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- Inserire per ogni prenotazione informazioni quali ad esempio il costo e le note per il richiedente;
- Inserire per ogni prenotazione eventuali allegati (es. biglietto di viaggio);
- Inviare notifica al richiedente col dettaglio di ciò che è stato prenotato;
- Inviare notifica al fornitore delle spese da prenotare;
L’utente che si collega alla procedura UWEB-Missioni potrà visualizzare i menù ‘prenotazioni in attesa’ e ‘storico prenotazioni’ se in Ugov gli è stato assegnato il diritto GESTORE_PRENOTAZ_VIAGGI. La profilazione in ugov può essere dettagliata per sede di servizio oppure per UO.
PRENOTAZIONI IN ATTESA
L’ufficio gestirà la prenotazione dall’apposita funzione ‘Prenotazioni in attesa’ per visualizzare le prenotazioni da evadere, mentre la funzione da cui l’ufficio vede le prenotazioni evase è lo ‘Storico delle prenotazioni’. Figura 12
Figura 12
Entrati nella funzione, il sistema presenta nella parte alta del pannello, le condizioni di ricerca e nella parte bassa del pannello, l’elenco delle prenotazioni, una riga per ogni spesa da gestire, come mostrato in Figura 13 .
Figura 13
Il sistema estrae le spese a preventivo in stato ‘DP’, ‘PC’ oppure ‘PA’ delle autorizzazioni missioni create sulla sede/sedi, o sulle UO per cui è profilato l’utente, che siano nelle seguenti condizioni:
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- Missione non Effettuata oppure Missione non effettuata con rimborso e presenza di almeno una spesa a preventivo in stato PA - Da annullare
Accanto ad ogni record saranno presenti i pulsanti di:
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- Se lo stato della spesa è PA Da annullare i pulsanti presenti saranno: AP ‘Annullata’ e RP ‘Riutilizzata’
Gestione prenotazione
Per prima cosa dalla griglia l’operatore dell’ufficio prenotazioni indica che ha preso in carico una certa prenotazione, digitando sull’icona PC- Presa in carico Figura 14.
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Può inserire ulteriori dati non inseriti o modificare quelli esistenti :
| Note Ufficio | Campo riservato alle comunicazioni da parte dell’Ufficio Prenotazioni |
| Valuta | Campo obbligatorio. Il sistemato propone la valuta Euro, modificabile attraverso selezione dal menù a tendina. |
| Importo | Campo facoltativo. Riportare l’importo della spesa. |
| Importo Euro | Campo compilato di default. Il sistema riporta l’importo in euro della spesa. Viene valorizzato dal sistema in base all’importo in valuta indicato ed al relativo rapporto di cambio. |
| Spesa prepagata | Flag da poter selezionare se la spesa prenotabile viene pagata con carta di credito |
| Fornitore | Presenta una look up per ricercare nella rubrica di ugov tra i soggetti collettivi, il fornitore della spesa che si sta prenotando. Il flag “Invia mail al fornitore” è abilitato solo nel caso di presenza del Fornitore. |
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Successivamente l’ufficio cambia lo stato in PP-Prenotata, cliccando l’icona 
, se la prenotazione è stata completata.
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Dopo aver completato la prenotazione, se tutto è andato a buon fine, comparirà il messaggio:
Le spese passate in stato: PP Prenotata, NP Non prenotabile, AP Annullata e RP Riutilizzata, non saranno più visibile tra le prenotazioni in attesa, ma passeranno nel pannello Storico prenotazioni.
Notifiche:
Si prevede l’invio delle seguenti notifiche:
- Se viene valorizzato il campo Fornitore, l’ufficio può spuntare il flag ‘Invia mail a fornitore’ e il sistema invierà notifica al fornitore utilizzando l’apposito template di notifica (DG16_AUT26).
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Il sistema entrando nella funzione presenterà le prenotazioni dell’ultima settimana, L’ufficio potrà indicare come condizioni di ricerca anche delle date diverse, valorizzando i campi ‘Dal’, ‘Al’, ma Non è possibile impostare periodi maggiori alla settimana. Figura 17
Figura 17
Accanto ad ogni riga di spesa sono presenti i pulsanti di:
- visualizzazione, che aprirà la form modale in sola visualizzazione
; - allegati, che aprirà la form in sola visualizzazione degli allegati presenti
; - Riporta in stato ‘Presa in carico’,
da utilizzare in caso di errori, per poter tornare ad operare sulla prenotazione. Il pulsante sarà visibile solo se lo stato della prenotazione è PP. Con tale funzione lo stato della prenotazione verrà riportato da PP, a PC e tale prenotazione, tornerà visibile nelle prenotazioni in attesa. Digitando sul pulsante, si aprirà una form di conferma col messaggio ‘'Sei sicuro di voler riportare la prenotazione in stato Presa in carico?'. Scegliendo sì il sistema modificherà lo stato della prenotazione da PP a PC.
1.6 Autorizzazioni massive
A partire dalla versione uweb missioni 23.12.01.00 è stata introdotta una nuova funzionalità, che permette di gestire in modo 'massivo', da parte dei relativi responsabili, l'autorizzazione delle richieste di missioni (con esclusione delle autorizzazioni date dai responsabili dei progetti che non sono in ogni caso gestibile in modo 'massivo' ). Si segnala che tale funzionalità non è standard, ma è una specifica personalizzazione che dovrà essere esplicitamente richiesta, se lo si desidera, da ogni ateneo interessato, e che potrà richiedere anche l'imputazione di specifiche giornate per la sua attivazione.
La funzionalità, ove attiva, si utilizza operando dal pannello delle autorizzazioni in attesa, dove, sotto i filtri rapidi, sarà aggiunto il menù ‘Azioni rapide’ che contiene la funzione ‘Autorizzazione massiva’ (come da figura 18 sotto riportata)
Figura 18
Cliccando su ‘autorizzazione massiva’ si aprirà una form che riporta l’elenco delle autorizzazioni da dare, da parte di quel responsabile (con la solo esclusione di quelle per fondi di progetto) tutte già flaggate (come da figura 19 sotto riportata), e il responsabile per proseguire deve digitare su PROCEDI.
Figura 19
Per vincoli tecnici, dopo avere premuto sul pulsante 'procedi', il responsabile avrà tutte le funzionalità di U-web bloccate, fino a che non sarà terminata l'attività di autorizzazione massiva. Infatti il sistema processerà le autorizzazioni in maniera sincrona, per questo, dopo aver cliccato su 'procedi', comparirà un pannello intermedio che comunica "L’operazione potrebbe richiedere alcuni minuti, si prega di attendere e non chiudere la pagina" e si chiede conferma a procedere. Al termine dell’attività, se qualche autorizzazioni fosse andata in errore, comparirà un pannello con l’elenco delle autorizzazioni da verificare perché fallite.