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Di seguito si descrivono le sezioni della maschera di inserimento di una struttura interna.

Sezione - Informazioni generali

→ Attraverso questa icona è possibile visualizzare la posizione della struttura in gerarchia e, solo in inserimento/modifica, selezionare una nuova struttura padre. Per ulteriori specifiche si veda il paragrafo "Gerarchia". 

All'interno di questa sezione sono presenti alcuni campi obbligatori e altri facoltativi.

Sono obbligatori i seguenti campi:

• Descrizione → equivale al nome della struttura che si vuole inserire;
• Codice unità →  il campo può non essere compilato manualmente. In questo caso il sistema assegnerà un codice univoco alfanumerico ("SI"+ sei cifre, es. "SI000352"). Se si compila manualmente il campo il valore inserito deve essere univoco e rispettare una lunghezza di massimo di 8 caratteri alfanumerici. Il codice unità è necessario per identificare la Struttura interna in maniera univoca. 
• Codice Amm. →  equivale al Codice di Amministrazione e individua l'Ente, composto da 4 caratteri alfanumerici (di default il sistema inserisce i codici della struttura dell'utente che sta effettuando l'inserimento).
• Codice AOO → si tratta del codice dell'Area Organizzativa Omogenea, composto da 3 caratteri alfanumerici (di default il sistema inserisce i codici della struttura dell'utente che sta effettuando l'inserimento).

NB: una volta inserita una struttura interna in una AOO non sarà possibile modificare i campi Codice Amm. e Codice AOO.

I seguenti campi sono invece facoltativi:

• PEC → in questo campo può essere inserita una PEC precedentemente configurata nell'AOO di appartenenza della struttura. Tale indirizzo sarà quello da cui saranno inviate le PEC di un utente inserito in quella struttura. Il campo PEC effettua una lookup nelle PEC configurate nell'AOO inserita. NB: la sezione PEC non è visibile nel caso in cui non sia configurata nessuna PEC nell'AOO scelta. Per ulteriori informazioni sulla posta elettronica certificata vedere il manuale specifico. Manuale Utente Pec 4.6
• E-mail → in questo campo è possibile inserire uno o più indirizzi email

I campi PEC e E-mail sono campi ripetibili. Per inserire uno o più indirizzi email è sufficiente inserire la denominazione desiderata e cliccare su invio.

È possibile inoltre cancellare singolarmente gli indirizzi email inseriti (sia in fase di inserimento che in modifica) cliccando l'icona, ma anche in maniera massiva cliccando sull'icona . Entrambe le icone presentano un tooltip per il suggerimento dell'azione che può essere svolta:

I campi Numero di telefono e Sito web possono essere inseriti più volte cliccando sull'icona . Se si inseriscono più campi sarà possibile eliminarli cliccando sull'icona che compare solo aver inserito almeno due campi.

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All'interno di questa sezione i campi sono tutti facoltativi:

• Competenze →  il campo è testuale e libero
• Responsabile → il campo è valorizzabile con l'aiuto di una look-up o ricerca automatica che permette di ricercare utenti di tipologia "Persone esterne" precedentemente inseriti in ACL. 
• Tipologia → questo campo è compilabile tramite un menu a tendina composto da valori controllati. Chi possiede il diritto Thesauri vincolati "Inserimento e Modifica" vede la seguente icona Image Addedposta a lato della riga, che permette di aprire un popup di configurazione per l'inserimento/modifica/cancellazione di thesauri vincolati. L'icona di cancellazione è presente solo se si possiede il diritto Thesauri vincolati "Cancellazione".

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Persona interna

Visualizzazione

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All'interno di questa sezione sono presenti alcuni campi obbligatori e altri facoltativi:

• Cognome (obbligatorio)
• Nome (obbligatorio)
• Matricola → inserire il numero di matricola o identificativo della persona con valori alfanumerici per un massimo di 8 caratteri
• Codice fiscale
• Cognome (obbligatorio)
• Nome (obbligatorio)
• Appartenenza (obbligatorio) → UOR di appartenenza. Il campo è compilabile tramite look-up o ricerca automatica tra le strutture interne già inserite in anagrafica. Tramite la seguente icona è possibile compilare il campo con la struttura interna di cui fa parte l'utente che sta inserendo la scheda della persona.
• Secondo nome
• Nickname
• Titolo di deferenza → questo campo è compilabile tramite un menu a tendina composto da valori controllati. Di seguito degli esempi di titolo di deferenza (Prof., Dott., ecc.). Chi possiede il diritto Thesauri vincolati "Inserimento e Modifica" vede la seguente icona posta a lato della riga, che permette di aprire un popup di configurazione per l'inserimento/modifica/cancellazione di thesauri vincolati. L'icona di cancellazione è presente solo se si possiede il diritto Thesauri vincolati "Cancellazione".

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Questa sezione contiene i dati personali della persona. All'interno di questa sezione i campi sono tutti facoltativi:

• Selezione per genere → Maschio/Femmina
• Via
• Comune → questo campo è compilabile tramite lookup o ricerca automatica.Una volta selezionato il comune desiderato, vengono compilati in automatico i relativi campi concatenati (CAP, Provincia e Nazione).
• CAP
• Provincia
• Nazione
• Numero di telefono
• Tipo recapito → (Menu a tendina: "Telefono", "Fax", "Cellulare")
• Sito web

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Questa sezione contiene i dati personali della persona. All'interno di questa sezione i campi sono tutti facoltativi:

• Selezione per genere → Maschio/Femmina
• Via
• Comune → questo campo è compilabile tramite lookup o ricerca automatica.Una volta selezionato il comune desiderato, vengono compilati in automatico i relativi campi concatenati (CAP, Provincia e Nazione).
• CAP
• Provincia
• Nazione
• Numero di telefono
• Tipo recapito → (Menu a tendina: "Telefono", "Fax", "Cellulare")
• Sito web

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Di seguito la pagina di visualizzazione di una AOO:

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In altro a sinistra sono visibili le icone per le seguenti azioni:

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L'AOO presenta la seguente maschera di inserimento/modifica, composta dalle sezioni indicate nella colonna a sinistra, che consente di navigarle sia cliccando sulla sezione desiderata.

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Di seguito si descrivono le sezioni della maschera di inserimento di una AOO.

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Sezione - Informazioni generali

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La sezione contiene i seguenti campi:

• Codice Amm. → in questo campo si deve inserire codice alfanumerico di 4 caratteri che identifica l'Amministrazione
• Codice AOO → in questo campo si deve inserire il codice composto da 3 caratteri dell'Area Organizzativa Omogenea
• Nome → in questo campo si inserisce la denominazione dell'AOO
• Ufficio Responsabile della gestione documentale → campo necessario per permettere la generazione dei Registri informatici di Protocollo (tramite l'icona )

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• Nella sezione “Casella di archiviazione” procedere alle configurazioni per una casella di archiviazione automatica delle mail:

  • Nome → inserire il nome della casella di archiviazione

  • Document Model →  selezionare selezionare dal menu a tendina una delle due tipologie di maschere utilizzabili per la visualizzazione e la ricerca delle mail pervenute alla casella

    • Documento non protocollato (tipologia varie) →  viene utilizzata la maschera del documento non protocollato e pertanto alle registrazioni non verrà assegnato un numero di protocollo.

    • Bozza del protocollo in arrivo →  viene utilizzata la maschera del protocollo in arrivo, ma la scelta se protocollare o cancellare la bozza viene riservata al RPA del documento.

  • Registrazione bozza a cura di (ex campo Operatore - Persona in T4) e Registrazione bozze a cura dell'ufficio (ex campo Operatore - Ufficio) → il valore inserito in questi campi viene visualizzato nella storia del documento e nel widget delle bozze in arrivo come creatore del documento. Si tratta di un record generato in automatico da Titulus, di conseguenza non esiste una persona fisica che crea il record. Per avere questa informazione anche nei documenti provenienti dalla email è necessario compilare questo campo. Alcune denominazioni suggerite: Registrazione bozza a cura dell'ufficio Sistemi Informativi, Registrazione bozza a cura di Casella Archiviazione.

  • Responsabile bozze (ex Responsabile - Persona + Matricola in T4) Ufficio responsabile bozze (ex Responsabile - Ufficio + Cod. Uff. in T4) → i valori inseriti in questi campicorrispondono al campo RPA del documento salvato automaticamente. I campi sono valorizzabili tramite lookup o ricerca automatica di utente già inserito in anagrafica. Si tratta dell'utente a cui viene assegnata la bozza Mail come RPA (l'utente scelto sarà il destinatario delle bozze Mail in arrivo e le visualizzerà nella propria vaschetta bozze e nel widget "bozze in arrivo". Tale nominativo può essere:

    • fisso e stabilito di default, è il caso in cui si desidera che tutte le mail pervenute alla casella siano assegnate alla medesima persona all'interno della AOO

    • recuperato dal mittente della mail, se viene attivato il toggle “daMittente”. L'indirizzo del mittente verrà ricercato nel campo email delle persone interne. Se l'indirizzo viene trovato la persona cui questo appartiene viene impostata come RPA del documento.  

    • recuperato dal destinatario della mail, se viene attivato il toggle “daDestinatario”. L'indirizzo del destinatario verrà cercato nel campo email delle persone interne. Se l'indirizzo viene trovato la persona cui questo appartiene viene impostata come RPA del documento.

    • se si desidera che i Copia Conoscenza della mail vengano inseriti come cc del documento, attivare il toggle “daCopiaConoscenza” (questi nominativi potranno essere recuperati dalla mail solo se il loro indirizzo email è presente nel campo email delle persone interne). 

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