| Table of Contents |
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1.1 Breve
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descrizione del processo
I responsabili possono essere coinvolti nel processo di autorizzazione in due momenti diversi: per autorizzare il richiedente ad andare in missione, o per autorizzare il rimborso delle spese sostenute nella missione.
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Ogni Responsabile coinvolto nell’autorizzazione della missione, o del rimborso, deve decidere se autorizzare, o rifiutare, o solo per la richiesta di missione decidere di chiedere di rivalutare la richiesta di missione per la parte di sua competenza.
1.2 Autorizzazione/rifiuto richiesta missione
Il Responsabile, che deve autorizzare una richiesta di missione, si collega alla pagina web apposita.
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Dopo aver salvato, se tutto è andato a buon fine, comparirà il messaggio: 
1.3 Visualizzazione Storico Autorizzazioni
Nel caso il Responsabile voglia verificare le richieste già Evase, dovrà scegliere dal Menù Autorizzazioni, la Funzione Storico Autorizzazioni, come mostrato in figura 10.
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Se il Responsabile ha la necessità di verificare nel dettaglio i dati della richiesta evasa, può entrare nel documento, cliccando sull’icona 
‘Apri’, presente in fondo nella riga della richiesta da controllare.
1.4 Gestione prenotazioni
Attraverso questa funzione WEB l’ufficio prenotazioni può:
Visualizzare le richieste di missione in cui siano presenti prenotazioni da evadere;
- Visualizzare le richieste di missione in cui siano presenti prenotazioni già effettuate;
- Filtrare le prenotazioni relative alla/e sedi per cui l’operatore normalmente opera;
- Inserire per ogni prenotazione informazioni quali ad esempio il costo e le note per il richiedente;
- Inserire per ogni prenotazione eventuali allegati (es. biglietto di viaggio);
- Inviare notifica al richiedente col dettaglio di ciò che è stato prenotato;
- Inviare notifica al fornitore delle spese da prenotare;
L’utente che si collega alla procedura UWEB-Missioni potrà visualizzare i menù ‘prenotazioni in attesa’ e ‘storico prenotazioni’ se in Ugov gli è stato assegnato il diritto GESTORE_PRENOTAZ_VIAGGI. La profilazione in ugov può essere dettagliata per sede di servizio oppure per UO.
PRENOTAZIONI IN ATTESA
L’ufficio gestirà la prenotazione dall’apposita funzione ‘Prenotazioni in attesa’ per visualizzare le prenotazioni da evadere, mentre la funzione da cui l’ufficio vede le prenotazioni evase è lo ‘Storico delle prenotazioni’. Figura 12
Figura 12
Entrati nella funzione, il sistema presenta nella parte alta del pannello, le condizioni di ricerca e nella parte bassa del pannello, l’elenco delle prenotazioni, una riga per ogni spesa da gestire, come mostrato in Figura 13 .
Figura 13
Il sistema estrae le spese a preventivo in stato ‘DP’, ‘PC’ oppure ‘PA’ delle autorizzazioni missioni create sulla sede/sedi, o sulle UO per cui è profilato l’utente, che siano nelle seguenti condizioni:
- Autorizzate e presenza di almeno una spesa a preventivo in stato DP - Da prenotare oppure PC - Presa in carico, oppure ‘PA’ – Da annullare.
- Missione non Effettuata oppure Missione non effettuata con rimborso e presenza di almeno una spesa a preventivo in stato PA - Da annullare
Accanto ad ogni record saranno presenti i pulsanti di:
- MODIFICA
; - VISUALIZZAZIONE,
che aprirà la form modale in sola visualizzazione; - INSERIMENTO ALLEGATI,
che aprirà la form per l’inserimento degli allegati.
Inoltre saranno presenti alternativamente i seguenti tasti a seconda dello stato della spesa:
- Se lo stato della spesa è DP ‘Da prenotare’ i pulsanti presenti saranno: PC ‘Presa in carico’, PP ‘Prenotata’ e NP ‘Non prenotabile’
- Se lo stato della spesa è PC ‘Presa in carico’ i pulsanti presenti saranno: PP ‘Prenotata’ e NP ‘Non prenotabile’
- Se lo stato della spesa è PA Da annullare i pulsanti presenti saranno: AP ‘Annullata’ e RP ‘Riutilizzata’
Gestione prenotazione
Per prima cosa dalla griglia l’operatore dell’ufficio prenotazioni indica che ha preso in carico una certa prenotazione, digitando sull’icona PC- Presa in carico Figura 14.
Figura 14
L’ufficio entrerà in modifica della prenotazione digitando sull’icona matita 
Figura 15.
Figura 15
Può inserire ulteriori dati non inseriti o modificare quelli esistenti :
| Note Ufficio | Campo riservato alle comunicazioni da parte dell’Ufficio Prenotazioni |
| Valuta | Campo obbligatorio. Il sistemato propone la valuta Euro, modificabile attraverso selezione dal menù a tendina. |
| Importo | Campo facoltativo. Riportare l’importo della spesa. |
| Importo Euro | Campo compilato di default. Il sistema riporta l’importo in euro della spesa. Viene valorizzato dal sistema in base all’importo in valuta indicato ed al relativo rapporto di cambio. |
| Spesa prepagata | Flag da poter selezionare se la spesa prenotabile viene pagata con carta di credito |
| Fornitore | Presenta una look up per ricercare nella rubrica di ugov tra i soggetti collettivi, il fornitore della spesa che si sta prenotando. Il flag “Invia mail al fornitore” è abilitato solo nel caso di presenza del Fornitore. |
Successivamente l’ufficio cambia lo stato in PP-Prenotata, cliccando l’icona 
, se la prenotazione è stata completata.
Se invece la prenotazione non è prenotabile lo stato è NP e bisogna cliccare sull’icona 
.
E’ presente la possibilità di inserire degli allegati tramite l’icona 
.
Dopo aver completato la prenotazione, se tutto è andato a buon fine, comparirà il messaggio:
Le spese passate in stato: PP Prenotata, NP Non prenotabile, AP Annullata e RP Riutilizzata, non saranno più visibile tra le prenotazioni in attesa, ma passeranno nel pannello Storico prenotazioni.
Notifiche:
Si prevede l’invio delle seguenti notifiche:
- Se viene valorizzato il campo Fornitore, l’ufficio può spuntare il flag ‘Invia mail a fornitore’ e il sistema invierà notifica al fornitore utilizzando l’apposito template di notifica (DG16_AUT26).
- Se l’ufficio digita il pulsante PP Prenotata, allora il sistema invierà mail al richiedente utilizzando l’apposito template (DG16_AUT24) con anche l’allegato presente nella spesa.
- Se l’ufficio digita il pulsante NP Non prenotabile, allora il sistema invia mail al richiedente utilizzando l’apposito template (DG16_AUT25) indicando anche l’eventuale nota dell’ufficio con la motivazione.
1.5 Storico prenotazioni
Nel caso l’ufficio voglia verificare le richieste già Evase, dovrà entrare nel menù Storico Prenotazioni, come mostrato in figura 16.
Figura 16
Entrati nella funzione, il sistema presenta: nella parte alta del pannello le condizioni di ricerca e nella parte bassa del pannello una griglia con l’elenco delle spese gestite.
IL sistema nell’elenco estrae le autorizzazioni missioni, create sulla sede/sedi per cui è profilato l’utente, che abbiano almeno una spesa a preventivo in stato: PP Prenotata, NP Non prenotabile, AP Annullata, RP Riutilizzata.
Il sistema entrando nella funzione presenterà le prenotazioni dell’ultima settimana, L’ufficio potrà indicare come condizioni di ricerca anche delle date diverse, valorizzando i campi ‘Dal’, ‘Al’, ma Non è possibile impostare periodi maggiori alla settimana. Figura 17
Figura 17
Accanto ad ogni riga di spesa sono presenti i pulsanti di:
- visualizzazione, che aprirà la form modale in sola visualizzazione;
- allegati, che aprirà la form in sola visualizzazione degli allegati presenti;
- Riporta in stato ‘Presa in carico’,
da utilizzare in caso di errori, per poter tornare ad operare sulla prenotazione. Il pulsante sarà visibile solo se lo stato della prenotazione è PP. Con tale funzione lo stato della prenotazione verrà riportato da PP, a PC e tale prenotazione, tornerà visibile nelle prenotazioni in attesa. Digitando sul pulsante, si aprirà una form di conferma col messaggio ‘'Sei sicuro di voler riportare la prenotazione in stato Presa in carico?'. Scegliendo sì il sistema modificherà lo stato della prenotazione da PP a PC.