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Spetta proprio alla UOR la responsabilità di aprire il fascicolo e di chiuderlo ( ovvero archiviarlo in Titulus tramite la funzionalità: "Archivia") una volta che i tutti documenti sono stati inseriti correttamente nel fascicolo, a procedimento amministrativo o pratica conclusa.
L'insieme, quindi più UOR definiscono l'Area Organizzativa Omogena ( AOO): ovvero l'area in cui il Soggetto produttor eindividua gli stessi criteri di gestione, classificazione e fascicolazione dei documenti prodotti.