Il Documento Gestionale (DG) è l'elemento cardine dell'architettura configurabile di U-GOV. Il DG rappresenta un passo in un generico processo, ha struttura del tipo testata - dettaglio. Il DG ha il compito primario di riportare tutte le informazioni che definiscono gli eventi gestionali associati a una sezione di processo e di attivare le registrazioni contabili (o di altro tipo) necessarie.
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Documenti e cicli gestionali rappresentano quindi il nucleo configurabile del sistema.
Tutti i cicli gestionali hanno alcune caratteristiche comuni:
- rappresentano un iter procedurale che persegue un risultato finale rappresentato in genere dalla registrazione di un movimento;
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- ad essi è associato il concetto di stato complessivo di avanzamento rappresentato da una serie di documenti gestionali (DG) che, con le loro variazioni, attestano il verificarsi di determinati eventi gestionali.
I motori di registrazione sono invece l'anima transazionale del sistema ed i componenti che implementano le logiche specifiche delle diverse aree funzionali. Sono attivati a partire dai documenti gestionali ed hanno il compito di elaborare le informazioni provenienti da questi, generare le opportune movimentazioni/registrazioni ed aggiornare le anagrafiche. Tali operazioni eseguite dai motori sono quindi indotte da un qualche evento gestionale che viene comunicato ai motori attraverso i DG.
I motori presenti nei vari cicli gestionali sono:
- motore di contabilità generale (Coge): effettua le registrazioni in COGE;
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- motore dell'inventario: registra le movimentazioni degli articoli a patrimonio.
Per poter effettuare le registrazioni dei DG e le elaborazioni nei motori, occorre valorizzare i contesti, che sono rispettivamente definiti da:
- Modulo Documenti Gestionali anno e l’unità organizzativa (UO);
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- Modulo Inventario esercizio e inventario.
L’unità organizzativa rappresenta la gerarchia trasversale a tutti gli applicativi U-GOV.
Nel mondo contabile, invece, sono presenti l’unità economica e l’unità analitica. La scelta del contesto è quindi necessaria per attivare i motori contabili COGE e COAN. La COGE è la contabilità ufficiale di riferimento, che produce le movimentazioni in partita doppia, mentre la COAN è una contabilità interna che sostituisce il bilancio di previsione della contabilità finanziaria e permette il controllo di disponibilità in sede di effettuazione della spesa.
Struttura generale del documento gestionale
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Tutti i DG condividono una struttura di base comune che supporta tutte le informazioni. La struttura di un documento gestionale è del tipo testata - righe di dettaglio, arricchita attraverso l'uso di estensioni.
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Con il termine tipo DG ci si riferisce all’intera struttura testata/dettaglio del documento; questo implica che non sono ammessi documenti con testata di un tipo e dettagli di un altro o dettagli di tipi diversi collegati ad un’unica testata.
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