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• UOR sottostanti → in questa sezione sono stabiliti i diritti relativi alla visione e/o all'intervento su documenti delle UOR che nell'organigramma della AOO sono poste ad un livello gerarchico subordinato e figlio della UOR di appartenenza della persona di cui si stanno inserendo i diritti. (es. L'Ufficio Contabilità ha come UOR sottostanti l'ufficio Stipendi e l'ufficio Pensioni)
  • Visione documenti → Questa casella abilita l'utente alla visualizzazione dei documenti prodotti dalle UOR sottostanti alla propria. Se questa casella NON viene spuntata, l'utente non potrà visionare i documenti di una UOR sottostante, il software automaticamente nega l'accesso, mostrando il seguente messaggio: “Documento non disponibile”.
  • Intervento sui documenti → Questa casella abilita l'utente alla modifica dei documenti delle UOR sottostanti la propria. Se viene spuntata la casella dell'intervento, la casella "Visione documenti" dei documenti delle UOR sottostanti si compilerà automaticamente.
• UOR di responsabilità → in questa sezione sono definiti i diritti relativi alla visione e alla modifica dei documenti prodotti da UOR in cui la persona riveste il compito di Responsabile.

  • Visione Documenti → Questa casella abilita l'utente alla visione sui documenti prodotti dalla UOR di cui è Responsabile. Se la casella NON viene spuntata, l'utente non potrà visionare i documenti della UOR di cui è Responsabile, il software automaticamente nega l'accesso, mostrando il seguente messaggio: “Documento non disponibile”.

  • Intervento sui documenti → Questa casella abilita l'utente a intervenire sui documenti della UOR di cui è Responsabile. Se viene spuntata la casella dell'intervento, la casella "Visione documenti" dei documenti delle UOR di responsabilità si compilerà automaticamente.

• Raccoglitori → con il termine Raccoglitore, si intende un “contenitore” che permette all'utente di raccogliere e conservare record di documenti con classificazioni diverse, ovvero documenti che vengono conservati perché inerenti all'attività della persona, ma che non seguono i criteri archivistici con cui vengono organizzati i fascicoli. 
  • Disattiva → se questa casella viene spuntata, i raccoglitori non vengono attivati. NB: In presenza di operatori che non posseggono dimestichezza con i criteri con cui viene organizzata la gestione documentale, è consigliabile disattivare i raccoglitori, invitando gli utenti ad utilizzare i fascicoli
• Restrizioni 
  • Divieto di intervento sui documenti → Spuntando la casella “Divieto di intervento sui documenti”, l'utente NON è abilitato all'intervento sui documenti, sia per quanto riguarda la modifica di un documento già inserito, che per quanto riguarda la cancellazione di documenti.
• Diritti speciali → La serie di diritti che si possono assegnare tramite l'utilizzo di quanto è contenuto in questa sezione, viene definita “Diritti speciali”, per l'importanza che questi rivestono all'interno di un sistema di gestione documentale.

  • Intervento su tutti i documenti... →  Questa casella attribuisce, all'utente di cui stiamo inserendo e/o modificando i diritti in ACL, il diritto di modifica di tutti i record presenti in banca dati, limitatamente all'AOO di appartenenza, ferme restando le regole di accesso ai documenti riservati, altamente confidenziali e segreti.

  • Intervento sui documenti della propria UOR →  Questa casella attribuisce all'utente il diritto di intervento su tutti i documenti assegnati alla UOR di appartenenza. Attivando questo diritto, automaticamente viene attivato anche il diritto di 'Visione sui documenti della propria UOR' e all'utente viene data visione della Vaschetta nella sezione “Documenti in gestione”.

  • Annullamento documenti → Questa casella abilita l'utente ad effettuare l'annullamento dei documenti di cui possiede il diritto di visualizzazione.

  • Restrizione di intervento sui documenti della propria AOO → Questa casella abilita la possibilità di intervento sui documenti di AOO diversa da quella di appartenenza.

  • Altre UOR →  nella maggior parte dei casi, per estendere i diritti di intervento di un operatore è sufficiente attivare uno o più diritti in merito a 'Intervento sui documenti della propria UOR', 'Intervento sui documenti delle UOR di responsabilità', 'Intervento sui documenti delle UOR sottostanti'. Qualora l'utente debba essere abilitato ad intervenire su documenti assegnati ad UOR diverse da quelle gestite con i diritti sopra indicati, si può far uso di questo particolare diritto, nel quale l'amministratore può utilizzare la lookup o ricerca automatica per trovare la UOR desiderata.

  • Opzioni avanzate cambio classificazione
• Diritti del protocollista → questa sezioneè stata inseritaper quegli enti che hanno l'esigenza di limitare la visibilità e l'intervento dei protocollisti ai soli documenti in arrivo registrati dalla propria UOR di appartenenza. Tale diritto viene dato se non si vuole dare il diritto di visualizzazione su tutto il protocollo generale o il diritto di intervento su tutti i documenti. 
  • Intervento sui documenti in arrivo → Questa casella abilita l'utente a intervenire sui documenti in arrivo registrati dalla propria UOR. Se viene spuntata la casella dell'intervento, la casella "Visibilità dei documenti in arrivo" si compilerà automaticamente.
  • Visibilità dei documenti in arrivo → Questa casella abilita la visibilità sui documenti in arrivo registrati dalla UOR di appartenenza dell'utente
• Amministrazione
  • Abilita Strumenti di Amministrazione → se viene spuntata questa casella, l'utente avrà il diritto di accedere alla pagina di applicativo contenente gli strumenti di Amministrazione.

  • Rimozione/aggiunta di allegati/immagini a documenti protocollati → se viene spuntata questa casella, l'utente viene abilitato ad aggiungere o rimuovere allegati a documenti già protocollati. Essendo un diritto di manutenzione straordinaria, generalmente viene assegnato solo a utenti scelti i quali lo utilizzeranno per rimuovere e/o allegare nuovamente file a record di documenti già protocollati aventi documenti informatici allegati sbagliati o incompleti.

  • Rimozione di fascicoli → se la casella viene spuntata, l'utente viene abilitato a cancellare fascicoli. Per poter rimuovere un fascicolo, occorre che questo sia vuoto (privo di sottofascicoli e/o documenti). Si sconsiglia l'uso di questo diritto in quanto verrebbe meno la consequenzialità dei numeri di fascicolo. Un'eventuale stampa del repertorio dei fascicoli presenterebbe lacune nella numerazione annuale dei fascicoli in corrispondenza dei fascicoli rimossi.

• Inserimento → All'interno di questa sezione sono contenuti i diritti in merito all'inserimento di allegati nel momento in cui il documento viene inserito (in arrivo, in partenza, fra uffici, ecc.)

  • Acquisizione differita immagini → si tratta di una funzione in dismissione, mantenuta per retrocompatibilità con la precedente versione del software

  • Può associare immagini → si tratta di una funzione in dismissione, mantenuta per retrocompatibilità con la precedente versione del software

  • Può associare file → se la casella viene spuntata, l'utente viene abilitato ad associare file a documenti precedentemente protocollati, ma esclusivamente a documenti con nessun file allegato e in un'unica soluzione. Quest'azione non può essere effettuata se è già stato generato il Registro Giornaliero di Protocollo.

• Visibilità → All'interno di questa sezione sono contenuti i diritti in merito alla visibilità della documentazione inserita in Titulus. In particolare, se la persona viene abilitata ad intervenire sui documenti, le caselle relative alla visibilità vengono spuntate in automatico. ES. se un utente viene abilitato ad intervenire sui documenti prodotti dalla propria UOR, la casella relativa alla visione dei documenti della propria UOR viene spuntata in automatico dal programma. 

  • Visione di tutto il protocollo generale (esclusi riservati)… → se la casella viene spuntata, la persona avrà il diritto di vedere TUTTI i documenti registrati nel protocollo generale, compresi quelli di AOO diverse da quella di appartenenza. Da questa visione sono però esclusi i documenti riservati, i cui diritti vengono gestiti in una sezione a parte, denominata appunto “Riservatezza”.

  • …ad esclusione dei file → se la casella viene spuntata, la persona avrà il diritto di visualizzare tutto il protocollo, ma non potrà visualizzare file allegati, quindi per abilitare alla visione completa dei record la casella NON deve essere spuntata. 

  • Restrizione ai documenti della propria AOO → spuntando questa casella la persona verrà abilitata alla visibilità di tutti i documenti prodotti dalla sola AOO di appartenenza.

  • Visione delle Bozze di documento → spuntando questa casella, la persona viene abilitata alla visione dei documenti salvati in modalità “BOZZA”.

  • Visione dei documenti della propria UOR → se questa casella viene spuntata, la persona verrà abilitata a vedere i documenti della UOR di appartenenza. Se la persona deve essere abilitata alla visione di documenti di più UOR oltre quella di appartenenza o quelle di cui è Responsabile o quelle sottostanti la propria, l'Amministratore si deve inserire nella riga posta accanto a “Altre UOR” il codice identificativo delle UOR, separato da una virgola e senza spazi (Vedi esempio relativo all'intervento sui documenti prodotti da altre UOR)

  • Restrizione ai documenti della propria AOO → spuntando questa casella la persona verrà abilitata alla visibilità di tutti i documenti prodotti dalla sola AOO di appartenenza.

  • Visione delle Bozze di documento → spuntando questa casella, la persona viene abilitata alla visione dei documenti salvati in modalità “BOZZA”.

  • la UOR ricercabile tramite lookup o ricerca automatica utilizzando la denominazione o il codice della stessa.
• Co-responsabilità → Conferenza di servizi → Questa sezione è dedicata alla gestione dei diritti in merito alla funzione di "Co-responsabilità" (ex “Conferenza dei Servizi”, presente in Titulus, ) che permette di gestire dei procedimenti specifici da parte di gruppi composti da almeno due Responsabili per competenzaassegnare documenti a più di un Responsabile. Spuntando le diverse caselle l'utente viene abilitato ad aggiungere e gestire più RPA Co-responsabili per i documenti in Arrivo/Partenza/Interni/Non protocollati, seguendo per il resto le stesse modalità di registrazione della documentazione ordinaria.
  • Protocollo Arrivo
  • Protocollo Partenza
  • Protocollo Interno
  • Documenti Non Protocollati
• Fascicoli → Questa sezione è dedicata ai diritti che possono essere attribuiti all'utente di cui si stanno inserendo e/o modificando i diritti, in relazione alla creazione ed alla visibilità dei fascicoli
  • Creazione di nuovi fascicoli e sottofascicoli → spuntando questa casella, l'utente viene abilitato a creare nuovi fascicoli e sottofascicoli , (si tratta di uno dei diritti che vengono spuntati in automatico da Titulus, poiché in genere viene assegnata a tutti gli utenti).
  • Creazione sottofascicoli in fascicoli della UOR → se questa casella viene spuntata, l'utente viene abilitato a creare sottofascicoli all'interno di fascicoli della UOR di appartenenza, ovviamente se possiede il diritto di visualizzare i fascicoli della propria UOR. Questo diritto è compreso nel diritto "Creazione nuovi fascicoli", se spuntato da solo permette di creare sottofascicoli in fascicoli della propria UOR già esistenti.
  • Visione dei fascicoli della propria UOR → se questa casella viene spuntata, l'utente viene abilitato alla visione dei fascicoli prodotti dalla UOR di appartenenza
  • Visione di tutti i fascicoli → se questa casella viene spuntata, l'utente viene abilitato alla visualizzazione di tutti i fascicoli della AOO di appartenenza.
  • Trasferimento documenti in fascicoli della UOR → se la casella viene spuntata, l'utente viene abilitato a trasferire documenti da un fascicolo ad un altro della UOR di appartenenza. Si tratta di una funzione che per la responsabilità che richiede, viene in genere attribuita ai soli Amministratori. ELIMINATO DA T5
  • Archiviazione Chiusura Fascicoli → questa casella permette all'utente di chiudere i fascicoli aperti

• Fascicoli degli studenti → All'interno di questa sezione sono contenuti i diritti in merito alla visualizzazione ed all'intervento sui fascicoli nominali degli studenti. Questa tipologia di fascicolo ha un titolo di classificazione fisso e possono può contenere solo documenti aventi il suddetto titolo, indipendentemente dalla classe di riferimento.

  • Intervento sui fascicoli degli studenti → la spunta di questa casella consente di intervenire sui fascicoli degli studenti. Per la cancellazione di un fascicolo vale la stessa regola dei fascicoli di procedimento, affare o attività, si deve avere il diritto “Rimozione dei fascicoli” e il fascicolo non deve contenere documenti.

  • Visione dei fascicoli degli studenti → spuntando questa casella la persona viene abilitata a ricercare e visualizzare i fascicoli degli studenti.

  • Visione di tutti i documenti contenuti in fascicoli degli studenti → spuntando questa casella, la persona viene abilitata non solo alla visione dei fascicoli degli studenti ma anche della documentazione che essi contengono.

• Fascicoli del personale → All'interno di questa sezione sono contenuti i diritti in merito alla visualizzazione ed all'intervento sui fascicoli nominali del personale. Questa tipologia di fascicolo ha un titolo di classificazione fisso e possono contenere solo documenti aventi il suddetto titolo, indipendentemente dalla classe di riferimento.

  • Intervento sui fascicoli del personale → la spunta di questa casella consente di intervenire sui fascicoli del personale. Per la cancellazione di un fascicolo vale la stessa regola dei fascicoli di procedimento, affare o attività, si deve avere il diritto “Rimozione dei fascicoli” e il fascicolo non deve contenere documenti.

  • Visione dei fascicoli del personale → spuntando questa casella la persona viene abilitata a ricercare e visualizzare i fascicoli del personale.

  • Visione di tutti i documenti contenuti in fascicoli del personale → spuntando questa casella, la persona viene abilitata non solo alla visione dei fascicoli del personale ma anche della documentazione che essi contengono.

• Fascicoli di persona giuridica → All'interno di questa sezione sono contenuti i diritti in merito alla visualizzazione ed all'intervento sui fascicoli nominali di persona giuridica. Questa tipologia di fascicolo ha un titolo di classificazione fisso e possono contenere solo documenti aventi il suddetto titolo, indipendentemente dalla classe di riferimento.

  • Intervento sui fascicoli di persona giuridica → la spunta di questa casella consente di intervenire sui fascicoli di persona giuridica. Per la cancellazione di un fascicolo vale la stessa regola dei fascicoli di procedimento, affare o attività, si deve avere il diritto “Rimozione dei fascicoli” e il fascicolo non deve contenere documenti.

  • Visione dei fascicoli di persona giuridica → spuntando questa casella la persona viene abilitata a ricercare e visualizzare i fascicoli di persona giuridica.

  • Visione di tutti i documenti contenuti in fascicoli di persona giuridica → spuntando questa casella, la persona viene abilitata non solo alla visione dei fascicoli di persona giuridica ma anche della documentazione che essi contengono.

• Notifiche differite → Obiettivo della funzione: Alcuni utenti Titulus non gradiscono ricevere una mail di notifica per ogni documento loro assegnato. È stata così implementata dal programma Titulus la funzione “Notifica differita”. Questa funzione consente di inviare un'unica mail contenente elenco e link di tutti i documenti assegnati ad un utente nel lasso di tempo che va dall'ultima mail di notifica inviata alla precedente (solitamente la cadenza di invio è giornaliera). La funzione va attivata dalle impostazioni, previo contatto col servizio di assistenza.

  • Utente abilitato all'invio: spuntando questa casella la persona viene abilitata ad inviare notifiche differite: invece che inviare in tempo reale una notifica via mail per ogni documento registrato, l'utente abilitato all'invio differito invierà un'unica mail al giorno ai destinatari abilitati alla ricezione differita. La mail conterrà la notifica di tutti i documenti loro assegnati. L'utente abilitato all'invio delle notifiche differite invia tali notifiche a tutti gli utenti di tutte le AOO abilitati alla ricezione di tali notifiche, non solo agli utenti della sua stessa aoo di appartenenza.

  • Abilita ricezione differita notifiche: si tratta di una funzione in dismissione, mantenuta per retrocompatibilità con la precedente versione del software

• Procedimenti in scadenza  
  • Abilità la vaschetta 'Procedimenti in scadenza' →si tratta di una funzione in dismissione, mantenuta per retrocompatibilità con la precedente versione del software
• Web Services → la sezione fa riferimento a diritti attivabili nel caso in cui sia necessario effettuare una configurazione finalizzata all’integrazioni all’integrazione tra Titulus ed altre applicazioni Cineca. NB: queste sezioni sono utilizzate esclusivamente dal supporto Cineca
  • Trusted Application
  • Depository Application
• Conservazione → si rimanda anche a Manuale utente Titulus 5 - Invio in Conservazione 
  • Abilita all'invio in conservazione→ questa casella abilita l'utente a vedere il button "Invio in conservazione" sulle tipologie di documenti della propria AOO per cui è configurato l'invio in conservazione. Permette anche di vedere "Configura invio automatico in conservazione" negli Strumenti di amministrazione (con Abilita strumenti di amministrazione attivo). 

• Sezione - Diritti dell'utente sui procedimenti

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Le icone  rispettivamente per Comunicazioni e le Proposte permettono di inserirle/visualizzarle a seconda della ruolo che si ricopre nell'Organo.

Se si spunta l'icona   viene spuntata automaticamente la casella relativa alla visualizzazione. Viceversa non avviene il contrario in quanto l'utente può essere abilitato al solo inserimentoalla sola visualizzazione.

• Organo 
  • Amministrazione → questa casella abilita l'utente alla gestione dell'Organo in oggetto 
• Gestione sedute → si tratta di abilitazioni riservate in genere , oltre che all'Amministratore, agli addetti dell'Ufficio Organi Collegiali, poiché inerenti alla gestione delle singole sedute
  • Aggiunta/modifica/rimozione → questa casella abilita l'utente ad aggiungere, modificare o rimuovere il calendario delle sedute sia ordinarie che straordinarie.
  • Visualizzazione → questa casella consente di visualizzare le sedute a prescindere dallo stato in cui si trovano (a calendario, alla firma, live o concluse).
• Integrazione con Portale → questo campo riguarda il Portale, per le informazioni al riguardo si può consultare questa pagina: Manuali Web Services Titulus Organi 4.6

• Sezione - Repertori

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La sezione permette di visualizzare tutti i repertori presenti nell'ambiente, di ricercarli per denominazione e attribuire all'utente i diritti di inserimento, visualizzazione o visualizzazione completa sul singolo repertorio.

Per salvare le modifiche effettuate si deve cliccare sul button in alto a destra nella scheda. La storia delle modifiche effettuate si può visionare cliccando sull'icona visibile in visualizzazione della scheda.

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