Funzionalità che permette di gestire da un punto di vista dell’ufficio acquisti , le spese prepagate inserite nel modulo missioni.
Si rivolge solo ad una parte degli utilizzatori di u-gov e nello specifico per coloro che hanno attivo il modulo U-web Missioni; questo perché vengono lette le informazioni dalle spese /prenotazioni prepagate presenti nel DG autorizzazione missione.
La funzione crea documenti gestionali di tipo Ordine o Pre-generico di uscita per permettere di creare la scrittura COAN anticipata di budget.
Il processo è leggermente diverso a seconda che il richiedente inserisca nella richiesta le spese che sa essere di natura prepagata o se l’ateneo ha attivo per alcune tipologie di spesa la gestione delle prenotazione tramite un ufficio preposto.
Nel primo caso , se il richiedente si limita ad inserire le spese, una volta che lui ha confermato la sua richiesta serve l’autorizzazione dei responsabili per poter vedere queste spese nella gestione delle spese pregate; se la richiesta non è in stato autorizzato, le spese non sono visibili. Figura 1
Figura 1
Quanto è attivo il modulo delle prenotazioni , per le spese prenotate allora servono due passaggi perché siano visibile nella gestione delle spese.
Come nel primo caso c’è bisogno dell’autorizzazione dei responsabili, ma c’è anche bisogno che la spesa sia stata prenotata. Solo dopo queste due azioni, sarà visibili nella gestione delle spese pregate. Figura 2
Figura 2
Tornando ad uno degli scopi per la creazione di Ordine o Pre-generico di uscita , cioè l’accantonamento del budget, è fondamentale che il documento autorizzazione missione abbia l’estensioni valorizzate.
Per chi avesse attivo il visto contabile, l’estensioni saranno sempre valorizzate, quindi non si incorre in questo problema; l’attenzione la deve avere chi non ha il visto contabile obbligatorio.
All’interno del menù di u-gov Area amministrativa → Configurazioni contabili → Gestisci Codici Bene Servizio
Figura 3 e 4
Figura 3
Figura 4
Figura 5
La funzionalità è presente nel menù
Area amministrativa--> Documenti gestionali --> Procedure → Gestione spese prepagate da missioni Figura 6
Figura 6
DATI DOCUMENTO DI ACQUISTO
Entrando nella funzione per prima cosa il sistema chiede di inserire la tipologia del documento che voglio creare, chi è l’intestatario del documento e una descrizione. Figura 7
Figura 7
Tipo documento | Campo obbligatorio. Inserire il tipo documento che si vuole creare , può essere scelto tra Ordine e Pre-generico uscita. |
Intestatario del documento | Campo obbligatorio. Inserire l’intestatario del documento che stiamo andando a creare, da ricercare all’interno della rubrica. |
Descrizione del documento | Campo obbligatorio. Inserire la descrizione del documento. |
Selezionando il tipo documento , la procedura restituisce ulteriori campi da compilare per recuperare tutte le spese non ancora associate a ordine o pre-generico di uscita. Figura 8
CRITERI DI RICERCA SPESE PREPAGATE
Figura 8
Unità Org. | Campo obbligatorio. Va indicata l'Unità Organizzativa in cui deve essere creato il documento , che è la stessa su cui è inserita l’autorizzazione missione. In questo campo va indicato il codice anagrafico della UO. Nel caso non lo si conosca, lo si potrà ricercare attivando l'apposita look up |
Campo attività | Campo obbligatorio. Si dovrà scegliere tra: istituzionale, commerciale e promiscuo |
| Anno | Campo facoltativo. Va indicata l'anno in cui si vogliono ricercare le missioni. |
Tipo spesa | Campo facoltativo. Va indicata la tipologia di spesa specifica da ricercare. Nel caso non lo si conosca, lo si potrà ricercare attivando l'apposita look up |
Data inizio | Campo facoltativo. Va indicato il periodo di inizio a cui si riferisce l’autorizzazione missione. |
Data fine | Campo facoltativo. Va indicato il periodo di fine a cui si riferisce l’autorizzazione missione. |
Fornitore | Campo facoltativo. Va indicato il fornitore che è stato indicato nella spesa. Nel caso non lo si conosca, lo si potrà ricercare attivando l'apposita look up |
Luogo di destinazione | Campo facoltativo. Va indicato il luogo di destinazione a cui si riferisce l’autorizzazione missione. Per indicare l'informazione è possibile inserire direttamente il luogo, oppure inserire una parte del nome del luogo e lo si potrà ricercare attivando l'apposita look up |
Codice percipiente | Campo facoltativo. Va indicato il percipiente a cui si riferisce l’autorizzazione missione. Nel caso non lo si conosca, lo si potrà ricercare attivando l'apposita look up |
ELENCO PERCIPIENTI
Figura 9
Riporta tutti i percipienti inseriti nei criteri di ricerca
ELENCO SPESE PREPAGATE
Figura 10
Dopo aver impostato tutti i filtri di ricerca e cliccato sul pulsante
, riporta tutte le spese autorizzate e/o prenotate ,recuperate in base ai criteri impostati.
Le spese recuperate risultano essere tutte selezionate; tramite il pulsante
è possibile deselezionare e/o selezionare le spese desiderate.
Tramite il pulsante 
invece è possibile deselezionare e/o selezionare tutte le spese in una volta. Figura 11
Figura 11
Dal momento che si sono selezionate tutte le spese, si attiva un pannello nella parte sottostante Figura 12
Figura 12
Cliccando sul pulsante
potrebbe restituire il seguente messaggio : Figura 13
Figura 13
Procedendo con la creazione del dg, se non sono presenti errori la procedura mostra l’id dg creato Figura 14
Figura 14
Si si vuole procedere con l’inserimento di un nuovo ordine o pre- generico basta cliccare sul pulsante 
oppure è possibile collegarsi direttamente al dg creato tramite il codice documento, che porterà all’ordine creato in bozza.
Se ci dovessero essere degli errori, per cui non è possibile creare il dg, il sistema li segnalerà nella parte superiore della schermata. Figura 15
Figura 15
. Selezionata la UO, il sistema valorizzerà i due campi successivi: codice e denominazione.
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