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Oltre alla gestione delle aule, degli edifici, delle indisponibilità e delle sovrapposizioni, University Planner consente ai soli utenti con ruolo supervisore di consultare tutte le rimanenti anagrafiche della didattica (Calendari, Corsi, Partizioni, etc...) e di intervenire sulle anagrafiche delle Persone e dei Tipi evento.

Queste due tipologie di anagrafiche sono molto importanti in quanto:

• dalla prima si assegnano i RUOLI alle persone ed è possibile attivarle/disattivarle,
• dalla seconda è possibile creare TIPI EVENTO ad hoc e valorizzare le tipologie di attività previste.

Le persone

Tutte le persone presenti in UP si trovano sotto Anagrafica > Persone.

Se si utilizza come contesto "QUALSIASI" vengono mostrate tutte le persone legate ad almeno un contesto (come docenti o come utenti).
Se si utilizza come contesto "ASSENTE" vengono mostrate tutte le persone che non sono legate ad alcun contesto quindi di fatto non possono operare su UP né essere utilizzate nella pianificazione.

Da Anagrafiche > Persone è possibile filtrare gli utenti anche per:

• ruolo/i assegnato/i (anche ruolo assente/qualsiasi);
• contesti di appartenenza;
• stato di docente (si/no).

Pur essendo informazioni in sola lettura, queste novità rendono l'anagrafica delle Persone molto utile sia per fornire supporto agli utenti in caso di problemi di autenticazione, sia per mantenere aggiornato il team di lavoro assegnato ad ogni contesto.

E' inoltre possibile, come per le altre funzionalità, esportare i dati mostrati a video (tenendo conto che in "Impostazioni personali" è indicato il numero massimo di righe esportabili).

Se si desidera modificare la visibilità delle colonne basta cliccare sull'icona "colonne" in alto a destra e selezionare i dati da mostrare.

Come disattivare/ri-attivare gli utenti

Nelle mani dei soli supervisori e configuratori c'è anche la possibilità di disabilitare/ri-attivare gli utenti presenti in UP.

La disattivazione di un utente ha tre conseguenze:

1. L'utente non potrà più accedere ad UP, quantomeno fino a successiva ri-attivazione. I ruoli assegnati all'utente e i contesti di appartenenza non subiranno modifiche, semplicemente ne sarà inibito l'accesso.
2. L'utente non sarà più utilizzabile come risorsa durante la pianificazione (fatta eccezione per gli import da UGOV/ESSE3 che se hanno eventi legati a tale utente continueranno ad importarli senza alcun problema).
3. Se già inserito come docente o responsabile, una volta eliminato non potrà essere aggiunto nuovamente. Le operazioni di trascinamento di EVENTI di cui l'utente è responsabile sul calendario saranno quindi bloccate da un messaggio di errore dedicato che indicherà la necessità di intervenire sulla configurazione prima di procedere con la pianificazione dell'evento.

La disattivazione può avvenire solo manualmente in quanto al momento non esiste un criterio univoco che consenta di attivare una procedura automatica di disattivazione. Se l'utente è disattivato compare la data e l'autore dell'ultima disattivazione.

Tutte le regole e le modalità per assegnare ruoli alle persone sono illustrate nel capitolo "Gestire ruoli, utenti e contesti".

Come assegnare i ruoli

Ogni utente censito su University Planner può avere uno o più ruoli a seconda dell'attività che deve svolgere sull'applicativo. Un utente privo di qualsiasi ruolo può accedere solo come spettatore, ossia può consultare i dati presenti in UP ma non ha alcuna possibilità di intervenire su di essi. Al fine di rendere più chiara la distinzione tra i vari ruoli assegnabili è stato inserito un allegato al manuale che consigliamo di stampare: "UP2 - Appendice: Ruoli".

Dopo aver effettuato il login, cliccando sul proprio nome in alto a destra e successivamente sulla voce "I miei dati" ciascun utente può verificare quale ruolo gli è stato attribuito (dato in sola lettura).

Il supervisore invece, oltre a poter consultare il proprio ruolo, può intervenire sulle utenze dell'ateneo dalla funzionalità del menu principale Anagrafiche > Persone.

Se le persone sono state create manualmente su UP il supervisore ha pieni poteri (ossia può modificare qualsiasi dato, incluso il ruolo), se invece sono state importate da un sistema esterno (icona lucchetto chiusa) l'unica modifica possibile è intervenire sullo stato (attivo/disattivo), sui ruoli attribuiti e sulle credenziali (solo se l'autenticazione non è in SSO).

Per intervenire su tali dati basta andare in Anagrafiche > Persone e cliccare sulla ICONA MATITA posta in corrispondenza dell'utente che si vuole modificare oppure cliccare sulla riga dell'utente e successivamente su MODIFICA . Interventi sulle credenziali (ossia sulla password) servono unicamente quando l'autenticazione viene gestita da UP (non SSO) e vanno effettuate solo su richiesta scritta dell'utente.

Le modifiche sono applicate al momento del salvataggio. Se l'utente su cui si è intervenuti era già connesso ad UP al momento della modifica vedrà applicate le novità al successivo login.

E' possibile attribuire i ruoli in maniera massiva utilizzando la "Modalità selezione". Dopo aver attivato al selezione multipla e aver selezionato gli utenti ai quali attribuire uno o più ruoli è sufficiente cliccare sull'icona "Aggiungi ruolo" ed indicare quali ruoli si desidera assegnare alla selezione.

L'interfaccia avvisa immediatamente se tra le persone selezionate vi sono utenti privi di username che non verranno quindi modificati. Il messaggio non è bloccante ma solo informativo. Per proseguire basta quindi selezionare i ruoli da assegnare e cliccare su CONFERMA. UP fornirà immediatamente l'esito dell'operazione. Se tra gli utenti selezionati vi sono utenti che hanno un ruolo non compatibile con quanto richiesto non saranno modificati.

I ruoli attualmente previsti da UP sono i seguenti:

1. approvatoreSovrapposizioni: può gestire le sovrapposizioni creando eccezioni quando necessario.
2. confermatore: può gestire le prenotazioni delle aule del contesto di appartenenza (vedi paragrafo "I contesti" per la corretta configurazione).
3. configuratore: può intervenire sulle anagrafiche (eccetto Contesti e con limitazioni su Persone) del contesto di appartenenza.
4. configuratoreAule: si occupa unicamente della gestione delle aule del proprio contesto (non compatibile con CONFIGURATORE) e degli edifici.
5. consultaImpegniPersonali: vede in sola lettura tutti gli impegni di cui è docente.
6. creatoreEventi: può creare, modificare e pianificare eventi già esistenti e riceve le notifiche riguardo le variazioni del contesto di appartenenza. Può modificare qualsiasi link pubblico.
7. creatoreImpegniPersonali: può creare, modificare e pianificare eventi personali, non può intervenire su quelli altrui. Vede solo i propri eventi/impegni. (non compatibile con PIANIFICATORE e CREATORE EVENTI). Le tipologie di evento disponibili per il creatoreImpegniPersonali sono configurabili da Anagrafiche > Tipi evento (utilizzando l'opzione "Visibile a Creatore impegni personali").
8. creatoreIndisponibilità: può creare eventi di tipo "indisponibilità" legate al proprio contesto di appartenenza (eventualmente anche indisponibilità parziali legate a tutti i contesti - vedi paragrafo Configura UP).
9. pianificatore: può intervenire sulla pianificazione degli eventi del proprio contesto di appartenenza (non compatibile con CREATOREIMPEGNIPERSONALI). Può modificare qualsiasi link pubblico.
10. supervisore: può vedere e intervenire su tutto (vede tutti i contesti e anche le risorse "orfane" ossia assegnate a nessun contesto). Non può modificare contenuti provenienti da fonti autorizzative esterne (es. esse3, ugov, ...). Non è compatibile non altri ruoli.
11. utenteWebService: utente ad uso esclusivo del webservices

Per differenziare con maggiore chiarezza i ruoli consulta l'UP2 - Appendice: Ruoli.

I tipi evento

Vediamo ora invece quali sono le particolarità dei tipi evento. L'anagrafica dei tipi evento rispetta la struttura di tutte le altre anagrafiche: vengono riportati con il lucchetto chiuso i tipi evento e i rispettivi tipi attività che provengono dalla didattica quindi che NON è possibile modificare nè eliminare. I tipi evento "intoccabili" sono:

• AD = Attività Didattica (utilizzato per tutti gli insegnamenti legate all'Offerta Didattica)
• ES = Esame (dedicato ai soli appelli di esame)
• AS = Aula Studio (utilizzato per gestire la prenotazione degli spazi comuni per gli atenei che usano Student Booking e hanno richiesto l'invio aggiuntivo degli eventi di tipo AS - vedi paragrafo "Integrazione con Student Booking")

Con il lucchetto aperto invece sono tutte le tipologie che sono state create da interfaccia. Per modificare un tipo evento è sufficiente cliccare sull'icona matita, per eliminarlo sull'icona cestino. Al momento della richiesta di eliminazione viene verificato se vi sono eventi che utilizzano tale tipologia. Se sono presenti l'eliminazione viene bloccata con messaggio rosso di errore.

Per creare una nuova tipologia di evento basta cliccare su CREA. L'interfaccia da compilare è molto semplice:

• Codice = codice del nuovo tipo evento. Es. RI (dato univoco)
• Descrizione = descrizione del nuovo tipo evento. Es. Riunioni
• Attività didattica = se attivato gli impegni legati a questa tipologia di evento avranno le stesse "restrizioni" degli eventi di tipo AD ossia: 
  • Campi obbligatori aggiuntivi (oltre ad unità organizzativa): codice, percorso, corso  
  • Possibilità di pianificazione su settimana template
• Visibile a Creatore impegni personali = se attivato rendere questa tipologia di evento utilizzabile anche dall'utente con ruolo creatoreImpegniPersonali
• AGGIUNGI > permette di aggiungere al tipo evento anche N tipi attività, ciascuno composto da: codice (dato univoco) e descrizione. Es. RA - Riunioni Amministrative

Dopo aver cliccato su SALVA il nuovo tipo evento diventa immediatamente disponibili a coloro che possono creare eventi.