Manuale invio in Conservazione
tramite Conserva| Table of Contents |
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Di seguito si descrive il funzionamento dell'invio in conservazione ai sistemi di conservazione Conserva di Cineca e SacER del ParER.
Configurazione dell'integrazione con
Conservail sistema di conservazione
Il responsabile della gestione documentale abilita il proprio profilo e quello di eventuali delegati ad inviare documenti e fascicoli in conservazione abilitando l'apposito diritto in aclACL:
Solamente per l'integrazione con il sistema di conservazione Conserva: 
Per una corretta configurazione del processo di versamento viene predisposta una voce di indice per classificare e smistare automaticamente i rapporti di versamento prodotti e trasmessi da Conserva al termine del processo di conservazione:
I rapporti di versamento pervenuti da Conserva vengono archiviati in apposito repertorio (Rapporto di versamento), predisposto in Titulus a partire dalla versione 4.1.2.
Per consentire la comunicazione da Conserva a Titulus, viene anche predisposta (d'accordo con i sistemi informativi dell'Ateneo) un'utenza di servizio (conserva_ws). Tale utenza è inserita nell'ACL di Titulus come nuova persona, figlia della radice associata al soggetto presso cui è installato Titulus.
L'utente che dovrà visionare i Rapporti di Versamento dovrà avere il diritto di accesso al repertorio Rapporto di Versamento.
Invio in conservazione
Invio singolo
Per poter procedere all'invio in conservazione di un singolo documento è necessario accedere al documento e cliccare sul pulsante "Invia in Conservazione" all'interno della sezione "Conservazione".
NOTA BENE: Per poter inviare documenti di AOO diverse da quella di appartenenza è necessario disabilitare il toggle“Abilita il controllo sulla coincidenza dell’AOO dell’utente collegato e dei documenti da inviare in conservazione” nelle impostazioni avanzate. Nel caso in cui non fosse configurata lapossibilità di inviare in conservazione documenti di altre AOO rispetto a quella di appartenenza dell’utente collegato, sul singolo documento l'utente non vedrà il button "Invia in conservazione".
Una volta avviata la procedura di invio in conservazione, Titulus mostra una finestra in cui richiede la conferma dell'azione:
Al termine della procedura di versamento viene prodotto un resoconto di versamento dettagliato con la descrizione specifica dello stato di ciascun pacchetto di versamento generato e di ciascun documento in esso contenuto (schermata di "Resoconto invio di versamento").
Resoconto di versamento
In particolare vengono evidenziati:
documenti correttamente inseriti nel pacchetto di versamento
documenti ignorati perché non mappati tra le tipologie da inviare in conservazione, oppure non soggetti ad alcuna modifica dall'ultimo invio in conservazione
documenti non disponibili perché non visibili o bloccati in modifica da un altro utente
documenti con errore di validazione per i quali si riscontra un problema in:
- creazione della segnatura, perché non conforme alle specifiche di Conserva
- conversione del file secondo gli standard fissati da Conserva
La schermata "Resoconto invio di versamento" permette di visualizzare anche la sezione "Dettagli" che contiene informazioni aggiuntive circa il processo di versamento.
Le operazioni di trasferimento in conservazione generano sulla maschera di visualizzazione del singolo documento (unità documentaria) dei cambi di stato
- Rifiutata, cioè non accettata dal sistema di conservazione perché non rispondente ai requisiti stabiliti
Solamente per l'invio al conservatore ParER, se previsto, è possibile ritrasmettere in conservazione il documento selezionando "Invia in conservazione con forzatura".
- Versata (per Conserva) o Conservata (per ParER), ossia accettata dal sistema di conservazione ed inserito nel pacchetto di archiviazione
Per conoscere il numero del pacchetto del versamento:
E' possibile visionare il pacchetto di versamento versamento di cui il documento trasmesso a Conserva fa parte, aprendo la schermata di dettaglio della sezione "Conservazione" tramite il pulsate "Dettagli" evidenziato come la nella figura di seguito:
Invio massivo in conservazione
Per poter procedere all’invio in conservazione manuale di più documenti contemporaneamente è necessario accedere al modulo di Ricerca avanzata. Dopo aver effettuato una ricerca, è possibile eseguire l’azione massiva “Invia in conservazione” su molteplici risultati di ricerca attraverso la funzionalità attivabile nella colonna a destra.
Il button “Invia in conservazione” sarà presente solo se attivo un servizio di Conservazione digitale.
Per effettuare l’invio in conservazione massivo devono essere abilitati in ACL i medesimi diritti previsti per l’invio in conservazione singolo.
Invio in conservazione massivo documenti di AOO diverse da quella di appartenenza
Per poter inviare documenti di AOO diverse da quella di appartenenza è necessario disabilitare il toggle“Abilita il controllo sulla coincidenza dell’AOO dell’utente collegato e dei documenti da inviare in conservazione” nelle impostazioni avanzate.
Nel caso in cui non fosse configurata lapossibilità di inviare in conservazione documenti di altre AOO rispetto a quella di appartenenza dell’utente collegato,se in fase di selezione dei documenti dai risultati di ricerca si seleziona un documento appartenente ad un'altra AOO,il documento non viene trasmesso in conservazione e nei dettagli del Resoconto di versamento viene riportata la seguente dicitura: “documento da non inviare in conservazione perché di altra AOO”.
Invio
automatico in conservazioneA partire dalla versione 4.3.2 di Titulus è possibile attivare, per le singole tipologie documentali, l'invioautomatico in conservazione
.L'attivazione dell'invio automatico non disattiva la possibilità di continuare a inviare le tipologie documentali manualmente.
Per attivare l'invio automatico per le singole tipologie, è è necessario modificare un'impostazione di Titulus visibile solamente agli operatori Cineca. E' necessario comunicare l'esigenza al supporto Titulus, aprendo un ticket sulla coda SD Gestione Documentale (SDTITUL) dall'apposita piattaforma: https://customerportal.cineca.it/customerportal/.
Nel ticket chiediamo di specificare per ognuna delle tipologie documentali per cui è stato acquisito e sottoscritto l’accordo di versamento, le tempistiche d’invio a Conserva e quindi l’intervallo temporale con cui si desidera che la tipologia venga versata.
Questo parametro è configurabile e dipende dalle valutazioni che il responsabile della conservazione di ciascun Ateneo richiede d'impostare.
Suggerimenti per la scelta delle tempistiche d'invio a Conserva
Suggeriamo di scegliere tempi di versamento da Titulus a Conserva delle differenti tipologie documentali non troppo lunghi ( sconsigliamo versamenti trimestrali o annuali), poichè:
trattandosi di documenti informatici è maggiormente appropriato versare anticipatamente il documento in conservazione, di modo che tutti i requisiti della conservazione, quali leggibilità, integrità, autenticità e intelligibilità, siano garantiti il prima possibilenei casi in cui è presente una normativa specifica sulle tempistiche di conservazione, come quella esistente per le fatture elettroniche, occorre considerare quanto dice la norma e i tecnicismi del sistema Titulus per il versamento
Quando l'Ateneo attiva l'accordo di versamentoQuando l'Ateneo comunica l'intervallo temporale d'invio, può richiedere a Cineca anche il completamento delle configurazioni per l'attivazione del versamento automatico; diversamente, quando avrà ricevuto conferma della configurazione dell'intervallo temporale, potrà in autonomia attivare .
Per visualizzare quali sono le tipologie per le quali è attivo l'invio automatico in conservazione, seguendo questi passaggi:
- accedere alla pagina di configurazione Strumenti Amministrazione
- entrare in Configura invio automatico in conservazione, funzione visibile solamente a chi possiede sulla propria scheda ACL il diritto di invio in conservazione dei documenti
La pagina di configurazione mostra:
- tutte le tipologie documentali attiveper le quali è attivo l'invio in conservazione;
- l'intervallo temporale comunicato, che corrisponde alla cadenza con la quale viene effettuato l'invio automatico:
- attivare/disattivare l'invio automatico in conservazione con l'apposita spunta;
- modificare l'Intervallo temporale invio automatico, esprimendolo in giorni o in e/o in ore. Ad esempio 1d, valore di default, indica un invio in conservazione giornaliero, 60d indica un invio ogni 2 mesi, 12h indica un invio ogni 12 ore.
Per modificare il valore di tale intervallo occorre posizionarsi con il mouse sul valore, eseguire un doppio clic ed inserire il valore desiderato, facendo attenzione a NON inserire spazi tra il numero e il valore "d", altrimenti "h".
Il campo Ultimo invio automatico riporta la data e l'ora dell'ultimo invio automatico eseguito.
Report invii in conservazione
Ad ogni invio viene selezionato Per ogni tipologia documentale è configurato da Cineca un numero massimo di documenti da inviare; attualmente per le Fatture Elettroniche Passive vengono inviati 100 documenti ad ogni invio automatico, 1000 per i verbali di esame e di laurea, 200 per tutte le altre tipologie..
Report invii in conservazione
Per ogni invio automatico viene prodotto un rapporto consultabile in in Strumenti Amministrazione > Report invii in conservazione. L'invio automatico è distinguibile dai rapporti prodotti dagli invii manuali grazie all'indicazione presente nella colonna Tipo:
Dal pulsante Documenti, sulla destra, viene visualizzato l'elenco dei documenti inviati.
Con un clic in corrispondenza dell'id del rapporto di versamento di dell'invio in conservazione di interesse viene aperta una finestra contenente tutti i dettagli dell'invio delle singole tipologiedistinti per tipologia documentale:
Dal pulsante Documenti, sulla destra, viene visualizzato l'elenco dei documenti inviati.
Il pulsante Dettagli permette invece di visualizzare i dettagli dell'invio:
In particolare, nella colonna Esito sono esposte le ragioni degli eventuali errori riscontrati:
Configurazione invio in conservazione Fatture elettroniche passive
Nella sezione Fatturazione Elettronica delle Impostazioni avanzate è presente la property Numero di giorni in cui si presume ricevere da Ugov i dati contabili.
La property permette di stabilire dopo quanti giorni dalla registrazione in Titulus la fattura elettronica passiva possa essere inviata in conservazione anche se priva dei dati contabili.
