Il fondo economale deve essere chiuso, non necessariamente alla fine dell’anno di apertura, attraverso la creazione e la conrtabilizzazione di un apposito documento gestionale denominato “Doc. chiusura fondo economale”, attivabile dal menù generale dei cicli gestionali.
Il documento serve per restituire il fondo cassa alla banca, una volta completate le operazioni di reintegro di tutte le spese sostenute.
Dalla versione 17.08.01 è possibile riaprire nello stesso esercizio un fondo economale già chiuso ed è possibile chiudere in esercizio successivo un fondo aperto nell'esercizio corrente.
Il sistema permette di chiudere il di contabilizzare la registrazione di chiusura fondo economale di un ammontare pari alla quota reintegrata.
Come avviene per un qualsiasi altro Nella creazione del documento gestionale , è richiesta la compilazione da parte dell'utente delle cartelle TESTATA, COMMERCIALE, INDIRIZZO, RIGHE DETTAGLIO:.
- SCHEDA TESTATA: è possibile inserire una descrizione
- SCHEDA COMMERCIALE: inserire il Soggetto, che corrisponde al Responsabile Fondo indicato in sede di configurazione
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A questo punto si può procedere al salvataggio del dg e all’effettuazione delle seguente registrazioni contabilialle contabilizzazioni:
- scrittura in COGE di registrazione della restituzione di cassa: Crediti diversi (Dare) a Cassa (Avere);
- scrittura di chiusura del fondo che può essere visualizzata nelle scritture registrazioni del fondo economale e nel registro sintetico..
Quando si contabilizza nel fondo il sistema effettua i seguenti controlli:
- La scrittura di chiusura deve avere data scrittura successiva a qualunque altra scrittura registrata sul fondo
- L'ammontare della scrittura di chiusura NON può essere <> ammontare residuo del fondo
- NON SCR REINTRG
dove ammontare residuo fondo = ammontare della scrittura di tipo apertura - somma delle scritture di spesa identificate che non sono associate a scrittura di reintegro in stato definitivo + somma delle scritture di entrata che non sono associate a scritture di reintegro in stato definitivo
Esempio
Ammontare apertura fondo 10000
Spese effettuate 5000 di cui Spese reintegrate 3000
Ammontare residuo 8000 determinato da (10000 - (5000 - 3000))
Dopo aver contabilizzato coge è possibile Infine creare l'ordinativo di incasso della chiusura da Contabilità generale – registrazioni- seleziona dg per ordinativo (indicando "di incasso). Selezionare il tipo documento "chiusura fondo economale" e procedere con la metodologia standard.
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