula deve effettuare tre operazioni:
- Creare il web meeting di riconoscimento e video sorveglianza
- Avviare le sedute
- Inviare agli studenti le istruzioni e le credenziali di accesso
Si consiglia di effettuare queste operazioni 2 o, ancora meglio 3 giorni prima della prova.
Accesso al sistema QUID
L'accesso al sistema avviene tramite il link https://quid.cineca.it/login_commissione.php?a=Back-Office utilizzando le credenziali ricevute via email.
Si accede alla sezione Progetti:
Si sceglie il progetto (Disciplina) a cui si è stati assegnati:
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Nel caso in cui la stessa persona abbia in carico il ruolo di Tutor d'aula su Discipline diverse, avrà un'utenza specifica (coppia username e password) diversa per ciascuna disciplina. Nella mail di assegnazione delle sedute verrà indicato quale utenza occorre usare per la specifica Disciplina. |
Tramite l'icona a forma di freccia sarà possibile visionare tutte le sedute assegnate:
Per ogni prova da seguire, come Tutor d'aula, saranno presenti nel sistema 2 sedute:
- Teco Trasversale: all'orario definito dal Responsabile disciplinare di Ateneo
- Teco Disciplinare: un'ora dopo il Teco Trasversale
Creazione Web meeting di riconoscimento e video sorveglianza
| Tip | ||
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La creazione del web meeting deve essere effettuata solo per la seduta relativa al TECO Trasversale, in quanto il sistema in automatico andrà a proparare lo stesso web meeting anche sul TECO Disciplinare. |
Avvio delle sedute
| Tip | ||
|---|---|---|
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La procedura di avvio delle sedute deve essere effettuata sia sulla seduta di TECO Trasversale che sulla seduta di TECO Disciplinare |
Viene a questo punto prodotta la chiave di accesso alla seduta, necessaria per gli studenti per iniziare la prova.
Invio agli studenti delle istruzioni e credenziali di accesso
| Tip | ||
|---|---|---|
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La procedura di Invio agli studenti dalle istruzioni e credenziali di accesso deve essere effettuata sia sulla seduta di TECO Trasversale che sulla seduta di TECO Disciplinare |
Il sistema propone automaticamente un template della comunicazione da inviare agli studenti, che si consiglia di non modificare, in quanto contiene già tutte le informazioni utili per gli studenti.
Il giorno della prova
Il giorno della prova la commissione dovrà accedere al sistema Cineca QUID per poter iniziare le attività di riconoscimento e video sorveglianza dei candidati.
...
| Tip | ||
|---|---|---|
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La procedura qui descritta sarà la stessa da seguire anche nella giornata adibita alla fase di "collaudo", durante la quale per i candidati sarà possibile testare l'intera procedura. Per la commissione, nel caso in cui sia coinvolta anche in questa giornata preparatoria, la fase di "collaudo" risulta utile per prendere confidenza con la procedura. Anche per il "collaudo" sarà necessario utilizzare le stesse credenziali e lo stesso url di connessione inviati tramite email, come da punto precedente. |
Accesso al sistema QUID
Per accedere alla piattaforma, aprire il link ricevuto via email (https://quid.cineca.it/login_commissione.php?a=Back-Office) ed inserire le credenziali personali.
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Avvio del WebMeeting
Per avviare il WebMeeting di Teams, necessario per la fase di riconoscimento e video sorveglianza, utilizzare il link "accedi" posto nella colonna "Meeting" per la propria seduta.
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Avviare la registrazione del meeting, utilizzando l'icona "..." e successivamente "Avvia registrazione".
Riconoscimento dei candidati
Accedere alla lista dei candidati, cliccando sul numero dei candidati posto nella colonna "Candidati ammessi"
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- Presente: spunta verde
- Assente: spunta gialla
- Non valido: punto esclamativo rosso
Avvio della prova
Alla fine della fase di riconoscimento, è necessario procedere con l'avvio della prova, tornando alla videata "Sessione → Situazione" a cui è possibile accedere utilizzando il tasto "Indietro" posto in basso nella lista dei candidati.
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| Tip | ||
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L'operazione di "Abilita Test" deve essere effettuata solo dopo aver completato la fase di riconoscimento per tutti i candidati ed averne registrato lo stato nel dettaglio del singolo candidato come indicato in precedenza. Questa operazione è quella che consente, ai soli candidati presenti, di poter iniziare il test. |
Durante la prova
Durante lo svolgimento della prova si consiglia di rimanere posizionati, su QUID, sulla videata che contiene la lista dei candidati che si apre ancora cliccando sul numero dei candidati posto nella colonna "Candidati ammessi".
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Nel caso in cui si volesse prendere nota di comportamenti o situazioni non chiare è possibile utilizzare le "Annotazioni" presenti accedendo nel "Dettaglio" del singolo candidato.
Termine della prova
Durante la prova, lo stato del test dei singoli candidati verrà aggiornato a "Terminato" quando le prove saranno consegnate (al momento la pagina non si aggiorna automaticamente ed è necessario premere F5 periodicamente).
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Su QUID a quel punto sarà possibile uscire dal sistema, utilizzando il "Logout" posto nel menù di sinistra.
FAQ
Cosa succede se un candidato si collega in ritardo?
Chi ha organizzato il test darà alla commissione indicazioni precise in merito, per adottare un comportamento uniforme e coerente tra tutte le commissioni.
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- effettuare il riconoscimento, accettando la persona nella call Teams
- registrare la presenza nella pagina di dettaglio del candidato su QUID, operazione che andrà ad abilitare per il candidato la possibilità di iniziare il test
Cosa succede se un candidato perde la connessione a Teams, uscendo dal web meeting?
In un caso del genere il candidato dovrà ricollegarsi nuovamente al web meeting; rientrando verrà portato nuovamente nella sala d'attesa.
Su Teams, in questo caso, la commissione riceverà una notifica del fatto che la persona è in sala d'attesa e dovrà pertanto riammetterla nel meeting.
Cosa occorre fare per bloccare un candidato durante il test, nel caso in cui venga registrata un'irregolarità che comporta l'immediata espulsione dal test?
In un caso del genere occorre:
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