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Il processo è leggermente diverso a seconda che il richiedente inserisce inserisca nella richiesta le spese che sa essere di natura prepagata o se l’ateneo ha attivo per alcune tipologie di spesa la gestione delle prenotazione tramite un’ufficio un ufficio preposto.
Nel primo caso , se il richiedente si limita ad inserire le spese, una volta che lui ha confermato la sua richiesta serve l’autorizzazione dei responsabili per poter vedere queste spese nella gestione delle spese pregate; se la richiesta non è in stato autorizzato, le spese non sono visibili. Figura 1
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- Perché questa funzionalità sia visibile agli utente utenti per utilizzarla, bisogna attivare il diritto : DG96_GESTIONE_SPESE_PREPAGATE_DA_MISSIONI
- Per poter salvare il documento invece è necessario definire una Causale di acquisto di default , andando nel menù Area amministrativa--> Configurazioni contabili --> Parametri contabili e ricercare la chiave secondaria “CAUSALE_ACQUISTO_DEFAULT” per l’anno d’interesse.
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Entrando nella funzione per prima cosa il sistema chiede di inserire la tipologia del documento che voglio creare, chi è l’intestatario del documento e una descrizione. Figura 7
Figura 7
Tipo documento | Campo obbligatorio. Inserire il tipo documento che si vuole creare , può essere scelto tra Ordine e Pre-generico uscita. |
Intestatario del documento | Campo obbligatorio. Inserire l’intestatario del documento che stiamo andando a creare, da ricercare all’interno della rubrica. |
Descrizione del documento | Campo obbligatorio. Inserire la descrizione del documento. |
Selezionando il tipo documento , la procedura restituisce ulteriori campi da compilare per recuperare tutte le spese non ancora associate a ordine o pre-generico di uscita. Figura 8
CRITERI DI RICERCA SPESE PREPAGATE
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Figura 8
Unità Org. | Campo obbligatorio. Va indicata l'Unità Organizzativa in cui deve essere creato il documento , che è la stessa su cui è inserita l’autorizzazione missione. In questo campo va indicato il codice anagrafico della UO. Nel caso non lo si conosca, lo si potrà ricercare attivando l'apposita look up |
Campo attività | Campo obbligatorio. Si dovrà scegliere tra: istituzionale, commerciale e promiscuo |
| Anno | Campo facoltativo. Va indicata l'anno in cui si vogliono ricercare le missioni. |
Tipo spesa | Campo facoltativo. Va indicata la tipologia di spesa specifica da ricercare. Nel caso non lo si conosca, lo si potrà ricercare attivando l'apposita look up |
Data inizio | Campo facoltativo. Va indicato il periodo di inizio a cui si riferisce l’autorizzazione missione. |
Data fine | Campo facoltativo. Va indicato il periodo di fine a cui si riferisce l’autorizzazione missione. |
Fornitore | Campo facoltativo. Va indicato il fornitore che è stato indicato nella spesa. Nel caso non lo si conosca, lo si potrà ricercare attivando l'apposita look up |
Luogo di destinazione | Campo facoltativo. Va indicato il luogo di destinazione a cui si riferisce l’autorizzazione missione. Per indicare l'informazione è possibile inserire direttamente il luogo, oppure inserire una parte del nome del luogo e lo si potrà ricercare attivando l'apposita look up |
Codice percipiente | Campo facoltativo. Va indicato il percipiente a cui si riferisce l’autorizzazione missione. Nel caso non lo si conosca, lo si potrà ricercare attivando l'apposita look up |
ELENCO PERCIPIENTI
Figura 9
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Se ci dovessero essere degli erroreerrori, per cui non è possibile creare il dg, basta ritornare il sistema li segnalerà nella parte superiore della schermata. Figura 15
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