Oltre alla gestione delle aule, degli edifici, delle indisponibilità e delle sovrapposizioni, University Planner consente ai soli utenti con ruolo supervisore / configuratore di consultare tutte le rimanenti anagrafiche della didattica (Calendari, Corsi, Partizioni, etc...) e di intervenire sulle anagrafiche delle Persone e dei Tipi evento.
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Queste due tipologie di anagrafiche extra-didattiche sono molto importanti in quanto:
- dalla prima si assegnano i RUOLI alle persone ed è possibile attivarle/disattivarle,
- dalla seconda è possibile creare TIPI EVENTO ad hoc e valorizzare le tipologie di attività previste..
I corsi
Tra le anagrafiche legate alla didattica di particolare rilievo è l'anagrafica dei corsi in quanto, nonostante si tratti di anagrafiche bloccate, consente di definire per ciascun corso quali sono gli edifici primari e secondari in cui è auspicabile vengano pianificate le attività che vertono sul corso.
Per ciascuno di questi due campi è possibile specificare uno o più edifici che saranno proposti come filtro di default al momento dell'assegnazione manuale delle aule delle attività del corso (senza fare differenza tra edificio primario e secondario) e verranno altresì utilizzati dal motore di ottimizzazione per assegnare in maniera razionale gli spazi alle attività didattiche (in questo caso prima si effettua un tentativo di assegnazione degli spazi degli edifici primari, scalando sugli edifici secondari solo in caso non siano sufficienti).
Sono inoltre presenti due campi "Corso di precedente istituzione" e "Corso di nuova istituzione" che permettono di istituire una relazione tra vecchio Corso di studio e nuovo Corso di studio nel caso di cambiamenti normativo/organizzativi che vedono un nuovo Corso di studio, attivo, sostituire un altro Corso di studio, disattivato.
I due campi sono compilabili sia manualmente che alla fonte UGOV-DI e verranno scritti dall'integrazione, laddove presente anche lì.
Una volta che un corso viene disattivato alla fonte (GDA, ESSE3, UGOV-DI o altro) questo viene marcato come "Disattivato" valorizzando l'anno accademico di disattivazione. In questo modo non sarà più proposto durante la procedura di creazione di un evento.
I percorsi
Anche i Percorsi costituiscono un'anagrafica legata alla didattica di particolare rilievo. Sono, come i Corsi, tipicamente importati da una fonte esterna (ESSE3, GDA, UGOV...), ma vale la pena di illustrare il comportamento di due dati specifici (gestibili alla fonte della didattica ESSE3/UGOV/GDA).
- Flag "Percorso comune": se attivo, costituisce una marcatura "ufficiale" di quello che è il percorso Comune. In base a questa marcatura vengono mostrati sempre anche gli impegni del percorso marcato come "comune", oltre a quelli del percorso specifico scelto, nel Portalino attività e nei Calendari pubblici di ESSE3 (Area autenticata di WEBESSE3>Libretto studente>pulsante Visualizza orario)
- Flag "Percorso visibile su web": se attivo, nei filtri disponibili del Portalino attività (>>20. Portalino attività) il percorso in questione comparirà all'utente, altrimenti no.
N.B.: Per ottenere questo effetto, utile per limitare il numero di percorsi visibili all'utente evitando che veda percorsi vecchi o obsoleti, è necessario, inoltre, che il parametro di configurazione amministratore>Portalino "Mostra anche percorsi nascosti" sia abbassato.
Quando il flag "Mostra anche percorsi nascosti" è abbassato:
- se sui percorsi il flag "Visibile da web" è abbassato, nel portalino non li vedo.
- se sui percorsi il flag "Visibile da web" è alzato, nel portalino li vedo.
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Le persone
Tutte le persone presenti in UP si trovano sotto Anagrafica > Persone.
Se si utilizza come contesto "QUALSIASI" vengono mostrate tutte le persone legate ad almeno un contesto (come docenti ossia presenti nel tab "DOCENTI" del contesto o come utenti ossia presenti del tab "UTILIZZATORI" del contesto).
Se si utilizza come contesto "ASSENTE" vengono mostrate tutte le persone che non sono legate ad alcun contesto quindi di fatto non possono operare su UP (come UTILIZZATORI) né essere utilizzate nella pianificazione (come DOCENTI).
E' inoltre presente il bottone a scorrimento "Mostra anche gli utenti non utilizzatori del contesto (presenti nel tab "docenti")" posizionato nella parte alta dello schermo che consente di mostrare/nascondere dalla visualizzazione tutte le persone che non rientrano tra gli UTILIZZATORI di UP, ossia che non sono presenti nell'omonimo tab dei contesti. Questo bottone come default non mostra i non utilizzatori di UP per cui se si sta cercando un utente privo di ruolo e di contesto è necessario attivarlo.
È possibile modificare l'Unità Organizzativa del docente. Eventuali modifiche a questo campo verranno tuttavia sovrascritte se il dato è valorizzato anche nel sistema esterno di gestione dell'Offerta e importato in UP.
Da Anagrafiche > Persone è possibile filtrare gli utenti, oltre che per i loro dati anagrafici, anche per:
- ruolo/i assegnato/i (anche ruolo assente/qualsiasi);
- contesti di appartenenza;
- stato di docente (si/no).
- attivo (si/no): le persone disattivate non possono accedere ad UP.
Pur essendo informazioni in sola lettura, queste novità rendono l'anagrafica delle Persone molto utile sia per fornire supporto agli utenti in caso di problemi di autenticazione, sia per mantenere aggiornato il team di lavoro assegnato ad ogni contesto.
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Se si desidera modificare la visibilità delle colonne basta cliccare sull'icona "colonne" in alto a destra e selezionare i dati da mostrare.
Come disattivare/ri-attivare gli utenti
Nelle mani dei soli supervisori e configuratori c'è anche la possibilità di disabilitare/ri-attivare gli utenti presenti in UP.
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Tutte le regole e le modalità per assegnare ruoli alle persone sono illustrate nel capitolo "Gestire ruoli, utenti e contesti".
Come far sottoscrivere automaticamente dei filtri agli utenti
Per facilitare il lavoro di chi utilizza UP, è possibile richiedere via ticket che durante l'importazione degli utenti dall'integrazione con il gestionale dell'offerta, o durante l'auto-provisioning, venga attivata la sottoscrizione automatica di un set limitato di filtri agli utenti con username valorizzato e che atterrano in University Planner con almeno un ruolo. I filtri da predisporre per la sottoscrizione automatica devono essere di tipo "CONDIVISO" con TUTTI I CONTESTI (Contesto: "Qualsiasi").
Si veda: UP2 - Appendice: Offerta Didattica#Configurazione (per l'import utenti dal gestionale dell'offerta); (Configurare UP#Configurazioneamministratori per l'autoprovisioning)
Come assegnare i ruoli
Ogni utente censito su University Planner può avere uno o più ruoli a seconda dell'attività che deve svolgere sull'applicativo. Un utente privo di qualsiasi ruolo può accedere solo come spettatore, ossia può consultare i dati presenti in UP ma non ha alcuna possibilità di intervenire su di essi. Al fine di rendere più chiara la distinzione tra i vari ruoli assegnabili è stato inserito un allegato al manuale che consigliamo di stampare: "UP2 - Appendice: Ruoli".
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- approvatoreSovrapposizioni: può gestire le sovrapposizioni creando eccezioni quando necessario.
- confermatore: può gestire le prenotazioni delle aule del contesto di appartenenza (vedi paragrafo "I contesti" per la corretta configurazione).
- configuratore: può intervenire sulle anagrafiche (eccetto Contesti e con limitazioni su Persone) del contesto di appartenenza.
- configuratoreAule: si occupa unicamente della gestione delle aule del proprio contesto (non compatibile con CONFIGURATORE) e degli edifici.
- consultaImpegniPersonali: vede in sola lettura tutti gli impegni di cui è docente.
- creatoreEventi: può creare, modificare e pianificare eventi già esistenti e esistenti e riceve le notifiche riguardo le variazioni del variazioni del contesto di appartenenza. Può modificare qualsiasi link pubblicocreare nuovi eventi/impegni.
- creatoreImpegniPersonali: può creare, modificare e pianificare eventi personali, non può intervenire su quelli altrui. Vede solo i propri eventi/impegni. (non compatibile con PIANIFICATORE e CREATORE EVENTI). Le tipologie di evento disponibili per il creatoreImpegniPersonali sono configurabili da Anagrafiche > Tipi evento (utilizzando l'opzione "Visibile a Creatore impegni personali").
- creatoreIndisponibilità: può creare eventi di tipo "indisponibilità" legate al proprio contesto di appartenenza (eventualmente anche indisponibilità parziali legate a tutti i contesti - vedi paragrafo Configura UP).
- delegaPreferenze: può modificare/inserire le preferenze dei docenti dal modulo "Preferenze docente"
- docente: può inserire le proprie preferenze circa la formulazione dell'orario.
- gestoreCentroLinguistico: può gestire le attività del Centro Linguistico (ossia provenienti dall'applicativo CLA - Centro Linguistico di Ateneo)
- gestoreSimulazione: può utilizzare l'algoritmo per la generazione dell'orario accademico delle lezioni.
- pianificatore: può intervenire sulla pianificazione degli eventi del proprio contesto di appartenenza (non compatibile con CREATOREIMPEGNIPERSONALI). Può Può modificare qualsiasi link pubblico. Non può creare nuovi eventi.
- pianificatoreDocente: può intervenire sulla pianificazione degli eventi di cui è docente o responsabile. Questo ruolo può essere assegnato solo a chi già ha ruolo docente.
- supervisore: può vedere e intervenire su tutto (vede tutti i contesti e anche le risorse "orfane" ossia assegnate a nessun contesto). Non può modificare contenuti provenienti da fonti autorizzative esterne (es. esse3, ugov, ...). Non è compatibile non altri ruoli.
- utenteWebService: utente ad uso esclusivo del webservices
Per differenziare con maggiore chiarezza i ruoli consulta l'UP2 - Appendice: Ruoli.
Come impersonificare un ruolo/utente specifico in ambiente di TEST
Solo in ambiente di preproduzione c'è la possibilità di bypassare l'autenticazione tramite IDP, esclusivamente a scopo di test. Per esempio possa avere necessità di creare un utente con le stesse caratteristiche di uno già esistente (in termini di contesto di appartenenza e ruolo) al fine di verificare una specifica segnalazione. In questo caso è necessario:
- creare l'utente in Anagrafiche > Persone assegnandogli il ruolo necessario per il test e una password/username nota.
- accedere ad UP usando url https://uniXX.pp.up.cineca.it/loginLocal e le credenziali indicate
- eseguire il test applicativo e solo al termine effettuare un logout
I tipi evento
Vediamo ora invece quali sono le particolarità dei tipi evento. L'anagrafica dei tipi evento rispetta la struttura di tutte le altre anagrafiche: vengono riportati con il lucchetto chiuso i tipi evento e i rispettivi tipi attività che provengono dalla didattica quindi che NON è possibile modificare nè né eliminare. I tipi evento "intoccabili" sono:
- AD = Attività Didattica (utilizzato per tutti gli insegnamenti legate all'Offerta Didattica)
- ES = Esame (dedicato ai soli appelli di esame)
- AS = Aula Studio (utilizzato per gestire la prenotazione degli spazi comuni per gli atenei che usano SBK - Student Booking e hanno richiesto l'invio aggiuntivo degli eventi di tipo AS - vedi paragrafo "Integrazione con Student Booking")
- CLA_OF = Corsi del Centro Linguistico (visibile solo se è attiva l'integrazione con CLA - Centro Linguistico di Ateneo)
- CLA_ES = Esami del Centro Linguistico (visibile solo se è attiva l'integrazione con CLA - Centro Linguistico di Ateneo)
Con il lucchetto aperto invece sono tutte le tipologie che sono state create da interfaccia. Per modificare un tipo evento è sufficiente cliccare sull'icona matita, per eliminarlo sull'icona cestino. Al momento della richiesta di eliminazione viene verificato se vi sono eventi che utilizzano tale tipologia. Se sono presenti l'eliminazione viene bloccata con messaggio rosso di errore.
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- Codice = codice del nuovo tipo evento. Es. RI (dato univoco)
- Descrizione = descrizione del nuovo tipo evento. Es. Riunioni
- Descrizione (EN) = descrizione del nuovo tipo evento in lingua inglese. Es. Meetings
- Attività didattica = se attivato gli impegni legati a questa tipologia di evento avranno le stesse "restrizioni" degli eventi di tipo AD ossia:
- Campi obbligatori aggiuntivi (oltre ad unità organizzativa): codice, percorso, corso
- Possibilità di pianificazione su settimana template
- Visibile a Creatore impegni personali = se attivato rendere questa tipologia di evento utilizzabile anche dall'utente con ruolo creatoreImpegniPersonali
- Visibile a Gestore centro linguistico = se attivato rendere questa tipologia di evento utilizzabile anche dall'utente con ruolo gestoreCentroLinguistico (non è possibile attivare il flag per i tipi evento ES ed AD)
- AGGIUNGI/RIMUOVI > permette di aggiungere/rimuovere al tipo evento anche N tipi attività, ciascuno composto da: codice (dato univoco) e descrizione/descrizione (EN). Es. RA - Riunioni Amministrative / Admin Meetings
In coda alla lista dei tipi attività è inoltre presente il riquadro "Selezione colonne default" che consente per ogni tipologia di evento di indicare quali sono le informazioni chiave che è opportuno mostrare per ogni dettaglio didattico dell'evento nell'interfaccia di dettaglio del tipo evento.
Dopo aver cliccato su SALVA il nuovo tipo evento diventa immediatamente disponibili disponibile a coloro che possono creare eventi.
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