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Gestire, aggiornare, cancellare o creare modelli è un'operazione più complessa delle altre ed è per questo che abbiamo deciso di dedicargli una sezione apposita.
Cos'è un modello di Titulus Organi?
Un modello rappresenta la struttura formale di un determinato documento. In archivistica potremmo paragonarlo ad un modulo: “documento il cui contenuto, stampato o riprodotto in qualsiasi modo, presenta spazi bianchi per l'aggiunta di ulteriore informazione. Esso costituisce lo strumento più appropriato per comunicare e ricevere informazione in maniera metodica, standardizzata e ripetitiva. Contiene, infatti, sia dati fissi che dati variabili […]” [L. DurantiI documenti archivistici: La gestione dell'archivio da parte dell'ente produttore, Ministero per i beni culturali e ambientali, Roma, 1997, p.52]. I modelli di Titulus Organi seguono perfettamente la logica del modulo infatti si compongono di dati fissi e di dati variabili. La differenza, rispetto al paragone cartaceo è che le parti variabili non sono bianche ma vengono valorizzate con dei tag.
Dal punto di vista informatico il modello è un normale file RTF, che contiene un'intestazione, un piè di pagina, testo (parte fissa), e tag cioè parti testuali che hanno la caratteristica di essere compresi fra compresa due “$” (Parte variabile).
Come si genera un documento (OdG, Risultati, Delibere, Verbali) in Titulus Organi?
Un documento si genera andando a valorizzare nel modello le parti variabili. Le parti variabili vengono valorizzate attraverso l'uso dei tag. I tag hanno la funzione di recuperare informazioni già presenti in Titulus Organi.
I tag utilizzabili sono predefiniti in Titulus Organi e raggruppati per tipologia di modello (OdG, Risultati, Delibera, Verbale). Non è obbligatorio utilizzare tutti i tag, si possono riportare solo quelli ritenuti utili. Si riporta una tabella dei tag disponibili divisa per modelli (nella tabella sottostante tutti i tag che riportano un numero al loro interno sono scritti con il numero 1, tale numero è da intendersi come esempio se scrivo questo: $odg_cat_01$ mi riferirò alla prima categoria se scrivo questo $odg_cat_02$ m i riferirò alla seconda categoria):
MODELLO | CODICE | UTILIZZO |
---|---|---|
Delibera | $OGGETTO$ | Riporta l'oggetto della delibera |
Delibera | $N_ODG$ | Indica il numero del punto all'OdG della proposta/delibera |
Delibera | $N_DELIB$ | Indica il numero della delibera |
Delibera | $DATA_DELIB$ | Indica la data di protocollazione della delibera |
Delibera | $ANNO$ | Indica l'anno di protocollazione/repertorio della delibera |
Delibera | $N_PROT$ | Indica il numero di protocollo della delibera |
Delibera | $UOR$ | Riporta la descrizione della UOR proponente |
Delibera | $RPA$ | Riporta il nominativo del RPA proponente |
Delibera | $OGGI$ | Riporta la data odierna nel formato gg/mm/aaaa |
Delibera | $OGGI_ESTESO$ | Riporta la data odierna in formato esteso |
Delibera | $DATA_CONV$ oppure $DATACONV$ | Indica la data di convocazione della seduta nel formato gg/mm/aaaa |
Delibera | $DATA_CONV_ESTESA$ | Indica la data di convocazione della seduta in formato esteso |
Delibera | $CATEGORIA$ | Indica la numerazione e la descrizione della categoria della proposta o comunicazione |
Delibera | $proposta$ | Serve a riportare tutto il testo della proposta |
Delibera | Sezione presenze componenti l'organo | |
Delibera | $01_n$ | Riporta il nominativo componente numero 1 dell'organo |
Delibera | $01_d$ | Indica il delegato del componente 1 dell'Organo |
Delibera | $01_s$ | Indica il parere/risultato in formato letterale |
Delibera | $01_fav$ | Parere favorevole da parte del componente numero 1 dell'organo |
Delibera | $01_con$ | Parere contrario del componente numero 1 dell'organo |
Delibera | $01_ast$ | Parere da astenuto del componente numero 1 dell'organo |
Delibera | $01_ass$ | Parere assente del componente numero 1 dell'organo |
Delibera | $01_assg$ | Parere assente giustificato del componente numero 1 dell'organo |
Delibera | $01_nc$ | Parere 'Non convocato' del componente numero 1 dell'organo¹ |
Delibera | $allegati$ | Riporta le descrizioni di quegli allegati alla delibera, la cui tipologia è configurata per l'inclusione nel verbale. |
Ordine del giorno | $ANNO$ | Indica l'anno di convocazione della seduta |
Ordine del giorno | $DATA_CONV_ESTESA$ | Indica la data di convocazione della seduta in formato esteso |
Ordine del giorno | $DATA_CONV$ oppure $DATACONV$ | Indica la data di convocazione della seduta nel formato gg/mm/aaaa |
Ordine del giorno | $OGGI$ | Riporta la data odierna nel formato gg/mm/aaaa |
Ordine del giorno | Sezione Punti in OdG | |
Ordine del giorno | $cat01_SePresente$* | Riporta la descrizione alfanumerica della categoria, se presente inOdG |
Ordine del giorno | $odg_cat_01$ | Intestazione per l'indicazione alfanumerica e progressiva della categoria numero 1, se presente in OdG |
Ordine del giorno | $cat01_inizio$ | Intestazione per la descrizione letterale della categoria di riferimento |
Ordine del giorno | $cat01_fine$ | Chiusura della descrizione letterale della categoria di riferimento |
Ordine del giorno | $cat01_SePresenteFine$ | Parametro necessario alla chiusura dell'eventuale categoria |
Ordine del giorno | $odg_prop$ | Riporta l'oggetto della proposta in OdG |
Ordine del giorno | $odg_uor$ | Indica la UOR proponente un punto in OdG |
Risultati | $odg_ris$ | Indica il risultato di un punto dell'OdG |
Risultati | $ANNO$ | Indica l'anno di convocazione della seduta |
Risultati | $DATA_CONV_ESTESA$ | Indica la data di convocazione della seduta in formato esteso |
Risultati | $DATA_CONV$ oppure $DATACONV$ | Indica la data di convocazione della seduta nel formato gg/mm/aaaa |
Risultati | $OGGI$ | Riporta la data odierna nel formato gg/mm/aaaa |
Risultati | Sezione Punti in OdG | |
Risultati | $cat01_SePresente$ | Riporta la descrizione alfanumerica della categoria, se presente in OdG |
Risultati | $odg_cat_01$ | Intestazione per l'indicazione alfanumerica e progressiva della categoria numero 1, se presente in OdG |
Risultati | $cat01_inizio$ | Intestazione per la descrizione letterale della categoria di riferimento |
Risultati | $commenti$ | Riporta eventuali commenti alle comunicazioni |
Risultati | $nota_ris$ | Riporta eventuali note al risultato di una specifica proposta di delibera |
Risultati | $odg_prop$ | Riporta l'oggetto della proposta in OdG |
Risultati | $odg_uor$ | Indica la UOR proponente un punto in OdG |
Risultati | $odg_ndelib$ | Indica il numero di delibera di un punto in OdG |
Risultati | $odg_nprot$ | Indica il numero di protocollo di un punto dell'OdG |
Risultati | $odg_ris$ | Indica il risultato di un punto dell'OdG |
Risultati | $cat01_fine$ | Chiusura della descrizione letterale della categoria di riferimento |
Risultati | $cat01_SePresenteFine$$ | Parametro necessario alla chiusura dell'eventuale categoria |
Risultati | Sezione Proposte Ritirate | |
Risultati | $Ritirate01_SePresente$ | Parametro necessario all'apertura dell'eventuale categoria ritirata dall'OdG |
Risultati | $odg_cat_01$ | Intestazione per l'indicazione alfanumerica e progressiva della categoria numero 1, se ritirata da OdG |
Risultati | $ritirate01_inizio$ | Intestazione per la descrizione letterale della categoria ritirata |
Risultati | $odg_prop$ | Riporta l'oggetto della proposta in OdG e ritirata |
Risultati | $ritirate01_fine$ | Chiusura della descrizione letterale della categoria ritirata |
Risultati | $Ritirate01_SePresenteFine$ | Parametro necessario alla chiusura dell'eventuale categoria ritirata |
Verbale | $N_VERB$ | Indica il numero di repertorio del verbale |
Verbale | $ANNO$ | Indica l'anno di convocazione della seduta |
Verbale | $DATA_CONV_ESTESA$ | Indica la data di convocazione della seduta in formato esteso |
Verbale | $DATA_CONV$ oppure $DATACONV$ | Indica la data di convocazione della seduta nel formato gg/mm/aaaa |
Verbale | $OGGI$ | Riporta la data odierna nel formato gg/mm/aaaa |
Verbale | $OGGI_ESTESO$ | Riporta la data odierna in formato esteso |
Verbale | Sezione Punti in OdG | |
Verbale | $cat01_SePresente$ | Riporta la descrizione alfanumerica della categoria, se presente inOdG |
Verbale | $odg_cat_01$ | Intestazione per l'indicazione alfanumerica e progressiva della categoria numero 1, se presente in OdG |
Verbale | $cat01_inizio$ | Intestazione per la descrizione letterale della categoria di riferimento |
Verbale | $commenti$ | Riporta il testo a commento di una comunicazione |
Verbale | $nota_ris$ | Riporta eventuali note al risultato di una specifica proposta di delibera |
Verbale | $odg_prop$ | Riporta l'oggetto della proposta in OdG |
Verbale | $odg_ndelib$ | Indica il numero di delibera di un punto in OdG |
Verbale | $odg_nprot$ | Indica il numero di protocollo di un punto dell'OdG |
Verbale | $odg_uor$ | Indica la UOR proponente un punto in OdG |
Verbale | $odg_ris$ | Indica il risultato di un punto dell'OdG |
Verbale | $cat01_fine$ | Chiusura della descrizione letterale della categoria di riferimento |
Verbale | $cat01_SePresenteFine$ | Parametro necessario alla chiusura dell'eventuale categoria |
Verbale | Sezione presenze componenti l'organo | |
Verbale | $01_n$ | Riporta il nominativo componente numero 1 dell'organo |
Verbale | $01_d$ | Indica il delegato del componente 1 dell'Organo |
Verbale | $01_s$ | Indica il parere/risultato in formato letterale |
Verbale | $01_pre$ | Indica la presenza del componente 1 dell'Organo |
Verbale | $01_ass$ | Indica l'assenza del componente 1 dell'Organo |
Verbale | $01_assg$ | Indica l'assenza giustificata del componente 1 dell'Organo |
Verbale | $01_nc$ | Indica che il componente 1 dell'organo è "Non convocato" ¹ |
Verbale | Sezione Proposte Ritirate | |
Verbale | $Ritirate01_SePresente$ | Indica la categoria sotto la quale uno o più punti all'OdG sono stati ritirati |
Verbale | $odg_cat_01$ | Intestazione per l'indicazione alfanumerica e progressiva della categoria numero 1, se ritirata da OdG |
Verbale | $ritirate01_inizio$ | Intestazione per la descrizione letterale della categoria ritirata |
Verbale | $odg_prop$ | Indica l'oggetto del punto in OdG ritirato |
Verbale | $ritirate01_fine$ | Chiusura della descrizione letterale della categoria ritirata |
Verbale | $Ritirate01_SePresenteFine$ | Parametro necessario alla chiusura dell'eventuale categoria contenente punti ritirati |
Verbale | $testo_delibere$ | Riporta il testo di tutte le delibere nel verbale |
Sezione Comunicazioni | ||
Verbale | $inizio_testo_comunicazioni$ | Intestazione per la sezione delle COMUNICAZIONI, se presente in OdG |
Verbale | $oggetto_comunicazione$ | Riporta il campo oggetto della comunicazione |
Verbale | $allegati$ | Riporta le descrizioni di quegli allegati alla comunicazione, la cui tipologia è configurata per l'inclusione nel verbale. Agli allegati viene anteposto un prefisso con gli estremi della comunicazione |
Verbale | $testo_comunicazioni$ | Riporta l'intero testo della comunicazione in oggetto |
Verbale | $fine_testo_comunicazioni$ | Parametro necessario alla chiusura dell'eventuale comunicazione |
Sezione Delibere (singolo tag) | ||
Verbale | $inizio_testo_delibere$ $fine_testo $testo_delibere$ | Riporta il testo di tutte le delibere nel verbale |
Sezione ripetuta Delibera |
| |
Verbale | $inizio_testo_delibere$ | Tag di inzio della sezione ripetuta per ogni DELIBERA |
Verbale | $allegati$ | Riporta le descrizioni di quegli allegati alla delibera, la cui tipologia è configurata per l'inclusione nel verbale. Agli allegati viene anteposto un prefisso con gli estremi della delibera |
Verbale | $testo_delibera$ | Riporta l'intero testo della delibera in oggetto |
Verbale | $fine_testo_delibere$ | Tag di chiusura della sezione ripetuta DELIBERA |
Brogliaccio | $OGGETTO$ | Riporta il campo oggetto della proposta/comunicazione/delibera |
Brogliaccio | $TESTO$ | Riporta l'intero testo della comunicazione in oggetto |
Brogliaccio | $CATEGORIA$ | Indica la descrizione della categoria della proposta o comunicazione |
Brogliaccio | $inizio_oggetti_seduta$ → $fine_oggetti_seduta$ | Il tag identifica la zona del modello da ripetere per ogni proposta/comunicazione/delibera. |
Brogliaccio | $inizio_se_non_delibera$ → $fine_se_non_delibera$ | Il tag, se indicato all'interno del tag oggetti_seduta di cui sopra, identifica una zona del modello che viene inclusa per ogni comunicazione e per ogni proposta (non deliberata). |
* Questo tag inizia la parte relativa ad una categoria, deve essere sempre seguito dal tag $cat01_SePresenteFine$, nel mezzo posso scrivere tutto ciò che mi interessa della categoria uno. Es:
$cat01_SePresente$
$odg_cat_01$
$cat01_inizio$
$odg_prop$
$odg_uor$
$cat01_fine$
$cat01_SePresenteFine$
Per maggiori informazioni sul tag $allegati$ vedere sezione Associazione degli allegati delle delibere al verbale.
Tag generico xpath, per lettura metadati xml
Jira | ||||||||
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Dalla versione 4.3.4.0 di Titulus è possibile inserire nei modelli rtf dei tag speciali, indicanti espression xpath, che verranno sostituiti con i corrispondenti valori letti dai metadati xml dei record. E possibile esprimere tre tipi di formato:
[xml,<espressione xpath>] dove l'espressione xpath può restituire anche una stringa, e quindi si possono usare function del linguaggio xquery.
Esempio 1, estratto modello delibera.rtf:Code Block ... L'anno del documento è: [xml,/doc/@anno]
Esempio 2, estratto modello delibera.rtf:
Code Block ... Le due ultime cifre dell'anno del documento sono: [xml,substring(/doc/@anno, 1, 2)]
- [xml,<xpath>,<modificatori_titulus>] per compatibilità con il passato, si può indicare un xpath (meglio se inizia per / o //) classico, ed eventualmente i modificatori previsti trim-left-zeros, format-date. Esempio
Esempio 1, estratto modello delibera.rtf:
Code Block |
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... La data in del documento in formato anno mese giorno è: [xml,/doc/@data_prot,format-date] |
- [fun,<nome_funzione>] dove nome funzione può valere quanto previsto in it.kion.titulus.utils.string.StringUtils.getFunctionValue(Document, String) cioè:
CURRENT_HOUR : restituisce l'ora corrente nel formato HH:mm:ss
DATI_DOC_MITTENTE : dati documento mittente (stile Titulus)
ALLEGATO : campo allegato (stile Titulus)
Esempio 1, estratto modello rtf:
Code Block |
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... ora di creazione di questa delibera: [fun,CURRENT_HOUR] |
Da notare come il record su cui viene valutata l'espressione xpath varia in base al modello rtf che si sta utilizzando. Può essere infatti un doc, oppure una seduta. La tabella seguente riassume le casistiche principali
MODELLO | TIPO RECORD | DETTAGLI |
---|---|---|
Delibera | doc | Proposta o comunicazione in oggetto |
Risultati | seduta | Seduta di riferimento, eventualmente comprensiva dei dati di proposte e comunicazioni (dipende dallo stato della seduta) |
Brogliaccio (rtf) | seduta | Seduta di riferimento, eventualmente comprensiva dei dati di proposte e comunicazioni (dipende dallo stato della seduta) |
Ordine del giorno | seduta | Seduta di riferimento, eventualmente comprensiva dei dati di proposte e comunicazioni (dipende dallo stato della seduta) |
Verbale | seduta | Seduta di riferimento, comprensiva dei dati completi di proposte e comunicazioni |
Avvertenze
Molto spesso la scrittura o la ri-scrittura dei modelli crea dei problemi, legati alla gestione dei file RTF fatta dai due maggiori software di scrittura sul mercato, Word-Office e Writer-Open Office. I due software, infatti, scrivono la sintassi RTF in maniera diversa, con conseguenze sul funzionamento di Titulus Organi: in particolare non sono compatibili i modelli creati dall'uno con i documenti (proposte o delibere) creati dall'altro. Quindi, per avere un corretto funzionamento, occorre che tutte le proposte e tutti i modelli siano creati con il medesimo software.
Un secondo problema è dato da come entrambi trattano i tag: spesso, mentre a video mostrano i tag in maniera corretta, nel codice il tag è invece corrotto (Es: invece di scrivere $odg_cat_01$ ritroviamo il tag così: $odg_ca}{\rtlch\fcs1 \ab\af0 \ltrch\fcs0 \b\lang2057\langfe1040\langnp2057\insrsid12216534 \hich\af0\dbch\af31505\loch\f0 t}{\rtlch\fcs1 \ab\af0 \ltrch\fcs0 \b\lang2057\langfe1040\langnp2057\insrsid5570847 \hich\af0\dbch\af31505\loch\f0 _01$ il grassetto è nostro). Questo problema causa il mancato funzionamento dei modelli, che si manifesta o in una non conversione del tag (cioè nell'istanza visualizzo il tag invece del valore) o in un loop infinito. Tale problema si risolve correggendo il file con strumenti di editing. Nel caso sopra il tag dovrà essere trasformato così: $odg_cat01
Qualora non vogliate eseguire questo tipo di interventi, potete contattare l'assistenza Titulus.
Modifica dei modelli Nel caso in cui si vogliano modificare i modelli seguire le indicazioni:
- dalla pagina di visualizzazione dell'organo (prima di andare in modifica) scaricare il modello precedente cliccando sul modello stesso;
- Scaricare i modelli sul proprio client senza aprirlo (Eseguire “Salva file” e non “Apri file”);
- Una volta scaricato il modello, sempre senza aprirlo, crearne una copia che chiameremo copia di backup; si consiglia di non modificare, nè di aprire la copia di backup;
- Aprire il modello con Office (Microsoft) e modificarlo secondo le proprie esigenze;
- Verificare che il modello caricato funzioni correttamente;
Nel caso in cui il modello non funzioni correttamente. Prendere la copia di backup, duplicarla e eseguire le modifiche nel duplicato. Una volta terminate le modifiche ricaricare il duplicato come spiegato sopra.
In caso di ulteriori problemi contattare l'assistenza Titulus; - Eliminare un modello. Per elminare definitivamente un modello andare in modifica dell'organo e cliccare la “x” (nella precedente immagine evidenziata in rosso) a fianco del modello.
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