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Come attivo il Registro di emergenza?
Una volta che l'Ente ha decretato Le modalità di gestione dell'emergenza è stabilita dall'Ente e descritta nel manuale di gestione. Una volta decretata l'emergenza del registro o dei registri di protocollo, protocollerà in modo alternativo all'utilizzo di cl'Ente comincia a protocollare fuori da Titulus i documenti che non possono attendere il ripristino del sistema.
E' consigliata la predisposizione di uno o più file excel (uno per ogni registro di protocollo) in cui indicare gli eventuali i protocolli urgenti in arrivo o partenza registrati nel periodo di latenza dell'applicativo. Le modalità di gestione dell'emergenza dell'attività di gestione documentale è stabilita dall'Ente e descritta nel manuale di gestione; Cineca è in carico Esempio di excel da compilare come registro di emergenza:
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Campi da valorizzare:
- AOO
- Anno
- Numero di protocollo di emergenza
- Data di protocollo
- Tipo di protocollo (Arrivo, Partenza, Interno)
- Oggetto
- Numero allegati
- Mittente/Destinatario
- Indirizzo mittente/destinatario
Chi esegue l'import dei documenti registrati durante l'emergenza?
Cineca è incaricato dell'import dei documenti protocollati in emergenza e della messa a disposizione degli stessi al termine del periodo di blocco/fermo del sistema.
Al termine del periodo di emergenza l'Ente trasmette tramite ticket i dati sopra elencati o l'intero excel. Questi vengono caricati in Titulus tramite procedura di recupero.
Cosa accade dopo l'import del registro di emergenza?
Per ciascun documento protocollato in emergenza, viene creato un documento in bozza, successivamente completato dall'operatore con eventuali dati aggiuntivi, caricamento dei file associati e protocollazione. Le bozze di documento sono assegnate al responsabile della gestione documentale e classificate con classificazione I/7 - Archivio.
Dopo la protocollazione della bozza, il documento assume il numero di protocollo previsto dalla numerazione ordinaria del sistema, e riporta sempre anche il numero di protocollo utilizzato in emergenza come da excel trasmesso dall'Ente a Cineca.