La guida operativa ha lo scopo di descrivere i vincoli tecnologici e le specifiche necessarie per la corretta somministrazione delle prove, da casa, tramite la piattaforma Cineca QUID, per quanto riguarda i Tutor d'aula.

Sommario

Specifiche Generali

Per svolgere correttamente le proprie attività, il Tutor d'aula dovrà essere in possesso della seguente dotazione:

• connessione internet;
• computer (fisso o portatile) collegato ad internet, tramite il quale verrà effettuato l'accesso alle piattaforme QUID e Microsoft Teams
• si consiglia, anche se non è obbligatorio, l'uso di 2 monitor (1 monitor esterno aggiuntivo nel caso venga utilizzato un notebook, 2 monitor esterni nel caso si usi un computer fisso)

Computer

Specifiche

Il computer utilizzato dal Tutor d'aula dovrà essere un computer fisso o portatile, collegato ad internet ed alla rete elettrica per tutta la durata della prova.

Il computer dovrà essere dotato di microfono, per supportare le fasi di riconoscimento e video sorveglianza.

Software necessario

Per l'utilizzo di QUID è necessario un normalissimo Browser, dal quale effettuare il collegamento alla pagina https://quid.cineca.it/login_commissione.php?a=Back-Office

L'unico software aggiuntivo da installare sul computer, gratuito, è Microsoft Teams, il cui download può essere effettuato direttamente dalla pagina di Microsoft: https://www.microsoft.com/it-it/microsoft-365/microsoft-teams/download-app#desktopAppDownloadregion

Microsoft Teams

Per quanto riguarda l'utilizzo di Microsoft Teams, è necessario che il Tutor d'aula crei una propria utenza a Microsoft Teams; è possibile, anzi, consigliabile, usare eventuali utenze già in uso in Ateneo, se previste.

Per fruire al meglio delle potenzialità di Microsoft Teams nella fase di video sorveglianza, si consiglia l'utilizzo di una funzionalità che consente la visione contemporanea di un massimo di 49 video.

Durante una call, è possibile attivare la "Raccolta grande", tenendo in considerazione che la voce "raccolta grande" è abilitabile solo quando sono attivi almeno 10 video, mentre prima la voce è visibile ma non selezionabile

Nei giorni precedenti alla prova

Per il corretto svolgimento della prova saranno necessarie alcune informazioni, che saranno inviate al Tutor d'aula qualche giorno prima della prova all'indirizzo mail di Ateneo.

La mail conterrà:

• url di connessione al sistema QUID: https://quid.cineca.it/login_commissione.php?a=Back-Office
• credenziali personali di accesso al sistema, valide per tutte le sedute a cui saranno assegnati
  
• link a questa guida operativa

Il Tutor d’aula nei giorni precedenti alla prova deve effettuare tre operazioni:

• Creare il web meeting di riconoscimento e video sorveglianza (se prevista)
  
• Avviare le sedute
• Inviare agli studenti le istruzioni e le credenziali di accesso

Si consiglia di effettuare queste operazioni 2 giorni prima della prova.

Accesso al sistema QUID

L'accesso al sistema avviene tramite il link https://quid.cineca.it/login_commissione.php?a=Back-Office utilizzando le credenziali ricevute via email.

Si accede alla sezione Progetti:

Si sceglie il progetto (Disciplina) a cui si è stati assegnati:

Tramite l'icona a forma di freccia sarà possibile visionare tutte le sedute assegnate:

Per ogni prova da seguire, come Tutor d'aula, saranno presenti nel sistema 2 sedute:

• Teco Trasversale: all'orario definito dal Responsabile disciplinare di Ateneo
• Teco Disciplinare: un'ora dopo il Teco Trasversale
  

• Creazione Web meeting di riconoscimento e video sorveglianza
  
  Nel caso si voglia procedere ad una somministrazione in presenza, è possibile:
  
  -bypassare la creazione del web meeting aprendo una segnalazione all'helpdesk Cineca (specificando l'Id seduta) utilizzando il link https://verificheonline.cineca.it/support.php
  -sempre tramite helpdesk, richiedere il file QUID.seb per predisporre completamente i computer di laboratorio (oltre alla necessaria installazione del programma SEB)
  
  

Utilizzo della piattaforma di Web Meeting Teams Cineca

Utilizzo di una propria piattaforma di Web Meeting

Nel caso in cui si voglia, o si debba, utilizzare una propria piattaforma di Web Meeting (ad esempio Google Meet o altre piattaforme) sarà sufficiente:

• Creare la call direttamente sulla propria piattaforma
• Copiare il link alla call direttamente dentro a QUID, nei due attributi "Link Web Meeting per responsabile esame" e "Link Web Meeting per candidato"
• Premere il pulsante "Modifica"
  
  

Avvio delle sedute

Viene a questo punto prodotta la chiave di accesso alla seduta, necessaria per gli studenti per iniziare la prova.

Invio agli studenti delle istruzioni e credenziali di accesso

Il sistema propone automaticamente un template della comunicazione da inviare agli studenti, che si consiglia di non modificare, in quanto contiene già tutte le informazioni utili per gli studenti.

Il giorno della prova

Il Tutor d’aula il giorno della prova deve effettuare cinque operazioni:

• Avvio del webmeeting e riconoscimento degli studenti
  
• Registrare le presenze
• Dare il via alla prova
• Monitorare lo svolgimento della prova
• Chiudere le operazioni

Il giorno della prova il Tutor d’aula dovrà accedere al sistema Cineca QUID per poter iniziare le attività di riconoscimento e video sorveglianza dei candidati.

L'accesso al sistema avviene sempre dal link https://quid.cineca.it/login_commissione.php?a=Back-Office, con le stesse modalità descritte in precedenza

Avvio del WebMeeting

Per avviare il WebMeeting di Teams, necessario per la fase di riconoscimento e video sorveglianza, utilizzare il link "accedi" posto nella colonna "Meeting" per la propria seduta.

Se non si apre in automatico Microsoft Teams, confermarne l'apertura alla popup che comparirà:

Inserire, se richieste, le proprie credenziali di accesso a Microsoft Team

Accedere alla call:

1) disabilitando la webcam

2) abilitando l'audio

3) utilizzando il pulsante "Partecipa ora"

Riconoscimento degli studenti

Accedere alla lista dei candidati, cliccando sul numero degli studenti posto nella colonna "Candidati ammessi"

Verrà a questo punto visualizzata la lista degli studenti ammessi al sostenimento della prova, in ordine alfabetico.

Nella parte destra della schermata, viene sempre visualizzata la chat che consentirà al Tutor d'aula ed agli studenti di comunicare in caso di necessità, durante tutto lo svolgimento della prova.

Se volete, è possibile inserire un messaggio di benvenuto nella chat, che sarà visualizzato dagli studenti nel momento in cui accederanno alla piattaforma, ad esempio:

Benvenuti

Inquadrate il QR code con il secondo dispositivo per accedere a Teams ed attendete di essere chiamati per la fase di riconoscimento

Nel frattempo non abbandonate la vostra postazione d'esame

Solo dopo che sarà terminata la fase di riconoscimento per tutti gli studenti e saremo pronti per iniziare il test, si abiliterà il pulsante di "Inizio Test"

Man mano che gli studenti entreranno nella call Teams, verranno collocati nella "sala d'attesa".

Verrà visualizzato un messaggio simile a questo ogni volta che una nuova persona entrerà nella sala d'attesa:

Premendo l'icona "mostra partecipanti", si aprirà una sezione nella quale vengono mostrati tutti gli studenti in sala d'attesa, che andranno accettati uno alla volta usando l'icona a forma di spunta.

Su QUID, accedere al dettaglio del singolo studente, utilizzando l'icona "lente d'ingrandimento" posta nella colonna "Dettaglio"

Tramite i dati contenuti nella pagina di dettaglio dello studente, sarà possibile verificarne l'identità, confrontando i dati forniti dal sistema con quanto esibito dallo studente tramite Teams.

SE E' STATA RICHIESTA LA SOMMINISTRAZIONE IN PRESENZA, LA REGISTRAZIONE DELLE PRESENZE NELLA PAGINA DI DETTAGLIO NON E' PIU' NECESSARIA

Su QUID, sempre nella pagina di dettaglio, registrare la presenza degli studenti tramite l'apposito attributo "Presenza" e confermare l'operazione tramite il pulsante "Salva"

Tornando nella lista candidati la presenza del candidato sarà visibile direttamente tramite la colonna "Stato del candidato", che mostrerà l'icona di colore verde.

Dopo aver concluso la fase di riconoscimento per ogni studente, occorre entrare nel dettaglio degli eventuali candidati assenti per registrare lo stato "Assente", confermando l'operazione utilizzando il tasto "Salva".

Gli studenti per i quali effettuare l'operazione saranno quelli che, al termine della fase di riconoscimento, avranno nella colonna "Stato del candidato"  l'icona di colore blu.

Alla fine della fase di riconoscimento la lista dei candidati ammessi non dovrà più contenere indicatori di presenza blu, e si dovrebbe pertanto avere una situazione simile a questa, contenente:

• Presente: spunta verde
• Assente: spunta gialla
  
• Non valido: punto esclamativo rosso
  

Avvio della prova

SE E' STATA RICHIESTA LA SOMMINISTRAZIONE IN PRESENZA, L'AVVIO DELLA PROVA NON SARA' PIU' NECESSARIO (il semaforo non sarà più attivo e visibile)

Alla fine della fase di riconoscimento, è necessario procedere con l'avvio della prova.

Per avviare la prova occorre cliccare sul semaforo "rosso" presente nella colonna "Abilita Test" confermando l'operazione.

Dopo la conferma dell'operazione, il semaforo di controllo, posto nella colonna "Abilita Test", verrà aggiornato al colore verde:

Durante la prova

Durante lo svolgimento della prova si consiglia di rimanere posizionati, su QUID, sulla videata che contiene la lista degli studenti che si apre ancora cliccando sul numero dei candidati posto nella colonna "Candidati ammessi".

Da questa videata è possibile monitorare lo stato del test di ogni singolo studente (al momento la pagina non si aggiorna automaticamente ed è necessario premere F5 periodicamente) e, nella parte destra, verificare se qualche studente richiede assistenza utilizzando la chat.

Contemporaneamente, tramite Microsoft Teams, è possibile effettuare la videosorveglianza, verificando che non ci siano comportamenti non corretti da parte degli studenti.

Nel caso in cui si volesse prendere nota di comportamenti o situazioni non chiare è possibile utilizzare le "Annotazioni" presenti accedendo nel "Dettaglio" del singolo candidato.

Termine della prova Trasversale ed inizio della prova Disciplinare

Durante la prova, lo stato del test dei singoli studenti verrà aggiornato a "Terminato" quando le prove saranno consegnate (al momento la pagina non si aggiorna automaticamente ed è necessario premere F5 periodicamente).

Al termine della prova TECO Trasversale, dopo alcuni minuti di riposo, sarà necessario ripetere le operazioni indicate in precedenza, spostandosi sulla prova relativa al TECO Disciplinare, considerando che:

• Il meeting di riferimento è lo stesso per entrambe le prove, quindi sia il Tutor d’aula che gli studenti possono rimanere nello stesso web meeting

•  Le presenze registrate sulla Seduta relativa al TECO Trasversale vengono automaticamente riportate anche sul TECO Disciplinare
  

• Occorre effettuare la fase di Avvio della prova sul TECO Disciplinare, quando pronti, così da dare il via al test Disciplinare

Termine della prova Disciplinare e chiusura attività

Una volta concluso anche il TECO Disciplinare è necessario registrare la conclusione di entrambi i turni (nel caso sia somministrato il solo TECO Trasversale, solo dell'unico turno).

Su QUID a quel punto sarà possibile uscire dal sistema, utilizzando il "Logout" posto nel menù di sinistra.

FAQ

Come posso verificare se la mia utenza Teams mi permette di utilizzare QUID utilizzando la piattaforma di Web Meeting Teams di Cineca?

E' possibile verificare preliminarmente se la propria utenza Teams, le cui specifiche sono state descritte nei capitoli precedenti, sia compatibile per l'uso all'interno della piattaforma di Web Meeting Teams di Cineca, senza limitazioni che possano creare problemi durante lo svolgimento delle prove.

A tal proposito consigliamo quindi ai Tutor d'aula di effettuare queste operazioni per tempo, così da poter anticipare eventuali problemi.

Le operazioni descritte possono essere realizzate dopo aver completato le operazioni descritte nella sezione Nei giorni precedenti alla prova, almeno fino alla sezione "Creazione Web meeting di riconoscimento e video sorveglianza".

Accedere a QUID, trovare la lista delle proprie sedute ed utilizzare il link "accedi" posto nella colonna "Meeting" per la propria seduta.

Se non si apre in automatico Microsoft Teams, confermarne l'apertura alla popup che comparirà:

Inserire, se richieste, le proprie credenziali di accesso a Microsoft Team

Non effettuare l'accesso come ospite, ma entrare obbligatoriamente utilizzando la propria utenza.

Se tutto va bene, verrà visualizzata una videata come questa, nella quale viene indicato di essere "in attesa di altri partecipanti".

Questo significa che il proprio utente è compatibile con la piattaforma Teams di Cineca, pertanto si potrà utilizzare questa modalità di accesso.

Se invece ci sono problemi, verrà visualizzata una videata come questa, nella quale viene indicato che "Appena inizia la riunione, avviseremo gli utenti che sei in attesa".

Questo significa che il proprio utente NON è compatibile con la piattaforma Teams di Cineca, pertanto non si potrà utilizzare questa modalità di accesso.

Consigliamo quindi di contattare il supporto Cineca per comunicare l'esito di questo controllo e verificare con loro di aver fatto la prova correttamente.

Cosa succede se un candidato si collega in ritardo?

A livello di sistema, se occorre accettare un candidato in ritardo, che quindi si è presentato alla fase di riconoscimento dopo che è già stato dato l'"Avvio della prova", sarà necessario operare come nei casi sopra descritti, pertanto sarà necessario:

• effettuare il riconoscimento, accettando la persona nella call Teams
• registrare la presenza nella pagina di dettaglio del candidato su QUID, operazione che andrà ad abilitare per il candidato la possibilità di iniziare il test
• solo in questo caso sarà necessario registrare la presenza manualmente sia sulla seduta Trasversale che su quella Disciplinare
  

Cosa succede se un candidato perde la connessione a Teams, uscendo dal web meeting?

In un caso del genere il candidato dovrà ricollegarsi nuovamente al web meeting; rientrando verrà portato nuovamente nella sala d'attesa.

Su Teams, in questo caso, la commissione riceverà una notifica del fatto che la persona è in sala d'attesa e dovrà pertanto riammetterla nel meeting.

Cosa occorre fare per bloccare un candidato durante il test, nel caso in cui venga registrata un'irregolarità che comporta l'immediata espulsione dal test?

In un caso del genere occorre:

• effettuarne l'espulsione da Teams
• registrare l'accaduto, accedendo al dettaglio del candidato ed utilizzando il campo "Annotazioni"
• al termine del test segnalare l'accaduto agli organizzatori per escludere il candidato dalla lista degli esiti
  

Per assistenza tecnica: contattare il Supporto TECO