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Gestione del ciclo acquisti
Il processo di acquisizione di beni e servizi viene attivato dall’ufficio acquisti al manifestarsi di una necessità di approvvigionamento di beni e servizi ed ha come obiettivo l’acquisto del bene o servizio richiesto.
Il processo si articola in diversi momenti (invio ordine al fornitore, entrata della merce, ricezione e registrazione della fattura, ordinativo di pagamento e pagamento) e può essere rappresentato attraverso un ciclo gestionale che si origina dalla concatenazione di diversi documenti gestionali (DG) in una relazione di predecessore – successore.
Ogni DG contiene le informazioni che definiscono gli eventi gestionali associati ad una sezione di processo e, attraverso i suoi attributi e le sue estensioni, può dare origine alla registrazione di un movimento contabile, di tipo economico e/o analitico. Riporta inoltre tutte le informazioni utili a descrivere un evento gestionale, riguardo gli importi, la natura dello scambio, gli attori e i destinatari.
Per la registrazione delle scritture di contabilità generale o analitica, è fondamentale definire:
unità economica con autonomia (UE): unità economica che crea il bilancio, non necessariamente uguale alla UE
unità economica (UE): bilancio che si sta utilizzando, da scegliere come “contesto di Coge”;
unità analitica con autonomia contabile (UA autonoma): centro di costo che redige il budget
unità analitica senza autonomia contabile (UA): articolazione interna di bilancio (centro di costo di I livello, II livello);
progetti (PJ): entità di destinazione alternative all’unità analitica senza autonomia.
Breve definizione del processo
I documenti gestionali che sono gestiti in un ciclo acquisti standard sono
- contratto passivo;
- richiesta di acquisto;
- ordine di acquisto;
- documento consegna/erogazione in entrata;
- fattura di acquisto;
- nota di credito;
- ordinativo di pagamento con gestione ordinativi Agenzia Riscossione.
Nelle pagine seguenti dell'help vengono descritti sinteticamente questi documenti e i relativi eventi gestionali che originano registrazioni nei motori contabili: di contabilità generale (Coge), di contabilità analitica (Coan), di gestione Iva e di gestione Inventario.
La Coge è un sistema di scritture per la rilevazione dei fatti di gestione esterni, attraverso il metodo della partita doppia. La Coan è un sistema contabile secondario che si occupa di registrare movimenti atti ad assegnare costi e ricavi a strutture presenti all’interno dell’Ateneo che sono dotate in misura variabile di responsabilità (dipartimenti, centri di costo, eccetera) e/o ad altre dimensioni di controllo.
Va premesso che il ciclo completo della Coan prevede due scritture contabili:
- coan Anticipata;
- coan Normale
Le imputazioni in Coan sono necessarie qualora il ciclo acquisti sia completo e contempli l’entrata merce. Di seguito verrà presentato il ciclo con tutti i DG che scaturiscono e che avranno un impatto sulle varie contabilità, a seconda di come è stato disegnato il processo.