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Il processo di acquisizione di beni e servizi viene attivato dall’ufficio acquisti al manifestarsi di una necessità di approvvigionamento di beni e servizi ed ha come obiettivo l’acquisto del bene o servizio richiesto.

Il processo si articola in diversi momenti (invio ordine al fornitore, entrata della merce, ricezione e registrazione della fattura, ordinativo di pagamento e pagamento) e può essere rappresentato attraverso un ciclo gestionale che si origina dalla concatenazione di diversi documenti gestionali (DG) in una relazione di predecessore – successore.

Ogni DG contiene le informazioni che definiscono gli eventi gestionali associati ad una sezione di processo e, attraverso i suoi attributi e le sue estensioni, può dare origine alla registrazione di un movimento contabile, di tipo economico e/o analitico. Riporta inoltre tutte le informazioni utili a descrivere un evento gestionale, riguardo gli importi, la natura dello scambio, gli attori e i destinatari.

I documenti gestionali che sono gestiti in un ciclo acquisti standard sono

- contratto passivo;

- richiesta di acquisto;

- ordine di acquisto;

- documento consegna/erogazione in entrata;

- fattura di acquisto;

- nota di credito;

- ordinativo di pagamento con gestione ordinativi Agenzia Riscossione.

Nelle pagine seguenti dell'help vengono descritti sinteticamente questi documenti e i relativi eventi gestionali che originano registrazioni nei motori contabili: di contabilità generale (Coge), di contabilità analitica (Coan), di gestione Iva e di gestione Inventario.

La Coge è un sistema di scritture per la rilevazione dei fatti di gestione esterni, attraverso il metodo della partita doppia. La Coan è un sistema contabile secondario che si occupa di registrare movimenti atti ad assegnare costi e ricavi a strutture presenti all’interno dell’Ateneo che sono dotate in misura variabile di responsabilità (dipartimenti, centri di costo, eccetera) e/o ad altre dimensioni di controllo.

Va premesso che il ciclo completo della Coan prevede due scritture contabili:

- coan Anticipata;

- coan Normale

Le imputazioni in Coan sono necessarie qualora il ciclo acquisti sia completo e contempli l’entrata merce. Di seguito verrà presentato il ciclo con tutti i DG che scaturiscono e che avranno un impatto sulle varie contabilità, a seconda di come è stato disegnato il processo.