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Introduzione
Di seguito si descrive il funzionamento dell'invio in conservazione ai sistemi di conservazione Conserva di Cineca e SacER del ParER
Manuale invio in Conservazione tramite Conserva
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Configurazione dell'integrazione con
Conservail sistema di conservazione
Per la visualizzazione della pagina relativa all'attivazione dell'Invio automatico in conservazione delle tipologie configurate, deve essere abilitato in ACL il diritto Abilita strumenti di amministrazione, e il diritto Abilita all'invio in conservazione nella sezione Diritti dell'utente sull'archivio - Conservazione.
NOTA BENE: il diritto "Abilita all'invio in conservazione" abilita l'utente a vedere il button "Invio in conservazione" sulle tipologie di documenti della propria AOO per cui è configurato l'invio in conservazione. Permette anche di vedere "Configura invio automatico in conservazione" negli Strumenti di amministrazione (con Abilita strumenti di amministrazione attivo).
Solamente per l'integrazione con il sistema di conservazione Conserva:
Il responsabile della gestione documentale abilita il proprio profilo e quello di eventuali delegati ad inviare documenti e fascicoli in conservazione abilitando l'apposito diritto in acl:
Per una corretta configurazione del processo di versamento viene predisposta una voce di indice per classificare e smistare automaticamente i rapporti di versamento prodotti e trasmessi da Conserva al termine del processo di conservazione:
I rapporti di versamento pervenuti da Conserva vengono archiviati in apposito repertorio (Rapporto di versamento), predisposto in Titulus a partire dalla versione 4.1.2.
Per consentire la comunicazione da Conserva a Titulus, viene anche predisposta (d'accordo con i sistemi informativi dell'Ateneo) un'utenza di servizio (conserva_ws). Tale utenza è inserita nell'ACL di Titulus come nuova persona, figlia della radice " Università degli Studi XXXX"associata al soggetto presso cui è installato Titulus.
L'utente che dovrà visionare i Rapporti di Versamento dovrà avere il diritto di accesso al repertorio Rapporto di Versamento.
Invio singolo in conservazione
Per poter procedere all'invio in conservazione di un insieme di documenti singolo documento è necessario ricercare i documenti e, dalla pagina dei titoli, cioè dell'elenco restituito dalla ricerca, selezionare i documenti da inviare in conservazione e premere il pulsante:
Per Atenei strutturati in più Aree Organizzative Omogenee (AOO):
Si evidenzia che tutte le tipologie che vengono inviate a Conserva in modalità manuale devono essere inviate da un utente appartenente alla stessa AOO del documento.
Occorre quindi creare in ACL di Titulus una scheda anagrafica su ogni AOO che contiene documenti da inviare in conservazione, del responsabile della Conservazione ( unico abilitato all’invio in Conservazione).
Il responsabile della conservazione è unico a disporre dell’abilitazione all’invio in conservazione, nell’eventualità servisse abilitare anche i delegati: è sufficiente andare sui diritti in ACL e abilitarli all'invio in conservazione (che si trova nella colonna a sinistra in basso).
accedere al documento e cliccare sul pulsante "Invia in Conservazione" all'interno della sezione "Conservazione".
NOTA BENE: Per poter inviare documenti di AOO diverse da quella di appartenenza è necessario disabilitare il toggle“Abilita il controllo sulla coincidenza dell’AOO dell’utente collegato e dei documenti da inviare in conservazione” nelle impostazioni avanzate. Nel caso in cui non fosse configurata lapossibilità di inviare in conservazione documenti di altre AOO rispetto a quella di appartenenza dell’utente collegato, sul singolo documento l'utente non vedrà il button "Invia in conservazione".
Una volta avviata la procedura di invio in conservazione, Titulus mostra una finestra in cui evidenzia lo stato di avanzamento del processo di trasmissione:richiede la conferma dell'azione:
Al termine della procedura di versamento viene prodotto un resoconto di versamento dettagliato con la descrizione specifica dello stato di ciascun pacchetto di versamento generato e di ciascun documento in esso contenuto (schermata di "Resoconto invio di versamento").
Resoconto di versamento
In particolare vengono evidenziati:
documenti correttamente inseriti nel pacchetto di versamento
documenti ignorati perché non mappati tra le tipologie da inviare in conservazione, oppure non soggetti ad alcuna modifica dall'ultimo invio in conservazione
documenti non disponibili perché non visibili o bloccati in modifica da un altro utente
documenti con errore di validazione per i quali si riscontra un problema in:
- creazione della segnatura, perché non conforme alle specifiche di Conserva
- conversione del file secondo gli standard fissati da Conserva
La schermata "Resoconto invio di versamento
" permette di visualizzare anche la sezione "Dettagli" che contiene informazioni aggiuntive circa il processo di versamento.
Al termine della procedura di versamento verrà prodotto un resoconto di versamento dettagliato con la descrizione specifica dello stato di ciascun pacchetto di versamento generato e di ciascun documento in esso contenuto.
A partire dalla versione 4.3.1 di Titulus, il resoconto prodotto può essere consultato in Strumenti Amministrazione > Report invii in conservazione. Ogni riga identifica un invio in conservazione, permette di visualizzare l'elenco dei documenti inviati, e con un click visualizzare i dettagli dell'invio.
Le operazioni di trasferimento in conservazione generano sulla maschera di visualizzazione del singolo documento delle icone rosse o verdi, che segnalano i diversi stadi di lavorazione del documento all'interno del sistema di conservazione.
Trasmesso, ossia inserito(unità documentaria) dei cambi di stato
Ricezione resoconto e rapporto di versamento
- Rifiutata, cioè non accettata
Con modalità differita, Conserva invia a Titulus il resoconto ed il rapporto di versamento per ogni pacchetto di versamento inviato. Titulus, oltre ad archiviare ogni singolo rapporto di versamento all'interno dell'omonimo repertorio, registra sui singoli documenti versati l'esito finale del versamento, aggiungendo uno fra i seguenti stati alle informazioni sulla conservazione del documento:
- Rifiutato, cioè non accettato dal sistema di conservazione perché non rispondente ai requisiti stabiliti
Solamente per l'invio al conservatore ParER, se previsto, è possibile ritrasmettere in conservazione il documento selezionando "Invia in conservazione con forzatura".
- Versata (per Conserva) o Conservata (per ParER), ossia accettata Versato, ossia accettato dal sistema di conservazione ed inserito nel pacchetto di archiviazione
Per conoscere il numero del pacchetto del versamento:
E' possibile visionare il pacchetto di versamento versamento di cui il documento trasmesso a Conserva fa parte, appoggiando il mouse sullo stato " Versato" o "Rifiutato" come la aprendo la schermata di dettaglio della sezione "Conservazione" tramite il pulsate "Dettagli" evidenziato nella figura di seguito:
Invio
automatico in conservazioneA partire dalla versione 4.3.2 di Titulus è possibile attivare, per le singole tipologie documentali, l'invio automatico in conservazione.massivo in conservazione
Per poter procedere all’invio in conservazione manuale di più documenti contemporaneamente è necessario accedere al modulo di Ricerca avanzata. Dopo aver effettuato una ricerca, è possibile eseguire l’azione massiva “Invia in conservazione” su molteplici risultati di ricerca attraverso la funzionalità attivabile nella colonna a destra.
Il button “Invia in conservazione” sarà presente solo se attivo un servizio di Conservazione digitale.
Per effettuare l’invio in conservazione massivo devono essere abilitati in ACL i medesimi diritti previsti per l’invio in conservazione singolo.
Invio in conservazione massivo documenti di AOO diverse da quella di appartenenza
Per poter inviare documenti di AOO diverse da quella di appartenenza è necessario disabilitare il toggle“Abilita il controllo sulla coincidenza dell’AOO dell’utente collegato e dei documenti da inviare in conservazione” nelle impostazioni avanzate.
Nel caso in cui non fosse configurata lapossibilità di inviare in conservazione documenti di altre AOO rispetto a quella di appartenenza dell’utente collegato,se in fase di selezione dei documenti dai risultati di ricerca si seleziona un documento appartenente ad un'altra AOO,il documento non viene trasmesso in conservazione e nei dettagli del Resoconto di versamento viene riportata la seguente dicitura: “documento da non inviare in conservazione perché di altra AOO”.
Invio automatico in conservazione
L'attivazione dell'invio automatico non disattiva la possibilità di continuare a inviare le tipologie documentali manualmente.
Per attivare l'invio automatico per le singole tipologie, è è necessario modificare un'impostazione di Titulus visibile solamente agli operatori Cineca. E' necessario comunicare l'esigenza al supporto Titulus, aprendo un ticket sulla coda SD Gestione Documentale (SDTITUL) dall'apposita piattaforma: https://customerportal.cineca.it/customerportal/.
Nel ticket chiediamo di specificare per ognuna delle tipologie documentali per cui è stato acquisito e sottoscritto l’accordo di versamento, le tempistiche d’invio a Conserva e quindi l’intervallo temporale con cui si desidera che la tipologia venga versata.
Questo parametro è configurabile e dipende dalle valutazioni che il responsabile della conservazione di ciascun Ateneo richiede d'impostare.
Suggerimenti per la scelta delle tempistiche d'invio a Conserva
Suggeriamo di scegliere tempi di versamento da Titulus a Conserva delle differenti tipologie documentali non troppo lunghi ( sconsigliamo versamenti trimestrali o annuali), poichè:
trattandosi di documenti informatici è maggiormente appropriato versare anticipatamente il documento in conservazione, di modo che tutti i requisiti della conservazione, quali leggibilità, integrità, autenticità e intelligibilità, siano garantiti il prima possibilenei casi in cui è presente una normativa specifica sulle tempistiche di conservazione, come quella esistente per le fatture elettroniche, occorre considerare quanto dice la norma e i tecnicismi del sistema Titulus
Quando l'Ente attiva l'accordo di versamento
per il versamentoAl fine di rendere maggiore chiarezza rispetto a questi tre punti proseguiamo con un esempio:
Se un Ente dispone di 3600 fatture passive del 2015 registrate in Titulus che non sono state inviate in Conservazione e devono quindi essere ancora processate, quando si richiede il versamento automatico dovrà considerare che:
- sono documenti informatici;
- esiste un vincolo normativo sulla conservazione delle fatture, la cui scadenza per l'invio in conservazione è pari ai tre mesi successivi alla presentazione annuale della dichiarazione dei redditi (le fatture del 2015 del nostro esempio, quindi, devono essere inviate a Conserva entro dicembre 2016);
- esiste un meccanismo tecnico per cui Titulus può versare gruppi di fatture, tra le 200 e le 500 unità, secondo l'intervallo temporale impostato, e non tutte le 3600 in un solo invio
L'Ente a settembre 2016 potrà per esempio richiedere un versamento giornaliero, così che l'automatismo verserà 200 fatture passive quotidianamente e in 18 giorni le fatture del 2015 saranno versate in conservazione così come richiesto dalla norma.
Quando l'Ateneo comunica l'intervallo temporale d'invio, può richiedere a Cineca anche il completamento delle configurazioni per l'attivazione del versamento automatico; diversamente, quando avrà ricevuto conferma della configurazione dell'intervallo temporale, potrà in autonomia attivare .
Per visualizzare quali sono le tipologie per le quali è attivo l'invio automatico in conservazione , seguendo questi passaggi:
- accedere alla pagina di configurazione Strumenti Amministrazione
- Configura invio automatico in conservazione, funzione visibile solamente a chi possiede sulla propria scheda ACL il diritto di invio in conservazione dei documenti
si deve cliccare sull'icona "Configurazioni" presente nella navbar di Titulus e su "Conservazione".
La pagina di configurazione mostra:
- tutte le tipologie documentali attiveper le quali è attivo l'invio in conservazione;
- l'intervallo temporale comunicato, che corrisponde alla cadenza con la quale viene effettuato l'invio automatico:
- attivare/disattivare l'invio automatico in conservazione con l'apposita spuntatoggle;
- modificare visualizzare l'Intervallo temporale invio automatico, esprimendolo espresso in giorni o in e/o in ore. Ad esempio 1d, valore di default, indica un invio in conservazione giornaliero, 60d indica un invio ogni 2 mesi, 12h indica un invio ogni 12 ore.
Per modificare il valore di tale intervallo occorre posizionarsi con il mouse sul valore, eseguire un doppio clic ed inserire il valore desiderato, facendo attenzione a NON inserire spazi tra il numero e il valore "d", altrimenti "h".
Il campo Ultimo invio automatico riporta la data e l'ora dell'ultimo invio automatico eseguito. Per ogni tipologia documentale è configurato da Cineca un numero massimo di documenti da inviare.
Report invii in conservazione
Per la visualizzazione della pagina relativa ai Report invii in conservazione deve essere abilitato in ACL il diritto Abilita strumenti di amministrazione.
Per accedere alla pagina di visualizzazione dei Report degli invii in conservazione si deve cliccare sull'icona "Strumenti" presente nella navbar di Titulus e su "Report Invii in conservazione
Ad ogni invio viene selezionato un numero massimo di documenti da inviare; attualmente per le Fatture Elettroniche Passive vengono inviati 100 documenti ad ogni invio automatico, 1000 per i verbali di esame e di laurea, 200 per tutte le altre tipologie.
Per ogni invio automatico viene prodotto un rapporto consultabile in Strumenti Amministrazione > Report invii in conservazione. L'invio automatico è distinguibile dai rapporti prodotti dagli invii manuali grazie all'indicazione presente nella colonna Tipo:
Con un clic in corrispondenza dell'id del rapporto di versamento di interesse viene aperta una finestra contenente i dettagli dell'invio delle singole tipologie:
Dal pulsante Documenti, sulla destra, viene visualizzato l'elenco dei documenti inviati.
Il pulsante Dettagli permette invece di visualizzare i dettagli dell'invio:
In particolare, nella colonna Esito sono esposte le ragioni degli eventuali errori riscontrati:
".
Di seguito si descrive la pagina dei report:
In alto è presente il widget "Filtri di ricerca" dal quale è possibile restringere i report mostrati all'accesso alla configurazione.
I campi "dal" "al" permettono di ricercare i report nel range di date selezionato, cliccando su "Avvia ricerca". Per evitare un sovraccarico dei risultati di ricerca il campo "dal" è precompilato, filtrando i report prodotti nei sette giorni antecedenti alla data di accesso.
Il menu a tendina "Tipo di invio", presente in alto a destra, permette di filtrare i report per Tipo (Tutto, Automatico, Manuale).
Di seguito si descrivono le colonne:
- ID → corrisponde all'identificativo dell'invio in conservazione
- Tipo → permette di distinguere i report degli invii di tipo automatico dai report degli invii di tipo manuale. I valori possono essere "Automatico" o "Manuale"
- Data inizio e Data fine corrispondono al range temporale impiegato a effettuare l'invio in conservazione
- Documenti→ la colonna presenta un button Visualizza che permette di accedere a una pagina di ricerca con l'elenco dei documenti inviati in conservazione. L'elenco si presenta come un normale elenco di risultati di ricerca avanzata in Titulus 5.
NOTA BENE: l'utente vedrà trai risultati di ricerca solo i documenti su cui ha diritto di visione.
I report sono presentati in ordine decrescente, partendo dal più recente. Il primo report della lista, se di tipo automatico, si presenta con il dettaglio della tipologia dei documenti inviati aperta. (Esempio nell'immagine Contratti (CONTR). Per restringere la tendina cliccare sul button 
.
Per visualizzare la finestra con il Resoconto e i Dettagli di versamento cliccare sul button 
Il tab Resoconto mostra i dati relativi a "preparazione pacchetti", "dettagli invio" e "resoconto di versamento",
Il tab "Dettagli" mostra tutti i dettagli relativi all'invio. In particolare nella colonna Esito sono esposte le ragioni degli eventuali errori riscontrati, se presenti. (es. raggiunto numero massimo di tentativi di invio 2, documento già rifiutato 2 volte)
Configurazione invio in conservazione Fatture elettroniche passive
Nella sezione Fatturazione Elettronica delle Impostazioni avanzate è presente la property Numero di giorni in cui si presume ricevere da Ugov i dati contabili.
La property permette di stabilire dopo quanti giorni dalla registrazione in Titulus la fattura elettronica passiva possa essere inviata in conservazione anche se priva dei dati contabili.
Ricerca delle fatture passive altrimenti attive in Titulus non ancora versate al sistema di conservazione Conserva
Accedere all'interfaccia Titulus
Scegliere il tasto "Altri" come da figura seguente
Cliccare su "fattura elettronica passiva" altrimenti su "fattura elettronica attiva" in base alla ricerca che s'intende effettuare
Inserire il flag sul comando " Documenti non inviati in conservazione" come da figura
Cliccare infine su "Avvia"
Titulus restituirà il numero di fatture che non sono mai state "processate" e quindi selezionate dal meccanismo automatico di versamento in conservazione
NB: lo stesso tipo di ricerca mostrata può essere effettuata per i verbali d'esame e per i verbali di laurea