Oltre alla gestione delle aule, degli edifici, delle indisponibilità e delle sovrapposizioni, University Planner consente ai soli utenti con ruolo supervisore / configuratore di consultare tutte le rimanenti anagrafiche della didattica (Calendari, Corsi, Partizioni, etc...) e di intervenire sulle anagrafiche delle Persone e dei Tipi evento.
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Queste due tipologie di anagrafiche extra-didattiche sono molto importanti in quanto:
- dalla prima si assegnano i RUOLI alle persone ed è possibile attivarle/disattivarle,
- dalla seconda è possibile creare TIPI EVENTO ad hoc e valorizzare le tipologie di attività previste.
I corsi
Tra le anagrafiche legate alla didattica di particolare rilievo è l'anagrafica dei corsi in quanto, nonostante si tratti di anagrafiche bloccate, consente di definire per ciascun corso quali sono gli edifici primari e secondari in cui è auspicabile vengano pianificate le attività che vertono sul corso.
Per ciascuno di questi due campi è possibile specificare uno o più edifici che saranno proposti come filtro di default al momento dell'assegnazione manuale delle aule delle attività del corso (senza fare differenza tra edificio primario e secondario) e verranno altresì utilizzati dal motore di ottimizzazione per assegnare in maniera razionale gli spazi alle attività didattiche (in questo caso prima si effettua un tentativo di assegnazione degli spazi degli edifici primari, scalando sugli edifici secondari solo in caso non siano sufficienti).
Sono inoltre presenti due campi "Corso di precedente istituzione" e "Corso di nuova istituzione" che permettono di istituire una relazione tra vecchio Corso di studio e nuovo Corso di studio nel caso di cambiamenti normativo/organizzativi che vedono un nuovo Corso di studio, attivo, sostituire un altro Corso di studio, disattivato.
I due campi sono compilabili sia manualmente che alla fonte UGOV-DI e verranno scritti dall'integrazione, laddove presente anche lì.
Una volta che un corso viene disattivato alla fonte (GDA, ESSE3, UGOV-DI o altro) questo viene marcato come "Disattivato" valorizzando l'anno accademico di disattivazione. In questo modo non sarà più proposto durante la procedura di creazione di un evento.
I percorsi
Anche i Percorsi costituiscono un'anagrafica legata alla didattica di particolare rilievo. Sono, come i Corsi, tipicamente importati da una fonte esterna (ESSE3, GDA, UGOV...), ma vale la pena di illustrare il comportamento di due dati specifici (gestibili alla fonte della didattica ESSE3/UGOV/GDA).
- Flag "Percorso comune": se attivo, costituisce una marcatura "ufficiale" di quello che è il percorso Comune. In base a questa marcatura vengono mostrati sempre anche gli impegni del percorso marcato come "comune", oltre a quelli del percorso specifico scelto, nel Portalino attività e nei Calendari pubblici di ESSE3 (Area autenticata di WEBESSE3>Libretto studente>pulsante Visualizza orario)
- Flag "Percorso visibile su web": se attivo, nei filtri disponibili del Portalino attività (>>20. Portalino attività) il percorso in questione comparirà all'utente, altrimenti no.
N.B.: Per ottenere questo effetto, utile per limitare il numero di percorsi visibili all'utente evitando che veda percorsi vecchi o obsoleti, è necessario, inoltre, che il parametro di configurazione amministratore>Portalino "Mostra anche percorsi nascosti" sia abbassato.
Quando il flag "Mostra anche percorsi nascosti" è abbassato:
- se sui percorsi il flag "Visibile da web" è abbassato, nel portalino non li vedo.
- se sui percorsi il flag "Visibile da web" è alzato, nel portalino li vedo.
Le persone
Tutte le persone presenti in UP si trovano sotto Anagrafica > Persone.
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E' inoltre presente il bottone a scorrimento "Mostra anche gli utenti non utilizzatori del contesto (presenti nel tab "docenti")" posizionato nella parte alta dello schermo che consente di mostrare/nascondere dalla visualizzazione tutte le persone che non rientrano tra gli UTILIZZATORI di UP, ossia che non sono presenti nell'omonimo tab dei contesti. Questo bottone come default non mostra i non utilizzatori di UP per cui se si sta cercando un utente privo di ruolo e di contesto è necessario attivarlo.
È possibile modificare l'Unità Organizzativa del docente. Eventuali modifiche a questo campo verranno tuttavia sovrascritte se il dato è valorizzato anche nel sistema esterno di gestione dell'Offerta e importato in UP.
Da Anagrafiche > Persone è possibile filtrare gli utenti, oltre che per i loro dati anagrafici, anche per:
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Se si desidera modificare la visibilità delle colonne basta cliccare sull'icona "colonne" in alto a destra e selezionare i dati da mostrare.
Come disattivare/ri-attivare gli utenti
Nelle mani dei soli supervisori e configuratori c'è anche la possibilità di disabilitare/ri-attivare gli utenti presenti in UP.
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Tutte le regole e le modalità per assegnare ruoli alle persone sono illustrate nel capitolo "Gestire ruoli, utenti e contesti".
Come far sottoscrivere automaticamente dei filtri agli utenti
Per facilitare il lavoro di chi utilizza UP, è possibile richiedere via ticket che durante l'importazione degli utenti dall'integrazione con il gestionale dell'offerta, o durante l'auto-provisioning, venga attivata la sottoscrizione automatica di un set limitato di filtri agli utenti con username valorizzato e che atterrano in University Planner con almeno un ruolo. I filtri da predisporre per la sottoscrizione automatica devono essere di tipo "CONDIVISO" con TUTTI I CONTESTI (Contesto: "Qualsiasi").
Si veda: UP2 - Appendice: Offerta Didattica#Configurazione (per l'import utenti dal gestionale dell'offerta); (Configurare UP#Configurazioneamministratori per l'autoprovisioning)
Come assegnare i ruoli
Ogni utente censito su University Planner può avere uno o più ruoli a seconda dell'attività che deve svolgere sull'applicativo. Un utente privo di qualsiasi ruolo può accedere solo come spettatore, ossia può consultare i dati presenti in UP ma non ha alcuna possibilità di intervenire su di essi. Al fine di rendere più chiara la distinzione tra i vari ruoli assegnabili è stato inserito un allegato al manuale che consigliamo di stampare: "UP2 - Appendice: Ruoli".
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Per differenziare con maggiore chiarezza i ruoli consulta l'UP2 - Appendice: Ruoli.
Come impersonificare un ruolo/utente specifico in ambiente di TEST
Solo in ambiente di preproduzione c'è la possibilità di bypassare l'autenticazione tramite IDP, esclusivamente a scopo di test. Per esempio possa avere necessità di creare un utente con le stesse caratteristiche di uno già esistente (in termini di contesto di appartenenza e ruolo) al fine di verificare una specifica segnalazione. In questo caso è necessario:
- creare l'utente in Anagrafiche > Persone assegnandogli il ruolo necessario per il test e una password/username nota.
- accedere ad UP usando url https://uniXX.pp.up.cineca.it/loginLocal e le credenziali indicate
- eseguire il test applicativo e solo al termine effettuare un logout
I tipi evento
Vediamo ora invece quali sono le particolarità dei tipi evento. L'anagrafica dei tipi evento rispetta la struttura di tutte le altre anagrafiche: vengono riportati con il lucchetto chiuso i tipi evento e i rispettivi tipi attività che provengono dalla didattica quindi che NON è possibile modificare né eliminare. I tipi evento "intoccabili" sono:
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